SharePoint与Salesforce的集成

SharePoint与Salesforce的整合--进入2022年你需要知道的一切

Ana Neto 产品和解决方案 20评论

最后更新于。11月8日, 2021

你听说有的公司同时使用SharePoint和Salesforce。这让你怀疑在使用这两种应用时是否有真正的协同作用。 Salesforce SharePoint的整合能否有优势?,还是根本不值得呢?

在这篇文章中,我们将考虑这种整合的好处和陷阱,以便你能决定它在你的情况下是否有意义。

优点 - 为什么要选择Salesforce和SharePoint的整合?

众所周知,Salesforce,也被称为SFDC(Salesforce Dot Com),是最昂贵的CRM工具之一。在2021年,以及对于13 Salesforce连续多年被Gartner评为 "全球领先"。 CRM客户参与中心魔力象限.

2021年8月,Salesforce在所有相关类别中都进入了前5名。 2021年CRM行业领袖奖 (最佳企业CRM软件和解决方案,最佳中型和小型企业CRM,最佳商业智能和分析,以及最佳客户数据平台)。

为什么Salesforce如此成功?用一句话来说就是 福雷斯特研究公司的首席分析师凯特-莱格特。 Salesforce的优势 它的优势在于 "其广泛的端到端组合,同时满足B2C和B2B组织的需求(......),并有能力提供 一个简化整合、自动化、预测和处方的平台”.

让我们把重点放在集成方面。通过Salesforce AppExchange,即任何与Salesforce有关的云市场,你可以得到各种与Salesforce集成的解决方案,并扩大其力量。 在所有这些与Salesforce的集成中,有 Salesforce SharePoint集成脱颖而出成为热门选择.

其中一个主要原因是,它是一个省钱的好办法:你可以 在Salesforce的存储成本中节省了很多.计划中包含的Salesforce存储量为10GB(文件存储)+10GB(数据存储),并根据用户数量增加一些存储量(请查看Salesforce.com的准确数据)。 Salesforce的存储限制 适用于你的方式以及这些 储存限制被强制执行).

例如,一个有20个用户的专业版机构得到10.4GB的数据存储+22.9GB的文件存储。对于存储文件和附件,只有文件存储是相关的,所以我们将重点关注22.9 GB。

标准的SharePoint是1TB,加上每个购买的许可证的10GB(精确的 限制取决于您的计划).这意味着,在这种情况下,SharePoint的存储空间比Salesforce的22.9GB大40多倍(!),总共1224GB。如果这还不够,你可以以$0.20/月的价格购买额外的SharePoint存储,每增加一个GB。这是整合Salesforce和SharePoint的第一个原因--节省存储成本。

第二个原因是 SharePoint比Salesforce能更好地存储许多文件.是的,你可以让Salesforce文件和笔记附在账户、联系人和几乎任何东西上,真的。但如果你一直使用这个选项,那些Salesforce文件--发票、收据、工作报表、合同和其他--就会开始堆积。它们最终会偷走宝贵的操作能力,并使Salesforce的性能下降。请记住,Salesforce不是一个文件管理系统。

将文件转移到一个文件管理系统是一个更明智的选择。一个文件管理系统将为你提供相关的功能,如:。

  • 你可以与其他团队成员协作处理文件。
  • 你可以看到该文件的版本历史。
  • 您可以将文件共享给外部用户。

陷阱 - 在进行Salesforce与SharePoint的整合时应该注意什么?

如果你试图用Salesforce提供的工具将Salesforce与SharePoint集成,你会发现 Salesforce的文件连接 (一些在线参考资料会提到它是SFDC Files Connect--它是同一件事)。

如果你走这条路,有几件事你需要知道。第一件事是,这只适用于SharePoint Online。它曾经适用于SharePoint 2013 / 2010的企业内部版本,但最新的文档不再提及这些,包括许可选项(付费许可 "企业内部外部数据源的文件连接 "似乎不再可用)。

那么需要注意的是,有了这个集成,用户将能够通过Files选项卡和feed来访问和共享SharePoint文件"■▄,并且""",以搜索Salesforce内容的方式来搜索它们"""。但文件一开始就需要已经在SharePoint中。这对用户来说可能不是很直观,特别是如果他们已经习惯了Salesforce,但对SharePoint就不太习惯了。

下一步。 你可能不希望在云中存储财务和客户相关的文件.如果你试图遵守GDPR等数据保护法规,你不能这样做。为了保证你知道你的数据存储在哪里,以及谁可以访问它,你应该在企业内部存储有个人信息的文件。

然后,还有一个问题,就是如何让Files Connect整合工作。只是对于初学者来说,你必须通过137页的官方文档(本节末尾的链接)来工作,这些文档大多已经过时......它是在2015年Files Connect推出时写的,对它的更新很少(大多数是在2016年最后更新的)。由于SharePoint在线在2018年进行了重大整改,有些术语不一样了,有些操作需要以不同的方式进行。

