SharePoint y Salesforce son un dúo dinámico muy popular en las operaciones empresariales. Pero, ¿realmente se combinan sus poderes para ofrecer beneficios significativos, o todo es pura palabrería?
En este artículo analizaremos las ventajas, los posibles inconvenientes y las mejores prácticas para integrar Salesforce con SharePoint en 2025, con el fin de ayudarle a tomar una decisión informada.
Este es nuestro índice:
- Beneficios - ¿Por qué integrar Salesforce y SharePoint?
- Escollos - ¿Qué debo tener en cuenta al realizar una integración Salesforce con SharePoint?
- Alternativas - ¿Hay alguna forma mejor de integrar el Salesforce con el SharePoint?
- 3 sencillos pasos para empezar
- Otro escenario - ¿Qué pasa si ya tengo mis documentos en SharePoint y quiero enlazar con ellos en Salesforce?
- Conectores Salesforce - ¿Qué más puedo integrar con Salesforce?
- Takeaway
Última actualización: 21 de febrero de 2025
Ventajas de la integración de Salesforce y SharePoint
Salesforce, también conocida como SFDC (Salesforce Dot Com), es una de las empresas más potente CRM disponibles en la actualidad. Salesforce es reconocido sistemáticamente como líder del sector; por ejemplo, Salesforce Clasificado #1 Proveedor de CRM para Undécimo Año consecutivo.
Los expertos también parecen de acuerdo. En el Premios a los líderes del sector CRM 2024, John Ragsdale, Vicepresidente y director de investigación de la Asociación de la Industria de Servicios Tecnológicos, la calificó como "la solución por defecto para la mayoría de las empresas tecnológicas debido a su analítica integrada, el vasto ecosistema AppExchange y su continua inversión y ampliación de capacidades".
Hablando de AppExchange, entre las integraciones con Salesforce puedes encontrar en AppExchange, la integración Salesforce SharePoint destaca como una opción popular. Hay varias razones por las que esta integración está muy extendida:
Ahorro de costes
Los costes de almacenamiento de Salesforce pueden ser considerables, pero al integrarse con SharePoint, las organizaciones pueden aprovecha la mayor capacidad de almacenamiento del SharePointlo que supone un importante ahorro. Por ejemplo, mientras que Salesforce proporciona un límite de almacenamiento de 10 GB (almacenamiento de archivos) + 10 GB (almacenamiento de datos) con almacenamiento adicional basado en el número de usuarios, SharePoint ofrece 1 TB de almacenamiento más 10 GB por licencia adquirida.
Este significa que SharePoint proporciona almacenamiento que es más de 40 veces mayor que el Salesforce, lo que puede dar lugar a importantes reducciones de costes. Además, las organizaciones pueden adquirir almacenamiento adicional SharePoint a un precio razonable de $0,20/mes por GB extra.
Almacenamiento de archivos mejorado
Aunque Salesforce permite adjuntar documentos a varias entidades, si depende mucho de esta funcionalidad, puede terminan utilizando capacidad operativa significativa, haciendo que el Salesforce funcione más lento.
Por otro lado, el SharePoint se hizo para almacenar grandes cantidades de archivos y actuar como un sólido sistema de gestión de documentos. Al trasladar archivos a SharePoint, las organizaciones pueden beneficiarse de funciones como:
- En tiempo real colaboración con los miembros del equipo (archivos de entrada y salida opcionales),
- Historial de versiones seguimiento, y
- La capacidad de compartir archivos con usuarios externos.
¿Cuáles son las dificultades de la integración de Salesforce con SharePoint?
Aunque las ventajas de integrar Salesforce con SharePoint son significativas, es esencial ser consciente de los posibles escollos y desafíos. He aquí algunos puntos clave a tener en cuenta:
Limitaciones de compatibilidad
Integración de Salesforce con SharePoint utilizando las herramientas nativas de Salesforce, es decir, utilizando las herramientas de Salesforce Archivos Connect (que algunas referencias en línea mencionan como SFDC Files Connect), se limita a SharePoint Online. Las versiones anteriores de SharePoint, como SharePoint 2013/2010 on-premises, ya no son compatibles.
Consideraciones sobre la conformidad
Almacenar en la nube archivos confidenciales financieros o relacionados con los clientes puede suscitar dudas en relación con las normativas de protección de datos, como el GDPR. Las organizaciones deben evaluar cuidadosamente sus obligaciones de cumplimiento y determinar si el almacenamiento de dichos documentos en las instalaciones es necesario para mantener el control sobre el almacenamiento y el acceso a los datos.
