Integración del SharePoint con el Salesforce

Integración del SharePoint con el Salesforce: todo lo que necesita saber de cara a 2022

Ana Neto Productos y soluciones 20 comentarios

Actualizado por última vez el: 8 de noviembre de 2021

Has oído hablar de empresas que utilizan tanto el SharePoint como el Salesforce. Te hizo cuestionar si existe una sinergia real en el uso de ambas aplicaciones. ¿Puede haber ventajas en la integración del Salesforce con el SharePoint?¿o simplemente no vale la pena?

En este artículo, examinaremos las ventajas y los inconvenientes de esta integración para que pueda decidir si tiene sentido en su caso.

Ventajas - ¿Por qué debería optar por una integración de Salesforce y SharePoint?

Es ampliamente conocido que Salesforce, también conocido como SFDC (Salesforce Dot Com), es una de las herramientas de CRM más caras. En 2021, y para los 13th vez consecutiva, Gartner nombró al Salesforce líder en el Cuadrante Mágico del Centro de Compromiso con el Cliente de CRM.

En agosto de 2021, el Salesforce se situó en el top 5 de todas las categorías relevantes del Premios a los líderes del sector CRM 2021 (mejor software y soluciones CRM para empresas, mejor CRM para medianas y pequeñas empresas, mejor inteligencia y análisis empresarial y mejores plataformas de datos de clientes).

¿Por qué tiene tanto éxito el Salesforce? En palabras de Kate Leggett, analista principal de Forrester Research, La fuerza de Salesforce radica en "su amplia cartera de productos de extremo a extremo, que abastece tanto a las organizaciones B2C como a las B2B (...) y su capacidad para ofrecer una plataforma que facilita la integración, automatización, predicción y prescripción”.

Centrémonos en el aspecto de la integración. A través de Salesforce AppExchange, el mercado en la nube para todo lo relacionado con Salesforce, puedes conseguir todo tipo de soluciones que se integran con Salesforce y amplían su potencia. De todas estas integraciones con Salesforce, la La integración de Salesforce SharePoint se destaca como una opción popular.

Una de las principales razones es que permite ahorrar dinero: se puede ahorrar mucho en los costes de almacenamiento del Salesforce. La cantidad de almacenamiento de Salesforce que se incluye en su plan es de 10 GB (almacenamiento de archivos) + 10 GB (almacenamiento de datos) con algo de almacenamiento adicional en función del número de usuarios (consulte Salesforce.com para obtener la información precisa Límites de almacenamiento del Salesforce aplicables a usted y la forma en que estos se aplican los límites de almacenamiento).

Por ejemplo, una org de la Edición Profesional con 20 usuarios recibe 10,4 GB de almacenamiento de datos + 22,9 GB de almacenamiento de archivos. Para el almacenamiento de archivos y archivos adjuntos, solo es relevante el almacenamiento de archivos, por lo que nos centraremos en los 22,9 GB.

El SharePoint estándar es de 1 TB más 10 GB por cada licencia adquirida (la cantidad exacta los límites dependen de su plan). Esto significa que para ese caso, el almacenamiento incluido es más de 40 veces mayor (!) con un total de 1224 GB en el SharePoint frente a los 22,9 GB del Salesforce. Si no es suficiente, puedes comprar almacenamiento extra en SharePoint por $0,20/mes por cada GB extra. Esta es la primera razón para integrar el Salesforce con el SharePoint: ahorrar en costes de almacenamiento.

La segunda razón es que El SharePoint es mejor para almacenar muchos archivos que el Salesforce. Sí, puedes tener documentos y notas Salesforce adjuntos a cuentas, contactos y casi cualquier cosa en realidad. Pero si utilizas esa opción todo el tiempo, esos documentos de Salesforce -facturas, recibos, declaraciones de trabajo, contratos y otros- empezarán a acumularse. Acaban robando una valiosa capacidad operativa y degradando el rendimiento del Salesforce. Tenga en cuenta que Salesforce no es un sistema de gestión de documentos.

Trasladar los archivos a un sistema de gestión documental es una opción más inteligente. Un sistema de gestión de documentos le proporcionará funciones relevantes, como:

  • puedes colaborar en documentos con otros miembros del equipo,
  • puede ver el historial de versiones del documento,
  • puedes compartir archivos con usuarios externos.

Escollos - ¿Qué debo tener en cuenta al realizar una integración de Salesforce con SharePoint?

Si intentas integrar el Salesforce con el SharePoint utilizando las herramientas que obtienes con el Salesforce, lo harás con Los archivos del Salesforce se conectan (algunas referencias en línea lo mencionan como SFDC Files Connect - es lo mismo).

