SharePointとSalesforceの統合

SharePointとSalesforceの統合 - 2022年に向けて知っておくべき全知識

アナ・ネト 製品とソリューション コメント

最終更新日2021年11月8日

SharePointとSalesforceを併用している企業の話を聞いたことがありますね。SharePointとSalesforceの両方を使うことで本当に相乗効果があるのだろうかという疑問が湧いた。 Salesforce SharePointの統合のメリットはあるのか?それとも、その価値がないのでしょうか?

この記事では、この統合の利点と落とし穴を検討し、あなたのシナリオでそれが意味をなすかどうかを判断できるようにします。

メリット - なぜSalesforceとSharePointの統合が必要なのか?

SFDC(Salesforce Dot Com)とも呼ばれるSalesforceは、最も高価なCRMツールの一つであることは広く知られています。2021年、そして13年に向けてばんざい ガートナー社は、Salesforceを「Leader in the World」に連続選出しました。 CRM カスタマーエンゲージメントセンター マジッククアドラント.

2021年8月、「Salesforce」は、関連するすべてのカテゴリーでトップ5入りを果たした。 2021年 CRM Industry Leader アワード (ベストエンタープライズCRMソフトウェアおよびソリューション、ベスト中堅・中小企業向けCRM、ベストビジネスインテリジェンスおよびアナリティクス、ベスト顧客データプラットフォーム)。

Salesforceはなぜ売れているのか?の言葉を借りれば フォレスター・リサーチの主席アナリスト、ケイト・レゲット氏。 Salesforceの強み その理由は、「B2CとB2Bの両方の組織に対応する幅広いエンドツーエンドのポートフォリオ(...)と、それを実現する能力」です。 統合、自動化、予測、処方を容易にするプラットフォーム”.

統合の面に着目してみましょう。Salesforce関連なら何でも揃うクラウドマーケットプレイス「Salesforce AppExchange」を通じて、Salesforceと連携してその力を拡張するあらゆるソリューションが手に入ります。 このようなSalesforceとの統合のうち Salesforce SharePointの統合は人気の高さが際立つ.

その大きな理由のひとつは、お金の節約になることです。 Salesforceのストレージコストを大幅に削減します。.プランに含まれるSalesforceのストレージは、10GB(ファイルストレージ)+10GB(データストレージ)で、ユーザー数に応じて追加されます(正確にはSalesforce.comをご確認ください)。 Salesforceの記憶容量制限 また、これらの ストレージの制限を実施).

例えば、20人のユーザーを持つプロフェッショナル版の組織では、10.4GBのデータストレージ+22.9GBのファイルストレージを受け取ることができます。ファイルや添付ファイルを保存する場合は、ファイルストレージだけが重要なので、22.9GBに焦点を当てます。

標準のSharePointは、1TB+購入ライセンスあたり10GB(正確には 限度額はあなたの計画によります).つまり、その場合、付属のストレージはSalesforceの22.9GBに対して、SharePointでは合計1224GBと40倍以上(!)になっているのです。それでも足りない場合は、SharePointのストレージを1GB増えるごとに$0.20/月で追加購入することができます。これが、SalesforceとSharePointを統合する第一の理由であり、ストレージコストの節約になります。

第二の理由は SharePointはSalesforceに比べ、多くのファイルを保存するのに適している.そう、Salesforceの文書やメモは、アカウントや連絡先など、本当にほとんどのものに添付することができるのです。しかし、このオプションをずっと使っていると、請求書、領収書、作業指示書、契約書など、Salesforceの文書がどんどん溜まっていってしまいます。その結果、貴重な稼働時間を奪い、Salesforceのパフォーマンスを低下させることになります。Salesforceは文書管理システムではないことに留意してください。

文書管理システムにファイルを移行するのが、よりスマートな選択肢です。文書管理システムは、以下のような関連機能を提供します。

  • 他のチームメンバーとの共同作業も可能です。
  • をクリックすると、その文書のバージョン履歴を見ることができます。
  • を使用すると、外部ユーザーにファイルを共有することができます。

落とし穴 - SalesforceとSharePointの統合を行う場合、何に気をつければよいですか?