Retos de la aplicación
Configurar la integración Salesforce SharePoint mediante Files Connect puede ser complejo y puede requerir navegar por documentación obsoleta. Muchos usuarios siguen las instrucciones de integración en la documentación sólo para terminar con un error desagradable como:
- "No se puede acceder a la fuente externa - La fuente de datos externa no está disponible debido a un error"
- "No está autorizado a realizar esa operación"
- "Se ha producido un error desconocido al acceder a Files Connect".
¡Argh! No hay nada peor que encontrarse con un error desconocido como éste. Cuando ves algo así, sabes que es hora de buscar una alternativa.
¿Hay alguna forma alternativa de integrar Salesforce con SharePoint?
Teniendo en cuenta las limitaciones y los retos que nosotros ha visto anteriormente, merece la pena explorar alternativas, a saber, herramientas de integración de terceros diseñado específicamente para la integración de Salesforce y SharePoint.
Document Extractor construido para la plataforma Salesforce™ es un excelente ejemplo de una herramienta de integración de terceros que simplifica y mejora la integración Salesforce SharePoint. Esta herramienta automatiza la transferencia de documentos Salesforce a SharePoint sustituyéndolos por enlaces dentro de Salesforce.
Además, cuando el servicio encuentra dos documentos con el mismo nombre en la misma ubicación en Salesforce, crea dos documentos en SharePoint, y añade un sufijo que permite que ambos archivos existan en SharePoint.
Cada vez que añada un documento a un nuevo objeto en Salesforce, Document Extractor creará automáticamente la carpeta correcta para almacenarlo en SharePoint. Esto funciona para un objeto Estándar como una Cuenta, Contacto, Cliente potencial u Oportunidad o un objeto Personalizado. Además, Document Extractor mantendrá la misma estructura que todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.
Todo esto significa que la integración ofrece varias ventajas, como el cumplimiento del GDPR y otras normativas, una experiencia de usuario sin fisuras y la conservación de la información de los documentos y el historial de versiones.
Document Extractorentre sus principales características:
- Completo Sincronización con SharePoint
Los usuarios pueden cargar archivos directamente en SharePoint, moverlos, borrarlos y cambiarles el nombre, y sincronizar todos los cambios con Salesforce. Este significa que puede mover archivos de Salesforce a SharePoint y también al revés si necesario. - Mejores nombres de archivo y búsqueda más sencilla
Al renombrar archivos en Salesforce se actualizan los nombres de archivo correspondientes en SharePoint, lo que permite recuperación a través de la búsqueda. Los usuarios también pueden personalizar los nombres de los archivos en SharePoint utilizando los campos personalizados de Salesforce. - Ahorre en licencias SharePoint
Los usuarios pueden acceder a los documentos almacenados en SharePoint sin necesidad de licencias individuales de SharePoint, lo que reduce los costes de licencias. - Vista previa de archivos
Consulte la vista previa en Salesforce para conocer todos los tipos de archivos compatibles con SharePoint. - Integración de Truth Enforcer
Integración con Truth Enforcer for SharePoint garantiza el máximo nivel de seguridad para sus documentos y permite la verificación digital y la auditoría del contenido de los archivos, eliminando la necesidad de realizar verificaciones manuales del papeleo.
Hemos añadido estas nuevas funciones para dar cabida a los comentarios que hemos recibido de la creciente base de clientes de Document Extractor. Le interesa saber qué dicen nuestros clientes de Document Extractor?
Puede leer un examen del Document Extractor por uno de nuestros clientes del sector privado.
"Con Document Extractor, el proceso es perfecto para mis usuarios finales. Ni siquiera saben que está ahí, que es lo que queríamos".
También puede leer el revisar por uno de nuestros clientes del sector público, cuya empresa consultora se alegró de encontrar Documento Extractor en Salesforce AppExchange para que pudieran manejar un proyecto complejo de forma sencilla.
"Cuando encontramos por primera vez el Document Extractor, pensamos que si hacía lo que ponía en la lata, cumpliría todos nuestros requisitos. Y lo hizo: sólo una configuración básica, y funcionó a la primera".
¿Cuál es la diferencia entre Document Extractor y Files Connect?
Salesforce Archivos Conectar es un nativo Salesforce producto que permite conectarse a archivos ya almacenados en servicios externos de almacenamiento en la nube como Quip, Google Drive, SharePoint o Box. Al final del artículo encontrará más referencias al respecto.
