Integración de Salesforce con Salesforce

Integración de SharePoint con Salesforce - todo lo que necesita saber en 2021

Ana Neto Productos y soluciones 17 Comentarios

Última actualización en: 11 de enero de 2021

Has oído hablar de las empresas que utilizan tanto Salesforce como SharePoint. Te hizo preguntarte si hay algún beneficio, alguna sinergia real que se pueda tener al usar ambas aplicaciones. ¿Puede haber ventajas en la integración de Salesforce SharePoint, o simplemente no tiene sentido? En este artículo, echaremos un vistazo a las ventajas y los inconvenientes y le dejaremos que se decida.

¿Por qué debería considerar hacer una integración de Salesforce y SharePoint?

El hecho es que Salesforce, también conocido como SFDC (Salesforce Dot Com), es una de las herramientas CRM más caras. Lo que no significa que los clientes no estén contentos. En junio de 2020, Gartner nombró a Salesforce líder en la Cuadrante Mágico del Centro de Compromiso con el Cliente de CRM por duodécimo año consecutivo. En septiembre de 2019, Salesforce ganó la  2019 CRM Market Leader Awards en todo el mundo. Al analizar estos premios, Kate Leggett, analista principal de Forrester Research, dijo que la fortaleza de Salesforce reside en "su amplia cartera integral que atiende tanto a organizaciones B2C como B2B (...) y su capacidad para ofrecer una plataforma que facilita la integración, automatización, predicción y prescripción".

Hablando de integración, entre las integraciones con Salesforce, la La integración de Salesforce SharePoint se destaca como una opción popular. Una de las principales razones de eso es que es un ahorrador de dinero: puede ahorrar mucho en los costes de almacenamiento de Salesforce. El almacenamiento estándar de SharePoint es de 1 TB más 10 GB por cada licencia adquirida (exacto los límites dependen de su plan). Si eso no es suficiente, puedes comprar almacenamiento extra al precio muy razonable de $0.20/mes por GB extra. Esta es la primera razón para integrar Salesforce y SharePoint.

La segunda razón es que SharePoint es mejor para almacenar montones de archivos que Salesforce. Sí, Salesforce tiene la funcionalidad de adjuntar documentos y notas a las cuentas - como una opción. Pero si lo haces, todas las facturas, contratos, declaraciones de trabajo y otros documentos similares pueden realmente apilarse. Terminan robando una valiosa capacidad operativa, haciendo que Salesforce funcione más lentamente.

El traslado de los archivos a un sistema de gestión de documentos es una opción más inteligente. Un sistema diseñado para la gestión de documentos y que le proporciona más características, como:

  • puedes colaborar en los documentos con tus colegas,
  • puedes ver el historial completo de la versión,
  • puedes compartir archivos con usuarios externos.

¿Cuáles son las dificultades de la integración de Salesforce con SharePoint?

Si intenta integrar Salesforce con SharePoint utilizando sólo las herramientas que obtiene con Salesforce, normalmente utiliza Los archivos de Salesforce se conectan (también conocido como SFDC Files Connect).

Lo primero que hay que notar es que esto sólo permitirá conectarse a SharePoint Online. Antes funcionaba para las versiones locales del SharePoint 2013 / 2010, pero la documentación más reciente ya no menciona nada de esto, incluyendo las opciones de licencia (la licencia pagada "Files Connect for on-premises external data sources" ya no parece estar disponible).

A continuación, observe que con esta integración, los usuarios podrán acceder y compartir archivos SharePoint  via la tab de archivos y el feed, y buscarlos de la misma manera que buscan su contenido de Salesforce. Pero el archivo debe estar ya en SharePoint para empezar. Eso puede no ser muy intuitivo para los usuarios, especialmente si ya están acostumbrados a Salesforce pero no tanto a SharePoint.

A continuación, es posible que no quieras almacenar archivos financieros y relacionados con los clientes en la Cloud. Si tratas de cumplir con las normas de protección de datos como la GDPR, es posible que tengas que almacenar este tipo de documentos en tus instalaciones.

