ビジネスの現場では、SharePointとSalesforceは人気の高いダイナミックデュオです。しかし SharePointとSalesforceのパワーを結集し、驚異的な効果を発揮する。それとも、ただの誇大広告なのでしょうか？
この記事では、SalesforceとSharePointの統合の利点と欠点を探り、特定のシナリオのために情報に基づいた決定を下すことができるようにします。
以下は目次である：
- メリット - なぜSalesforceとSharePointの統合が必要なのか？
- 落とし穴 - SalesforceとSharePointを統合する場合、どのような点に注意すべきでしょうか？
- 代替案 - SalesforceとSharePointを統合する良い方法はありますか？
- 3つの簡単なステップで始められる
- もうひとつのシナリオ - すでにSharePointに文書があり、Salesforceでリンクしたい場合はどうすればよいですか？
- Salesforceコネクタ - 他にSalesforceと統合できるものはありますか？
- お持ち帰り
最終更新日：2023年9月20日
メリット - なぜSalesforceとSharePointの統合が必要なのか？
Salesforceは、SFDC（Salesforce Dot Com）としても知られ、市場で最も堅牢で機能豊富なCRMツールの1つとして広く認識されています。のリーダーとして一貫して認められています。 CRM カスタマーエンゲージメントセンター マジッククアドラント がガートナー社から発売され、業界におけるその存在感を示しています。
専門家も同意見のようです。コンステレーション・リサーチの創設者兼会長であるレイ・ワンは、Salesforceを "The "と呼んでいます。 もんぜんのひょうまた、Forrester Research社の副社長兼主席アナリストであるKate Leggett氏は、Salesforceの成功は、「プリパッケージされたAIシナリオを注入した、強固な全体的な販売能力」に起因していると付け加えています。
統合面に着目し、Salesforce関連ソリューションのクラウドマーケットプレイス「Salesforce AppExchange」が提供するのは Salesforceの機能を拡張する数多くの統合。.これらの統合の中で Salesforce SharePointの統合は、人気のある選択肢として際立っています。.この統合が広く使われているのにはいくつかの理由があります：
コスト削減
Salesforceのストレージコストは相当なものですが、SharePointと統合することで、組織は以下のことが可能になります。 SharePointの大容量ストレージを活用する。その結果、大幅なコスト削減を実現しました。例えば、Salesforceでは10GB（ファイルストレージ）＋10GB（データストレージ）、ユーザー数に応じてストレージが追加されますが、SharePointでは1ライセンス購入ごとに1TB＋10GBのストレージを提供します。
つまり、SharePointはSalesforceの40倍以上のストレージを提供することになり、その結果、潜在的に 大幅なコストダウン.さらに、SharePointのストレージを1GBあたり$0.20/月というリーズナブルな価格で追加購入することが可能です。
強化されたファイルストレージ
Salesforceは、ドキュメントを様々なエンティティに添付することができますが、この機能に依存しすぎると、環境が乱れ、パフォーマンスが低下することがあります。一方、SharePointは、大量のファイルを保存することに長けており、その役割を担っています。 堅牢な文書管理システム.SharePointにファイルを移行することで、組織は以下のような機能を享受することができます：
- リアルタイム コラボレーション をチームメンバーと共有する（オプションでファイルのチェックインとアウトを行う）、
- バージョン履歴 トラッキング、および
- ができるようになりました。 外部ユーザーとファイルを共有する.
