Uma das integrações mais populares do Salesforce é a integração com o SharePoint, e por boas razões. O Microsoft SharePoint é um sistema robusto de gerenciamento de documentos com armazenamento mais acessível do que o Salesforce. No entanto, há muitas maneiras possíveis de realizar essa integração. Neste artigo, analisaremos os prós e contras de três opções.
#1 - Utilizar uma solução pré-construída
Utilização de uma solução pré-construída sem iFrames - Document Extractor
O Document Extractor combina dois benefícios principais: permitir uma melhor gestão de documentos e reduzir os gastos com armazenamento. Esta solução pré-construída, implantável como auto-hospedado ou SaaS, não usa iframes, mas é integrada à interface de usuário nativa do Salesforce. Foi desenvolvida tendo em conta as melhores práticas de segurança da empresa e a produtividade do utilizador final.
Aumento da produtividade
As principais características do Document Extractor incluem:
- Transferência automática de ficheiros do Salesforce para o SharePoint
- Funcionamento em segundo plano sem falhas, invisível para os utilizadores finais
- Opção bidirecional para carregamento de ficheiros no SharePoint
- Eliminação da necessidade de custos adicionais de armazenamento Salesforce
- Compatibilidade com as funcionalidades de gestão de documentos do SharePoint
👍Vantagem: Não depender de iframes significa um acesso mais fácil e rápido aos ficheiros transferidos
Não só cada membro da equipa poupa tempo quando abre um documento a partir do Salesforce, como também a experiência do utilizador é muito mais fluida.
Redução de custos
Sejamos realistas: os custos de armazenamento do Salesforce estão posicionados na extremidade superior da escala de preços. Com Document Extractor por Connecting SoftwareSe o usuário tiver um arquivo de upload, ele transfere automaticamente os arquivos carregados no Salesforce para o SharePoint, deixando um link no Salesforce. Com esta ligação, os utilizadores podem aceder ao documento como sempre fizeram. Além disso, podem continuar a procurar o ficheiro no Salesforce como habitualmente.
E porquê escolher o SharePoint como alternativa de armazenamento? O SharePoint foi concebido para a gestão de documentos (entre outras coisas!) e possui excelentes funcionalidades de gestão de documentos. Permite a edição colaborativa de ficheiros por vários membros da sua equipa em simultâneo e mantém um registo das diferentes versões dos seus ficheiros. Além disso, é mais barato do que pagar mais por espaço de armazenamento no Salesforce.
Uma vez configurada a integração entre estes sistemas, o Document Extractor funciona sem problemas em segundo plano, tornando o processo de transferência verdadeiramente invisível para o utilizador final e permitindo-lhe deixar o serviço funcionar automaticamente assim que a integração estiver configurada.
Informação importante: Document Extractor também pode ser configurado bidireccionalmente. Por outras palavras, pode carregar um ficheiro diretamente para o SharePoint, e uma ligação para o mesmo aparecerá no local apropriado dentro da sua organização Salesforce.
Para ver a configuração e o processo de transferência de ficheiros em primeira mão, veja o nosso vídeo de demonstração:
Leia o testemunho sobre como o Document Extractor desempenhou um papel fundamental no sector da educação: https://www.connecting-software.com/blog/how-msu-leveraged-document-extractor-to-reduce-salesforce-storage-and-improve-access-to-files/
Para uma implementação auto-hospedada ou para outras questões, preencha este formulário formulário para contacto ou enviar uma mensagem de correio eletrónico para office@connecting-software.com. Também se pode encontrar Document Extractor em Salesforce AppExchange, na Microsoft AppSpourcee no Connecting Software website e loja - Comece com um teste gratuito de 15 dias agora. Oferece uma integração eficiente do Salesforce-SharePoint sem depender de iframes.
