SharePoint与Salesforce的集成

SharePoint与Salesforce的整合--2023年你需要知道的一切

Ana NetoProducts and Solutions 24 Comments

在商业运作领域，SharePoint和Salesforce是一个受欢迎的动态组合。但是 SharePoint和Salesforce的力量是否真正结合在一起，产生了令人难以置信的结果？还是说这一切只是炒作？

在这篇文章中，我们将探讨Salesforce和SharePoint整合的优点和缺点，使你能够为你的具体方案做出明智的决定。

以下是我们的目录：

最后更新于 2023 年 9 月 20 日

优点 - 为什么要选择Salesforce和SharePoint的整合？

Salesforce，又称SFDC（Salesforce Dot Com），被广泛认为是市场上最强大和功能最丰富的CRM工具之一。它被一致公认为在 CRM客户参与中心魔力象限 被Gartner评为 "优秀"，显示了其在业界的突出地位。

专家们似乎也同意。Constellation Research的创始人兼主席Ray Wang称Salesforce是 "最重要的"。 无可争议的领导者而Forrester Research副总裁兼首席分析师Kate Leggett补充说，Salesforce的成功可归功于其 "强大的全面销售能力，注入了预先包装好的AI场景"。

专注于整合方面，Salesforce AppExchange是Salesforce相关解决方案的云市场，提供了一个 众多的整合，扩展了Salesforce的功能。.在这些整合中、 Salesforce SharePoint的整合脱颖而出，成为热门选择.这种整合被广泛使用有几个原因：

成本节约

Salesforce的存储成本可能很高，但通过与SharePoint整合，企业可以 利用SharePoint的较大存储容量，从而节省了大量费用。例如，Salesforce提供10GB（文件存储）+10GB（数据存储）的存储限制，并根据用户数量提供额外的存储，而SharePoint则提供1TB的存储，加上每个购买许可证的10GB。

这意味着，SharePoint提供的存储量比Salesforce大40多倍，可能会导致 大量减少成本.此外，企业可以购买额外的SharePoint存储，每个额外的GB价格为$0.20/月，价格合理。

增强的文件存储

虽然Salesforce允许将文件附加到各种实体上，但严重依赖这一功能会导致环境杂乱无章，性能下降。另一方面，SharePoint在存储大量文件方面表现出色，并作为一个 强大的文件管理系统.通过将文件转移到SharePoint，组织可以从以下功能中获益：

  • 实时性 协作 与团队成员（可选择签入和签出文件）、
  • 版本历史 追踪，以及
  • 的能力 与外部用户共享文件.

陷阱 - 在进行Salesforce与SharePoint的整合时应该注意什么？

虽然将Salesforce与SharePoint整合的好处很大，但必须意识到潜在的隐患和挑战。这里有一些需要考虑的关键点：

兼容性的限制

使用Salesforce的本地工具将Salesforce与SharePoint整合，即使用Salesforce的 文件连接 (一些在线参考资料提到SFDC Files Connect），仅限于SharePoint Online。以前版本的SharePoint，如SharePoint 2013/2010 on-premises，已不再被支持。

合规方面的考虑

在云中存储敏感的财务或客户相关文件可能会引起关注 关于数据保护法规，如GDPR。企业必须仔细评估他们的合规义务，并确定在企业内部存储此类文件对于保持对数据存储和访问的控制是否必要。

实施挑战

使用Files Connect设置Salesforce SharePoint集成可能很复杂，可能需要浏览过时的文档。许多用户按照文档上的集成说明进行操作，但最后却出现了令人讨厌的错误，如：：

  • "无法访问外部数据源 - 外部数据源因错误而不可用"
  • "你无权执行该操作"
  • "访问Files Connect时发生了一个未知的错误"。

啊!没有什么比遇到这样的未知错误更糟糕的了。当你看到这样的东西时，你知道是时候寻找一个替代品了。

替代方案 - 是否有更好的方法将Salesforce与SharePoint整合？

考虑到与Salesforce原生集成工具相关的限制和挑战，值得探索提供更精简和可靠的集成选项的其他方法。最好的办法是找到一个专门为Salesforce和SharePoint集成设计的第三方集成工具。

Document Extractor为Salesforce平台打造™ 是简化和增强 Salesforce SharePoint 集成的第三方集成工具的杰出范例。该工具 自动将Salesforce的文件转移到SharePoint，同时用Salesforce内的链接取代它们.

