SharePointとSalesforceの統合 - 2021年に知っておくべきすべてのこと

最終更新日2021年1月11日

SalesforceとSharePointの両方を使っている会社の話を聞きました。両方のアプリケーションを使用することで、何かメリットがあるのか、本当の相乗効果があるのか、疑問に思ったことでしょう。Salesforce SharePointの統合にメリットはあるのでしょうか、それとも単に意味がないのでしょうか？この記事では、メリットと落とし穴を見て、あなたの心を決めてみましょう。

なぜSalesforceとSharePointの統合を検討すべきなのか？

実は、SFDC（Salesforce Dot Com）とも呼ばれるSalesforceは、最も高価なCRMツールの一つです。だからといって、顧客が満足していないわけではありません。2020年6月、ガートナーはSalesforceをリーダーに指名しました。 CRM カスタマーエンゲージメントセンター マジッククアドラント を12年連続で獲得しました。2019年9月には、Salesforceが  2019年CRMマーケットリーダー賞 にあると述べています。これらの賞を分析したForrester Researchのプリンシパルアナリスト、Kate Leggett氏は、Salesforceの強みは「B2CとB2Bの両方の組織に対応する幅広いエンドツーエンドのポートフォリオ（...）と、統合、自動化、予測、処方箋を容易にするプラットフォームを提供する能力」にあると述べています。

統合といえば、Salesforceとの統合の中でも Salesforce SharePointの統合は人気の高さが際立つ.その主な理由の1つは、Salesforceのストレージコストを大幅に節約できるというお金の節約になります。標準の SharePoint ストレージは、1 TB に加えて、購入したライセンスごとに 10 GB が加算されます (正確には 限度額はあなたの計画によります).それだけでは足りない場合は、$0.20/月のGB追加でストレージを追加購入するという非常にリーズナブルな価格で購入することができます。これがSalesforceとSharePointを統合する最初の理由です。

第二の理由は SharePointはSalesforceよりも負荷の高いファイルの保存に優れています。.はい、Salesforceにはアカウントに文書やメモを添付する機能があります - オプションとして。しかし、それを実行すると、すべての請求書、契約書、作業明細書、その他の類似文書が本当に山積みになってしまいます。結局、貴重な運用能力を奪ってしまい、Salesforceの動作が遅くなってしまいます。

文書管理システムにファイルを移動することは、よりスマートなオプションです。文書管理のために設計されたシステムで、次のようなより多くの機能を提供してくれます。

• 同僚と文書を共同で作成することができます。
• をクリックすると、完全なバージョン履歴を見ることができます。
• を使用すると、外部ユーザーにファイルを共有することができます。

SharePointとSalesforceの連携の落とし穴とは？

Salesforceに付属のツールだけを使ってSharePointとSalesforceを統合しようとすると、通常は Salesforceのファイルコネクト (SFDC Files Connectとしても知られています)。

まず気をつけなければならないのは、これではSharePoint Onlineへの接続しかできないということです。以前はオンプレミス版のSharePoint 2013 / 2010でも動作していましたが、最新のドキュメントではライセンスオプションを含めて一切言及されなくなりました（有料ライセンスの「Files Connect for on-premises external data sources」はもはや利用できないようです）。

この統合により、ユーザーはファイルタブとフィードから SharePoint ファイルにアクセスして共有することができ、Salesforce のコンテンツを検索するのと同じ方法で検索することができます。しかし、そもそもファイルが既に SharePoint にある必要があります。これは、ユーザーにとってはあまり直感的ではないかもしれません。特に、Salesforce に慣れていても SharePoint に慣れていない場合はそうでもないかもしれません。

次に、財務やクライアント関連のファイルをクラウドに保存したくない場合があります。GDPRのようなデータ保護規制に準拠しようとすると、この種の文書をオンプレミスに保存する必要があるかもしれません。

そして、Files Connect の統合を動作させるための問題があります。手始めに、137ページに及ぶ公式ドキュメント（このセクションの最後にリンクがあります）の中から自分のやり方で作業をしなければなりません...それはFiles Connectが2015年に発売されたときに書かれたもので、それに対するアップデートはほとんどありません（ほとんどが2016年に最終更新されました）。2018年にSharePointオンラインが大幅にオーバーホールされたため、いくつかの用語は同じではなく、異なる順序で実行する必要があるアクションもあります。

多くのユーザーは統合の指示に従うだけで、次のような醜いエラーで終わってしまいます。

• "外部ソースにアクセスできません - 外部データソースはエラーのため利用できません"
• "あなたにはその操作を行う権限がありません"
• "Files Connectへのアクセス中に不明なエラーが発生しました。" 

統合プロジェクトを実行しようとしているときに未知のエラーに遭遇することほど、最悪なことはありません。このような状況を目の当たりにしたときには、代替案を探すべき時が来ていることがわかります。

Files Connect の Salesforce ドキュメント。
Files Connect セットアップガイド Files Connect ユーザーガイド Salesforce Files Connect 導入ガイド

SalesforceとSharePointを統合する良い方法はありますか？

仝 ファイル接続の代替 は、サードパーティの統合ツールを使用することです。SalesforceのエコシステムにはたくさんのSalesforce統合ツールがあります。