Utilizar uma solução pré-construída com iFrames
As molduras em linha, conhecidas como iframes, permitem-lhe incorporar aplicações de terceiros no Salesforce. É por esta razão que a maioria das soluções pré-construídas para a integração do Salesforce utiliza iframes. No entanto, este tipo de solução é conhecido por apresentar potenciais riscos de segurança e problemas de desempenho.
No que respeita ao desempenho, os principais problemas são os tempos de carregamento das páginas mais longos e o tempo necessário para interagir com o documento pretendido.
⚠️Drawback: Capacidade de resposta no acesso aos ficheiros SharePoint através do Salesforce.
Pense no número de vezes que os membros da sua equipa precisam de abrir um documento durante o dia - se isso demorar o dobro ou o triplo do tempo, estarão a perder tempo, o que resultará num aumento dos custos operacionais, e a ficar frustrados, o que resultará na rotatividade dos funcionários!
Veja o desempenho do Document Extractor em relação às soluções iframes neste vídeo:
Comparação com soluções iframes no minuto 1:07
#2 - Utilização do Files Connect
A criação de uma solução de integração personalizada usando a linguagem de programação Apex do Salesforce pode oferecer flexibilidade e personalização. No entanto, elas apresentam riscos e custos substanciais, enquanto as soluções pré-construídas oferecem o seguinte:
- Eficiência de custos: O desenvolvimento de uma solução de raiz pode ser significativamente mais dispendioso do que a aquisição de uma solução pré-construída.
- Rapidez de implantação: As soluções pré-construídas estão normalmente prontas a ser implementadas imediatamente ou requerem uma configuração mínima, permitindo que as empresas comecem a funcionar rapidamente.
- Risco reduzido: As soluções pré-construídas são geralmente comprovadas e testadas, o que significa que vêm com métricas conhecidas em termos de desempenho e fiabilidade. Isto reduz o risco de fracasso do projeto. Em contrapartida, os projectos internos podem ser mais arriscados devido às incertezas quanto à viabilidade, aos prazos e à eficácia do produto final.
- Suporte e manutenção: Os problemas podem ser resolvidos rapidamente por especialistas que estão perfeitamente familiarizados com o seu software, o que nem sempre acontece com as soluções internas.
- Actualizações e melhorias: As actualizações e melhorias regulares garantem que o software se mantém atualizado com as tecnologias e medidas de segurança mais recentes, sem trabalho adicional da sua parte.
- Especialização e especialização: A especialização pode garantir que a solução que está a adotar incorpora as melhores práticas e as mais recentes inovações no seu respetivo domínio.
- Concentração nas actividades principais: Ao optar por uma opção pré-construída, uma empresa pode concentrar os seus recursos e conhecimentos nas suas actividades principais, em vez de desviar esforços significativos para desenvolver, manter e atualizar uma solução interna.
- Escalabilidade: As soluções pré-construídas são concebidas tendo em mente a escalabilidade, permitindo que as empresas ajustem facilmente a sua utilização com base no crescimento ou na alteração das necessidades sem trabalho de desenvolvimento adicional significativo.
- Conformidade regulamentar: Para as empresas em sectores fortemente regulamentados, as soluções pré-construídas vêm com funcionalidades de conformidade incorporadas para determinados regulamentos, reduzindo os encargos legais e de conformidade para a empresa.
Sumário
Por onde posso começar?
A maioria dos nossos clientes começa com um teste gratuito de 15 dias para Document Extractor. Para a implementação SaaS, pode obtê-lo diretamente a partir do nosso lojacomo se vê no vídeo. Para uma implementação auto-hospedada ou outras questões, contacte-nos através do Document Extractor formulário para contacto ou envie-nos um e-mail para office@connecting-software.com.
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Sobre o Autor
Por Ana Neto, technical conselheiro no Connecting Software.
"Sou engenheiro de software desde 1997, com uma paixão mais recente pela escrita e por falar em público. Tem alguma pergunta ou comentário sobre este artigo? Gostaria muito de receber o seu feedback, deixe um comentário abaixo!"