Y luego está el problema de hacer funcionar la integración de Files Connect. Para empezar, hay que abrirse camino a través de las 137 páginas de la documentación oficial (enlaces al final de esta sección), que en su mayoría está desactualizada... fue escrita cuando se lanzó Files Connect en 2015 y las actualizaciones de la misma han sido escasas (la mayoría de ellas se actualizaron por última vez en 2016). Dado que SharePoint online fue significativamente revisado en 2018, algunos términos no son los mismos y algunas acciones deben realizarse en un orden diferente.

Muchos usuarios siguen las instrucciones de integración sólo para terminar con un feo error como:

  • "No se puede acceder a la fuente externa - La fuente de datos externa no está disponible debido a un error"
  • "No está autorizado a realizar esa operación"
  • "Se produjo un error desconocido al acceder a Files Connect". 

No puede ser mucho peor que encontrarse con un error desconocido al tratar de hacer un proyecto de integración. Cuando ves esto, sabes que es hora de buscar una alternativa.

Documentación de Salesforce en Files Connect:
Guía de configuración de Files Connect | Guía del usuario de Files Connect | Guía de implementación de Salesforce Files Connect

¿Hay alguna forma mejor de integrar Salesforce con SharePoint?

El alternativa a Files Connect es utilizar una herramienta de integración de terceros. Hay muchas herramientas de integración de Salesforce en el ecosistema de Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ es una herramienta de integración de este tipo, en el caso de hacer una integración de Salesforce SharePoint. Se transfiere automáticamente los documentos guardados en Salesforce a SharePoint y reemplaza los documentos originales con enlaces apuntando a ellos en SharePoint.

Document Extractor construido para el vídeo de la plataforma de Salesforce

La idea general es que los usuarios todavía llegan a los archivos donde los guardaron originalmente - en Salesforce bajo las respectivas cuentas.

En el fondo, Document Extractor detecta automáticamente los archivos, los mueve a las bibliotecas correspondientes en SharePoint y deja un enlace en Salesforce en su lugar.

El usuario ve un enlace en la misma ubicación exacta en la que esperaba que el archivo estuviera en Salesforce, así que para ellos es lo mismo: la experiencia del usuario no cambia.

El documento es reemplazado por un enlace en Salesforce que apunta al documento en SharePoint

Document Extractor también transfiere la información sobre el creador, editor y propietario del documento de Salesforce a SharePoint para facilitar el seguimiento de los documentos. También se transfiere el nombre y la extensión de los archivos originales, de modo que los usuarios pueden seguir buscando esos archivos tanto por su nombre como por su extensión en Salesforce. También se mantiene el historial de versiones.

El historial de versiones de documentos se mantiene intacto en Salesforce, lo que le permite acceder a cada versión del documento

Además, cuando el servicio encuentra dos documentos con el mismo nombre en la misma ubicación en Salesforce, crea dos documentos en SharePoint, y añade un sufijo que permite que ambos archivos existan en SharePoint.

Cada vez que añada un documento a un nuevo objeto en Salesforce, Document Extractor creará automáticamente la carpeta correcta para almacenarlo en SharePoint. Esto funciona para un objeto estándar como una Cuenta, un Contacto, un Cliente Potencial, una Oportunidad o un Objeto Personalizado. Además, Document Extractor mantendrá la misma estructura y todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.

En 2020, varios se añadieron nuevas características al Document Extractor. La lista de novedades es muy larga, pero me gustaría destacar:

  • Sincronización completa con SharePoint - incluso cuando los usuarios suben los archivos directamente a SharePoint, o cuando tienes archivos que se mueven, renombran y borran en SharePoint
  • Obtener documentos de SharePoint sin necesidad de que los usuarios tengan la licencia de SharePoint
  • Previsualizaciones de archivos en Salesforce para todos los tipos de archivos soportados por SharePoint.

Estas nuevas características fueron añadidas para acomodar la retroalimentación que obtuvimos de la creciente base de clientes de Document Extractor. Puedes leer un examen del Document Extractor por uno de estos clientes - "Con el Document Extractor, el proceso es perfecto para mis usuarios finales. Ni siquiera saben que está ahí, que es lo que queríamos.", Andrea Getty - Dorman Products Inc...  

