Basta perdere tempo e denaro! Come ottenere un'integrazione Salesforce-SharePoint più rapida (senza iframe)

Una delle integrazioni Salesforce più popolari è l'integrazione SharePoint, e per una buona ragione. Microsoft SharePoint è un robusto sistema di gestione dei documenti con un sistema di archiviazione più conveniente rispetto all'Salesforce. Tuttavia, esistono molti modi possibili per realizzare questa integrazione. In questo articolo analizzeremo i pro e i contro di tre opzioni.

L'Document Extractor combina due vantaggi principali: consentire una migliore gestione dei documenti e ridurre la spesa per l'archiviazione. Questa soluzione precostituita, distribuibile come self-hosted o SaaS, non utilizza iframes ma è integrata nell'interfaccia utente nativa della Salesforce. È stata sviluppata tenendo conto delle migliori pratiche di sicurezza dell'azienda e di produttività dell'utente finale.

Produttività migliorata

Le caratteristiche principali dell'Document Extractor includono:

• Trasferimento automatico di file da Salesforce a SharePoint
• Funzionamento in background senza soluzione di continuità, invisibile agli utenti finali
• Opzione bidirezionale per il caricamento di file nell'SharePoint
• Eliminazione della necessità di costi di archiviazione aggiuntivi Salesforce
• Compatibilità con le funzioni di gestione dei documenti dell'SharePoint

👍Vantaggio: Non affidarsi agli iframe significa accedere in modo più fluido e rapido ai file trasferiti

Non solo ogni membro del team risparmia tempo quando apre un documento da Salesforce, ma in questo modo l'esperienza dell'utente è molto più fluida.

Riduzione dei costi

Ammettiamolo: i costi di archiviazione dell'Salesforce sono posizionati all'estremità superiore della scala dei prezzi. Con Document Extractor di Connecting Software, si trasferiscono automaticamente i file caricati nell'Salesforce all'SharePoint, lasciando un collegamento nell'Salesforce. Con questo collegamento, gli utenti possono accedere al documento come hanno sempre fatto. Inoltre, possono continuare a cercare il file in Salesforce come sempre.

E perché scegliere l'SharePoint come alternativa di archiviazione? SharePoint è stato progettato per la gestione dei documenti (tra le altre cose!) e dispone di ottime funzioni di gestione dei documenti. Consente la modifica collaborativa dei file da parte di più membri del team contemporaneamente e tiene traccia delle diverse versioni dei file. Inoltre, è più conveniente che pagare un extra per lo spazio di archiviazione in Salesforce.

Una volta configurata l'integrazione tra questi sistemi, Document Extractor opera perfettamente in background, rendendo il processo di trasferimento davvero invisibile per l'utente finale e consentendo di lasciare che il servizio venga eseguito automaticamente non appena l'integrazione è stata impostata.

Informazioni importanti: l'Document Extractor può essere configurato anche in modo bidirezionale. In altre parole, è possibile caricare un file direttamente nell'SharePoint e il relativo link apparirà nella posizione appropriata all'interno dell'org Salesforce.

Per assistere in prima persona al processo di configurazione e trasferimento dei file, guardate il nostro video dimostrativo:

Leggete la testimonianza su come Document Extractor ha svolto un ruolo fondamentale nel settore dell'istruzione: https://www.connecting-software.com/blog/how-msu-leveraged-document-extractor-to-reduce-salesforce-storage-and-improve-access-to-files/

Per l'implementazione in self-hosted o per ulteriori domande, compilare questo modulo modulo di contatto o inviare un'e-mail a office@connecting-software.com. È inoltre possibile trovare Document Extractor in Salesforce AppExchange, su Microsoft AppSpourcee sulla Connecting Software sito web e negozio - Iniziare con un prova gratuita di 15 giorni ora. Offre un'efficiente integrazione Salesforce-SharePoint senza ricorrere agli iframe.