No transfiere automáticamente nuevos archivos a estos repositorios externos...es... sólo proporciona a los usuarios con acceso a los archivos allí almacenados desde la plataforma Salesforce.
Document Extractor es una aplicación de terceros desarrollada por Connecting Software que automatiza la transferencia de documentos de Salesforce a Microsoft SharePoint.
A diferencia de Salesforce Files Connect, que simplemente proporciona acceso a archivos externos, Document Extractor va un paso más allá al mover automáticamente los archivos nuevos y modificados de Salesforce al almacenamiento externo conectado, reduciendo así los costes de almacenamiento en la plataforma Salesforce. Otra diferencia es que Document Extractor es capaz de actúan bidireccionalmente.
3 sencillos pasos para empezar con Document Extractor
Paso 1 - Comprobar los requisitos
Primero debes comprobar si las versiones SharePoint y Salesforce que vas a utilizar están en la lista de versiones compatibles con Document Extractor:
- Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 y Online (Office 365)
- Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com y Developer - ambos Experiencia relámpago y clásica
Paso 2 - Descargar Document Extractor
Comenzaremos descargando la versión SaaS como prueba gratuita. También puede obtenerlo de Salesforces' AppExchange y también hay una versión autoalojada disponible.
Como se ha mencionado, la prueba es gratuita, pero tiene que seguir un procedimiento normal de carrito de la compra y realizar un pedido con un coste de $0.00. Una vez que lo hagas, recibirás instrucciones por correo electrónico.
Paso 3 - Instalar en su Sandbox
Una vez que reciba el correo electrónico con las instrucciones, deberá hacer clic en Complete su registro.
A partir de ahí, comenzará la instalación. Siempre recomendamos que empiece instalando Document Extractor en su sandbox, y después podrá pasarlo a producción. Por lo tanto, debe utilizar Prueba/Caja de arena en el campo Instancia en lugar de Producción por ahora.
Cuando elijas Prueba/Caja de arena, tendrás que escribir el nombre de usuario de tu servicio sandbox. Esto es simplemente un administrador del sistema dedicado. Este usuario debe tener derechos de acceso elevados para permitir modificaciones del sistema. Por favor, asegúrate también de que esta cuenta no es utilizada por nadie más para acceder a tu Salesforce.
¿Lo sabías?
Puede utilizar una licencia de usuario de integración para Document Extractor. Todos los detalles en el artículo ¿Qué es el tipo de licencia de usuario de integración en Salesforce y cómo utilizarlo para integrarse con SharePoint?
Necesitará la contraseña de usuario de servicio y el token de seguridad para probar la conexión.
Si quieres... ver cómo realizar la configuración con más detalle, consulte este video tutorial.
Document Extractor utiliza un paquete gestionado con un conjunto de clases Apex y disparadores para transferir tus documentos de Salesforce a SharePoint. Una vez instalado, verás que en la lista de paquetes instalados.
A continuación, tendrás que proporcionar la configuración de tu SharePoint. Necesitarás para tener un usuario con permisos suficientes para leer y escribir documentos en la biblioteca de documentos donde documentos se almacenará.
Document Extractor utiliza "Notificaciones Push", lo que significa que el servicio detecta nuevos documentos cargados en Salesforce. El servicio también utiliza "Full Scan Polling" como mecanismo de copia de seguridad para garantizar que todos los archivos son transferido. Recomendamos usted aumente el intervalo del "Sondeo de exploración completa" para optimizar el consumo de llamadas a la API.
Otro escenario - ¿Qué pasa si ya tengo mis documentos en SharePoint y quiero enlazar con ellos en Salesforce?
Si ya estás utilizando Microsoft SharePoint y todos tus archivos están en SharePoint, antes de empezar con Salesforce, naturalmente querrás que tus objetos Salesforce tengan enlaces a esos documentos existentes.
Si tiene una regla subyacente en el nombre del archivo o en la estructura de la carpeta, puede utilizar nuestroplataforma de integración Connect Bridge para crear URL en Salesforce que entonces apuntar a esos documentos en SharePoint. El resultado sería idéntico al que se ve en un normal Instalación de Document Extractor: enlaces en Salesforce a documentos en SharePoint. Is importante señalar que las URL que he mencionado podrían crearse bajo cualquier of los objetos estándar y también bajo objetos personalizados en Salesforce.
Conectores Salesforce - ¿Qué más puedo integrar con Salesforce?
