"Le Document Extractor est un outil dont nos vendeurs ne savaient pas qu'ils avaient besoin, et maintenant qu'ils l'ont, ils ne peuvent plus s'en passer".
– Andrea Getty, analyste système senior chez Dorman Products, Inc.
Client: Produits DormanInc.
Siège social: Colmar, Philadelphie
Activité: Fournisseur de pièces de rechange et de fixations pour les voitures particulières, les camionnettes et les poids lourds dans le secteur de l'après-vente automobile
Demande de produit: Document Extractor
Produits DormanInc. fournit des solutions de réparation innovantes pour le marché des pièces de rechange automobiles. Créée en 1918 et basée à Colmar, en Pennsylvanie, elle est une manifestation du rêve américain. Fondée par deux frères qui fabriquaient de simples pièces de rechange, Dorman est aujourd'hui une entreprise mondiale cotée en bourse qui fabrique plus de 80 000 produits différents, y compris des pièces et des composants électroniques très complexes, pour presque tous les domaines du véhicule.
Andrea Getty, Analyste de systèmes seniorest chez Dorman depuis près de 24 ans et a grandi avec l'entreprise. Dernièrement, elle a travaillé sur l'automatisation des processus d'entreprise et la gestion de contenu en tant qu'administratrice SharePoint. Ainsi, lorsqu'un défi d'optimisation des flux de documents s'est présenté, c'est à l'expert de le relever.
‘ Nous avions besoin d'une solution de gestion documentaire pour Salesforce. ’
‘ Notre équipe recherchait une solution de gestion des documents pour le stockage des documents et l'édition en ligne dans Salesforce’, explique Andrea Getty. L'entreprise était au stade de l'adoption de Salesforce, mais le travail d'équipe sur les pièces jointes dans le CRM montrait déjà des points de douleur distincts. ‘ Les documents qui accompagnent le processus sont de gros tableaux Excel contenant des formules. Et nos commerciaux les stockaient un peu partout : sur OneDrive, dans SharePoint, sur leur ordinateur de bureau. Trouver la dernière version et s'assurer de ne pas faire quelque chose qu'une autre personne avait déjà fait était un véritable défi ’, explique le représentant de Dorman.
‘ Nous avions besoin d'un meilleur processus. ». So, la première chose que j'ai faite a été de configurer Les fichiers se connectent, Il s'agit d'une option standard Salesforce qui se connecte à OneDrive et SharePoint. Il m'a fallu trois semaines pour la faire fonctionner. Nous avons commencé à la tester avec l'équipe CRM principale et nous avons réalisé qu'elle ne répondait pas à nos besoins.
À la recherche d'une solution, l'équipe de Dorman a contacté le directeur de Files Connect de Salesforce, et après avoir expliqué ses besoins, elle a été initiée au Document Extractor.
‘ Document Extractor répondait à tous les critères ’
Document Extractor par Connecting Software est un service fonctionnant en arrière-plan qui transfère des documents et des fichiers de Salesforce vers SharePoint, en laissant à la place un lien vers le document dans Salesforce. Il permet un accès plus pratique aux documents, un stockage économique des fichiers et un meilleur contrôle des documents.
‘ Nous avons lancé un projet pilote avec Document Extractor et avons constaté qu'il répondait à toutes nos attentes. Il offre des fonctionnalités d'édition en ligne et élimine le besoin de se demander quelle version du document vous utilisez. - iIl suffit de cliquer sur la dernière version. Avec Document Extractor, le processus est transparent pour mes utilisateurs finaux. ’ Ils ne savent même pas qu'il est là, ce qui est exactement ce que nous voulions », explique Andrea Getty.
En tant qu'administratrice SharePoint, elle bénéficie d'un ‘ filet de sécurité ’ fourni par Document Extractor : comme l'édition en ligne s'effectue via SharePoint, elle peut revenir à une version antérieure d'un document si quelque chose ne fonctionne pas correctement. ‘ Nous avons beaucoup amélioré nos processus.. DLes documents passaient par plusieurs étapes. Aujourd'hui, ce n'est plus le cas. mélanger plusieurs copies de ces documents. Un document, une source de vérité.
Facilité d'utilisation
Une fois lancé, Document Extractor fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et en temps réel, le transfert automatique de fichiers de Salesforce à SharePoint.
Comme l'explique Andrea Getty, Dorman a récemment lancé la collection Salesforce Summer ’20. version, ce qui l'a amenée à redémarrer le service avec Document Extractor. ‘ Ce n'était pas grave, cela m'a pris deux minutes. Je regardais lundi après que l'équipe soit revenue en ligne : ils ont dû télécharger une centaine de documents dans Salesforce. Et l'application les a simplement aspirés et classés dans SharePoint. Et personne ne s'en est rendu compte. ’.
L'expert a également apprécié la Paquets gérés outil. ‘ Je n'ai pas besoin de gérer un monde séparé pour Document Extractor. Ni de rechercher un fichier exécutable, par exemple, dans mes e-mails. Tout est contenu dans mon application Salesforce ’.
Au cours de ses 30 ans de carrière dans l'informatique, Andrea Getty a mis en œuvre de nombreux logiciels. ‘ Et Document Extractor a été l'un des plus faciles, tant du point de vue de l'installation que du support client ’.
Selon le représentant de l'entreprise, l'un des points à améliorer dans cette combinaison est le transfert des paramètres d'autorisation de Salesforce vers SharePoint. ‘ Mais nous avons appris que cela était bloqué du côté de Salesforce. Quoi qu'il en soit, l'équipe Connecting Software m'a aidé à structurer la sécurité autour des autorisations d'une manière acceptable pour mon équipe de direction. Cela a été un privilège et un plaisir de travailler avec Connecting Software’.
Réduction des coûts grâce au Document Extractor
Le Document Extractor offre également d'immenses possibilités de réduction des coûts. Comme Salesforce facture le stockage par Mo, la suppression des pièces jointes lourdes et leur transformation en liens vers SharePoint fait la différence pour les grandes organisations. Et Dorman l'a remarqué.
‘ En tant que professionnel de l'informatique, je ne m'intéresse généralement pas aux questions d'argent. Mais lorsque j'ai besoin pour prouver le retour sur investissement – Absolument. Notre administrateur Salesforce voulait Document Extractor pour des raisons d'économie. J'examine la facilité d'utilisation du point de vue technique. Donc, ’ Nous avons pu trouver un terrain d'entente, car cela résout les problèmes pour nous deux », explique Andrea Getty.
A emporter
Nous sommes extrêmement heureux d'avoir Dorman à bord avec Document Extractor.
“ Nous sommes très heureux que Dorman a résolu leurs problèmes avec le Document Extractor. TL'approche de l'héritier était très professionnel - ils pourraient définir clairement ce qu'ils veulented. When des experts sur des deux côtéss travail ensemble, ” Ce que vous obtenez, ce sont d'excellents résultats », explique Thomas, PDG de Connecting Software Berndorfer.
Qu'en pense le client ?
‘ C'est passionnant de faire partie de Dorman et d'assister à sa croissance tout en travaillant avec des fournisseurs de confiance. Le fait d'avoir Document Extractor dans notre architecture Salesforce, bien que ce ne soit pas inquiétant sur les problèmes de gestion des documents, a aidé à résoudre cette énigme’, dit Andrea Getty. ‘Avec Salesforce, nous pensons pouvoir faire passer notre entreprise au niveau supérieur'.