Come migrare i file Salesforce senza utilizzare script

Ci sono molti motivi per trasferire i file fuori da Salesforce: i costi di archiviazione, i requisiti di conformità o semplicemente la necessità di consolidare le posizioni in cui la vostra organizzazione conserva i propri contenuti.

Per quanto possa sembrare strano, esistono anche validi motivi per procedere in senso inverso, ovvero trasferire i file da un CRM legacy o da un altro sistema aziendale a Salesforce nel corso di una migrazione CRM, di un consolidamento di sistemi o di un progetto di integrazione.

Entrambe le soluzioni sono realizzabili senza ricorrere a script, compresa la parte più complessa che consiste nel mantenere i file collegati ai record corretti, evitando duplicati e preservando i metadati.

Prima del trasferimento vero e proprio, è necessario eseguire una rapida analisi della configurazione attuale della propria organizzazione.

• Eseguire un report sullo spazio di archiviazione: Vai a Impostazioni > Dati > Utilizzo dello spazio di archiviazione per determinare il volume esatto, al lordo delle conversioni, del tuo spazio di archiviazione file rispetto a quello di archiviazione dati.
• Interrogare lo schema: Esegui una rapida query SOQL oppure utilizza uno strumento API per ottenere il numero di righe nei campi “Attachment”, “Document” e “ContentVersion”.
• Individuare i file di grandi dimensioni: Isola i valori anomali. Dovrai trasferire molti file di grandi dimensioni? Definisci una soglia (ad esempio 25 MB) e filtra i file che superano tale soglia, poiché saranno proprio questi a determinare in seguito le dimensioni dei batch e i limiti di banda della rete.

Tieni presente che, se disponi di un'organizzazione Salesforce di vecchia generazione, i documenti potrebbero essere distribuiti tra l'archivio dell'era Classic e quello moderno di Lightning.

Classico (versione precedente):

• Allegati: file allegati direttamente ai record nel vecchio modello
• Note: note in testo semplice relative ai record
• Cartelle dei documenti: la vecchia scheda "Documenti"

Fulmine (moderno):

• File (ContentDocument / ContentVersion): lo standard attuale
• Note avanzate: il formato più ricco introdotto con Lightning
• Librerie (Contenuti CRM Salesforce): archivi di file condivisi

La vera sfida nella migrazione di un file Salesforce non consiste nel trasferire i blob binari grezzi (i PDF, le immagini o i log), bensì nel preservarne il contesto relazionale.

Nel modello Classic, un allegato è un semplice record figlio di un record padre. In Lightning, ContentVersion contiene i dati effettivi del file, che vengono aggregati in un ContentDocument, il quale viene poi mappato ai record tramite un oggetto di collegamento denominato ContentDocumentLink.

Se si trasferiscono file da Salesforce, è necessario estrarre queste relazioni in modo che il sistema di destinazione (come SharePoint, Azure Blob o un bucket AWS S3) sappia quale file appartiene a quale account o caso. Se si stanno importando file, è necessario mappare i file legacy su questa moderna architettura Lightning a più livelli. Per farlo senza scrivere batch Apex personalizzati o script Python, è necessario uno strumento che comprenda nativamente queste relazioni API sottostanti.

Se il tuo obiettivo è SharePoint: Document Extractor

Document Extractor è stato progettato appositamente per trasferire file Salesforce da e verso SharePoint Online o in locale.

Si occupa di tutto il lavoro più impegnativo. Document Extractor monitora i documenti relativi a Salesforce (Account, Contatti, Lead, Opportunità, Preventivi, Contratti, Ordini, Risorse, Messaggi e-mail e Oggetti personalizzati) e crea l'apposita struttura di cartelle in SharePoint. Gestisce tutte le relazioni necessarie, i casi limite e i collegamenti.

I tuoi utenti non se ne accorgono affatto. Dopo che un file viene spostato su SharePoint, al suo posto all’interno di Salesforce rimane un collegamento. Dietro le quinte, alcuni file potrebbero già trovarsi in SharePoint mentre altri sono ancora archiviati in Salesforce, ma l’esperienza degli utenti su Salesforce rimane coerente. Ciò significa che è possibile effettuare la migrazione in più fasi, verificare man mano i risultati ed evitare un passaggio improvviso e rischioso a SharePoint.

Stabilisci una data di inizio. Se non si desidera eseguire la migrazione di tutti i dati in una sola volta, è possibile specificare una data e trasferire solo i file creati dopo tale data; ciò risulta utile per le grandi organizzazioni che intendono effettuare la migrazione in più fasi.

