"Lorsque nous avons découvert le Document Extractor, nous avons pensé que s'il faisait ce qu'il disait sur la boîte, il cocherait toutes nos cases. Et c'est ce qu'il a fait : une simple configuration de base et il a fonctionné du premier coup !
- Chris Lynch - Directeur de Chris Lynch IT Consulting
Partenaire: Chris Lynch IT Consulting
Siège social: ROYAUME-UNI
Client final Activité: Organisation gouvernementale
Demande de produit: Document Extractor
Tout le monde ne peut pas dire qu'il a 40 ans des années d'expérience dans le secteur des technologies de l'information, apportant des solutions à la fois pour dans les secteurs privé et public. Mais Chris Lynch le peut !
Il travaillait depuis deux ans sur un projet d'une agence gouvernementale britannique lorsqu'un nouveau défi s'est présenté.
Le défi - Transférer automatiquement des documents de Salesforce à SharePoint
"La solution de gestion de documents chez le client final était SharePoint.explique Chris Lynch. L'objectif stratégique général des agences gouvernementales britanniques étant ”l'informatique dématérialisée d'abord“, il s'agit de SharePoint Online. ”Tout était bien établi“, conclut-il.
Néanmoins, le les utilisateurs finaux avaient des difficultés car ils avaient aussi besoin des documents dans Salesforce. Il s'agissait d'un défi, car ils voulaient que les documents soient là, mais ils voulaient continuer à utiliser les fonctionnalités de SharePoint auxquelles ils étaient habitués (SharePoint étant la solution de gestion des documents d'entreprise établie dans ce pays). Comme le dit Chris Lynch, “Salesforce, par leur propre définition, ne sont pas des fournisseurs de gestion de documents.".
Un grand nombre des documents traités par l'agence gouvernementale doivent être conservés pendant plusieurs années pour des raisons juridiques. Les utilisateurs finaux devaient avoir accès à ces documents dans Salesforce, mais sans avoir à déplacer tous les documents. Chris Lynch s'est alors dit : “Nous devons trouver une solution qui nous permette de télécharger les documents relatifs aux programmes des projets de financement afin que nous puissions tout conserver sur SharePoint”. C'est alors que la recherche d'une telle solution a commencé.
La première approche - Les fichiers connectés n'ont pas fait l'affaire
La première chose qu'ils ont faite a été d'obtenir Les fichiers se connectent de Salesforce. Après avoir eu un peu de mal à le déployer, ils n'ont pas été satisfaits lorsqu'ils l'ont enfin essayé. “Nous avons constaté qu'il n'est pas possible de télécharger des documents avec ce logiciel.. Pour nous, cela signifiait qu'il était inutilisable, il n'était tout simplement pas adapté à nos besoins”, souligne-t-il.
“Avec Files Connect, vous avez l'URL du document dans SharePoint. Mais Files Connect n'est pas à la hauteur parce qu'il n'est pas possible de télécharger le document dans SharePoint, il doit déjà s'y trouver”, résume-t-il.
La solution - Obtenir l'intégration de Salesforce SharePoint avec Document Extractor
A ce moment-là, Chris Lynch s'est tourné vers Force de vente AppExchangeIl s'agissait de trouver une application capable de prendre en charge l'intégration de Salesforce SharePoint comme ils le souhaitaient. "Lorsque nous avons découvert Document Extractor, nous avons pensé que s'il faisait ce qui était écrit sur la boîte, il répondrait à toutes nos attentes. Et c'est ce qui s'est passé : une simple configuration de base, et ça a marché du premier coup !”, note-t-il.
Néanmoins, la première étape a consisté en une validation du concept. Cela a plutôt bien fonctionné et a pris quelques semaines. De la validation du concept au déploiement final, le processus s'est déroulé sans heurts. En somme, il s'agissait d'avoir une solution prête à l'emploi qui répondait à leurs exigences en matière d'intégration de Salesforce SharePoint. “Le Document Extractor répond à nos besoins et fonctionne du premier coup. Il s'intègre bien à notre portail backend et frontend. C'est fait !”Il ajoute ensuite : “C'était un projet Vanilla” - pas de personnalisation ou de développement sur mesure - “juste une configuration de base et ça a marché”.
Les détails et l'avenir
Si l'on considère l'ensemble du projet, celui-ci compte un noyau d'environ 150 utilisateurs actifs internes. Ce nombre pourrait bientôt doubler. En outre, de nombreux utilisateurs de la communauté sont également impliqués. Ceux-ci passent par un portail web le projet mis en œuvre en utilisant FormTitan. Étant donné que cette agence gouvernementale traite les documents pour environ 5000 programmes de financement par an, même si tous les utilisateurs n'auront pas accès aux documents, le projet compte toujours un grand nombre d'utilisateurs communautaires, très facilement plus de 2000.
Le seul défi restant est le téléchargement de documents historiques. “Ces programmes peuvent fonctionner pendant plus de 10 ans, et pendant ce temps, vous conservez tous les enregistrements et les documents. Nous sommes donc en train de mettre au point un moyen de télécharger en masse ces documents afin que Document Extractor puisse ensuite avoir les liens pour eux dans Salesforce”, explique-t-il. Chris Lynch IT Consulting y travaille en collaboration avec Connecting Software. “L'équipe de Connecting Software a été très attentive tout au long du processus. En ce qui concerne le comportement de Connecting Software en tant que fournisseur ou fournisseur potentiel, toutes les cases ont été cochées.”, conclut-il.