Salesforceに付属のツールでSharePointと統合しようとすると、以下のようになります。 Salesforceのファイルコネクト (いくつかのオンラインリファレンスでは、SFDC Files Connectと記載されていますが、同じものです)。

その際、いくつか知っておかなければならないことがあります。まず、この方法はSharePoint Onlineでしか使えないということです。以前はオンプレミス版のSharePoint 2013 / 2010でも使えたのですが、最新のドキュメントではライセンスオプションも含めて一切触れられていません(有料ライセンスの「Files Connect for on-premises external data sources」は廃止されたようです)。

この統合により、ユーザーはファイルタブとフィードから SharePoint ファイルにアクセスして共有することができ、Salesforce のコンテンツを検索するのと同じ方法で検索することができます。しかし、そもそもファイルが既に SharePoint にある必要があります。これは、ユーザーにとってはあまり直感的ではないかもしれません。特に、Salesforce に慣れていても SharePoint に慣れていない場合はそうでもないかもしれません。

次のページ 財務や顧客に関連するファイルをクラウドに保存したくない場合。.GDPRのようなデータ保護規制に対応しようとすると、このようなわけにはいきません。データがどこに保存され、誰がそれにアクセスできるかを保証するために、個人情報が記載された文書をオンプレミスで保管する必要があります。

そして、Files Connectとの連携がうまくいかないという問題があります。手始めに137ページに及ぶ公式ドキュメント(このセクションの最後にリンクあり)を読みこなさなければならないのですが、このドキュメントがほとんど古い...2015年のFiles Connect発売時に書かれたもので、その更新が乏しい(ほとんどが2016年最終更新)のです。SharePointオンラインは2018年に大幅に見直されたため、いくつかの用語は同じではなく、いくつかのアクションは異なる方法で実行する必要があります。

多くのユーザーは統合の指示に従うだけで、次のような醜いエラーで終わってしまいます。

  • "外部ソースにアクセスできません - 外部データソースはエラーのため利用できません"
  • "あなたにはその操作を行う権限がありません"
  • "Files Connectへのアクセス中に不明なエラーが発生しました。"

アーッ!このような未知のエラーに遭遇することほど、悪いことはないでしょう。このような事態を目の当たりにしたとき、あなたは代替手段を探すべき時であることを知るのです。

Files Connectを使ったSalesforceとSharePointの連携学習(Salesforceドキュメント)

  1. ファイルコネクトセットアップガイド 
  2. Files Connect ユーザーガイド
  3. Salesforce Files Connect 導入ガイド

代替案 - SalesforceとSharePointを統合する良い方法はないでしょうか?

Files Connectに代わる方法として、サードパーティ製の統合ツールを使用する方法があります。Salesforceのエコシステムには、たくさんのSalesforce統合ツールがあります。

Document Extractor Built for Salesforce platform™はそのような統合ツールで、SharePoint Salesforce統合のための#1オプションとなるものです。で見つけることができます。 アプリExchange とConnecting Softwareの ウェブサイト.

Document Extractorは、Salesforceの文書をSharePointに自動的に転送し、元の文書をSharePointでの文書を指すリンクに置き換えます。また、この方法でファイルを移動することで、GDPRやその他の規制要件を満たすことができるため、コンプライアンス&マイグレーションツールとして見ることも可能です。

Document ExtractorはSalesforceプラットフォームのビデオのために構築された

一般的な考え方は、エンドユーザーが最初に保存した場所、つまりそれぞれのアカウント、リード、またはあらゆる種類のオブジェクトの下のSalesforceにあるファイルにアクセスすることです。