Document Extractor Built for Salesforce platform™ SharePoint Salesforceの統合を行う場合には、このような統合ツールです。 それは Salesforceに保存されたドキュメントをSharePointに自動転送 に置き換えて、元の文書を れんらく SharePointで指しています。

一般的な考え方としては、ユーザーが元々保存していたファイルを、それぞれのアカウントの下にあるSalesforceのファイルにまだ到達しているということです。

背景には Document Extractorは自動的にファイルを検出し、SharePointの対応するライブラリに移動し、Salesforceにリンクを残します。 その場で

ユーザーは、Salesforce でファイルがあると思っていた場所と全く同じ場所にリンクを見ているので、ユーザーにとっては同じですが、ユーザーエクスペリエンスは変わりません。

また、Document Extractorは、Salesforceドキュメントの作成者、編集者、所有者に関する情報をSharePointに転送し、ドキュメントの追跡を容易にします。元のファイルの名前と拡張子も転送されるので、ユーザーは今でもSalesforceで名前と拡張子の両方でファイルを検索することができます。また、バージョン履歴も保持されます。

さらに、サービスは、Salesforce上の同じ場所で同じ名前のドキュメントを2つ見つけると、SharePoint上に2つのドキュメントを作成し、SharePoint上に両方のファイルが存在するように接尾辞を追加します。

Salesforce の新しいオブジェクトにドキュメントを追加すると、Document Extractor は、SharePoint に保存するための正しいフォルダを自動的に作成します。これは、アカウント、コンタクト、リード、オポチュニティなどの標準オブジェクト、またはカスタムオブジェクトにも適用されます。さらに、Document Extractor は、同じ構造と、その新しいオブジェクトに関連するすべてのドキュメントを保持します。

2020年には、いくつかの Document Extractorに新機能を追加しました.新機能のリストは非常に長いですが、私は強調します。

• SharePointとの完全同期 - ユーザーがSharePointに直接ファイルをアップロードした場合や、SharePointでファイルの移動、名前の変更、削除を行った場合でも、SharePointとの完全同期が可能
• ユーザーがSharePointライセンスを持っていなくても、SharePointからドキュメントを取得することができます。
• SharePointでサポートされているすべてのファイルタイプのSalesforceでのファイルプレビュー。

これらの新機能は、Document Extractorのお客様の成長基盤から得たフィードバックに対応するために追加されました。以下を読むことができます。 Document Extractorのレビュー これらの顧客の一人によって - "Document Extractorを使用することで、エンドユーザーにシームレスなプロセスを提供します。.彼らはそれがそこにあることさえ知らない、それは私たちが望んでいたものです。"アンドレア・ゲティ - ドーマン・プロダクツ株式会社  

要約すると、Document Extractorは多くの利点をもたらし、完全に自動化されており、ストレージコストを劇的に削減するのに役立ちます。

すでにSharePointにドキュメントを持っていて、Salesforceでリンクしたい場合はどうすればいいですか？

最初は、すでに SharePoint ユーザで、すべてのファイルが SharePoint にある場合、Salesforce の使用を開始したときに、Salesforce オブジェクトに既存のドキュメントへのリンクがあるようにしたいと思うのは当然です。

ファイル名やフォルダ構造の中に基礎となるルールがある場合はConnect Bridge 統合プラットフォーム を使用して、SharePoint のドキュメントを指す URL を Salesforce に作成することができます。これらの URL は、Salesforce のすべての標準オブジェクトとカスタムオブジェクトの下に作成することができます。

他にもSalesforceと統合できるものはありますか？

実際には、既存のあらゆる種類のデータセットを同様の方法でSalesforceに統合することができます。ORACLE、SAP HANA、MySQL、MariaDB、Microsoft SQLサーバなど、任意のローカルデータベース管理システム（DBMS）からSalesforceに接続することができます。Salesforceからデータを取得してローカルデータベースに入れるか、データベースからデータを取得してSalesforceに入れる。

つまり、すでに存在するあらゆるタイプのデータベースに接続できるため、あらゆる種類の柔軟なソリューションを作成し、データ統合のニーズに完全に適合させることができます。これは、Salesforce 統合から得られるものを最大限に活用するための素晴らしい方法です。

で行われています。 データベースからSalesforceへの同期 のソリューションを提供します。このソリューションは Connect Bridge統合プラットフォーム.カスタムソリューションの通常の手間や問題がなく、はるかに多くの柔軟性を持っています。

お持ち帰り

Document Extractorは、SharePointとSalesforceの統合をよりうまく処理できる信頼できるSalesforceサードパーティ統合ツールです。

このツールは アプリExchange.製品の説明や機能を勉強したり、無料で試してみたり、SaaS版を購入したりすることができます。

SaaS導入のためのもう一つのオプションは、Connecting softwareのウェブサイトで製品を注文することです。大規模な組織を運営していて、製品を完全にコントロールしたい場合は、セルフホスティング版をご利用ください。選ぶ SaaSの無料トライアル または じこじょうけん 今日は

最終更新日2021年1月11日

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