落とし穴 - SalesforceとSharePointの統合を行う場合、何に気をつければよいですか？
SalesforceとSharePointを統合するメリットは大きいですが、潜在的な落とし穴や課題も認識しておくことが不可欠です。ここでは、検討すべきポイントをいくつか紹介します：
互換性の制限
SalesforceとSharePointの統合は、Salesforceのネイティブツール、すなわちSalesforceの使用する ファイルコネクト (ネット上の文献ではSFDC Files Connectと記載されているものもあります。) のサポートは、SharePoint Onlineに限定されます。オンプレミスのSharePoint 2013/2010など、旧バージョンのSharePointはサポート対象外となります。
コンプライアンスに関する留意点
財務や顧客関連の機密ファイルをクラウドに保存すると、懸念が生じる可能性がある GDPRなどのデータ保護規制に関するものです。組織は、コンプライアンス義務を慎重に評価し、データの保存とアクセスの管理を維持するために、そのような文書をオンプレミスで保存する必要があるかどうかを判断する必要があります。
実装の課題
Files Connectを使用してSalesforce SharePointの統合を設定することは複雑で、古いドキュメントをナビゲートする必要があるかもしれません。多くのユーザーは、ドキュメントに記載されている統合の指示に従うだけで、次のような厄介なエラーで終わります：
- "外部ソースにアクセスできません-外部データソースはエラーのため利用できません"
- "その操作を行う権限がありません"
- "ファイルコネクトへのアクセス中に不明なエラーが発生しました"
アーッ！このような未知のエラーに遭遇することほど、悪いことはないでしょう。このような事態が発生した場合、代替案を探す必要があります。
代替案 - SalesforceとSharePointを統合する良い方法はないでしょうか？
Salesforceのネイティブ統合ツールに関連する制限と課題を考慮すると、より合理的で信頼性の高い統合オプションを提供する代替アプローチを検討する価値があります。その最良の方法は、SalesforceとSharePointの統合のために特別に設計されたサードパーティーの統合ツールを見つけることです。
Document ExtractorはSalesforceプラットフォームのために構築されたは、Salesforce SharePoint の統合を簡素化し、強化するサードパーティの統合ツールの優れた例です。このツール Salesforceの文書をSharePointに転送し、Salesforce内のリンクに置き換える作業を自動化する。.
さらに、サービスは、Salesforce上の同じ場所で同じ名前のドキュメントを2つ見つけると、SharePoint上に2つのドキュメントを作成し、SharePoint上に両方のファイルが存在するように接尾辞を追加します。
Salesforce の新しいオブジェクトにドキュメントを追加すると、Document Extractor は、SharePoint に保存するための正しいフォルダを自動的に作成します。これは、アカウント、コンタクト、リード、オポチュニティなどの標準オブジェクト、またはカスタムオブジェクトにも適用されます。さらに、Document Extractor は、同じ構造と、その新しいオブジェクトに関連するすべてのドキュメントを保持します。
これらのことから、この統合により、GDPRなどの規制への対応、シームレスなユーザー体験、文書情報やバージョン履歴の保存など、いくつかの利点が得られることになります。
Document Extractorの主な特徴は以下の通りです：
- SharePointとフルシンクロ:
ユーザーはSharePointに直接ファイルをアップロードし、ファイルの移動、削除、名前の変更を実行し、すべての変更をSalesforceとシームレスに同期させることができます。つまり、SalesforceからSharePointへのファイル移動はもちろん、必要に応じてその逆も可能です。
- より良いファイル名と、より簡単な検索:
Salesforceでファイル名を変更すると、SharePointの対応するファイル名が更新されるため、検索性が向上します。また、Salesforceのカスタムフィールドを使用して、SharePointのファイル名をカスタマイズすることも可能です。
- SharePointライセンスがお得に:
ユーザーは、個別にSharePointのライセンスを必要とせず、SharePointに保存された文書にアクセスすることができ、ライセンスコストを削減することができます。
- ファイルプレビュー:
SharePointでサポートされているすべてのファイルタイプについては、Salesforceのプレビューを参照してください。
- Blockchain Sealing Integration:
CB Blockchain Seal for SharePointとの統合により、最高レベルのセキュリティが確保され、手作業による事務処理の確認が不要になります。
これらの新機能は、Document Extractorをご愛用いただいているお客様からいただいたご意見に対応するために追加したものです。Document Extractorのお客様の声をお聞きになりたい方は、こちらをご覧ください。
を読むことができます。 Document Extractorのレビュー 民間企業のお客様による
「Document Extractorの導入により、エンドユーザーにはシームレスな処理が可能になりました。Document Extractorは、エンドユーザーにとってシームレスなプロセスであり、その存在に気づかないほどです。
を読むこともできます。 見直し 公共機関のお客様が、Salesforce AppExchangeの中にDocument Extractorを見つけ、複雑な状況を簡単に解決できるようになったと喜んでおられました。
"最初にDocument Extractorを見つけたとき、もしそれが缶に書いてある通りに動作するならば、私たちの要求をすべて満たしてくれるだろうと思いました。基本的な設定をするだけで、最初からうまくいったのです。
3つの簡単なステップで始められる
ステップ1 - 要件の確認
まず、使用するSharePointとSalesforceのバージョンがDocument Extractorの対応バージョンリストにあるかどうかを確認する必要があります：
- マイクロソフト SharePoint 2013、2016、2019、オンライン（Office 365）
- Salesforce Professional、Enterprise、Unlimited、Force.com、Developer - Lightning ExperienceとClassicの両方
ステップ2 - Document Extractorのダウンロード
まずは、SaaS版を フリートライアル.SalesforcesのものでもOKです。 アプリExchange で、セルフホスティング版も用意されています。
前述の通り、トライアルは無料ですが、通常のショッピングカートの手続きをして、$0.00のコストで注文する必要があります。そうすると、メールで案内が届きます。
ステップ3 - サンドボックスへのインストール
指示メールが届いたら、次のようにクリックする必要があります。 登録の完了.
