与Salesforce整合

SharePoint与Salesforce的整合--2021年你需要知道的所有事情

Ana Neto 产品和解决方案 17评论

最后更新时间2021年1月11日

你听说过同时使用Salesforce和SharePoint的公司。这让你想知道,使用这两个应用程序是否有任何好处,是否有任何真正的协同作用。Salesforce SharePoint集成能否有优势,还是根本没有意义?在本文中,我们将看看好处和陷阱,让你下定决心。

为什么要考虑做Salesforce和SharePoint的整合?

事实上,Salesforce也就是SFDC(Salesforce Dot Com),是最昂贵的CRM工具之一。这并不意味着客户不满意。2020年6月,Gartner将Salesforce评为领导者。 CRM客户参与中心魔力象限 连续12年蝉联。2019年9月,Salesforce荣获  2019年CRM市场领袖奖 的全面。Forrester Research首席分析师Kate Leggett在分析这些奖项时表示,Salesforce的优势在于 "其广泛的端到端产品组合,同时满足B2C和B2B组织的需求(......),以及其提供一个平台的能力,以简化整合、自动化、预测和处方"。

说到整合,在与Salesforce的整合中,在。 Salesforce SharePoint集成脱颖而出成为热门选择.其中一个主要原因就是省钱:你可以节省很多Salesforce的存储成本。标准的SharePoint存储是1TB,加上每购买一个许可证的10GB(精确的 限制取决于您的计划).如果这还不够,您可以以非常合理的价格购买额外的存储空间,即每GB额外的$0.20/月。这是整合Salesforce和SharePoint的第一个原因。

第二个原因是 SharePoint比Salesforce更擅长存储文件的负载。.是的,Salesforce具有将文件和注释附加到账户的功能--作为一个选项。但如果你这样做,所有的发票、合同、工作报表和其他类似的文档真的会堆积如山。它们最终会窃取宝贵的操作能力,使Salesforce的运行速度变慢。

将文件移动到文件管理系统是一个更明智的选择。一个专为文件管理而设计的系统,可以为你提供更多的功能,例如:

  • 您可以与您的同事协作处理文件。
  • 你可以看到完整的版本历史。
  • 您可以将文件共享给外部用户。

Salesforce与SharePoint的整合有哪些陷阱?

如果您尝试仅使用Salesforce提供的工具来整合Salesforce和SharePoint,您通常会使用 Salesforce的文件连接 (又称SFDC文件连接)。

首先要注意的是,这将只允许连接到SharePoint在线。它曾经适用于SharePoint 2013 / 2010预置版本,但最新的文档不再提到任何这一点,包括许可选项(付费许可证 "Files Connect for on-premises外部数据源 "似乎不再可用)。

那么需要注意的是,有了这个集成,用户将能够通过Files选项卡和feed来访问和共享SharePoint文件"■▄,并且""",以搜索Salesforce内容的方式来搜索它们"""。但文件一开始就需要已经在SharePoint中。这对用户来说可能不是很直观,特别是如果他们已经习惯了Salesforce,但对SharePoint就不太习惯了。

其次,你可能不想在云端存储财务和客户相关的文件。如果您试图遵守GDPR等数据保护法规,您可能需要在企业内部存储此类文件。

然后是让Files Connect集成工作的问题。首先,你必须通过137页的官方文档(本节末尾的链接)来进行工作,这些文档大多已经过时了......它是在2015年推出Files Connect时编写的,对它的更新已经很少了(大部分更新是在2016年)。由于SharePoint在线在2018年进行了重大整改,有些术语不一样,有些操作需要按照不同的顺序执行。

很多用户按照集成说明进行操作,却以丑陋的错误结束,如。

  • "无法访问外部源 -- -- 外部数据源因错误而不可用"
  • "你无权进行该操作"
  • "访问文件连接时发生未知错误"。 

在尝试做一个集成项目时,遇到一个未知的错误,这真的不能再糟糕了。当你看到这种情况时,你知道是时候寻找一个替代方案了。

Salesforce文档上的文件连接。
文件连接设置指南 文件连接用户指南 Salesforce Files Connect 实施指南

有没有更好的方法来整合Salesforce与SharePoint?

