¡Deje de Perder Tiempo y Dinero! Cómo conseguir una integración Salesforce-SharePoint más rápida (sin iFrames)

Una de las integraciones Salesforce más populares es la integración SharePoint, y por una buena razón. Microsoft SharePoint es un sólido sistema de gestión de documentos con un almacenamiento más asequible que Salesforce. Sin embargo, hay muchas formas posibles de lograr esta integración. En este artículo, analizaremos los pros y los contras de tres opciones.

Document Extractor combina dos ventajas principales: permite una mejor gestión de los documentos y reduce el gasto en almacenamiento. Esta solución preconstruida, desplegable como autoalojamiento o SaaS, no utiliza iframes, sino que está integrada en la interfaz de usuario nativa de Salesforce. Se ha desarrollado teniendo en cuenta las mejores prácticas en materia de seguridad de la empresa y productividad del usuario final.

Mayor productividad

Las principales características del Document Extractor son:

• Transferencia automática de archivos del Salesforce al SharePoint
• Funcionamiento en segundo plano, invisible para los usuarios finales
• Opción bidireccional para la carga de archivos en el SharePoint
• Eliminación de la necesidad de costes adicionales de almacenamiento Salesforce
• Compatibilidad con las funciones de gestión documental del SharePoint

👍Ventaja: No depender de iframes significa un acceso más fluido y rápido a los archivos transferidos

Cada miembro del equipo no sólo ahorra tiempo al abrir un documento desde Salesforce, sino que la experiencia del usuario es mucho más fluida de esta forma.

Reducción de costes

Reconozcámoslo: los costes de almacenamiento de Salesforce se sitúan en el extremo superior de la escala de precios. Con Document Extractor de Connecting Software, transfiere automáticamente los archivos subidos en Salesforce a SharePoint, dejando un enlace en Salesforce. Con este enlace, los usuarios pueden acceder al documento como siempre. Además, pueden seguir buscando el archivo dentro de Salesforce como siempre.

¿Y por qué elegir SharePoint como alternativa de almacenamiento? SharePoint está diseñado para la gestión de documentos (¡entre otras cosas!) y cuenta con excelentes funciones de gestión documental. Permite la edición colaborativa de archivos por parte de varios miembros de tu equipo simultáneamente y realiza un seguimiento de las diferentes versiones de tus archivos. Además, es más barato que pagar más por el espacio de almacenamiento en Salesforce.

Una vez configurada la integración entre estos sistemas, Document Extractor funciona perfectamente en segundo plano, lo que hace que el proceso de transferencia sea realmente invisible para el usuario final y le permite dejar que el servicio se ejecute automáticamente en cuanto se configura la integración.

Información clave: Document Extractor también puede configurarse bidireccionalmente. En otras palabras, puede cargar un archivo directamente a SharePoint, y un enlace para que aparezca en el lugar apropiado dentro de su Salesforce org.

Para ver el proceso de configuración y transferencia de archivos de primera mano, echa un vistazo a nuestro vídeo de demostración:

Lea el testimonio de cómo Document Extractor ha desempeñado un papel fundamental en el sector educativo: https://www.connecting-software.com/blog/how-msu-leveraged-document-extractor-to-reduce-salesforce-storage-and-improve-access-to-files/

Si desea realizar una implantación autónoma o realizar más consultas, rellene este formulario formulario de contacto o envíe un correo electrónico a office@connecting-software.com. También puede encontrar Document Extractor en Salesforce AppExchangeen Microsoft AppSpourcey en el Connecting Software sitio web y tienda - Empieza con un prueba gratuita de 15 días ahora. Ofrece una integración Salesforce-SharePoint eficaz sin depender de iframes.

Utilizar una solución prediseñada con iFrames

Los marcos en línea, conocidos como iframes, permiten incrustar aplicaciones de terceros dentro de Salesforce. Esta es la razón por la que la mayoría de las soluciones preconstruidas para la integración de Salesforce utilizan iframes. Sin embargo, este tipo de solución es conocida por presentar un potencial riesgos de seguridad y problemas de rendimiento.

En cuanto al rendimiento, los principales problemas son unos tiempos de carga de las páginas más largos y más tiempo antes de poder interactuar con el documento deseado.

⚠️Drawback: Capacidad de respuesta en el acceso a archivos SharePoint a través de Salesforce.

Piense en el número de veces que los miembros de su equipo tienen que abrir un documento a lo largo del día: si eso les lleva el doble o el triple de tiempo, estarán perdiendo tiempo, lo que se traducirá en un aumento de los costes operativos, y se sentirán frustrados, lo que provocará la rotación de empleados.

Vea en este vídeo el rendimiento de Document Extractor frente a las soluciones iframes:

Comparación con las soluciones iframes en el minuto 1:07

La creación de una solución de integración personalizada utilizando el lenguaje de programación Apex de Salesforce puede ofrecer flexibilidad y personalización. Sin embargo, conllevan un riesgo y un coste considerables, mientras que las soluciones preconstruidas ofrecen lo siguiente:

• Rentabilidad: Desarrollar una solución desde cero puede ser bastante más caro que comprar una ya creada.
• Velocidad de despliegue: Las soluciones prediseñadas suelen estar listas para implantarse inmediatamente o requieren una configuración mínima, lo que permite a las empresas ponerse en marcha rápidamente.
• Riesgo reducido: Las soluciones prefabricadas suelen estar probadas y testadas, lo que significa que vienen con parámetros conocidos de rendimiento y fiabilidad. Esto reduce el riesgo de fracaso del proyecto. En cambio, los proyectos internos pueden ser más arriesgados debido a la incertidumbre sobre la viabilidad, los plazos y la eficacia del producto final.
• Asistencia y mantenimiento: Los problemas pueden ser resueltos rápidamente por expertos que conocen a fondo su software, lo que no siempre ocurre con las soluciones internas.
• Actualizaciones y mejoras: Las actualizaciones y mejoras periódicas garantizan que el software se mantenga al día con las últimas tecnologías y medidas de seguridad sin trabajo adicional por su parte.
• Experiencia y especialización: La especialización puede garantizar que la solución que adopte incorpore las mejores prácticas y las últimas innovaciones en su campo respectivo.
• Centrarse en las actividades principales: Al optar por una opción prediseñada, una empresa puede concentrar sus recursos y conocimientos en sus actividades principales en lugar de dedicar esfuerzos considerables a desarrollar, mantener y actualizar una solución interna.
• Escalabilidad: Las soluciones preconfiguradas se han diseñado teniendo en cuenta la escalabilidad, lo que permite a las empresas ajustar fácilmente su uso en función del crecimiento o de las necesidades cambiantes sin necesidad de un trabajo de desarrollo adicional significativo.
• Cumplimiento de la normativa: Para las empresas de sectores muy regulados, las soluciones prediseñadas incorporan funciones de cumplimiento de determinadas normativas, lo que reduce la carga legal y de cumplimiento de la empresa.

La mayoría de nuestros clientes empiezan con un prueba gratuita de 15 días para Document Extractor. Para el despliegue SaaS, puede obtenerlo directamente de nuestro tiendacomo se ve en el vídeo. Si desea realizar una implantación autónoma o tiene más preguntas, póngase en contacto con nosotros a través del Document Extractor. formulario de contacto o envíenos un correo electrónico a office@connecting-software.com.

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