Metadati. Gli attributi standard dei metadati dei file, quali “Creato da”, “Proprietario”, “Descrizione”, “Versione” e “Modificato da”, vengono mappati direttamente su SharePoint, insieme a eventuali campi personalizzati definiti sull’oggetto ContentVersion. Ciò garantisce il mantenimento della cronologia completa dei file, della conformità e del contesto utente anche quando i file escono dall’ecosistema Salesforce. Oltre agli attributi dei file, Document Extractor mappa i campi del record padre (ad es. "Nome account") alla corrispondente gerarchia di cartelle di SharePoint.

Copertura completa su Classic e Lightning. Sono supportati allegati, note, cartelle di documenti, file, note avanzate e librerie. Nulla viene tralasciato.

Versioni di Salesforce supportate: Professional, Enterprise, Unlimited e Developer, sia in Classic che in Lightning Experience. Le versioni SharePoint supportate includono 2013, 2016, 2019 e SharePoint Online / Office 365.

C'è un Prova gratuita di 15 giorni del servizio SaaS, senza bisogno di carta di credito, il che è un periodo sufficiente per eseguire una prova di fattibilità adeguata. Se desideri eseguire la prova in modalità self-hosted o se hai bisogno di ulteriori informazioni, c'è un semplice forma che puoi utilizzare per metterti in contatto.

Se il tuo obiettivo è diverso da SharePoint: Connect Bridge

Non tutte le migrazioni di file iniziano o finiscono con SharePoint. I vostri file potrebbero avere come origine o destinazione un CRM legacy, un archivio locale, un sistema proprietario di gestione dei documenti o qualcos’altro ancora. È proprio qui che Connect Bridge entra in gioco.

Connect Bridge è una piattaforma di integrazione che collega Salesforce praticamente a qualsiasi database o applicazione aziendale. Per comunicare con Connect Bridge si utilizza la sintassi SQL standard e, internamente, la piattaforma traduce le query SQL (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE) nelle corrispondenti chiamate all'API di Salesforce.

Ciò risulta particolarmente utile per:

• Sincronizzazione di Salesforce con database on-premise o sistemi legacy
• Realizzazione di integrazioni personalizzate in cui la destinazione non è SharePoint
• Organizzazioni con specifici requisiti in materia di conformità o di residenza dei dati

Per quanto riguarda la direzione opposta, Connect Bridge gestisce qualsiasi fonte esterna da cui sia necessario importare i file in Salesforce, rendendolo lo strumento ideale anche per le migrazioni in entrata.

Il prezzo di Document Extractor dipende dal numero di utenti di Salesforce, non dal volume o dalle dimensioni dei file oggetto della migrazione. Per Connect Bridge, il prezzo dipende dal numero di utenti di Salesforce e dal numero di file oggetto della migrazione.

Questo aspetto è molto importante quando si ha a che fare con grandi insiemi di file: gli strumenti che applicano tariffe per GB o per file possono comportare costi sorprendentemente elevati quando si raggiungono le centinaia di gigabyte.

Il modello tariffario basato sull'utente è prevedibile indipendentemente dalla quantità di dati trasferiti e offre la flessibilità necessaria per effettuare la migrazione in più fasi e rieseguire i processi secondo necessità, senza dover tenere d'occhio il contatore.

Se avete dimestichezza con Python, l’approccio basato sull’API REST (ad esempio, il recupero da ContentVersion e l’invio a Microsoft Graph) è una soluzione praticabile per una migrazione una tantum di dimensioni moderate. Tuttavia, comporta dei costi nascosti reali: il tempo degli sviluppatori, la gestione dei limiti di velocità, la logica di deduplicazione su ContentDocumentLink, la conservazione dei metadati e i casi limite che emergono solo a metà di una migrazione su larga scala.

Per la maggior parte delle organizzazioni, l’utilizzo di uno strumento pronto all’uso con una versione di prova gratuita, una comprovata esperienza e un modello di tariffazione basato sul numero di utenti rappresenta la scelta meno rischiosa. La soluzione basata sugli script è indicata quando si hanno requisiti che nessuno strumento standard è in grado di soddisfare, oppure quando si dispone di uno sviluppatore con effettiva disponibilità di tempo per gestirlo dall’inizio alla fine.

• Migrazione da SharePoint o importazione da SharePoint a Salesforce? Document Extractor offre una prova gratuita di 15 giorni, senza bisogno di carta di credito.
• Ci sono altre fonti o destinazioni? Connect Bridge offre una demo gratuita.

ed è a vostra disposizione per rispondere alle vostre domande tramite il modulo di contatto in qualsiasi momento.