替代文件连接 是使用第三方集成工具。在Salesforce生态系统中,有很多Salesforce集成工具。

Document Extractor Built for Salesforce platform™ 就是这样一款集成工具,在做SharePoint Salesforce集成的情况下。 它 自动将保存在Salesforce中的文档传输到SharePoint中。 并将原始文件替换为 链接 指向他们的SharePoint。

Document Extractor为Salesforce平台打造的视频。

一般的想法是,用户仍然可以到达他们最初保存文件的地方--在Salesforce中的各自账户下。

背景是: Document Extractor自动检测文件,将文件移动到SharePoint中的相应库中,并在Salesforce中留下链接。 取而代之的是。

用户在Salesforce中看到的链接位置与他预期的文件位置完全相同,所以对他们来说是一样的--用户体验并没有改变。

该文档由Salesforce上的一个链接代替,该链接指向SharePoint中的文档。

Document Extractor还将Salesforce文档创建者、编辑者和所有者的信息转移到SharePoint中,以便于对文档进行跟踪。原始文件的名称和扩展名也会被转移,因此用户仍然可以在Salesforce中通过名称和扩展名搜索这些文件。版本历史也会被保留。

文档版本历史记录在 Salesforce 上保持不变,允许您访问文档的每个版本。

此外,当服务在Salesforce上的同一位置发现两个同名的文件时,它会在SharePoint上创建两个文件,并添加一个后缀,允许两个文件在SharePoint上存在。

每当您在 Salesforce 中向新对象添加文档时,Document Extractor 将自动创建正确的文件夹以将其存储在 SharePoint 上。这适用于标准对象,如账户、联系人、潜在客户、机会或自定义对象。此外,Document Extractor还将保留相同的结构以及与该新对象相关的所有文档。

在2020年,若干 Document Extractor增加了新功能.新功能的清单非常长,但我想强调一下。

  • 与SharePoint完全同步--即使用户直接将文件上传到SharePoint,或在SharePoint中进行文件移动、重命名和删除时也是如此。
  • 从SharePoint中获取文件,而不需要用户拥有SharePoint许可证。
  • 在Salesforce中预览SharePoint支持的所有文件类型的文件。

这些新功能是为了满足我们从不断增长的Document Extractor客户群中获得的反馈而增加的。您可以阅读 Document Extractor的审查 由这些客户之一 - "有了Document Extractor,我的终端用户就可以实现无缝对接。.他们甚至不知道它在那里,这就是我们想要的。",Andrea Getty - Dorman Products Inc.  

综上所述,Document Extractor为您带来了很多好处,完全自动化,有助于大幅降低存储成本。

如果我在SharePoint中已经有了我的文档,但想在Salesforce中链接到它们,怎么办?

最初,如果您已经是SharePoint用户,并且您的所有文件都在SharePoint中,当您开始使用Salesforce时,您自然希望您的Salesforce对象有链接到这些现有文件。

如果您在文件名或文件夹结构中有一些基本规则,您可以使用我们的■▄Connect Bridge"■▄_202F集成平台 以在Salesforce中创建指向SharePoint中那些文档的URL。这些 URL 可以在所有标准对象下创建,也可以在 Salesforce 中的自定义对象上创建。

我还可以与Salesforce整合什么?

实际上,您可以以类似的方式将任何类型的现有数据集与Salesforce集成。您可以从任何本地数据库管理系统(DBMS)连接到Salesforce,如ORACLE、SAP HANA、MySQL、MariaDB或Microsoft SQL server。您从Salesforce中获取数据并将其放入本地数据库中,或者从数据库中获取数据并将其放入Salesforce中。

这意味着您可以创建各种灵活的解决方案,并根据您的数据集成需求进行完美调整,因为您可以连接到任何类型的已有数据库。这是将您能从Salesforce集成中获得的东西最大化的好方法。

这是用 数据库到Salesforce同步 的解决方案。这个解决方案是基于 Connect Bridge集成平台.更多的灵活性,没有一般定制解决方案的麻烦和问题。

外卖

Document Extractor是值得信赖的Salesforce第三方集成工具,可以更好的处理SharePoint和Salesforce的集成。

更便宜的存储,符合GDPR标准,提高可用性。

该工具有以下版本 AppExchange.你可以研究产品说明和功能,免费试用或购买SaaS版本。

另一个SaaS部署的选择是在Connecting软件的网站上订购产品。然而,另一种选择,如果你运行一个更大的组织,并喜欢完全控制产品,是自我托管的版本。选择 SaaS免费试用自助式免费试用 今天

最后更新时间2021年1月11日

免费试用Document Extractor。

更多关于为Salesforce平台打造的Document Extractor的内容。

如果您对Salesforce SharePoint集成感兴趣,不妨看看下面的文章和案例研究。

如果您正在寻找一种支持 Salesforce Exchange连接,涉及多个Exchange服务器,请查看 CB Salesforce Exchange同步.