Además de integrar el SharePoint con el Salesforce, puede aprovechar aún más las capacidades del Connect Bridge para otras tareas. Puedes integrar cualquier tipo de conjunto de datos con Salesforce de forma similarutilizando el Base de datos a Salesforce Sync solución. Esta solución se basa en la Plataforma de integración Connect Bridge mencionado anteriormente y puede ser utilizado como SQL Server - Conector Salesforce.
En realidad, esta plataforma de integración es bastante flexible y puede hacer más que conectar Microsoft SQL Server a Salesforce. Document Extractor se basa en el Connect Bridge con Conectores Salesforce y SharePoint. También puede conectar cualquier sistema local de gestión de bases de datos (SGBD) como Oracle, SAP HANA, MariaDB...o... MySQL a Salesforce.
Puede obtener el datos de Salesforce a SQL Server o a otra base de datos local o hacerlo de la otra manera en torno a: obtener datos de la base de datos y ponerlo en Salesforce.
Este significa que puede crear todo tipo de soluciones flexibles de migración o sincronización, ya que puede conectarse a cualquier base de datos existente. Es un gran manera de maximizar lo que puede sacar de una integración Salesforce, ya que puede conseguir un ajuste perfecto para sus necesidades de integración de datos con una solución personalizada y sencilla construir y mantener.
Takeaway
La integración de SharePoint con Salesforce puede beneficiar a su organización si busca ahorrar costes, mejorar el almacenamiento de archivos y mejorar la colaboración. La opción de integración nativa de Salesforce, Files Connect, tiene una aplicación limitada y presenta algunas dificultades. Las herramientas de integración de terceros como Document Extractor son las que mejor gestionan la integración y la llevan a su máximo potencial.
Esta herramienta está disponible en Salesforce AppExchange. Puede consultar la descripción y las características del producto, probarlo gratis o comprar la versión SaaS.
Si optas por la implantación SaaS, otra opción es encargar el producto directamente en el sitio web del software de conexión. Otra opción es la versión autoalojada, que es la favorita de las grandes organizaciones que prefieren tener el control total de el producto.
Pruebe Document Extractor gratis:
Última actualización del artículo: 21 de febrero de 2025
Publicado originalmente el 8 de agosto de 2019
Más información sobre la plataforma Document Extractor construida para Salesforce
Si la integración de Salesforce SharePoint es algo que le interesa, eche un vistazo a los artículos y estudios de caso que aparecen a continuación.
Sobre el autor
Por Ana Neto,asesor técnico en Connecting Software.
"Soy ingeniero informático desde 1997, con una afición más reciente por escribir y hablar en público. ¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre este artículo? Me encantaría conocer tu opinión, ¡deja un comentario a continuación!"
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Notas finales y referencias
Si busca una forma de admitir conexiones Salesforce Exchange con varios servidores Exchange implicados, consulte CB Salesforce Exchange Sync.
Si desea obtener más información sobre la integración de Salesforce y SharePoint mediante Files Connect (Documentación de Salesforce, recuperada el 19 de febrero de 2025)
Comments 24
¡Hola! ¿Puedo usar Document Extractor con Custom Objects en Salesforce? ¡Gracias!
Hola César, sí apoyamos los objetos personalizados. Lo mejor sería que nos contactaran y os lo mostramos y respondiéramos.
Saludos cordiales
Thomas
Tenemos miles de documentos en Sharepoint en una estructura elaborada (subcarpeta tradicional), ninguno en Salesforce. ¿Sería posible obtener links de los registros de Sf a las correspondientes "carpetas" de Sharepoint con todos los documentos que ya existen?
¿Cómo?
Author
Hola Mark,
Lo que hacemos con el Document Extractor es más o menos lo opuesto a lo que necesitas: conseguimos los documentos del SF al SharePoint. Para sus necesidades, creo que nuestra plataforma Connect Bridge es la mejor opción. Esta fue la plataforma que usamos para construir el Document Extractor, para que usted pueda construir fácilmente su propio software personalizado que haga lo que usted necesita. Nos pondremos en contacto con usted a través del correo electrónico que nos indicó para explorar esta opción con usted.
Ana Neto
Hola,
Hoy, todos nuestros archivos se cargan a Sharepoint. Queremos que los usuarios puedan buscar en Sharepoint desde los registros de objetos personalizados de Salesforce y puedan hacer el link con los registros. Además, si un usuario está cargando nuevos archivos debe cargarlos a Sharepoint. ¿Tu solución ofrece ambas cosas?