Hay algunas cosas que debes saber si vas por ese camino. La primera es que esto sólo funcionará con SharePoint Online. Solía funcionar para las versiones locales de SharePoint 2013 / 2010, pero la documentación más actual ya no menciona nada de esto, incluyendo las opciones de licencia (la licencia de pago "Files Connect para fuentes de datos externas locales" ya no parece estar disponible).

A continuación, observe que con esta integración, los usuarios podrán acceder y compartir archivos SharePoint  via la tab de archivos y el feed, y buscarlos de la misma manera que buscan su contenido de Salesforce. Pero el archivo debe estar ya en SharePoint para empezar. Eso puede no ser muy intuitivo para los usuarios, especialmente si ya están acostumbrados a Salesforce pero no tanto a SharePoint.

Siguiente, puede no querer almacenar archivos financieros y relacionados con los clientes en la nube. Si intentas cumplir con la normativa de protección de datos como el GDPR, no puedes hacerlo así. Para garantizar que sabes dónde se almacenan tus datos y quién tiene acceso a ellos, debes almacenar los documentos con información personal en las instalaciones.

Y luego está el problema de conseguir que la integración de Files Connect funcione. Para empezar, hay que abrirse camino a través de las 137 páginas de la documentación oficial (enlaces al final de esta sección), que está en su mayor parte desactualizada... fue escrita cuando Files Connect se lanzó en 2015 y las actualizaciones de la misma han sido escasas (la mayoría se actualizó por última vez en 2016). Dado que SharePoint online se revisó de forma significativa en 2018, algunos términos no son los mismos y algunas acciones deben realizarse de forma diferente.

Muchos usuarios siguen las instrucciones de integración sólo para terminar con un feo error como:

  • "No se puede acceder a la fuente externa - La fuente de datos externa no está disponible debido a un error"
  • "No está autorizado a realizar esa operación"
  • "Se produjo un error desconocido al acceder a Files Connect".

¡Argh! Realmente no puede ser mucho peor que encontrarse con un error desconocido como ese. Cuando ves este tipo de cosas, sabes que es hora de buscar una alternativa.

Aprender a integrar el Salesforce y el SharePoint mediante Files Connect (Documentación del Salesforce)

  1. Guía de configuración de Files Connect 
  2. Guía del usuario de Files Connect
  3. Guía de implementación de Salesforce Files Connect

Alternativas - ¿Hay alguna forma mejor de integrar el Salesforce con el SharePoint?

La alternativa a Files Connect es utilizar una herramienta de integración de terceros. Hay muchas herramientas de integración de Salesforce en el ecosistema de Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ es una herramienta de integración de este tipo, y es la opción #1 para una integración SharePoint Salesforce. Puede encontrarla en AppExchange y en el Connecting Software sitio web.

Document Extractor transfiere automáticamente los documentos de Salesforce a SharePoint y sustituye los documentos originales por enlaces que apuntan a ellos en SharePoint. También puede considerarlo como una herramienta de cumplimiento y migración, ya que mover los archivos de esta manera puede ayudarle a cumplir con los requisitos del GDPR y otras regulaciones.

Document Extractor construido para el vídeo de la plataforma de Salesforce

La idea general es que los usuarios finales sigan accediendo a los archivos donde los guardaron originalmente: en Salesforce bajo las cuentas respectivas, el liderazgo o cualquier tipo de objeto.

En el fondo, Document Extractor detecta automáticamente los archivos, los mueve a las bibliotecas correspondientes en SharePoint y deja los enlaces en Salesforce en su lugar.

El usuario ve un enlace en la misma ubicación exacta en la que esperaba que estuviera el archivo en Salesforce, así que para ellos es lo mismo: la experiencia del usuario no cambia.

El documento es reemplazado por un enlace en Salesforce que apunta al documento en SharePoint

Document Extractor también transfiere la información sobre el creador, el editor y el propietario del documento de Salesforce a SharePoint para facilitar el seguimiento de los documentos. El nombre y la extensión de los archivos originales también se transfieren, por lo que los usuarios pueden seguir buscando esos archivos tanto por su nombre como por su extensión en Salesforce. También se conserva el historial de versiones.

El historial de versiones de documentos se mantiene intacto en Salesforce, lo que le permite acceder a cada versión del documento

Además, cuando el servicio encuentra dos documentos con el mismo nombre en la misma ubicación en Salesforce, crea dos documentos en SharePoint, y añade un sufijo que permite que ambos archivos existan en SharePoint.