很多用户按照集成说明进行操作,却以丑陋的错误结束,如。

  • "无法访问外部源 -- -- 外部数据源因错误而不可用"
  • "你无权进行该操作"
  • "访问文件连接时发生未知错误"。

啊!没有比遇到这样的未知错误更糟糕的事情了。当你看到这种事情时,你知道是时候寻找一个替代方案了。

学习使用Files Connect整合Salesforce和SharePoint(Salesforce文件)。

  1. 文件连接设置指南 
  2. 文件连接用户指南
  3. Salesforce Files Connect 实施指南

替代方案 - 是否有更好的方法将Salesforce与SharePoint整合?

替代Files Connect的方法是使用第三方集成工具。在Salesforce的生态系统中,有很多Salesforce的集成工具。

Document Extractor Built for Salesforce platform™就是这样一个整合工具,它是SharePoint Salesforce整合的#1选项。你可以在以下网站找到它 AppExchange 而在Connecting Software的 网站.

Document Extractor会自动将Salesforce的文件转移到SharePoint,并以指向SharePoint的链接来取代原始文件。你也可以把它看作是一个合规和迁移工具,因为以这种方式移动文件可以帮助你满足GDPR和其他法规的要求。

Document Extractor为Salesforce平台打造的视频。

一般的想法是,最终用户仍然可以访问他们最初保存的文件--在Salesforce中各自的账户、领导或任何类型的对象下。

背景是: Document Extractor自动检测文件,将它们移到SharePoint的相应库中,并在Salesforce中留下链接。 在他们的位置上。

用户看到的链接与他在Salesforce中预期的文件位置完全相同,所以对他们来说是一样的--用户体验没有改变。

该文档由Salesforce上的一个链接代替,该链接指向SharePoint中的文档。

Document Extractor还将Salesforce文件的创建者、编辑者和所有者的信息转移到SharePoint,以便于跟踪文件。原始文件的名称和扩展名也被转移,因此用户仍然可以在Salesforce中通过名称和扩展名搜索这些文件。版本历史也会被保留。

文档版本历史记录在 Salesforce 上保持不变,允许您访问文档的每个版本。

此外,当服务在Salesforce上的同一位置发现两个同名的文件时,它会在SharePoint上创建两个文件,并添加一个后缀,允许两个文件在SharePoint上存在。

每当您在 Salesforce 中向新对象添加文档时,Document Extractor 将自动创建正确的文件夹以将其存储在 SharePoint 上。这适用于标准对象,如账户、联系人、潜在客户、机会或自定义对象。此外,Document Extractor还将保留相同的结构以及与该新对象相关的所有文档。

若干 新功能 最近被添加到Document Extractor中。在这一长串的新功能中,这里是我的前5名。

  1. 与SharePoint完全同步 - 甚至当用户直接上传文件到SharePoint,或在SharePoint中进行文件移动、删除和重命名时也是如此。
  2. 更好的文件名=更容易的搜索 - Salesforce中的文件重名也会同步到SharePoint中,现在可以用Salesforce的自定义字段在SharePoint中自定义文件名。
  3. 节省SharePoint许可证的费用 - 从SharePoint获取文件,而不需要用户拥有SharePoint许可证
  4. 文件预览 (beta) - SharePoint支持的所有文件类型见Salesforce中的预览。
  1. 可提供Blockchain Sealing集成 - 你可以结束令人厌烦和重复的文书工作核查,并通过与 "中国 "的整合获得尽可能高的安全性。 SharePoint的CB区块链印记

我们增加了这些新功能,以适应Document Extractor不断增长的客户群给我们的反馈。有兴趣了解我们的客户对Document Extractor的评价吗?

你可以阅读一个 Document Extractor的审查 由我们的一个私营企业客户提供

"有了Document Extractor,这个过程对我的终端用户来说是无缝的。他们甚至不知道它的存在,这正是我们想要的"
Andrea Getty - Dorman产品公司。

你也可以阅读 审查 我们的一个公共部门客户,他的咨询公司很高兴在Salesforce AppExchange中找到了Document Extractor,这样他们就可以轻松地解决一个复杂的情况。

"当我们第一次发现Document Extractor时,我们认为,如果它能做到它在罐子上说的那样,它就能满足我们所有的要求。它确实做到了:只需进行基本配置,而且第一次就成功了!"
克里斯-林奇--克里斯-林奇IT咨询公司的主任

如果我在SharePoint中已经有了我的文档,但想在Salesforce中链接到它们,怎么办?