该文档由Salesforce上的一个链接代替，该链接指向SharePoint中的文档。

此外，当服务在Salesforce上的同一位置发现两个同名的文件时，它会在SharePoint上创建两个文件，并添加一个后缀，允许两个文件在SharePoint上存在。

每当您在 Salesforce 中向新对象添加文档时，Document Extractor 将自动创建正确的文件夹以将其存储在 SharePoint 上。这适用于标准对象，如账户、联系人、潜在客户、机会或自定义对象。此外，Document Extractor还将保留相同的结构以及与该新对象相关的所有文档。

所有这些意味着整合提供了若干好处，包括符合GDPR和其他法规，无缝的用户体验，以及保存文件信息和版本历史。

文档版本历史记录在 Salesforce 上保持不变，允许您访问文档的每个版本。

Document Extractor的主要特点包括：

  • 与SharePoint完全同步:
    用户可以直接将文件上传到SharePoint，进行文件移动、删除和重命名，并将所有更改与Salesforce无缝同步。这意味着你可以将文件从Salesforce移动到SharePoint，如果需要，也可以反过来。
  • 更好的文件名和更容易的搜索:
    在Salesforce中重命名文件可以更新SharePoint中的相应文件名，从而提高搜索能力。用户还可以在SharePoint中使用Salesforce的自定义字段来定制文件名。
  • 节省SharePoint许可证的费用:
    用户可以访问存储在SharePoint中的文件，而不需要单独的SharePoint许可，减少了许可成本。
  • 文件预览:  
    SharePoint支持的所有文件类型见Salesforce中的预览。
  • Blockchain Sealing整合:
    与CB Blockchain Seal for SharePoint的整合确保了最高级别的安全性，并消除了对人工文书核查的需要。
Document Extractor为Salesforce平台打造的视频。

我们增加了这些新功能，以适应Document Extractor不断增长的客户群给我们的反馈。有兴趣了解我们的客户对Document Extractor的评价吗？

你可以阅读一个 Document Extractor的审查 由我们的一个私营企业客户提供

"有了Document Extractor，这个过程对我的终端用户来说是无缝的。他们甚至不知道它的存在，这正是我们想要的"
Andrea Getty - Dorman产品公司。

你也可以阅读 审查 我们的一个公共部门客户，他的咨询公司很高兴在Salesforce AppExchange中找到了Document Extractor，这样他们就可以轻松地解决一个复杂的情况。

"当我们第一次发现Document Extractor时，我们认为，如果它能做到它在罐子上说的那样，它就能满足我们所有的要求。它确实做到了：只需进行基本配置，而且第一次就成功了！"
克里斯-林奇--克里斯-林奇IT咨询公司的主任

3个简单的步骤就可以开始了

第1步 - 检查要求

首先应检查您要使用的 SharePoint 和 Salesforce 版本是否在 Document Extractor 的支持版本列表中：

  • Microsoft SharePoint 2013、2016、2019 和在线 (Office 365)
  • Salesforce Professional、Enterprise、Unlimited、Force.com 和 Developer - Lightning Experience 和 Classic

第2步 - 下载Document Extractor

我们将从下载SaaS版本开始，作为一个 免费试用.你也可以从Salesforces得到它。 AppExchange 而且还有一个自我托管的版本可供选择。

如前所述，试用是免费的，但你确实必须按照正常的购物车程序，以$0.00的费用下订单。一旦你这样做，你会通过电子邮件收到指示。

Document Extractor Free Trial

第3步 - 在你的沙盒上安装

一旦你收到指示邮件，你需要点击 完成您的注册.

从那里，安装将开始。我们总是建议你先在你的沙盒上安装Document Extractor，然后再把它移到生产中。因此，你应该使用 测试/沙箱 关于 实例 领域，而不是 产量 目前来说。

当你选择 测试/沙箱，你需要输入你的沙盒服务用户名。这只是一个专门的系统管理员。这个用户应该有较高的访问权限，以允许对系统进行修改。也请确保这个账户不被其他人用来访问你的Salesforce。你需要服务用户的密码和安全令牌，以便你能测试连接。

如果你想进一步了解配置的细节，请看这个 安装教程视频. 

Document Extractor使用一个带有一组Apex类和触发器的管理包的帮助，将你的文件从Salesforce存根到SharePoint。一旦安装完毕，你会看到该包列在已安装包的列表中。

接下来，你需要提供你的SharePoint设置。你需要有一个有足够权限的用户来读取和写入将存储文件的文件库中的文件。

Document Extractor使用 "推送通知"，这意味着该服务会检测上传到Salesforce的新文件。该服务还使用 "全面扫描轮询 "作为备份机制，以确保所有文件被存根。我们建议你增加 "全面扫描轮询 "的时间间隔，以优化你的API调用消耗。

另一种情况 - 如果我已经在 SharePoint 中保存了文件，但想在 Salesforce 中链接到这些文件，该怎么办？

如果你已经在使用微软的SharePoint，而且你的所有文件都在SharePoint中，在你开始使用Salesforce之前，你自然希望你的Salesforce对象有与这些现有文件的链接。