Cada vez que añada un documento a un nuevo objeto en Salesforce, Document Extractor creará automáticamente la carpeta correcta para almacenarlo en SharePoint. Esto funciona para un objeto estándar como una Cuenta, un Contacto, un Cliente Potencial, una Oportunidad o un Objeto Personalizado. Además, Document Extractor mantendrá la misma estructura y todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.

Varios nuevas características se han añadido recientemente al Document Extractor. De la larga lista de nuevas características, pero aquí está mi top 5:

  1. Sincronización completa con SharePoint - incluso cuando los usuarios suben directamente los archivos a SharePoint, o cuando hacen movimientos, borrados y renombrados de archivos en SharePoint
  2. Mejores nombres de archivo = Búsqueda más fácil - los nombres de los archivos en Salesforce también se sincronizan con SharePoint y ahora se puede personalizar el nombre del archivo en SharePoint utilizando un campo personalizado de Salesforce
  3. Ahorre en las licencias SharePoint - Obtenga documentos de SharePoint sin necesidad de que los usuarios tengan la licencia de SharePoint
  4. Vistas previas de los archivos (beta) - Consulte la vista previa en Salesforce para ver todos los tipos de archivos compatibles con SharePoint
  1. Integración del sellado de la cadena de bloques disponible - puede poner fin a las agotadoras y repetitivas verificaciones de papeles y obtener la mayor seguridad posible mediante la integración con CB Blockchain Seal for SharePoint

Hemos añadido estas nuevas funciones para dar cabida a los comentarios que hemos recibido de la creciente base de clientes de Document Extractor. Le interesa saber qué dicen nuestros clientes de Document Extractor?

Puede leer un examen del Document Extractor por uno de nuestros clientes del sector privado

"Con Document Extractor, el proceso es perfecto para mis usuarios finales. Ni siquiera saben que está ahí, que es lo que queríamos".
Andrea Getty - Dorman Products Inc.

También puede leer el revisar por uno de nuestros clientes del sector público, cuya empresa consultora se alegró de encontrar Document Extractor en Salesforce AppExchange para poder solucionar una situación compleja de forma sencilla

"Cuando encontramos por primera vez el Document Extractor, pensamos que si hacía lo que ponía en la lata, cumpliría todos nuestros requisitos. Y lo hizo: sólo una configuración básica, y funcionó a la primera".
Chris Lynch - Director de Chris Lynch IT Consulting

¿Y si ya tengo mis documentos en SharePoint y quiero enlazarlos en Salesforce?

Si ya estás utilizando Microsoft SharePoint y todos tus archivos están en SharePoint, antes de empezar con Salesforce, naturalmente querrás que tus objetos Salesforce tengan enlaces a esos documentos existentes.

Si tiene una regla subyacente en el nombre del archivo o en la estructura de la carpeta, puede utilizar nuestroplataforma de integración Connect Bridge para crear URLs en Salesforce que luego apunten a esos documentos en SharePoint. El resultado sería idéntico al que se ve en una instalación normal de Document Extractor: enlaces en Salesforce a documentos en SharePoint. Es importante tener en cuenta que las URLs que he mencionado pueden crearse bajo cualquiera de los objetos estándar y también bajo objetos personalizados en Salesforce.

¿Qué más puedo integrar con Salesforce?

En realidad, se puede integrar cualquier tipo de conjunto de datos con Salesforce de forma similar, utilizando el CB On-prem Database to Salesforce Sync . Esta solución se basa en la Plataforma de integración Connect Bridge mencionado anteriormente y puede ser utilizado como SQL Server - Conector Salesforce.

En realidad, esta plataforma de integración es bastante flexible y puede hacer más que conectar Microsoft SQL Server a Salesforce. También puede conectar cualquier sistema de gestión de bases de datos local (DBMS) como Oracle, SAP HANA, MariaDB...o... MySQL a Salesforce.

Puede obtener el datos de Salesforce a SQL Server o a otra base de datos local o hacerlo al revés: obtiene los datos de la base de datos y los introduce en el Salesforce.

Esto significa que puede crear todo tipo de soluciones flexibles de migración o sincronización, ya que puede conectarse a cualquier base de datos existente. Es una gran manera de maximizar lo que puede sacar de una integración Salesforce, ya que puede obtener un ajuste perfecto para sus necesidades de integración de datos sin ninguna de las molestias y problemas normales de una solución personalizada.

3 sencillos pasos para empezar

¿Listo para empezar a trasladar tus documentos del Salesforce al SharePoint? Aquí tienes los pasos necesarios:

Paso 1 - Comprobar los requisitos

En primer lugar, debe comprobar si las versiones SharePoint y Salesforce que utilizaría están en la lista de las versiones compatibles con Document Extractor: - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 y Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com y Developer - tanto Lightning Experience como Classic

Paso 2 - Descargar Document Extractor

Comenzaremos descargando la versión SaaS como prueba gratuita. También puede obtenerlo de Salesforces' AppExchange y también hay una versión autoalojada disponible.