En resumen, el Document Extractor le ofrece muchos beneficios, está totalmente automatizado y ayuda a reducir drásticamente los costes de almacenamiento.

¿Y si ya tengo mis documentos en SharePoint y quiero enlazarlos en Salesforce?

Inicialmente, si ya es usuario de SharePoint y todos sus archivos están en SharePoint, naturalmente le gustaría que sus objetos de Salesforce tuvieran links a esos documentos existentes cuando empiece a utilizar Salesforce.

Si tiene alguna regla subyacente en el nombre de archivo o en la estructura de carpetas, puede usar nuestraplataforma de integración Connect Bridge para crear URLs en Salesforce que apunten a esos documentos en SharePoint. Esas URLs podrían ser creadas en todos los objetos estándar y también en objetos personalizados en Salesforce.

¿Qué más puedo integrar con Salesforce?

En realidad, puede integrar cualquier tipo de conjunto de datos existentes con Salesforce de forma similar. Puede conectarse a Salesforce desde cualquier sistema de gestión de base de datos local (DBMS) como ORACLE, SAP HANA, MySQL, MariaDB o Microsoft SQL server. Obtendrá los datos de Salesforce y los introducirá en la base de datos local u obtendrá los datos de la base de datos y los introducirá en Salesforce.

Esto significa que puede crear todo tipo de soluciones flexibles y ajustarlas perfectamente a sus necesidades de integración de datos, ya que puede conectarse a cualquier tipo de base de datos que ya exista. Es una gran forma de maximizar lo que puede sacar de una integración de Salesforce.

Esto se hace con la solución Base de datos a Salesforce Sync . Esta solución se basa en la Plataforma de integración Connect Bridge. Mucho más flexibilidad, sin las molestias y problemas normales de una solución a medida.

Takeaway

Document Extractor es la fiable herramienta de integración de terceros de Salesforce que puede manejar mejor la integración de Salesforce y SharePoint.

Almacenamiento más barato, cumple con la normativa GDPR, aumenta la facilidad de uso

Esta herramienta está disponible en AppExchange. Puedes estudiar la descripción del producto y sus características, probarlo gratis o comprar la versión SaaS.

Otra opción para el despliegue de SaaS es pedir el producto en el website de Connecting Software. Otra opción, en caso de que usted dirija una organización más grande y prefiera tener el control total del producto, es la versión self-hosted. Obtenga una Prueba gratuita de SaaS o una prueba gratuita self-hosted ¡hoy!

Última actualización en: 11 de enero de 2021

Pruebe Document Extractor gratis:

Más información sobre la plataforma Document Extractor Built for Salesforce

Si la integración de Salesforce SharePoint es algo que le interesa, eche un vistazo a los artículos y estudios de caso que aparecen a continuación.

Si está buscando una forma de apoyar a Salesforce Exchange con varios servidores Exchange implicados, compruebe CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Asesora técnica, autora

Ana Neto
Technical asesor en Connecting Software

Autor:

Soy ingeniero de software desde 1997, con un amor más reciente por la escritura y la oratoria.  ¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre esta publicación o sobre el Connect Bridge? ¡Me encantaría tener tu opinión!

 ana@connecting-software.com

Comentarios 17

  1. Hola César, sí apoyamos los objetos personalizados. Lo mejor sería que nos contactaran y os lo mostramos y respondiéramos.
    Saludos cordiales
    Thomas

  2. Tenemos miles de documentos en Sharepoint en una estructura elaborada (subcarpeta tradicional), ninguno en Salesforce. ¿Sería posible obtener links de los registros de Sf a las correspondientes "carpetas" de Sharepoint con todos los documentos que ya existen?
    ¿Cómo?

  3. Post
    Autor

    Hola Mark,

    Lo que hacemos con el Document Extractor es más o menos lo opuesto a lo que necesitas: conseguimos los documentos del SF al SharePoint. Para sus necesidades, creo que nuestra plataforma Connect Bridge es la mejor opción. Esta fue la plataforma que usamos para construir el Document Extractor, para que usted pueda construir fácilmente su propio software personalizado que haga lo que usted necesita. Nos pondremos en contacto con usted a través del correo electrónico que nos indicó para explorar esta opción con usted.