背景には Document Extractorは自動的にファイルを検出し、SharePointの対応するライブラリに移動し、Salesforceにリンクを残す を、その場に置く。

ユーザーは、Salesforceでファイルを期待したのとまったく同じ場所にリンクが表示されるので、ユーザーにとっては同じことであり、ユーザー体験は変わりません。

ドキュメントは、SharePoint のドキュメントを指す Salesforce 上のリンクに置き換えられます。

また、Document Extractorでは、Salesforceの文書の作成者、編集者、所有者の情報をSharePointに転送し、文書の追跡を容易にしました。また、オリジナルファイルの名前と拡張子も転送されますので、ユーザーはSalesforceで名前と拡張子の両方からそれらのファイルを検索することができます。また、バージョン履歴も残ります。

ドキュメントのバージョン履歴はSalesforce上でそのまま保持され、各バージョンのドキュメントにアクセスできるようになります。

さらに、サービスは、Salesforce上の同じ場所で同じ名前のドキュメントを2つ見つけると、SharePoint上に2つのドキュメントを作成し、SharePoint上に両方のファイルが存在するように接尾辞を追加します。

Salesforce の新しいオブジェクトにドキュメントを追加すると、Document Extractor は、SharePoint に保存するための正しいフォルダを自動的に作成します。これは、アカウント、コンタクト、リード、オポチュニティなどの標準オブジェクト、またはカスタムオブジェクトにも適用されます。さらに、Document Extractor は、同じ構造と、その新しいオブジェクトに関連するすべてのドキュメントを保持します。

数名 新機能 は、先日Document Extractorに追加されたものです。新機能の長いリストの中から、私のベスト5を紹介します。

  1. SharePointとのフル同期 - ユーザーがSharePointに直接ファイルをアップロードした場合や、SharePoint内でファイルの移動、削除、名前変更などを行った場合でも
  2. より良いファイル名=より簡単な検索-。 Salesforceでのファイル名の変更はSharePointにも同期され、Salesforceのカスタムフィールドを使用してSharePointでファイル名をカスタマイズすることができるようになりました
  3. SharePointのライセンスがお得 - SharePointのライセンスがなくても、SharePointからドキュメントを取得することができます。
  4. ファイルプレビュー (ベータ) - SharePointで対応している全てのファイル形式は、Salesforceのプレビューをご覧ください。
  1. ブロックチェーンシール統合を実現 - と連携することで、面倒で繰り返しの多い事務処理に終止符を打ち、最高のセキュリティを手に入れることができます。 SharePoint用CBブロックチェーンシール

これらの新機能は、Document Extractorをご愛用いただいているお客様からいただいたご意見に対応するために追加したものです。Document Extractorのお客様の声をお聞きになりたい方は、こちらをご覧ください。

を読むことができます。 Document Extractorのレビュー 民間企業のお客様による

「Document Extractorの導入により、エンドユーザーにはシームレスな処理が可能になりました。Document Extractorは、エンドユーザーにとってシームレスなプロセスであり、その存在に気づかないほどです。
Andrea Getty - Dorman Products Inc.

を読むこともできます。 見直し 公共機関のお客様が、Salesforce AppExchangeの中にDocument Extractorを見つけ、複雑な状況を簡単に解決できるようになったと喜んでおられました。

"最初にDocument Extractorを見つけたとき、もしそれが缶に書いてある通りに動作するならば、私たちの要求をすべて満たしてくれるだろうと思いました。基本的な設定をするだけで、最初からうまくいったのです。
クリス・リンチ - クリス・リンチITコンサルティング取締役

すでにSharePointにドキュメントを持っていて、Salesforceでリンクしたい場合はどうすればいいですか?