如果你已经在使用微软的SharePoint,而且你的所有文件都在SharePoint中,在你开始使用Salesforce之前,你自然希望你的Salesforce对象有与这些现有文件的链接。

如果你在文件名或文件夹结构中有一个基本规则,你可以使用我们的■▄Connect Bridge"■▄_202F集成平台 在Salesforce中创建URL,然后指向SharePoint中的这些文件。其结果与你在正常的Document Extractor安装中看到的情况相同:Salesforce中的链接指向SharePoint中的文档。需要注意的是,我提到的URL可以在Salesforce的任何标准对象下创建,也可以在自定义对象下创建。

我还可以与Salesforce整合什么?

实际上,你可以用类似的方式将任何类型的数据集与Salesforce集成,使用 CB内部数据库与Salesforce同步 的解决方案。这个解决方案是基于 Connect Bridge集成平台 上面提到的,可以作为一个 SQL Server - Salesforce连接器.

在现实中,这个集成平台相当灵活,可以做得比 将Microsoft SQL Server连接到Salesforce.你也可以连接任何本地数据库管理系统(DBMS),如 甲骨文, SAP HANA, 玛丽亚数据库ǞǞǞ 到Salesforce。

你可以得到 来自Salesforce的数据 到SQL服务器或另一个本地数据库 或反其道而行之:从数据库中获取数据并将其输入Salesforce。

这意味着你可以创建各种灵活的迁移或同步解决方案,因为你可以连接到任何现有的数据库。这是一个最大化你可以从Salesforce集成中获得的东西的好方法,因为你可以得到一个完美的适合你的数据集成需求,而没有任何正常的麻烦和定制解决方案的问题。

3个简单的步骤就可以开始了

准备开始将您的Salesforce文件转移到SharePoint?以下是必要的步骤。

第1步 - 检查要求

你应该首先检查你将使用的SharePoint和Salesforce版本是否在Document Extractor的支持版本列表中。- 微软SharePoint 2010、2013、2016、2019和在线(Office 365) - Salesforce专业版、企业版、无限版、Force.com和开发者版 - 闪电体验版和经典版

第2步 - 下载Document Extractor

我们将从下载SaaS版本开始,作为一个 免费试用.你也可以从Salesforces得到它。 AppExchange 而且还有一个自我托管的版本可供选择。

如前所述,试用是免费的,但你确实必须按照正常的购物车程序,以$0.00的费用下订单。一旦你这样做,你会通过电子邮件收到指示。

第3步 - 在你的沙盒上安装

一旦你收到指示邮件,你需要点击 完成您的注册.

从那里,安装将开始。我们总是建议你先在你的沙盒上安装Document Extractor,然后再把它移到生产中。因此,你应该使用 测试/沙箱 关于 实例 领域,而不是 产量 目前来说。

当你选择 测试/沙箱,你需要输入你的沙盒服务用户名。这只是一个专门的系统管理员。这个用户应该有较高的访问权限,以允许对系统进行修改。也请确保这个账户不被其他人用来访问你的Salesforce。你需要服务用户的密码和安全令牌,以便你能测试连接。

如果你想进一步了解配置的细节,请看这个 安装教程视频

Document Extractor使用一个带有一组Apex类和触发器的管理包的帮助,将你的文件从Salesforce存根到SharePoint。一旦安装完毕,你会看到该包列在已安装包的列表中。

接下来,你需要提供你的SharePoint设置。你需要有一个有足够权限的用户来读取和写入将存储文件的文件库中的文件。

Document Extractor使用 "推送通知",这意味着该服务会检测上传到Salesforce的新文件。该服务还使用 "全面扫描轮询 "作为备份机制,以确保所有文件被存根。我们建议你增加 "全面扫描轮询 "的时间间隔,以优化你的API调用消耗。

外卖

Document Extractor是值得信赖的Salesforce第三方集成工具,可以更好地处理SharePoint和Salesforce的集成。

Document Extractor - 更便宜的存储,符合GDPR标准,提高可用性。

该工具可用于Salesforce AppExchange.你可以阅读产品描述和功能,免费试用或购买SaaS版本。

如果你打算采用SaaS部署,另一个选择是直接从连接软件的网站上订购产品。然而,另一个选择是自我托管的版本,这也是那些喜欢完全控制产品的大型组织的最爱。

免费试用Document Extractor。

文章最后更新于2021年10月12日

关于Document Extractor的更多信息 为Salesforce平台而建

如果您对Salesforce SharePoint集成感兴趣,不妨看看下面的文章和案例研究。

如果您正在寻找一种支持 Salesforce Exchange连接,涉及多个Exchange服务器,请查看 CB Salesforce Exchange同步.