Utilizzo di una soluzione precostituita con iFrames

I frame in linea, noti come iframe, consentono di incorporare applicazioni di terze parti nell'Salesforce. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle soluzioni precostituite per l'integrazione dell'Salesforce utilizza gli iframe. Tuttavia, questo tipo di soluzione è noto per presentare un potenziale rischi per la sicurezza e problemi di prestazioni.

Per quanto riguarda le prestazioni, i problemi principali sono i tempi più lunghi di caricamento delle pagine e il maggior tempo prima di poter interagire con il documento desiderato.

⚠️Drawback: Reattività nell'accesso ai file SharePoint tramite Salesforce.

Pensate al numero di volte in cui i membri del vostro team devono aprire un documento nel corso della giornata: se questo richiede il doppio o il triplo del tempo, i membri del team sprecheranno tempo con un conseguente aumento dei costi operativi e si sentiranno frustrati, causando la rotazione dei dipendenti!

Guardate come si comporta l'Document Extractor rispetto alle soluzioni iframes in questo video:

Confronto con le soluzioni iframes al minuto 1:07

La creazione di una soluzione di integrazione personalizzata utilizzando il linguaggio di programmazione Apex di Salesforce può offrire flessibilità e personalizzazione. Tuttavia, tali soluzioni comportano rischi e costi sostanziali, mentre le soluzioni precostituite offrono i seguenti vantaggi:

• Efficienza dei costi: Sviluppare una soluzione da zero può essere molto più costoso che acquistarne una già pronta.
• Velocità di implementazione: Le soluzioni precostituite sono in genere pronte per essere distribuite immediatamente o richiedono una configurazione minima, consentendo alle aziende di essere rapidamente operative.
• Riduzione del rischio: Le soluzioni precostituite sono generalmente collaudate e testate, il che significa che sono dotate di metriche note in termini di prestazioni e affidabilità. Questo riduce il rischio di fallimento del progetto. Al contrario, i progetti interni possono essere più rischiosi a causa delle incertezze sulla fattibilità, sui tempi e sull'efficacia del prodotto finale.
• Assistenza e manutenzione: I problemi possono essere risolti rapidamente da esperti che conoscono a fondo il loro software, cosa che non sempre avviene con le soluzioni interne.
• Aggiornamenti e miglioramenti: Aggiornamenti e miglioramenti regolari assicurano che il software sia sempre aggiornato con le tecnologie e le misure di sicurezza più recenti, senza che sia necessario un ulteriore lavoro da parte vostra.
• Competenze e specializzazioni: La specializzazione può garantire che la soluzione adottata incorpori le migliori pratiche e le ultime innovazioni nel rispettivo campo.
• Concentrarsi sulle attività principali: Optando per un'opzione pre-costruita, un'azienda può concentrare le proprie risorse e competenze sulle sue attività principali, anziché dirottare sforzi significativi verso lo sviluppo, la manutenzione e l'aggiornamento di una soluzione interna.
• Scalabilità: Le soluzioni precostituite sono progettate tenendo conto della scalabilità, consentendo alle aziende di adattare facilmente il loro utilizzo in base alla crescita o alle mutevoli esigenze senza un significativo lavoro di sviluppo aggiuntivo.
• Conformità normativa: Per le aziende che operano in settori fortemente regolamentati, le soluzioni precostituite sono dotate di funzioni di conformità integrate per determinate normative, riducendo l'onere legale e di conformità per l'azienda.

La maggior parte dei nostri clienti inizia con un prova gratuita di 15 giorni per Document Extractor. Per la distribuzione SaaS, è possibile ottenerla direttamente dal nostro sito web negoziocome si vede nel video. Per l'implementazione in self-hosting o per ulteriori domande, contattateci tramite l'indirizzo Document Extractor. modulo di contatto o inviateci un'e-mail all'indirizzo office@connecting-software.com.

Aspettiamo di sentirvi! 👋