そこから、インストールが始まります。私たちは常に、まずサンドボックスにDocument Extractorをインストールし、その後、本番環境に移行することを推奨しています。そのためには テスト/サンドボックス について インスタンス フィールドよりも 生産 今のところ
を選択した場合 テスト/サンドボックスをクリックすると、サンドボックスサービスのユーザー名を入力する必要があります。これは単に専用のシステム管理者です。このユーザーは、システムの変更を許可するために、昇格したアクセス権を持っている必要があります。また、このアカウントは、他の人がSalesforceにアクセスするために使用されていないことを確認してください。接続テストができるように、サービスユーザのパスワードとセキュリティトークンが必要です。
さらに詳しく設定方法を確認したい場合は、こちらをご覧ください。 チュートリアル・インストール・ビデオ.
Document Extractorは、Apexクラスとトリガーのセットを持つマネージドパッケージの助けを借りて、SalesforceからSharePointへドキュメントをスタブするために使用します。インストールされると、インストールされたパッケージのリストに表示されます。
次に、SharePointの設定を行います。ドキュメントを保存するドキュメントライブラリに、ドキュメントの読み書きができる程度の権限を持ったユーザーを設定する必要があります。
Document Extractorは「プッシュ通知」を採用しており、Salesforceにアップロードされた新しいドキュメントを検知するサービスです。また、本サービスでは、すべてのファイルがスタブされたことを確認するためのバックアップ機構として、「フルスキャンポーリング」を使用しています。APIコールの消費を最適化するために、"Full Scan Polling "の間隔を長くすることをお勧めします。
もう一つのシナリオ - SharePointにすでに文書があり、Salesforceでそれにリンクしたい場合はどうすればよいですか？
もし、あなたが既にMicrosoft SharePointを使っていて、すべてのファイルがSharePointにある場合、Salesforceを始める前に、当然、Salesforceオブジェクトにそれらの既存の文書へのリンクを持たせたいと思うでしょう。
ファイル名やフォルダ構造に基本的なルールがある場合、私たちのConnect Bridge 統合プラットフォーム のように、Salesforceで作成したURLから、SharePointで作成したドキュメントを指すようにします。この結果は、通常のDocument Extractorのインストールと同じで、SalesforceからSharePointのドキュメントへのリンクになります。ここで重要なのは、URLは、Salesforceの標準オブジェクトやカスタムオブジェクトの下に作成することができるということです。
Salesforceコネクター - Salesforceと他に何を統合できますか？
実際には、この統合プラットフォームはかなり柔軟性があり、以下のようなことが可能です。 Salesforce に Microsoft SQL Server を接続する.Document Extractor自体は、Connect BridgeをベースにSalesforceとSharePointのコネクタを追加したものです。のようなローカルのデータベース管理システム（DBMS）を接続することもできます。 オラクル, SAP HANA, MariaDBまたは MySQL をSalesforceに変更しました。
を手に入れることができます。 Salesforceからのデータ をSQL Serverまたは他のローカルデータベースにコピーします。 逆をやる: データベースからデータを取得し、Salesforceに入れる。
つまり、既存のあらゆるデータベースに接続できるため、あらゆる種類の柔軟な移行・同期ソリューションを構築することができます。カスタムソリューションのような通常の手間や問題なしに、データ統合のニーズにぴったり合ったものを手に入れることができるので、Salesforceの統合から取り出せるものを最大限に活用することができるのです。
SalesforceのドキュメントをSharePointに移行する準備はできましたか？ここでは、必要な手順をご紹介します。
お持ち帰り
SharePointとSalesforceを統合することで、コスト削減、ファイルストレージ機能の向上、コラボレーションの強化を求める組織にとって、大きなメリットを得ることができます。Files ConnectのようなSalesforceのネイティブな統合オプションには課題がありますが、Document Extractorのようなサードパーティーの統合ツールは、より包括的で信頼できるアプローチを提供します。
