In che modo i team di AvSight utilizzano SharePoint per ridurre al minimo i costi di archiviazione dei file

Migrazione dai sistemi aeronautici obsoleti come Quantum Control, CORRIDOR o Pentagon 2000SQL ad AvSight, una moderna piattaforma cloud, non è solo una migrazione di sistema. Si tratta di è anche una migrazione di documenti il che può far lievitare rapidamente i costi mensili di archiviazione dei file.

Connecting Software Document Extractor evita l'impennata dei costi di stoccaggio con un'architettura cloud ibrida che estrae automaticamente i file in Microsoft SharePoint, mantenendo al contempo i link attivi e cliccabili all'interno dell'interfaccia utente di AvSight.

Ciò riduce i costi di archiviazione per TB da $300–$1.200 al mese a $0–$200 al mese, senza alcuna modifica al modo in cui il vostro team lavora in AvSight. 

Ogni scheda tecnica, ordine di lavoro e transazione nel vostro sistema aeronautico legacy è accompagnata da documentazione cartacea, e tale documentazione non diventa più snella solo perché cambia la piattaforma su cui si basa. Anni di moduli FAA 8130-3 e, ove applicabile, di moduli EASA 1, insieme ai relativi registri di tracciabilità, manutenzione e commerciali, devono rimanere accessibili dal nuovo sistema.

Nel settore aeronautico, la tracciabilità è fondamentale: un certificato di rilascio di un componente, un registro di tracciabilità o un registro di manutenzione è utile solo se rimane collegato al componente che documenta e può essere recuperato su richiesta, a volte anche dopo anni o decenni.

Pertanto, la maggior parte dei team sceglie la strada più ovvia durante la migrazione da un sistema legacy ad AvSight: caricare tutti i documenti sulla nuova piattaforma AvSight e chiudere la questione. È proprio qui che inizia il problema dei costi. AvSight funziona in modo nativo su Salesforce, inoltre, il modello di archiviazione di Salesforce non è stato progettato per fungere da archivio di documenti. I prezzi sono fissati di conseguenza, ed è per questo che lo spazio di archiviazione aggiuntivo è costoso. Anche con gli sconti sul volume concordati, il costo varia in genere da $300 a $1.200 al mese per TB.

Per un set di dati storico relativo al settore aeronautico che copre diversi anni e che, talvolta, comprende da solo diversi terabyte di documenti di tracciabilità e certificazione, non si tratta di una spesa di migrazione una tantum. Si tratta di un spesa che matura mensilmente fintanto che la piattaforma sarà in uso.

La soluzione consiste in un'architettura cloud ibrida che estrae automaticamente i file su Microsoft SharePoint (da $0 a $200 al mese per TB, a seconda dei termini contrattuali, delle licenze, della capacità aggregata disponibile e della regione) mantenendo al contempo i link attivi e cliccabili all’interno dell’interfaccia utente di AvSight. Poiché AvSight funziona in modo nativo su Salesforce, Connecting Software’s Document Extractor è in grado di fare proprio questo: si colloca tra AvSight/Salesforce e SharePoint, trasferendo il contenuto dei file fuori dall'archivio Salesforce, pur mantenendo intatti tutti i riferimenti a tali file all'interno di AvSight.

In pratica, ciò significa che:

• I documenti allegati alle registrazioni AvSight vengono trasferiti automaticamente in SharePoint.
• All'interno del record AvSight viene mantenuto un link attivo e cliccabile, in modo che il documento sia accessibile con un solo clic, proprio come se fosse archiviato in modo nativo.
• È possibile configurare l'estrazione in modo che venga eseguita in background per i file esistenti, in modo da trasferire i file storici senza doverli ricaricare manualmente o ricollegare al progetto.

La cosa importante è che Il flusso di lavoro dell'utente finale non cambia. Un tecnico o un addetto all’archiviazione che recupera un report in AvSight continua a cliccare sullo stesso link, visualizza lo stesso documento, esattamente allo stesso modo. Ciò che cambia è dove sono effettivamente memorizzati i byte e quanto si paga per archiviarli.

Tuttavia, grazie ai file presenti in SharePoint, è possibile consentire l'accesso a tali file tramite SharePoint ai membri del team che non dispongono di accesso a Salesforce. 

Dal punto di vista dei costi, la differenza è netta: SharePoint gestisce da $0 a $200 al mese per TB a seconda delle condizioni contrattuali, delle licenze, della capacità aggregata disponibile e della regione, da $300 a $1.200 al mese per TB per lo spazio di archiviazione equivalente a Salesforce Files. Per le organizzazioni che dispongono già di licenze SharePoint o Microsoft 365, lo spazio di archiviazione condiviso incluso in tali licenze spesso assorbe gran parte o la totalità del costo incrementale, portando il costo effettivo verso la fascia più bassa di tale intervallo, talvolta fino a zero.

Per un team che sta trasferendo diversi terabyte di documenti storici relativi a tracciati e certificazioni, questa è la differenza tra una spesa annuale per lo storage a cinque cifre e una cifra pari a una frazione di quella, mentre chi utilizza effettivamente AvSight giorno dopo giorno non nota alcuna differenza.

Ulteriori vantaggi derivano da:

• I membri del team o le persone esterne che sono Anche gli utenti che non dispongono di una licenza AvSight/Salesforce possono accedere ai documenti presenti in SharePoint, a condizione che la condivisione e la configurazione siano state effettuate correttamente.
• Collaborare diventa più facile sui documenti di Microsoft 365, poiché SharePoint lo supporta in modo intuitivo e pratico.

Se stai pianificando — o sei già a metà strada — una migrazione ad AvSight e vuoi sapere come risparmia sulla fattura per lo spazio di archiviazione dei file Salesforce Prima ancora che arrivi la prima fattura, Connecting Software può mostrarti quanto ti farebbe risparmiare Document Extractor.