Document Extractor construído para a plataforma Salesforce™

O Document Extractor é um sistema de gestão de documentos para o Salesforce que ajuda as empresas a armazenar, gerir e partilhar os seus documentos de forma mais eficiente. Ele funciona extraindo documentos do Salesforce e importando-os para o SharePoint, deixando um link no Salesforce para facilitar o acesso. Ter documentos no SharePoint significa ter melhores opções de colaboração e até mesmo controlo de versões, para que possa sempre acompanhar as alterações aos seus documentos e reverter para versões anteriores, se necessário.

O Document Extractor pode processar qualquer tipo de documento, incluindo ficheiros sem uma extensão de tipo no seu nome.

Poderá ver a pré-visualização no Salesforce para todos os tipos de ficheiros que são suportados pelo SharePoint.

Sim, pode tê-lo em implementações auto-hospedadas. Para implementações SaaS, a quantidade de volume de dados (tráfego) incluída no plano é de 500 MB por utilizador/mês. Pode adquirir pacotes de tráfego adicionais (baterias) que não têm data de validade e podem ser utilizados quando necessário.

Sim, ambas as expressões referem-se a mover o ficheiro de Salesforce para SharePoint e deixar uma ligação em Salesforce no seu lugar.

A maneira mais fácil de encontrar os documentos é ir ao local onde o documento costumava estar no Salesforce. Encontrará uma ligação para o documento no mesmo local. Também é possível encontrar o documento no SharePoint, mas os pormenores variam consoante a forma como a configuração foi efectuada.

O Document Extractor é compatível com o Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 e Online (Office 365).

O Document Extractor é compatível com o Salesforce Enterprise, Unlimited, Developer, Performance e Einstein. Ele é compatível com as edições Professional (Pro Suite), desde que você tenha o API Addon. O Document Extractor não é compatível com Essentials, Group e Contact Manager.

Sim, o Document Extractor é compatível com os utilizadores da Comunidade e da Experience Cloud. A experiência do utilizador permanece a mesma, pelo que estes utilizadores não são afectados e podem trabalhar com ficheiros da mesma forma.

Os utilizadores da Comunidade e da Experience Cloud podem visualizar e abrir ficheiros no Document Extractor sem necessitarem de uma licença adicional. Eles só precisarão de uma licença se carregarem documentos que precisem ser transferidos para o SharePoint, e mesmo assim, uma licença com preço especial.

Sim, suporta objectos padrão e personalizados.

Todos os preços das implementações SaaS são claramente apresentados na nossa Página de preços do Document Extractor. Cada plano inclui 500 MB de volume de dados (tráfego) por utilizador/mês e 15 minutos de suporte por utilizador/ano. O preço do tráfego extra também é apresentado na mesma página de preços, e o preço do suporte extra está aqui. Não existem taxas ocultas. Para executar o Document Extractor nos seus próprios servidores ou na nuvem (self-hosted), por favor peça-nos um orçamentoe responderemos no prazo de 24 horas. 

A licença de avaliação gratuita é válida por 15 dias.

Não, não é necessária formação ou conhecimentos técnicos. Tanto a instalação quanto a configuração são feitas em formato de assistente, e você tem tutoriais em vídeo, artigos da base de conhecimento e o manual do usuário para facilitar ainda mais o acompanhamento. No entanto, há um requisito: é necessário ter permissões de administrador tanto na sua organização Salesforce quanto na SharePoint.

Cada plano Document Extractor inclui 15 minutos de suporte por utilizador/ano. O suporte está disponível através do nosso Portal de apoio. Toda a documentação também está disponível no Portal de Suporte.

Existem duas opções de implantação disponíveis: SaaSpara uma integração sem instalação, ligar e esquecer através do nosso portal SaaS e Self-hostedpara aqueles que necessitam de manter o controlo total sobre a integração. Não hesite em contactar-nos se precisar de ajuda para escolher a melhor implementação para o seu cenário.

Com certeza! Mesmo que o seu armazenamento Salesforce já esteja no limite, pode utilizar o Document Extractor sem qualquer problema. Ao afastar os ficheiros, o Document Extractor é fundamental para que a utilização do armazenamento volte a ficar abaixo do limite.

Você tem flexibilidade! Ao usar o Document Extractor, é possível optar por mover apenas documentos específicos do Salesforce para o SharePoint com base em datas, em vez de migrar todos eles. Também é possível excluir arquivos específicos usando um sinalizador.

Os arquivos só passam pela máquina onde o Document Extractor está instalado e não são movidos por servidores externos. Dependendo da sua opção de implantação, pode ser a sua máquina (quando auto-hospedado) ou uma máquina Azure (quando SaaS, caso em que pode selecionar se pretende estar num servidor dos EUA ou da Europa). Isto garante a segurança dos dados e a conformidade com os regulamentos de privacidade.

Sim, é possível visualizar uma lista dos documentos que o Document Extractor moveu dentro do ambiente Salesforce. A aplicação fornece um registo abrangente das actividades de extração de documentos, permitindo aos utilizadores acompanhar quais os documentos que foram processados e quando.

Se criar uma nova versão do documento e a colocar no Salesforce usando o botão “Carregar nova versão” no separador Ficheiros, o Document Extractor manterá todas as versões do documento no SharePoint, usando um sufixo para as diferenciar.

O tamanho máximo dos ficheiros é limitado principalmente pelo tamanho da memória disponível no seu sistema. Ainda assim, é possível que o Document Extractor ignore ficheiros muito grandes ou muito pequenos. Você decide o que é grande e o que é pequeno, usando a configuração do Tamanho Mínimo e Máximo do Arquivo.

O Salesforce Files Connect é um produto nativo do Salesforce que permite conectar-se a arquivos já armazenados em serviços externos de armazenamento em nuvem, como Quip, Google Drive, SharePoint ou Box. Não transfere automaticamente novos ficheiros para estes repositórios externos, apenas fornece aos utilizadores acesso aos ficheiros aí armazenados a partir da plataforma Salesforce. O Document Extractor, por outro lado, é um aplicativo de terceiros desenvolvido pelo Connecting Software que automatiza o processo de transferência de documentos do Salesforce para o Microsoft SharePoint. Ao contrário do Salesforce Files Connect, que se limita a fornecer acesso a ficheiros externos, o Document Extractor vai mais longe, movendo automaticamente ficheiros novos e modificados do Salesforce para o armazenamento externo ligado, reduzindo assim os custos de armazenamento na plataforma Salesforce. O Document Extractor também é capaz de atuar bidireccionalmente.

O Document Extractor foi projetado principalmente para automatizar a transferência de arquivos novos e modificados do Salesforce para o SharePoint, garantindo que seus registros no Salesforce sejam perfeitamente integrados ao seu sistema de gerenciamento de documentos SharePoint. Para arquivos que já estão no SharePoint e que se deseja acessar ou sincronizar com o Salesforce, é preciso primeiro usar um script para movê-los para o Salesforce, como descrito neste caso de uso.

Sim, o Document Extractor sincroniza os metadados entre o Salesforce e o SharePoint, transferindo os principais detalhes do documento juntamente com os próprios ficheiros. Isso garante que informações importantes, como datas de criação e modificação, detalhes do usuário e campos de metadados personalizados, sejam preservadas durante a transferência, facilitando a integração perfeita e o gerenciamento eficiente de documentos em ambas as plataformas.