もし、あなたが既にMicrosoft SharePointを使っていて、すべてのファイルがSharePointにある場合、Salesforceを始める前に、当然、Salesforceオブジェクトにそれらの既存の文書へのリンクを持たせたいと思うでしょう。

ファイル名やフォルダ構造に基本的なルールがある場合、私たちのConnect Bridge 統合プラットフォーム のように、Salesforceで作成したURLから、SharePointで作成したドキュメントを指すようにします。この結果は、通常のDocument Extractorのインストールと同じで、SalesforceからSharePointのドキュメントへのリンクになります。ここで重要なのは、URLは、Salesforceの標準オブジェクトやカスタムオブジェクトの下に作成することができるということです。

他にもSalesforceと統合できるものはありますか?

実際には、どのような種類のデータセットでも、Salesforceと同様の方法で統合することができます。 CBオンプレム・データベースからSalesforce Syncへ のソリューションを提供します。このソリューションは Connect Bridge統合プラットフォーム として使用することができます。 SQL Server - Salesforce コネクタ.

実際には、この統合プラットフォームはかなり柔軟性があり、以下のようなことが可能です。 Salesforce に Microsoft SQL Server を接続する.などのローカルなデータベース管理システム(DBMS)を接続することも可能です。 オラクル, SAP HANA, MariaDBまたは MySQL をSalesforceに変更しました。

を手に入れることができます。 Salesforceからのデータ をSQL Serverまたは他のローカルデータベースにコピーします。 逆をやる: データベースからデータを取得し、Salesforceに入れる。

つまり、既存のあらゆるデータベースに接続できるため、あらゆる種類の柔軟な移行・同期ソリューションを構築することができます。カスタムソリューションのような通常の手間や問題なしに、データ統合のニーズにぴったり合ったものを手に入れることができるので、Salesforceの統合から取り出せるものを最大限に活用することができるのです。

3つの簡単なステップで始められる

SalesforceのドキュメントをSharePointに移行する準備はできましたか?ここでは、必要な手順をご紹介します。

ステップ1 - 要件の確認

まず、ご利用になるSharePointとSalesforceのバージョンが、Document Extractorの対応バージョンリストに含まれているかどうかをご確認ください。- Microsoft SharePoint 2010、2013、2016、2019、Online(Office 365) - Salesforce Professional、Enterprise、Unlimited、Force.com、Developer - Lightning ExperienceとClassicの両者

ステップ2 - Document Extractorのダウンロード

まずは、SaaS版を フリートライアル.SalesforcesのものでもOKです。 アプリExchange で、セルフホスティング版も用意されています。

前述の通り、トライアルは無料ですが、通常のショッピングカートの手続きをして、$0.00のコストで注文する必要があります。そうすると、メールで案内が届きます。

ステップ3 - サンドボックスへのインストール

指示メールが届いたら、次のようにクリックする必要があります。 登録の完了.

そこから、インストールが始まります。私たちは常に、まずサンドボックスにDocument Extractorをインストールし、その後、本番環境に移行することを推奨しています。そのためには テスト/サンドボックス について インスタンス フィールドよりも 生産 今のところ

を選択した場合 テスト/サンドボックスをクリックすると、サンドボックスサービスのユーザー名を入力する必要があります。これは単に専用のシステム管理者です。このユーザーは、システムの変更を許可するために、昇格したアクセス権を持っている必要があります。また、このアカウントは、他の人がSalesforceにアクセスするために使用されていないことを確認してください。接続テストができるように、サービスユーザのパスワードとセキュリティトークンが必要です。

さらに詳しく設定方法を確認したい場合は、こちらをご覧ください。 チュートリアル・インストール・ビデオ

Document Extractorは、Apexクラスとトリガーのセットを持つマネージドパッケージの助けを借りて、SalesforceからSharePointへドキュメントをスタブするために使用します。インストールされると、インストールされたパッケージのリストに表示されます。

次に、SharePointの設定を行います。ドキュメントを保存するドキュメントライブラリに、ドキュメントの読み書きができる程度の権限を持ったユーザーを設定する必要があります。

