カスタマーサクセスストーリー クリス・リンチ

Document Extractorで英国政府機関のドキュメント管理を改善

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"最初にDocument Extractorを見つけたとき、もしそれが缶に書いてある通りに動作するならば、私たちの要求をすべて満たしてくれるだろうと思いました。基本的な設定をするだけで、最初からうまくいったのです。

- クリス・リンチ - クリス・リンチITコンサルティング ディレクター


パートナー: クリス・リンチ ITコンサルティング 

本社:英国  

エンドユーザー 活動内容:政府系組織

製品の用途: Document Extractor


誰もが自分は40歳だと言えるわけではありません。 IT業界での長年の経験を生かして、日本と韓国の両方にソリューションを提供しています。 公私ともに充実しています。しかし、クリス・リンチはできるのです

英国政府機関のプロジェクトに2年間従事していたが、新たな挑戦が始まった。

課題 - SalesforceからSharePointへのドキュメントの自動取得

エンドユーザーのドキュメント管理ソリューションはSharePointだった.と、クリス・リンチは説明します。英国政府機関の一般的な戦略目標が「クラウドが第一」であることから、これはSharePoint Online."すべてが確立されていました。" と結論づけています。

それにもかかわらず、その エンドユーザーは、Salesforceにもドキュメントが必要なため、苦労していました。. これは、ドキュメントをそこに置いておきたいが、使い慣れたSharePointの機能を使い続けたいという課題でした(SharePointは、そこで確立されたエンタープライズ・ドキュメント・マネジメント・ソリューションです)。Chris Lynchが言うように、"セールスフォースは、彼ら自身の定義によれば、ドキュメント・マネジメント・プロバイダーではありません。”.

この政府機関が扱う文書の多くは、法的な理由から数年間保存する必要があります。エンドユーザーは、これらの文書にSalesforceでアクセスできなければなりませんが、すべての文書をSalesforceに移動させる必要はありませんでした。この時、クリス・リンチは「次のことを可能にするソリューションを見つけなければならない」と考えた。 資金調達プロジェクト・プログラムに関する文書をアップロードして、SharePointにすべてを保持できるようにする。".そのような解決策を探すことが始まったのです。

最初のアプローチ - ファイルコネクトでは間に合わなかった

彼らが最初にしたことは ファイル接続 をSalesforceから購入しました。展開に少し苦労した後、いざ使ってみると満足できなかった。"ドキュメントのアップロードができないことがわかりました。.私たちにとっては、それは使えないということであり、私たちの要求を満たすものではありませんでした」と彼は指摘する。

"Files Connectでは、SharePointにドキュメントのURLがあります。しかし、Files Connectでは、実際にドキュメントをSharePointにアップロードすることはできません。

解決策 - SalesforceのSharePointとDocument Extractorとの連携を図る

ここで、クリス・リンチは Salesforce AppExchangeそのため、Salesforce SharePointとの統合を思い通りに行うことができるアプリを探していました。 最初にDocument Extractorを見つけたとき、もしそれが缶に書かれている通りに動作するなら、私たちの要求をすべて満たしてくれるだろうと思いました。基本的な設定をするだけで、最初からうまくいったのです。"と指摘する。

とはいえ、最初のステップはProof of Concept(概念実証)でした。これはうまくいき、2週間ほどで完了しました。概念実証から最終的な導入まで、スムーズに進めることができました。結局のところ、それは、次のような問題でした。 Salesforce SharePointの統合要件を満たす、すぐに使えるソリューションを提供。."Document Extractorは、私たちが必要とするものを提供してくれ、しかも最初から機能しています。 バックエンドとフロントエンドの両方のポータルとうまく統合されています。お疲れ様でした。"と述べた後、「バニラプロジェクトでした」と付け加えています。カスタマイズやオーダーメイドの開発はせず、「基本的な設定だけでうまくいきました」とのこと。

詳細と今後について

このプロジェクトには、約150人の社内アクティブユーザーがいます。近いうちにその倍の数になるかもしれません。さらに、多くのコミュニティユーザーも参加しています。これらのユーザーは、ウェブポータルを介して プロジェクトの実施 はフォームタイタンを使用しています。この政府機関では、年間約5000件の資金調達プログラムの書類を扱っていることを考えると、すべてのユーザーが書類にアクセスするわけではありませんが。 このプロジェクトには今でも多くのコミュニティ・ユーザーがいて、簡単に2000人を超える。.

唯一残された課題は 歴史的資料のアップロード."これらのプログラムは10年以上に渡って実行されることがあり、その間、すべての記録や文書を保管しておく必要があります。そこで現在、これらの文書を大量にアップロードして、Document ExtractorがSalesforce内にリンクを張れるようにする方法を開発しています」と説明しています。クリス・リンチ・IT・コンサルティングは、Connecting Softwareと一緒にこの作業を行っています。"Connecting Softwareのチームは、プロセス全体を通して非常に丁寧に対応してくれました。 Connecting Softwareがサプライヤーとして、あるいはサプライヤー候補としてどのように振る舞うかという点では、すべてポジティブなチェックが入っています。"と締めくくっています。


Document Extractorの詳細はこちらをご覧ください。

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