Como se ha mencionado, la prueba es gratuita, pero tiene que seguir un procedimiento normal de carrito de la compra y realizar un pedido con un coste de $0.00. Una vez que lo hagas, recibirás instrucciones por correo electrónico.

Paso 3 - Instalar en su caja de arena

Una vez que reciba el correo electrónico con las instrucciones, deberá hacer clic en Complete su registro.

A partir de ahí, comenzará la instalación. Siempre recomendamos que empiece instalando Document Extractor en su caja de arena, y luego podrá pasarlo a producción. Por lo tanto, debe utilizar Prueba/Caja de arena en el Instancia campo en lugar de Producción por ahora.

Cuando elijas Prueba/Caja de arena, tendrá que escribir el nombre de usuario de su servicio de caja de arena. Esto es simplemente un administrador del sistema dedicado. Este usuario debe tener derechos de acceso elevados para permitir las modificaciones del sistema. Asegúrese también de que esta cuenta no sea utilizada por nadie más para acceder a su Salesforce. Necesitará la contraseña del usuario de servicio y el token de seguridad para poder probar la conexión.

Si quieres ver cómo se hace la configuración con más detalle, mira esto video tutorial de instalación

Document Extractor utiliza la ayuda de un paquete gestionado con un conjunto de clases Apex y desencadenantes para hacer un stub de tus documentos de Salesforce a SharePoint. Una vez instalado, verás el paquete en la lista de los paquetes instalados.

A continuación, tendrá que proporcionar la configuración de su SharePoint. Necesitas tener un usuario con permisos suficientes para leer y escribir documentos en la biblioteca de documentos donde se almacenarán los documentos.

Document Extractor utiliza "Notificaciones Push", lo que significa que el servicio detecta los nuevos documentos cargados en Salesforce. El servicio también utiliza "Full Scan Polling" como mecanismo de respaldo para asegurar que todos los archivos han sido subidos. Le recomendamos que aumente el intervalo del "Full Scan Polling" para optimizar el consumo de llamadas a la API.

Takeaway

Document Extractor es la herramienta de integración de terceros de confianza de Salesforce que puede manejar mejor la integración de SharePoint y Salesforce.

Document Extractor - Almacenamiento más barato, conforme a la normativa GDPR, aumento de la capacidad de uso

Esta herramienta está disponible en Salesforce AppExchange. Puedes leer la descripción y las características del producto, probarlo gratis o comprar la versión SaaS.

Si se opta por el despliegue de SaaS, otra opción es pedir el producto directamente desde el sitio web del software de conexión. Otra opción es la versión autoalojada, que es la favorita de las grandes organizaciones que prefieren tener el control total del producto.

Pruebe Document Extractor gratis:

Artículo actualizado por última vez el 12 de octubre de 2021

Más sobre Document Extractor Construido para la plataforma Salesforce

Si la integración de Salesforce SharePoint es algo que le interesa, eche un vistazo a los artículos y estudios de caso que aparecen a continuación.

Si está buscando una forma de apoyar a Salesforce Exchange con varios servidores Exchange implicados, compruebe CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Asesora técnica, autora

Ana Neto
Technical asesor en Connecting Software

Autor:

Soy ingeniero de software desde 1997, con un amor más reciente por la escritura y la oratoria.  ¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre esta publicación o sobre el Connect Bridge? ¡Me encantaría tener tu opinión!

 ana@connecting-software.com

Comentarios 20

  1. Hola César, sí apoyamos los objetos personalizados. Lo mejor sería que nos contactaran y os lo mostramos y respondiéramos.
    Saludos cordiales
    Thomas

  2. Tenemos miles de documentos en Sharepoint en una estructura elaborada (subcarpeta tradicional), ninguno en Salesforce. ¿Sería posible obtener links de los registros de Sf a las correspondientes "carpetas" de Sharepoint con todos los documentos que ya existen?
    ¿Cómo?

  3. Publicar
    Autor

    Hola Mark,

    Lo que hacemos con el Document Extractor es más o menos lo opuesto a lo que necesitas: conseguimos los documentos del SF al SharePoint. Para sus necesidades, creo que nuestra plataforma Connect Bridge es la mejor opción. Esta fue la plataforma que usamos para construir el Document Extractor, para que usted pueda construir fácilmente su propio software personalizado que haga lo que usted necesita. Nos pondremos en contacto con usted a través del correo electrónico que nos indicó para explorar esta opción con usted.