Document Extractorは「プッシュ通知」を採用しており、Salesforceにアップロードされた新しいドキュメントを検知するサービスです。また、本サービスでは、すべてのファイルがスタブされたことを確認するためのバックアップ機構として、「フルスキャンポーリング」を使用しています。APIコールの消費を最適化するために、"Full Scan Polling "の間隔を長くすることをお勧めします。

お持ち帰り

Document Extractorは、SharePointとSalesforceの統合をよりよく処理できる、信頼できるSalesforceのサードパーティ統合ツールです。

Document Extractor - より安いストレージ、GDPR対応、ユーザビリティの向上

このツールはSalesforceで使用できます アプリExchange.製品の説明や機能に目を通し、無料で試用したり、SaaS版を購入することができます。

SaaS展開の場合は、接続ソフトウェアのウェブサイトから直接製品を注文するという方法もあります。さらにもう一つの選択肢はセルフホスティング版で、これは製品を完全にコントロールすることを好む大規模な組織で好まれています。

Document Extractorを無料でお試しください。

記事の最終更新日:2021年10月12日

Document Extractorの詳細 Salesforceプラットフォーム用に構築

Salesforce SharePointとの連携にご興味のある方は、以下の記事やケーススタディをご覧ください。

Sを応援したいと思っている方は複数のExchangeサーバを使用している場合には、Exchange接続をチェックしてください。 CB Salesforce Exchange Sync.

アナ・ネト - テクニカルアドバイザー, 著者

アナ・ネト
Connecting Softwareのテクニカルアドバイザー

著者。

私は1997年からソフトウェアエンジニアをしていますが、最近は文章を書いたり、人前で話したりすることが好きになりました。  この投稿の内容やConnect Bridgeに関する質問やコメントはありますか? 是非、ご意見をお聞かせください

 ana@connecting-software.com

コメント 20

  1. こんにちは!Document ExtractorはSalesforceのカスタムオブジェクトで使用できますか?ありがとうございます。

  2. こんにちはセザール、はい、我々はカスタムオブジェクトをサポートしています。ベストは私達に連絡することであろうし、私達はあなたのすべてを示し、答えることができます。
    ベスト
    トーマス

  3. Sharepoint には何千ものドキュメントが精巧な (従来のサブフォルダ) 構造であり、Salesforce には何もありません。Sf のレコードから、すでに存在するすべてのドキュメントを含む対応する Sharepoint の「フォルダ」へのリンクを取得することは可能でしょうか?
    どうやって?

  4. 投稿
    作者

    こんにちは マーク

    Document Extractorで何をするかというと、多かれ少なかれお客様のニーズとは逆で、SFからSharePointに書類を取り寄せています。あなたのニーズには、当社のConnect Bridgeプラットフォームが最も適していると思います。これはDocument Extractorを構築する際に使用したプラットフォームですので、あなたが必要としていることを行う独自のカスタムソフトウェアを簡単に構築することができます。このオプションを検討するために、ご指示いただいたメールでご連絡させていただきます。

    アナ・ネト

  5. こんにちは。
    今日は全てのファイルをSharepointにアップロードしています。ユーザーがSalesforceカスタムオブジェクトのレコードからSharepointを検索したり、レコードにリンクできるようにしたいのです。また、ユーザーが新しいファイルをアップロードする場合は、Sharepointにアップロードする必要があります。貴社のソリューションは両方の方法を提供していますか?