Ana Neto - 技术顾问,作者

Ana Neto
在Connecting Software的技术顾问。

作者:

我从1997年开始做软件工程师,最近比较喜欢写作和公开演讲。  您对本篇文章或对Connect Bridge有什么疑问或意见? 我很希望得到您的反馈!

 ana@connecting-software.com

评论 20

  1. 你好Cesar,是的,我们支持自定义对象。最好的办法是联系我们,我们可以向您展示并回答您所有的问题。
    最好的
    托马斯

  2. 我们在Sharepoint中以一种复杂的(传统的子文件夹)结构拥有数千份文档,而在Salesforce中没有。能否从Sf记录中获取链接到相应的Sharepoint "文件夹",其中有所有已经存在的文档?
    怎么说?

  3. 帖子
    作者

    你好,马克。

    我们用Document Extractor做的事情与您的需求差不多是相反的:我们把SF的文件拿到SharePoint上。对于你的需求,我认为我们的Connect Bridge平台是最合适的。这是我们用来构建Document Extractor的平台,所以你可以很容易地构建你自己的定制软件,实现你的需求。我们将通过您指定的电子邮件与您取得联系,与您探讨这个方案。

    Ana Neto

  4. 嗨,我的天
    我们今天所有的文件都是在Sharepoint中上传的。我们希望用户能够从Salesforce自定义对象记录中搜索Sharepoint,并且能够链接到记录。另外,如果用户上传新文件,也应该上传至Sharepoint。你们的解决方案是否提供这两种方式?

  5. 帖子
    作者

    我们的解决方案将文件从Salesforce传输到SharePoint,当然是在文件上传到Salesforce后。然后,该解决方案将Salesforce中的原始文件替换为URL。

    用户仍然可以在Salesforce中搜索这些文件,因为我们保留了Salesforce中的文档名称和扩展名。

    最初,如果您的所有文件都是SharePoint,那么我们可以使用我们的 Connect Bridge 平台,以便在 Salesforce 中创建指向 SharePoint 中的文档的 URL。这些URL可以在Salesforce中的所有默认和/或自定义对象下创建。

  6. 嗨,我的天

    看起来这个包可以实现我们想要的一些功能。 但是,我们也希望能够进行整合,当在Salesforce中创建一个新的自定义对象(即一个机会)时,会在Sharepoint中创建一个文件夹,这就是与该机会相关的所有文档的存储位置。 当机会被赢得后,我们的Salesforce系统就会创建一个项目。 我们希望所有的项目文档也能保存在这个机会文件夹中。 这是很容易实现的事情吗? 谢谢你

  7. 帖子
    作者

    是的,每当您添加一个新的对象,产品会自动在SharePoint上添加一个新的文件夹。此外,它还会保留相同的结构以及所有与该新对象相关的文件。

  8. 帖子
    作者

    这将是我们的荣幸!我们的销售团队将尽快与您联系。我们的销售团队会尽快与您联系。

  9. 嗨!

    我们正在寻找上传报告,以共享点从Salesforce org在每个星期结束,它是可能通过这个应用程序。

    Bhawna singh

  10. 帖子
    作者

    假设报表在一个账户下。当您第一次将报表放在Salesforce上时,报表将被上传到SharePoint,并将其放在该账户的文件夹下。每次你使用这第一份报表时,你实际上都是在SharePoint文档中工作。在Salesforce方面,你会有一个链接到它。因此,从SharePoint或Salesforce访问它将有同样的效果。

    如果一周后,你在该账户下创建一个新的报告,那么同样的情况又会发生。

  11. 嗨,我的天

    我们已经创建了一个使用先端和Lightning组件的Salesforce应用程序,用于上传许多文档,并将这些文档附加到一个自定义对象的正确记录。

    我们可以用Document Extractor将此文件转移到SharePoint吗?Document Extractor的流程能否与我们的应用相冲突?

  12. 帖子
    作者

    只要您的文档是标准的Salesforce文件(内容文档)或附件,那么Document Extractor就可以将它们移动到SharePoint。附在自定义对象上的文件没有问题。我建议你去试用一下,自己测试一下。

  13. 我们在Salesforce中对不同类型的机会有3种不同的文件夹结构。 Document Extractor是如何处理的? 谢谢您的解答。

  14. 帖子
    作者

    Document Extractor在默认情况下,会根据Salesforce对象的名称和层次结构,使用自己的文件夹结构。可以使用Salesforce中的自定义字段来自定义记录的文件夹,所以如果你能以Salesforce公式的形式表达你希望文件放在哪里,我们可以支持。

    我们会尽快与您联系,让您自己看看这一切是如何运作的。

  15. 很喜欢读上面的文章,真的很详细地解释了一切,文章非常有趣和有效。谢谢你,祝你在接下来的文章中好运。

  16. 嗨,你好

    我目前正在做一个项目,需要将数据从Salesforce迁移到SharePoint。 这是文档提取器可以帮助解决的问题吗?

  17. 帖子
    作者

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