    Ana Neto

  4. Hola,
    Hoy, todos nuestros archivos se cargan a Sharepoint. Queremos que los usuarios puedan buscar en Sharepoint desde los registros de objetos personalizados de Salesforce y puedan hacer el link con los registros. Además, si un usuario está cargando nuevos archivos debe cargarlos a Sharepoint. ¿Tu solución ofrece ambas cosas?

  5. Publicar
    Autor

    Nuestra solución transfiere los archivos de Salesforce a SharePoint una vez que se cargan en Salesforce, por supuesto. La solución entonces reemplaza los archivos originales en Salesforce con URLs.

    Los usuarios pueden seguir buscando esos archivos en Salesforce ya que mantenemos los nombres y extensiones de los documentos en Salesforce.

    Inicialmente si todos sus archivos están en SharePoint, entonces podríamos usar nuestro Connect Bridge para crear URLs en Salesforce que apunten a esos documentos en SharePoint. Esas URLs podrían ser creadas en todos los objetos predeterminados y/o personalizados en Salesforce.

  6. Hola,

    Parece que este paquete haría algo de lo que queríamos. Pero también nos gustaría una integración en la que cuando se cree un nuevo objeto personalizado (es decir, una oportunidad) en Salesforce se cree una carpeta dentro de Sharepoint, y aquí es donde se almacenan todos los documentos relacionados con esta oportunidad. Cuando se gana la oportunidad, nuestro sistema de Salesforce crea un proyecto. A continuación, quisiéramos que todos los documentos de proyecto se guardaran de nuevo en esta única carpeta de oportunidades también. ¿Es esto algo que es fácilmente posible? Gracias

  7. Publicar
    Autor

    Sí, cada vez que añada un nuevo objeto, el producto añadirá automáticamente una nueva carpeta en SharePoint. Además, mantendrá la misma estructura y todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.

  8. Solicitar una demostración para integrar Salesforce y SharePoint mediante el uso de Document Extractor

  9. Publicar
    Autor
  10. Hola,

    Estamos buscando subir un informe para compartir el punto de la org de Salesforce al final de cada semana es posible a través de esta aplicación

    Bhawna singh

  11. Publicar
    Autor

    Supongamos que el informe está bajo una cuenta. El informe se subiría a SharePoint la primera vez que lo pusieras en Salesforce e iría bajo la carpeta de esa cuenta. Cada vez que trabajaras con este primer informe, estarías, de hecho, trabajando en el documento SharePoint. En el lado de Salesforce, tendrías un enlace a él. Así que acceder a él desde SharePoint o Salesforce tendría el mismo efecto.

    Si una semana después creas un nuevo informe bajo esa cuenta, entonces lo mismo sucedería de nuevo.

  12. Hola,

    Hemos creado una aplicación de Salesforce con componentes de apex y Lightning para cargar muchos documentos juntos y adjuntarlos a los registros correctos de un objeto personalizado.

    ¿Podemos usar Document Extractor para mover estos documentos a SharePoint? ¿Puede el proceso de Document Extractor colisionar con nuestra aplicación?

  13. Publicar
    Autor

    Mientras sus documentos sean archivos estándar de Salesforce (documento de contenido) o anexos, entonces Document Extractor podrá moverlos a SharePoint. No hay ningún problema con los Archivos adjuntos a los Objetos Personalizados. Le recomiendo que vaya a una prueba y lo pruebe usted mismo.

  14. Tenemos 3 estructuras de carpetas diferentes para distintos tipos de oportunidades en Salesforce. ¿Cómo gestiona esto Document Extractor? Gracias.

  15. Publicar
    Autor

    Document Extractor utilizará, por defecto, su propia estructura de carpetas basada en los nombres y la jerarquía de los objetos de Salesforce. Es posible personalizar la carpeta para los registros utilizando campos personalizados en Salesforce, así que si puede expresar dónde quiere que vayan los archivos como una fórmula de Salesforce, podemos apoyarlo.

    Nos pondremos en contacto con usted en breve para que vea cómo funciona todo esto.

  16. Disfruté leyendo el artículo anterior, realmente explica todo en detalle, el artículo es muy interesante y eficaz. Gracias y buena suerte con los próximos artículos.

  17. Hola

    Actualmente estoy trabajando en un proyecto que requiere la migración de datos de Salesforce a SharePoint. ¿Es algo en lo que el extractor de documentos puede ayudar?

  18. Publicar
    Autor

    Document Extractor se centra en la migración y sincronización de documentos. Para hacer una migración de datos (no de documentos), habría que optar por Connect Bridgenuestra plataforma de integración.

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