このツールはSalesforceで使用できます アプリExchange.製品の説明や機能に目を通し、無料で試用したり、SaaS版を購入することができます。
SaaS展開の場合は、接続ソフトウェアのウェブサイトから直接製品を注文するという方法もあります。さらにもう一つの選択肢はセルフホスティング版で、これは製品を完全にコントロールすることを好む大規模な組織で好まれています。
原文掲載日： 2019年8月8日
記事の最終更新日：2023年9月20日
Salesforceプラットフォーム用Document Extractorの詳細
Salesforce SharePointとの連携にご興味のある方は、以下の記事やケーススタディをご覧ください。
Sを応援したいと思っている方は複数のExchangeサーバを使用している場合には、Exchange接続をチェックしてください。 CB Salesforce Exchange Sync.
アナ・ネト
Connecting Softwareのテクニカルアドバイザー
著者。
私は1997年からソフトウェアエンジニアをしていますが、最近は文章を書いたり、人前で話したりすることが好きになりました。 この投稿の内容やDocument Extractorに関する質問やコメントはありますか？ 是非、ご意見をお聞かせください
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最終的なメモと参考文献
Sを応援したいと思っている方は複数のExchangeサーバを使用している場合には、Exchange接続をチェックしてください。 CB Salesforce Exchange Sync.
ファイルコネクトを使ったSalesforceとSharePointの連携について詳しく知りたい方はこちら（Salesforceドキュメンテーション）
Comments 24
こんにちは！Document ExtractorはSalesforceのカスタムオブジェクトで使用できますか？ありがとうございます。
こんにちはセザール、はい、我々はカスタムオブジェクトをサポートしています。ベストは私達に連絡することであろうし、私達はあなたのすべてを示し、答えることができます。
ベスト
トーマス
Sharepoint には何千ものドキュメントが精巧な (従来のサブフォルダ) 構造であり、Salesforce には何もありません。Sf のレコードから、すでに存在するすべてのドキュメントを含む対応する Sharepoint の「フォルダ」へのリンクを取得することは可能でしょうか？
どうやって？
Author
こんにちは マーク
Document Extractorで何をするかというと、多かれ少なかれお客様のニーズとは逆で、SFからSharePointに書類を取り寄せています。あなたのニーズには、当社のConnect Bridgeプラットフォームが最も適していると思います。これはDocument Extractorを構築する際に使用したプラットフォームですので、あなたが必要としていることを行う独自のカスタムソフトウェアを簡単に構築することができます。このオプションを検討するために、ご指示いただいたメールでご連絡させていただきます。
アナ・ネト
こんにちは。
今日は全てのファイルをSharepointにアップロードしています。ユーザーがSalesforceカスタムオブジェクトのレコードからSharepointを検索したり、レコードにリンクできるようにしたいのです。また、ユーザーが新しいファイルをアップロードする場合は、Sharepointにアップロードする必要があります。貴社のソリューションは両方の方法を提供していますか？
Author
弊社のソリューションでは、もちろんSalesforceにアップロードされた後、SalesforceからSharePointにファイルを転送します。その後、このソリューションはSalesforce内の元のファイルをURLに置き換えます。
ドキュメント名と拡張子は Salesforce で管理されているため、ユーザーは Salesforce でこれらのファイルを検索することができます。
最初に、すべてのファイルがSharePointにある場合、私たちは Connect Bridge プラットフォームを使用して、Salesforce で SharePoint のドキュメントを指す URL を作成することができます。これらの URL は、Salesforce のすべてのデフォルトおよび/またはカスタムオブジェクトの下に作成することができます。
こんにちは。
