Comment migrer des fichiers Salesforce sans utiliser de script

Il existe de nombreuses raisons de transférer des fichiers hors de Salesforce : les coûts de stockage, les exigences de conformité ou simplement la volonté de centraliser l'hébergement des contenus de votre entreprise.

Aussi étrange que cela puisse paraître, il existe également de bonnes raisons de procéder dans le sens inverse, c'est-à-dire de transférer des fichiers depuis un ancien CRM ou un autre système d'entreprise vers Salesforce dans le cadre d'une migration CRM, d'une consolidation de systèmes ou d'un projet d'intégration.

Les deux méthodes sont réalisables sans recourir à des scripts, y compris la partie la plus délicate qui consiste à maintenir les fichiers liés aux enregistrements appropriés, à éviter les doublons et à préserver les métadonnées.

Avant la migration proprement dite, vous devez procéder à une analyse rapide de l'empreinte actuelle de votre organisation.

• Générer un rapport sur le stockage : Aller à Configuration > Données > Utilisation de l'espace de stockage pour déterminer le volume brut exact de votre stockage de fichiers par rapport à celui de vos données.
• Interroger le schéma : Lancez une requête SOQL rapide ou utilisez un outil API pour obtenir le nombre de lignes dans les tables « Attachment », « Document » et « ContentVersion ».
• Identifier les fichiers volumineux : Identifiez vos valeurs aberrantes. Allez-vous transférer un grand nombre de fichiers volumineux ? Définissez un seuil (par exemple, 25 Mo) et filtrez les fichiers dont la taille dépasse ce seuil, car ce sont eux qui détermineront par la suite la taille de vos lots et les limites de débit réseau.

N'oubliez pas que si vous disposez d'une organisation Salesforce plus ancienne, les documents peuvent être répartis entre le stockage de l'ère Classic et le stockage Lightning moderne.

Classique (ancienne version) :

• Pièces jointes : fichiers joints directement aux enregistrements dans l'ancien modèle
• Notes : notes en texte brut associées aux enregistrements
• Dossiers de documents : l'ancien onglet « Documents »

La foudre (version moderne) :

• Fichiers (ContentDocument / ContentVersion) : la norme actuelle
• Notes améliorées : le format de notes plus complet introduit avec Lightning
• Bibliothèques (Contenu CRM Salesforce) : référentiels de fichiers partagés

Le véritable défi d'une migration de fichiers Salesforce ne réside pas dans le transfert des blobs binaires bruts (les PDF, les images ou les journaux), mais dans la préservation du contexte relationnel.

Dans le modèle Classic, une pièce jointe est simplement un enregistrement enfant d'un enregistrement parent. Dans Lightning, `ContentVersion` contient les données réelles du fichier, qui sont agrégées vers un `ContentDocument`, lequel est ensuite associé aux enregistrements à l'aide d'un objet de jonction appelé `ContentDocumentLink`.

Si vous transférez des fichiers depuis Salesforce, vous devez extraire ces relations afin que votre système cible (tel que SharePoint, Azure Blob ou un compartiment AWS S3) sache quel fichier appartient à quel compte ou à quelle affaire. Si vous importez des fichiers, vous devez mapper vos fichiers hérités à cette architecture Lightning moderne à plusieurs niveaux. Pour y parvenir sans avoir à écrire de lots Apex personnalisés ou de scripts Python, vous avez besoin d’un outil qui comprenne nativement ces relations API sous-jacentes.

Si votre objectif est SharePoint : Document Extractor

Document Extractor est spécialement conçu pour transférer des fichiers Salesforce vers et depuis SharePoint, que ce soit en ligne ou sur site.

C'est lui qui se charge de tout le travail difficile. Document Extractor surveille les documents liés aux comptes, contacts, prospects, opportunités, devis, contrats, commandes, actifs, e-mails et objets personnalisés de Salesforce, et crée la structure de dossiers appropriée dans SharePoint. Il gère toutes les relations nécessaires, les cas particuliers et les liens.

Vos utilisateurs ne remarquent absolument rien. Lorsqu'un fichier est déplacé vers SharePoint, un lien est conservé à sa place dans Salesforce. En arrière-plan, certains fichiers peuvent déjà se trouver dans SharePoint tandis que d’autres sont encore stockés dans Salesforce, mais l’expérience des utilisateurs sur Salesforce reste cohérente. Cela signifie que vous pouvez effectuer la migration par étapes, valider au fur et à mesure, et éviter une migration massive et risquée des fichiers.

Définissez une date de début. Si vous ne souhaitez pas tout migrer d'un seul coup, vous pouvez définir une date et ne transférer que les fichiers créés après cette date, ce qui est utile pour les grandes organisations qui souhaitent effectuer la migration par étapes.

