Document Extractor construit pour la plateforme Salesforce™

Document Extractor est un système de gestion de documents pour Salesforce qui aide les entreprises à stocker, gérer et partager leurs documents plus efficacement. Il extrait les documents de Salesforce et les importe dans SharePoint, tout en laissant un lien dans Salesforce pour en faciliter l'accès. Le fait d'avoir des documents dans SharePoint signifie que vous disposez de meilleures options de collaboration et même de contrôle des versions, ce qui vous permet de toujours suivre les modifications apportées à vos documents et de revenir aux versions précédentes si nécessaire.

Document Extractor peut traiter n'importe quel type de document, y compris les fichiers dont le nom ne comporte pas d'extension de type.

Vous pourrez voir l'aperçu dans Salesforce pour tous les types de fichiers pris en charge par SharePoint.

Oui, vous pouvez l'avoir dans les déploiements auto-hébergés. Pour les déploiements SaaS, le volume de données (trafic) inclus dans le plan est de 500 Mo par utilisateur/mois. Vous pouvez acheter des paquets de trafic supplémentaires (batteries) qui n'ont pas de date d'expiration et peuvent être utilisés en cas de besoin.

Oui, les deux expressions se réfèrent au déplacement du fichier de Salesforce vers SharePoint et au fait de laisser un lien dans Salesforce à sa place.

Le moyen le plus simple de trouver les documents est de se rendre à l'endroit où se trouvait le document dans Salesforce. Vous y trouverez un lien vers le document, au même endroit. Vous pouvez également trouver le document dans SharePoint, mais les détails varient en fonction de la façon dont la configuration a été effectuée.

Document Extractor est compatible avec Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 et Online (Office 365).

Document Extractor est compatible avec Salesforce Enterprise, Unlimited, Developer, Performance et Einstein. Il est compatible avec les éditions Professional (Pro Suite) à condition que vous disposiez de l'API Addon. Document Extractor n'est pas compatible avec Essentials, Group et Contact Manager.

Oui, Document Extractor prend en charge les utilisateurs de la Communauté et Experience Cloud. L'expérience utilisateur reste la même, de sorte que ces utilisateurs ne sont pas affectés et peuvent travailler avec des fichiers de la même manière.

Les utilisateurs de la communauté et de l'Experience Cloud peuvent consulter et ouvrir des fichiers en utilisant Document Extractor sans avoir besoin d'une licence supplémentaire. Ils n'auront besoin d'une licence que s'ils téléchargent des documents qui doivent être transférés vers SharePoint, et même dans ce cas, une licence à prix spécial.

Oui, il prend en charge les objets standard et personnalisés.

Tous les prix pour les déploiements SaaS sont clairement présentés sur notre site web. Document Extractor page de prix. Chaque plan comprend un volume de données (trafic) de 500 MB par utilisateur/mois et 15 minutes d'assistance par utilisateur/an. Le prix du trafic supplémentaire est également présenté sur la même page de tarification, et le prix de l'assistance supplémentaire est ici. Il n'y a pas de frais cachés. Pour exécuter Document Extractor sur vos propres serveurs ou sur un nuage (auto-hébergement), veuillez demandez-nous un devisNous vous répondrons dans les 24 heures. 

La licence d'essai gratuite est valable 15 jours.

Non, aucune formation ou expertise technique n'est requise. L'installation et la configuration se font sous forme d'assistant, et vous disposez de didacticiels vidéo, d'articles de la base de connaissances et du manuel de l'utilisateur pour faciliter les choses. Néanmoins, il y a une exigence : vous devez avoir des droits d'administrateur à la fois dans votre organisation Salesforce et dans SharePoint.

Chaque plan Document Extractor comprend 15 minutes d'assistance par utilisateur et par an. L'assistance est disponible par l'intermédiaire de notre Portail d'assistance. Toute la documentation est également disponible sur le portail d'assistance.