如果你在文件名或文件夹结构中有一个基本规则，你可以使用我们的■▄Connect Bridge"■▄_202F集成平台 在Salesforce中创建URL，然后指向SharePoint中的这些文件。其结果与你在正常的Document Extractor安装中看到的情况相同：Salesforce中的链接指向SharePoint中的文档。需要注意的是，我提到的URL可以在Salesforce的任何标准对象下创建，也可以在自定义对象下创建。

Salesforce连接器 - 我还能用Salesforce整合什么？

除了将SharePoint与Salesforce集成外，企业还可以利用Connect Bridge的功能进行更多的操作。你可以用类似的方式将任何类型的数据集与Salesforce集成，使用 数据库到Salesforce同步 的解决方案。这个解决方案是基于 Connect Bridge集成平台 上面提到的，可以作为一个 SQL Server - Salesforce连接器.

在现实中，这个集成平台相当灵活，可以做得比 将Microsoft SQL Server连接到Salesforce.Document Extractor本身是在Connect Bridge的基础上加上Salesforce和SharePoint连接器。你还可以连接任何本地数据库管理系统（DBMS），如 甲骨文, SAP HANA, 玛丽亚数据库或 ǞǞǞ 到Salesforce。

你可以得到 来自Salesforce的数据 到SQL服务器或另一个本地数据库 或反其道而行之：从数据库中获取数据并将其输入Salesforce。

这意味着你可以创建各种灵活的迁移或同步解决方案，因为你可以连接到任何现有的数据库。这是一个最大化你可以从Salesforce集成中获得的东西的好方法，因为你可以得到一个完美的适合你的数据集成需求，而没有任何正常的麻烦和定制解决方案的问题。

准备开始将您的Salesforce文件转移到SharePoint？以下是必要的步骤。

外卖

将SharePoint与Salesforce进行整合，可以为寻求节约成本、提高文件存储能力和加强协作的企业带来巨大好处。虽然原生的Salesforce集成选项，如Files Connect，可能会带来挑战，但第三方集成工具，如Document Extractor，提供了一个更全面和可靠的方法。

Document Extractor - 更便宜的存储，符合GDPR标准，提高可用性。

该工具可用于Salesforce AppExchange.你可以阅读产品描述和功能，免费试用或购买SaaS版本。

如果你打算采用SaaS部署，另一个选择是直接从连接软件的网站上订购产品。然而，另一个选择是自我托管的版本，这也是那些喜欢完全控制产品的大型组织的最爱。

免费试用Document Extractor。

SaaS免费试用自助式免费试用

原文发表于2019年8月8日
文章最后更新于 2023 年 9 月 20 日

有关为 Salesforce 平台打造的 Document Extractor 的更多信息

如果您对Salesforce SharePoint集成感兴趣，不妨看看下面的文章和案例研究。

如果您正在寻找一种支持 Salesforce Exchange连接，涉及多个Exchange服务器，请查看 CB Salesforce Exchange Sync.

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Salesforce和数据保护。 如何保持在云端，并保持与法规的一致性

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美国汽车售后市场公司 设置Salesforce到SharePoint的集成。

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Ana Neto - 技术顾问，作者

Ana Neto
在Connecting Software的技术顾问。

作者：

我从1997年开始做软件工程师，最近比较喜欢写作和公开演讲。  您对本帖或Document Extractor有什么疑问或意见？ 我很希望得到您的反馈!

____________

最后说明和参考资料

如果您正在寻找一种支持 Salesforce Exchange连接，涉及多个Exchange服务器，请查看 CB Salesforce Exchange Sync.

如果你想了解更多关于使用Files Connect整合Salesforce和SharePoint的信息（Salesforce文档）。

  1. 文件连接设置指南 
  2. 文件连接用户指南
  3. Salesforce Files Connect 实施指南

Comments 24

  1. 凯撒的头像
  2. Thomas Berndorfer的头像

    你好Cesar，是的，我们支持自定义对象。最好的办法是联系我们，我们可以向您展示并回答您所有的问题。
    最好的
    托马斯

  3. 马克的头像

    我们在Sharepoint中以一种复杂的（传统的子文件夹）结构拥有数千份文档，而在Salesforce中没有。能否从Sf记录中获取链接到相应的Sharepoint "文件夹"，其中有所有已经存在的文档？
    怎么说？

  4. 安娜-内托的头像 Post
    Author

    你好，马克。

    我们用Document Extractor做的事情与您的需求差不多是相反的：我们把SF的文件拿到SharePoint上。对于你的需求，我认为我们的Connect Bridge平台是最合适的。这是我们用来构建Document Extractor的平台，所以你可以很容易地构建你自己的定制软件，实现你的需求。我们将通过您指定的电子邮件与您取得联系，与您探讨这个方案。