Métadonnées. Les attributs standard des métadonnées de fichier, tels que « Créé par », « Propriétaire », « Description », « Version » et « Modifié par », sont directement mappés vers SharePoint, tout comme les champs personnalisés définis sur l’objet ContentVersion. Cela vous permet de conserver l’historique complet des fichiers, la conformité et le contexte utilisateur, même lorsque les fichiers quittent l’écosystème Salesforce. Au-delà des attributs de fichier, Document Extractor mappe les champs de l'enregistrement parent (par exemple, « Nom du compte ») à la hiérarchie de dossiers SharePoint correspondante.

Couverture complète des modèles Classic et Lightning. Les pièces jointes, les notes, les dossiers de documents, les fichiers, les notes enrichies et les bibliothèques sont tous pris en charge. Rien n'est laissé de côté.

Éditions Salesforce prises en charge : Professional, Enterprise, Unlimited et Developer, aussi bien dans l’interface Classic que dans Lightning Experience. Les versions SharePoint prises en charge sont les suivantes : 2013, 2016, 2019, ainsi que SharePoint Online / Office 365.

Il y a un Essai SaaS gratuit de 15 jours, aucune carte bancaire n'est requise, ce qui laisse suffisamment de temps pour réaliser une véritable validation de principe. Si vous souhaitez effectuer votre essai en auto-hébergement, ou si vous avez besoin de plus d'informations, il existe une solution simple formulaire que vous pouvez utiliser pour nous contacter.

Si votre cible est différente de SharePoint : Connect Bridge

Toutes les migrations de fichiers ne commencent ni ne se terminent nécessairement par SharePoint. Vos fichiers peuvent provenir d’un CRM hérité, d’un espace de stockage sur site, d’un système de gestion documentaire propriétaire ou de toute autre source, ou bien être destinés à une destination tout à fait différente. C’est là que Connect Bridge entre en scène.

Connect Bridge est une plateforme d'intégration qui relie Salesforce à pratiquement n'importe quelle base de données ou application métier. Vous utilisez la syntaxe SQL standard pour communiquer avec Connect Bridge et, en arrière-plan, celle-ci traduit les requêtes SQL (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE) en appels d'API Salesforce appropriés.

Cela s'avère particulièrement utile pour :

• Synchronisation de Salesforce avec des bases de données sur site ou des systèmes existants
• Création d'intégrations personnalisées lorsque la cible n'est pas SharePoint
• Organisations soumises à des exigences spécifiques en matière de conformité ou de localisation des données

Dans le sens inverse, Connect Bridge prend en charge n'importe quelle source externe à partir de laquelle vous devez extraire des fichiers vers Salesforce, ce qui en fait également l'outil idéal pour les migrations entrantes.

La tarification du forfait Document Extractor est calculée en fonction du nombre d'utilisateurs du forfait Salesforce, et non en fonction du volume ou de la taille des fichiers migrés. Pour le forfait Connect Bridge, la tarification est calculée en fonction du nombre d'utilisateurs du forfait Salesforce et du nombre de fichiers migrés.

Cela revêt une grande importance lorsque vous manipulez des ensembles de fichiers volumineux : les outils facturés au Go ou par fichier peuvent générer des factures étonnamment élevées dès que vous atteignez plusieurs centaines de gigaoctets.

La tarification par utilisateur est prévisible, quel que soit le volume de données transféré, et vous offre la flexibilité nécessaire pour effectuer la migration par étapes et relancer des tâches si besoin, sans avoir à surveiller votre consommation.

Si vous maîtrisez Python, l'approche via l'API REST (par exemple, extraire des données depuis ContentVersion et les envoyer vers Microsoft Graph) est envisageable pour une migration ponctuelle de taille modérée. Mais elle comporte de réels coûts cachés : le temps de travail des développeurs, la gestion des limites de débit, la logique de déduplication sur ContentDocumentLink, la préservation des métadonnées, ainsi que les cas particuliers qui n'apparaissent qu'à mi-parcours d'une migration de grande envergure.

Pour la plupart des organisations, opter pour un outil prêt à l'emploi proposant une période d'essai gratuite, ayant fait ses preuves et dont la tarification est basée sur le nombre d'utilisateurs constitue la solution la moins risquée. Le recours au script s'avère pertinent lorsque vos besoins ne peuvent être satisfaits par aucun outil standard, ou lorsque vous disposez d'un développeur ayant véritablement la capacité de prendre en charge le projet de bout en bout.

• Migration vers SharePoint ou importation depuis SharePoint vers Salesforce ? Document Extractor propose un essai gratuit de 15 jours, sans carte bancaire.
• Y a-t-il d'autres sources ou cibles ? Connect Bridge propose une démonstration gratuite.

et se tient à votre disposition pour répondre à vos questions via le formulaire de contact à tout moment.