Deux options de déploiement sont disponibles : SaaSpour une intégration sans installation, prête à l'emploi, via notre portail SaaS, et Self-hostedpour ceux qui ont besoin de garder un contrôle total sur l'intégration. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide pour choisir le meilleur déploiement pour votre scénario.

Certainement ! Même si votre espace de stockage Salesforce a déjà atteint sa limite, vous pouvez toujours utiliser Document Extractor sans problème. En déplaçant des fichiers, Document Extractor contribue à ramener l'utilisation de l'espace de stockage en dessous de la limite.

Vous avez de la flexibilité ! Lorsque vous utilisez Document Extractor, vous pouvez choisir de ne déplacer que certains documents Salesforce vers SharePoint en fonction des dates, plutôt que de les migrer tous. Il est également possible d'exclure des fichiers spécifiques à l'aide d'un indicateur.

Les fichiers ne passent que par la machine où Document Extractor est installé et ne sont pas déplacés par des serveurs externes. Selon votre option de déploiement, il peut s'agir de votre machine (en cas d'auto-hébergement) ou d'une machine Azure (en cas de SaaS, auquel cas vous pouvez choisir d'être sur un serveur américain ou européen). Cela garantit la sécurité des données et la conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée.

Oui, vous pouvez afficher une liste des documents que Document Extractor a déplacés dans l'environnement Salesforce. L'application fournit un journal ou un enregistrement complet des activités d'extraction de documents, permettant aux utilisateurs de savoir quels documents ont été traités et à quel moment.

Si vous créez une nouvelle version du document et que vous la placez dans Salesforce à l'aide du bouton "Télécharger une nouvelle version" dans l'onglet Fichiers, Document Extractor conservera toutes les versions du document dans SharePoint, en utilisant un suffixe pour les différencier.

La taille maximale des fichiers est principalement limitée par la taille de la mémoire disponible sur votre système. Vous pouvez néanmoins faire en sorte que Document Extractor ignore les fichiers très volumineux ou très petits. C'est à vous de décider ce qui est grand ou petit, en utilisant les paramètres de configuration de la taille minimale et maximale des fichiers.

Salesforce Files Connect est un produit natif de Salesforce qui vous permet de vous connecter à des fichiers déjà stockés dans des services de stockage en nuage externes tels que Quip, Google Drive, SharePoint ou Box. Il ne transfère pas automatiquement de nouveaux fichiers vers ces référentiels externes, il permet simplement aux utilisateurs d'accéder aux fichiers qui y sont stockés depuis la plateforme Salesforce. Document Extractor, en revanche, est une application tierce développée par Connecting Software qui automatise le processus de transfert de documents de Salesforce vers Microsoft SharePoint. Contrairement à Salesforce Files Connect, qui permet simplement d'accéder à des fichiers externes, Document Extractor va plus loin en déplaçant automatiquement les nouveaux fichiers et les fichiers modifiés de Salesforce vers le stockage externe connecté, réduisant ainsi les coûts de stockage sur la plateforme Salesforce. Document Extractor est également capable d'agir de manière bidirectionnelle.

Document Extractor est principalement conçu pour automatiser le transfert de fichiers nouveaux et modifiés de Salesforce vers SharePoint, afin de garantir l'intégration transparente de vos enregistrements Salesforce dans votre système de gestion de documents SharePoint. Pour les fichiers déjà présents dans SharePoint et auxquels vous souhaitez accéder ou que vous souhaitez synchroniser avec Salesforce, vous devrez d'abord utiliser un script pour les transférer vers Salesforce, comme décrit dans ce cas d'utilisation.

Oui, Document Extractor synchronise les métadonnées entre Salesforce et SharePoint, en transférant les détails clés des documents en même temps que les fichiers eux-mêmes. Cela garantit que les informations importantes, telles que les dates de création et de modification, les coordonnées de l'utilisateur et les champs de métadonnées personnalisés, sont préservées pendant le transfert, facilitant ainsi une intégration transparente et une gestion efficace des documents sur les deux plates-formes.