Author
Nuestra solución transfiere los archivos de Salesforce a SharePoint una vez que se cargan en Salesforce, por supuesto. La solución entonces reemplaza los archivos originales en Salesforce con URLs.
Los usuarios pueden seguir buscando esos archivos en Salesforce ya que mantenemos los nombres y extensiones de los documentos en Salesforce.
Inicialmente si todos sus archivos están en SharePoint, entonces podríamos usar nuestro Connect Bridge para crear URLs en Salesforce que apunten a esos documentos en SharePoint. Esas URLs podrían ser creadas en todos los objetos predeterminados y/o personalizados en Salesforce.
Hola,
Parece que este paquete haría algo de lo que queríamos. Pero también nos gustaría una integración en la que cuando se cree un nuevo objeto personalizado (es decir, una oportunidad) en Salesforce se cree una carpeta dentro de Sharepoint, y aquí es donde se almacenan todos los documentos relacionados con esta oportunidad. Cuando se gana la oportunidad, nuestro sistema de Salesforce crea un proyecto. A continuación, quisiéramos que todos los documentos de proyecto se guardaran de nuevo en esta única carpeta de oportunidades también. ¿Es esto algo que es fácilmente posible? Gracias
Author
Sí, cada vez que añada un nuevo objeto, el producto añadirá automáticamente una nueva carpeta en SharePoint. Además, mantendrá la misma estructura y todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.
Solicitar una demostración para integrar Salesforce y SharePoint mediante el uso de Document Extractor
Author
¡Será un placer! Nuestro equipo de ventas se pondrá en contacto con usted en breve.
Hola,
Estamos buscando subir un informe para compartir el punto de la org de Salesforce al final de cada semana es posible a través de esta aplicación
Bhawna singh
Author
Supongamos que el informe está bajo una cuenta. El informe se subiría a SharePoint la primera vez que lo pusieras en Salesforce e iría bajo la carpeta de esa cuenta. Cada vez que trabajaras con este primer informe, estarías, de hecho, trabajando en el documento SharePoint. En el lado de Salesforce, tendrías un enlace a él. Así que acceder a él desde SharePoint o Salesforce tendría el mismo efecto.
Si una semana después creas un nuevo informe bajo esa cuenta, entonces lo mismo sucedería de nuevo.
Hola,
Hemos creado una aplicación de Salesforce con componentes de apex y Lightning para cargar muchos documentos juntos y adjuntarlos a los registros correctos de un objeto personalizado.
¿Podemos usar Document Extractor para mover estos documentos a SharePoint? ¿Puede el proceso de Document Extractor colisionar con nuestra aplicación?
Author
Mientras sus documentos sean archivos estándar de Salesforce (documento de contenido) o anexos, entonces Document Extractor podrá moverlos a SharePoint. No hay ningún problema con los Archivos adjuntos a los Objetos Personalizados. Le recomiendo que vaya a una prueba y lo pruebe usted mismo.
Tenemos 3 estructuras de carpetas diferentes para distintos tipos de oportunidades en Salesforce. ¿Cómo gestiona esto Document Extractor? Gracias.
Author
Document Extractor utilizará, por defecto, su propia estructura de carpetas basada en los nombres y la jerarquía de los objetos de Salesforce. Es posible personalizar la carpeta para los registros utilizando campos personalizados en Salesforce, así que si puede expresar dónde quiere que vayan los archivos como una fórmula de Salesforce, podemos apoyarlo.
Nos pondremos en contacto con usted en breve para que vea cómo funciona todo esto.
bonito post . Gracias por publicar algo así
Disfruté leyendo el artículo anterior, realmente explica todo en detalle, el artículo es muy interesante y eficaz. Gracias y buena suerte con los próximos artículos.
Hola
Actualmente estoy trabajando en un proyecto que requiere la migración de datos de Salesforce a SharePoint. ¿Es algo en lo que el extractor de documentos puede ayudar?
Author
Document Extractor se centra en la migración y sincronización de documentos. Para hacer una migración de datos (no de documentos), habría que optar por Connect Bridgenuestra plataforma de integración.
C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectuée pour cette publication incroyable.
¡Fantástico trabajo!
Article hautement énergique, j'ai beaucoup apprécié.
¿Hay una segunda parte?
Hola, acaba de ser alertado a su weblog a través de Google, y
me parece que es realmente informativo. ¡Saludos!
Excelente post. Voy a experimentar algunas de estas cuestiones como
Bueno...