    Ana Neto

  5. 库纳尔的头像

    嗨，我的天
    我们今天所有的文件都是在Sharepoint中上传的。我们希望用户能够从Salesforce自定义对象记录中搜索Sharepoint，并且能够链接到记录。另外，如果用户上传新文件，也应该上传至Sharepoint。你们的解决方案是否提供这两种方式？

  6. 安娜-内托的头像 Post
    Author

    我们的解决方案将文件从Salesforce传输到SharePoint，当然是在文件上传到Salesforce后。然后，该解决方案将Salesforce中的原始文件替换为URL。

    用户仍然可以在Salesforce中搜索这些文件，因为我们保留了Salesforce中的文档名称和扩展名。

    最初，如果您的所有文件都是SharePoint，那么我们可以使用我们的 Connect Bridge 平台，以便在 Salesforce 中创建指向 SharePoint 中的文档的 URL。这些URL可以在Salesforce中的所有默认和/或自定义对象下创建。

  7. 雨果-考克斯的头像

    嗨，我的天

    看起来这个包可以实现我们想要的一些功能。 但是，我们也希望能够进行整合，当在Salesforce中创建一个新的自定义对象（即一个机会）时，会在Sharepoint中创建一个文件夹，这就是与该机会相关的所有文档的存储位置。 当机会被赢得后，我们的Salesforce系统就会创建一个项目。 我们希望所有的项目文档也能保存在这个机会文件夹中。 这是很容易实现的事情吗？ 谢谢你

  8. 安娜-内托的头像 Post
    Author

    是的，每当您添加一个新的对象，产品会自动在SharePoint上添加一个新的文件夹。此外，它还会保留相同的结构以及所有与该新对象相关的文件。

  9. 阿努拉-潘迪的头像
  10. 安娜-内托的头像 Post
    Author

    这将是我们的荣幸！我们的销售团队将尽快与您联系。我们的销售团队会尽快与您联系。

  11. 巴霍纳的头像

    嗨！

    我们正在寻找上传报告，以共享点从Salesforce org在每个星期结束，它是可能通过这个应用程序。

    Bhawna singh

  12. 安娜-内托的头像 Post
    Author

    假设报表在一个账户下。当您第一次将报表放在Salesforce上时，报表将被上传到SharePoint，并将其放在该账户的文件夹下。每次你使用这第一份报表时，你实际上都是在SharePoint文档中工作。在Salesforce方面，你会有一个链接到它。因此，从SharePoint或Salesforce访问它将有同样的效果。

    如果一周后，你在该账户下创建一个新的报告，那么同样的情况又会发生。

  13. 贝内代托-维尔齐的头像

    嗨，我的天

    我们已经创建了一个使用先端和Lightning组件的Salesforce应用程序，用于上传许多文档，并将这些文档附加到一个自定义对象的正确记录。

    我们可以用Document Extractor将此文件转移到SharePoint吗？Document Extractor的流程能否与我们的应用相冲突？

  14. 安娜-内托的头像 Post
    Author

    只要您的文档是标准的Salesforce文件（内容文档）或附件，那么Document Extractor就可以将它们移动到SharePoint。附在自定义对象上的文件没有问题。我建议你去试用一下，自己测试一下。

  15. 琳达的头像

    我们在Salesforce中对不同类型的机会有3种不同的文件夹结构。 Document Extractor是如何处理的？ 谢谢您的解答。

  16. 安娜-内托的头像 Post
    Author

    Document Extractor在默认情况下，会根据Salesforce对象的名称和层次结构，使用自己的文件夹结构。可以使用Salesforce中的自定义字段来自定义记录的文件夹，所以如果你能以Salesforce公式的形式表达你希望文件放在哪里，我们可以支持。

    我们会尽快与您联系，让您自己看看这一切是如何运作的。

  17. 拉胡尔的头像
  18. 基兰的头像

    很喜欢读上面的文章，真的很详细地解释了一切，文章非常有趣和有效。谢谢你，祝你在接下来的文章中好运。

  19. 诺尔-加比顿的头像

    嗨，你好

    我目前正在做一个项目，需要将数据从Salesforce迁移到SharePoint。 这是文档提取器可以帮助解决的问题吗？

  20. 安娜-内托的头像 Post
    Author
  21. 坎德拉的头像

    这是我第一次浏览你的网页，我对你为这本不可思议的出版物所做的研究感到惊讶。
    梦幻般的工作!

  22. 吉列尔莫的头像
  23. 霍奇斯的头像

    你好，我只是通过谷歌对你的网络日志产生了警觉，并且
    发现它真的很有信息量。欢呼吧!

  24. Leroy Borrego的头像

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