"Le Document Extractor est un outil dont nos vendeurs ne savaient pas qu'ils en avaient besoin, et maintenant qu'ils l'ont, ils ne peuvent plus s'en passer".
- Andrea Getty, analyste de systèmes senior chez Dorman Products, Inc.
Client: Produits DormanInc.
Siège social: Colmar, Philadelphie
Activité: Fournisseur de pièces de rechange et de fixations pour les voitures particulières, les camionnettes et les poids lourds dans le secteur de l'après-vente automobile
Demande de produit: Document Extractor
Produits DormanInc. fournit des solutions de réparation innovantes pour le marché des pièces de rechange automobiles. Créée en 1918 et basée à Colmar, en Pennsylvanie, elle est une manifestation du rêve américain. Fondée par deux frères qui fabriquaient de simples pièces de rechange, Dorman est aujourd'hui une entreprise mondiale cotée en bourse qui fabrique plus de 80 000 produits différents, y compris des pièces et des composants électroniques très complexes, pour presque tous les domaines du véhicule.
Andrea Getty, Analyste de systèmes seniorest chez Dorman depuis près de 24 ans et a grandi avec l'entreprise. Dernièrement, elle a travaillé sur l'automatisation des processus d'entreprise et la gestion de contenu en tant qu'administratrice SharePoint. Ainsi, lorsqu'un défi d'optimisation des flux de documents s'est présenté, c'est à l'expert de le relever.
Nous avions besoin d'une solution de gestion des documents pour Salesforce
Notre équipe cherchait une solution de gestion des documents pour le stockage des documents et l'édition en ligne dans Salesforcedit Andrea Getty. L'entreprise était au stade de l'adoption de Salesforce, mais le travail d'équipe sur les pièces jointes dans le CRM montrait déjà des points de douleur distincts. Nos documents qui accompagnent le processus sont de grandes feuilles de calcul Excel avec des formules. Et nos vendeurs les stockaient partout : sur OneDrive, dans SharePoint, sur leur bureau. Trouver la dernière version et s'assurer que vous ne faites pas quelque chose qu'une autre personne a déjà fait était un défi", explique le représentant de Dorman.
Nous avions besoin d'un meilleur processus. So, la première chose que j'ai faite a été de configurer Les fichiers se connectent, qui est une option standard de Salesforce se connectant à OneDrive et SharePoint. Il m'a fallu trois semaines pour le faire fonctionner. Nous avons commencé le pilotage avec l'équipe CRM de base - et avons réalisé qu'il ne faisait pas ce que nous voulions qu'il fasse".
À la recherche d'une solution, l'équipe de Dorman a contacté le directeur de Files Connect de Salesforce, et après avoir expliqué ses besoins, elle a été initiée au Document Extractor.
Document Extractor a coché toutes les cases
Document Extractor par Connecting Software est un service fonctionnant en arrière-plan qui transfère des documents et des fichiers de Salesforce vers SharePoint, en laissant à la place un lien vers le document dans Salesforce. Il permet un accès plus pratique aux documents, un stockage économique des fichiers et un meilleur contrôle des documents.
Nous avons lancé un projet pilote avec le Document Extractor et nous avons constaté qu'il fait tout ce que nous voulons. Il offre des fonctions d'édition en ligne et élimine le besoin de réfléchir à la version du document sur laquelle vous vous trouvez - iIl suffit de cliquer sur la dernière version. Avec Document Extractor, le processus est transparent pour mes utilisateurs finaux. Ils ne savent même pas qu'il est là, ce que nous voulions", explique Andrea Getty.
En tant qu'administrateur SharePoint, elle bénéficie d'un "filet de sécurité" fourni avec Document Extractor : comme l'édition en ligne est effectuée via SharePoint, elle peut revenir sur les versions des documents si quelque chose ne va pas. Nous avons beaucoup amélioré les processus. Des instruments franchiraient les multiples étapes. Maintenant, nous ne mélanger diverses copies de ces documents. Un seul document - une seule source de vérité".
Facilité d'utilisation
Une fois lancé, Document Extractor fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et en temps réel, le transfert automatique de fichiers de Salesforce à SharePoint.
Comme l'explique Andrea Getty, Dorman a récemment été mis en ligne avec Salesforce Summer '20 et ça lui a fait redémarrer le service avec Document Extractor. Ce n'est pas grand-chose, ça m'a pris deux minutes. Je regardais le lundi après le retour en ligne de l'équipe - ils ont dû télécharger une centaine de documents dans Salesforce. Et l'application les a aspirés et les a classés directement dans SharePoint. Et aucun d'entre eux ne s'en est même rendu compte'.
L'expert a également apprécié la Paquets gérés outil. Je n'ai pas de monde séparé que je dois maintenir pour Document Extractor. Ou chercher un fichier exécutable, par exemple, dans mon courrier électronique. Tout est contenu dans mon application Salesforce".
Au cours de ses 30 ans de carrière dans l'informatique, Andrea Getty a mis en œuvre de nombreux logiciels. Et Document Extractor a été l'un des plus faciles - du point de vue de l'installation et du support client.
Selon le représentant de l'entreprise, l'une des améliorations à apporter au combo est de transférer les paramètres de permission de Salesforce vers SharePoint. Mais nous avons appris qu'il est bloqué du côté de Salesforce. Quoi qu'il en soit, l'équipe Connecting Software m'a aidé à structurer la sécurité autour des autorisations de la façon dont elle était acceptable pour mon équipe de direction. Il a été un privilège et un plaisir de travailler avec Connecting Software’.
Réduction des coûts grâce au Document Extractor
Le Document Extractor offre également d'immenses possibilités de réduction des coûts. Comme Salesforce facture le stockage par Mo, la suppression des pièces jointes lourdes et leur transformation en liens vers SharePoint fait la différence pour les grandes organisations. Et Dorman l'a remarqué.
En tant qu'informaticien, je ne regarde généralement pas les dollars et les centimes. Mais quand j'ai besoin de pour prouver le retour sur investissement - absolument. Notre administrateur de la force de vente voulait le Document Extractor pour des raisons d'économie. J'examine la facilité d'utilisation du point de vue technique. Donc, nous avons pu nous rencontrer au milieu parce que cela résout les problèmes pour nous deux", explique Andrea Getty.
A emporter
Nous sommes extrêmement heureux d'avoir Dorman à bord avec Document Extractor.
"Nous sommes très heureux que Dorman a résolu leurs problèmes avec le Document Extractor. TL'approche de l'héritier était très professionnel - ils pourraient définir clairement ce qu'ils veulented. When des experts sur des deux côtéss travail ensemblevous obtenez d'excellents résultats". Thomas, PDG de Connecting Software Berndorfer.
Qu'en pense le client ?
C'est passionnant de faire partie de Dorman et de voir sa croissance se poursuivre tout en travaillant avec des fournisseurs de confiance. Le fait d'avoir Document Extractor dans notre architecture Salesforce, même si ce n'est inquiétant sur les problèmes de gestion des documents, a aidé à résoudre cette énigmedit Andrea Getty. ‘Avec Salesforce, nous pensons pouvoir faire passer notre entreprise au niveau supérieur’.