  6. 投稿
    作者

    弊社のソリューションでは、もちろんSalesforceにアップロードされた後、SalesforceからSharePointにファイルを転送します。その後、このソリューションはSalesforce内の元のファイルをURLに置き換えます。

    ドキュメント名と拡張子は Salesforce で管理されているため、ユーザーは Salesforce でこれらのファイルを検索することができます。

    最初に、すべてのファイルがSharePointにある場合、私たちは Connect Bridge プラットフォームを使用して、Salesforce で SharePoint のドキュメントを指す URL を作成することができます。これらの URL は、Salesforce のすべてのデフォルトおよび/またはカスタムオブジェクトの下に作成することができます。

  7. こんにちは。

    このパッケージは、私たちが望んでいたことのいくつかを実現してくれそうです。 しかし、新しいカスタムオブジェクト(すなわち機会)がSalesforceで作成されたときに、Sharepoint内にフォルダが作成され、この機会に関連するすべてのドキュメントが保存されるように統合したいとも考えています。 その後、オポチュニティが獲得されると、Salesforce システムはプロジェクトを作成します。 そして、すべてのプロジェクト文書をこの1つのオポチュニティフォルダにも保存しておきたいのです。 これは簡単に可能なことですか? ありがとうございます

  8. 投稿
    作者

    はい、新しいオブジェクトを追加すると、製品は自動的にSharePoint上に新しいフォルダを追加します。さらに、同じ構造を保持し、その新しいオブジェクトに関連するすべてのドキュメントを保持します。

  9. Document Extractorを使ったSalesforceとSharePointの統合デモの依頼

  10. 投稿
    作者

    それは私たちの喜びになります弊社の営業チームがすぐにご連絡を差し上げます。

  11. ハイ

    我々は、このアプリを介して可能です毎週末にSalesforceのorgからポイントを共有するためのレポートをアップロードすることを探しています

    バウナ・シン

  12. 投稿
    作者

    レポートがアカウントの下にあるとします。レポートは、Salesforce に初めてレポートを配置したときに SharePoint にアップロードされ、そのアカウントのフォルダの下に移動します。この最初のレポートを操作するたびに、実際には SharePoint ドキュメントで作業することになります。Salesforce 側には、このレポートへのリンクがあります。つまり、SharePoint または Salesforce からアクセスしても、同じ効果があります。

    1週間後にそのアカウントで新しいレポートを作成すると、また同じことが起こる。

  13. こんにちは。

    私たちは、多くのドキュメントを一緒にアップロードし、カスタムオブジェクトの右のレコードにこれらのドキュメントを添付するためのpexとLightningコンポーネントを使用してSalesforceアプリケーションを作成しています。

    Document Extractorを使ってSharePointに書類を移動することはできますか?Document Extractorの処理と弊社の申請が重なることはありますか?

  14. 投稿
    作者

    ドキュメントが標準の Salesforce ファイル (コンテンツドキュメント) または添付ファイルである限り、Document Extractor はそれらを SharePoint に移動できます。カスタムオブジェクトに添付されたファイルに問題はありません。試しに行って、ご自身で試してみることをお勧めします。

  15. Salesforceでは、機会の種類ごとに3種類のフォルダ構造を用意しています。 Document Extractorはこれをどのように処理しますか? ありがとうございます。

  16. 投稿
    作者

    Document Extractorは、デフォルトではSalesforceオブジェクトの名前と階層に基づいた独自のフォルダ構造を使用します。Salesforceのカスタムフィールドを利用してレコードのフォルダをカスタマイズすることも可能ですので、Salesforceの計算式としてファイルの行き先を表現できれば対応可能です。

    近いうちにご連絡させていただきますので、ご自身のためにどのように機能するのかをご確認いただけます。

  17. nice post .このような投稿をしてくださってありがとうございます。

  18. 上記の記事を楽しく読みました。本当にすべてを詳細に説明してくれています。ありがとうございます。これからの記事も頑張ってください。

  19. ハイ

    現在、SalesforceからSharePointへのデータ移行が必要なプロジェクトに取り組んでいます。 ドキュメントエクストラクターはそのようなことにも対応できるのでしょうか?

  20. 投稿
    作者

    Document Extractorは、ドキュメントの移行・同期に特化した製品です。ドキュメントではなく、データの移行を行うには、以下のようになります。 Connect Bridgeは、当社の統合プラットフォームです。

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