    Ana Neto

  4. Hola,
    Hoy, todos nuestros archivos se cargan a Sharepoint. Queremos que los usuarios puedan buscar en Sharepoint desde los registros de objetos personalizados de Salesforce y puedan hacer el link con los registros. Además, si un usuario está cargando nuevos archivos debe cargarlos a Sharepoint. ¿Tu solución ofrece ambas cosas?

  5. Post
    Autor

    Nuestra solución transfiere los archivos de Salesforce a SharePoint una vez que se cargan en Salesforce, por supuesto. La solución entonces reemplaza los archivos originales en Salesforce con URLs.

    Los usuarios pueden seguir buscando esos archivos en Salesforce ya que mantenemos los nombres y extensiones de los documentos en Salesforce.

    Inicialmente si todos sus archivos están en SharePoint, entonces podríamos usar nuestro Connect Bridge para crear URLs en Salesforce que apunten a esos documentos en SharePoint. Esas URLs podrían ser creadas en todos los objetos predeterminados y/o personalizados en Salesforce.

  6. Hola,

    Parece que este paquete haría algo de lo que queríamos. Pero también nos gustaría una integración en la que cuando se cree un nuevo objeto personalizado (es decir, una oportunidad) en Salesforce se cree una carpeta dentro de Sharepoint, y aquí es donde se almacenan todos los documentos relacionados con esta oportunidad. Cuando se gana la oportunidad, nuestro sistema de Salesforce crea un proyecto. A continuación, quisiéramos que todos los documentos de proyecto se guardaran de nuevo en esta única carpeta de oportunidades también. ¿Es esto algo que es fácilmente posible? Gracias

  7. Post
    Autor

    Sí, cada vez que añada un nuevo objeto, el producto añadirá automáticamente una nueva carpeta en SharePoint. Además, mantendrá la misma estructura y todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.

  8. Solicitar una demostración para integrar Salesforce y SharePoint mediante el uso de Document Extractor

  9. Post
    Autor
  10. Hola,

    Estamos buscando subir un informe para compartir el punto de la org de Salesforce al final de cada semana es posible a través de esta aplicación

    Bhawna singh

  11. Post
    Autor

    Supongamos que el informe está bajo una cuenta. El informe se subiría a SharePoint la primera vez que lo pusieras en Salesforce e iría bajo la carpeta de esa cuenta. Cada vez que trabajaras con este primer informe, estarías, de hecho, trabajando en el documento SharePoint. En el lado de Salesforce, tendrías un enlace a él. Así que acceder a él desde SharePoint o Salesforce tendría el mismo efecto.

    Si una semana después creas un nuevo informe bajo esa cuenta, entonces lo mismo sucedería de nuevo.

  12. Hola,

    Hemos creado una aplicación de Salesforce con componentes de apex y Lightning para cargar muchos documentos juntos y adjuntarlos a los registros correctos de un objeto personalizado.

    ¿Podemos usar Document Extractor para mover estos documentos a SharePoint? ¿Puede el proceso de Document Extractor colisionar con nuestra aplicación?

  13. Post
    Autor

    Mientras sus documentos sean archivos estándar de Salesforce (documento de contenido) o anexos, entonces Document Extractor podrá moverlos a SharePoint. No hay ningún problema con los Archivos adjuntos a los Objetos Personalizados. Le recomiendo que vaya a una prueba y lo pruebe usted mismo.

  14. Tenemos 3 estructuras de carpetas diferentes para distintos tipos de oportunidades en Salesforce. ¿Cómo gestiona esto Document Extractor? Gracias.

  15. Post
    Autor

    Document Extractor utilizará, por defecto, su propia estructura de carpetas basada en los nombres y la jerarquía de los objetos de Salesforce. Es posible personalizar la carpeta para los registros utilizando campos personalizados en Salesforce, así que si puede expresar dónde quiere que vayan los archivos como una fórmula de Salesforce, podemos apoyarlo.

    Nos pondremos en contacto con usted en breve para que vea cómo funciona todo esto.

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