Ana Neto - 技术顾问,作者

Ana Neto
在Connecting Software的技术顾问。

作者:

我从1997年开始做软件工程师,最近比较喜欢写作和公开演讲。  您对本篇文章或对Connect Bridge有什么疑问或意见? 我很希望得到您的反馈!

 ana@connecting-software.com

评论 17

  1. 你好Cesar,是的,我们支持自定义对象。最好的办法是联系我们,我们可以向您展示并回答您所有的问题。
    最好的
    托马斯

  2. 我们在Sharepoint中以一种复杂的(传统的子文件夹)结构拥有数千份文档,而在Salesforce中没有。能否从Sf记录中获取链接到相应的Sharepoint "文件夹",其中有所有已经存在的文档?
    怎么说?

  3. 帖子
    作者

    你好,马克。

    我们用Document Extractor做的事情与您的需求差不多是相反的:我们把SF的文件拿到SharePoint上。对于你的需求,我认为我们的Connect Bridge平台是最合适的。这是我们用来构建Document Extractor的平台,所以你可以很容易地构建你自己的定制软件,实现你的需求。我们将通过您指定的电子邮件与您取得联系,与您探讨这个方案。

    Ana Neto

  4. 嗨,我的天
    我们今天所有的文件都是在Sharepoint中上传的。我们希望用户能够从Salesforce自定义对象记录中搜索Sharepoint,并且能够链接到记录。另外,如果用户上传新文件,也应该上传至Sharepoint。你们的解决方案是否提供这两种方式?

  5. 帖子
    作者

    我们的解决方案将文件从Salesforce传输到SharePoint,当然是在文件上传到Salesforce后。然后,该解决方案将Salesforce中的原始文件替换为URL。

    用户仍然可以在Salesforce中搜索这些文件,因为我们保留了Salesforce中的文档名称和扩展名。

    最初,如果您的所有文件都是SharePoint,那么我们可以使用我们的 Connect Bridge 平台,以便在 Salesforce 中创建指向 SharePoint 中的文档的 URL。这些URL可以在Salesforce中的所有默认和/或自定义对象下创建。

  6. 嗨,我的天

    看起来这个包可以实现我们想要的一些功能。 但是,我们也希望能够进行整合,当在Salesforce中创建一个新的自定义对象(即一个机会)时,会在Sharepoint中创建一个文件夹,这就是与该机会相关的所有文档的存储位置。 当机会被赢得后,我们的Salesforce系统就会创建一个项目。 我们希望所有的项目文档也能保存在这个机会文件夹中。 这是很容易实现的事情吗? 谢谢你

  7. 帖子
    作者

    是的,每当您添加一个新的对象,产品会自动在SharePoint上添加一个新的文件夹。此外,它还会保留相同的结构以及所有与该新对象相关的文件。

  8. 帖子
    作者

    这将是我们的荣幸!我们的销售团队将尽快与您联系。我们的销售团队会尽快与您联系。

  9. 嗨!

    我们正在寻找上传报告,以共享点从Salesforce org在每个星期结束,它是可能通过这个应用程序。

    Bhawna singh

  10. 帖子
    作者

    假设报表在一个账户下。当您第一次将报表放在Salesforce上时,报表将被上传到SharePoint,并将其放在该账户的文件夹下。每次你使用这第一份报表时,你实际上都是在SharePoint文档中工作。在Salesforce方面,你会有一个链接到它。因此,从SharePoint或Salesforce访问它将有同样的效果。

    如果一周后,你在该账户下创建一个新的报告,那么同样的情况又会发生。

  11. 嗨,我的天

    我们已经创建了一个使用先端和Lightning组件的Salesforce应用程序,用于上传许多文档,并将这些文档附加到一个自定义对象的正确记录。

    我们可以用Document Extractor将此文件转移到SharePoint吗?Document Extractor的流程能否与我们的应用相冲突?

  12. 帖子
    作者

    只要您的文档是标准的Salesforce文件(内容文档)或附件,那么Document Extractor就可以将它们移动到SharePoint。附在自定义对象上的文件没有问题。我建议你去试用一下,自己测试一下。

  13. 我们在Salesforce中对不同类型的机会有3种不同的文件夹结构。 Document Extractor是如何处理的? 谢谢您的解答。

  14. 帖子
    作者

    Document Extractor在默认情况下,会根据Salesforce对象的名称和层次结构,使用自己的文件夹结构。可以使用Salesforce中的自定义字段来自定义记录的文件夹,所以如果你能以Salesforce公式的形式表达你希望文件放在哪里,我们可以支持。

    我们会尽快与您联系,让您自己看看这一切是如何运作的。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注