このパッケージは、私たちが望んでいたことのいくつかを実現してくれそうです。 しかし、新しいカスタムオブジェクト(すなわち機会)がSalesforceで作成されたときに、Sharepoint内にフォルダが作成され、この機会に関連するすべてのドキュメントが保存されるように統合したいとも考えています。 その後、オポチュニティが獲得されると、Salesforce システムはプロジェクトを作成します。 そして、すべてのプロジェクト文書をこの1つのオポチュニティフォルダにも保存しておきたいのです。 これは簡単に可能なことですか？ ありがとうございます
Author
はい、新しいオブジェクトを追加すると、製品は自動的にSharePoint上に新しいフォルダを追加します。さらに、同じ構造を保持し、その新しいオブジェクトに関連するすべてのドキュメントを保持します。
Document Extractorを使ったSalesforceとSharePointの統合デモの依頼
Author
それは私たちの喜びになります弊社の営業チームがすぐにご連絡を差し上げます。
ハイ
我々は、このアプリを介して可能です毎週末にSalesforceのorgからポイントを共有するためのレポートをアップロードすることを探しています
バウナ・シン
Author
レポートがアカウントの下にあるとします。レポートは、Salesforce に初めてレポートを配置したときに SharePoint にアップロードされ、そのアカウントのフォルダの下に移動します。この最初のレポートを操作するたびに、実際には SharePoint ドキュメントで作業することになります。Salesforce 側には、このレポートへのリンクがあります。つまり、SharePoint または Salesforce からアクセスしても、同じ効果があります。
1週間後にそのアカウントで新しいレポートを作成すると、また同じことが起こる。
こんにちは。
私たちは、多くのドキュメントを一緒にアップロードし、カスタムオブジェクトの右のレコードにこれらのドキュメントを添付するためのpexとLightningコンポーネントを使用してSalesforceアプリケーションを作成しています。
Document Extractorを使ってSharePointに書類を移動することはできますか？Document Extractorの処理と弊社の申請が重なることはありますか？
Author
ドキュメントが標準の Salesforce ファイル (コンテンツドキュメント) または添付ファイルである限り、Document Extractor はそれらを SharePoint に移動できます。カスタムオブジェクトに添付されたファイルに問題はありません。試しに行って、ご自身で試してみることをお勧めします。
Salesforceでは、機会の種類ごとに3種類のフォルダ構造を用意しています。 Document Extractorはこれをどのように処理しますか？ ありがとうございます。
Author
Document Extractorは、デフォルトではSalesforceオブジェクトの名前と階層に基づいた独自のフォルダ構造を使用します。Salesforceのカスタムフィールドを利用してレコードのフォルダをカスタマイズすることも可能ですので、Salesforceの計算式としてファイルの行き先を表現できれば対応可能です。
近いうちにご連絡させていただきますので、ご自身のためにどのように機能するのかをご確認いただけます。
nice post .このような投稿をしてくださってありがとうございます。
上記の記事を楽しく読みました。本当にすべてを詳細に説明してくれています。ありがとうございます。これからの記事も頑張ってください。
ハイ
現在、SalesforceからSharePointへのデータ移行が必要なプロジェクトに取り組んでいます。 ドキュメントエクストラクターはそのようなことにも対応できるのでしょうか？
Author
Document Extractorは、ドキュメントの移行・同期に特化した製品です。ドキュメントではなく、データの移行を行うには、以下のようになります。 Connect Bridgeは、当社の統合プラットフォームです。
C'est la première fois que je fréquente votre web page et je suis surprie de la recherche que vous avez effectué pour cette incroyable publication.
素晴らしい出来栄えです。
とてもエネルギッシュな記事で、とても気に入っています。
第2部もあるのですか？
こんにちは、ちょうどあなたのウェブログにアラートになるスルーGoogle、および。
は、本当に有益であることを発見しました。乾杯
素晴らしい投稿です。私はこれらの問題のいくつかを、次のように経験することになります。
まあ