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Document Extractor ermöglicht besseres Dokumentenmanagement für britische Regierungsorganisation

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"Als wir das Document Extractor zum ersten Mal fanden, dachten wir, wenn es das tut, was auf der Verpackung steht, würde es alle unsere Anforderungen erfüllen. Und das tat es: nur eine Grundkonfiguration, und es funktionierte auf Anhieb!"

- Chris Lynch - Direktor von Chris Lynch IT Consulting


Partner: Chris Lynch IT-Beratung 

Hauptquartier: UK  

Endkunde Aktivität: Staatliche Organisation

Produkt-Anwendung: Document Extractor


Nicht jeder kann sagen, dass er 40 jahrelange Erfahrung in der IT-Branche, die Lösungen sowohl für den privaten und öffentlichen Sektor. Aber Chris Lynch kann es!

Er hatte zwei Jahre lang an einem Projekt einer britischen Regierungsbehörde gearbeitet, als sich eine neue Herausforderung ergab.

Die Herausforderung - Dokumente automatisch aus Salesforce in SharePoint übertragen

Die Dokumentenmanagement-Lösung beim Endkunden war SharePoint.", erklärt Chris Lynch. Da das allgemeine strategische Ziel für britische Regierungsbehörden lautet "Cloud is first", ist dies SharePoint Online. "Es war alles gut etabliert", schließt er ab.

Nichtsdestotrotz ist die Die Endbenutzer hatten Schwierigkeiten, weil sie die Dokumente auch in Salesforce benötigten. Das war eine Herausforderung, weil sie die Dokumente dort haben wollten, aber die gewohnten SharePoint-Funktionalitäten weiter nutzen wollten (SharePoint ist dort die etablierte Enterprise Document Management-Lösung). Wie Chris Lynch es ausdrückt: "Salesforce ist nach eigener Definition kein Dokumentenmanagement-Anbieter.”.

Viele der Dokumente, die die Behörde bearbeitet, müssen aus rechtlichen Gründen mehrere Jahre lang aufbewahrt werden. Die Endbenutzer mussten auf diese Dokumente in Salesforce zugreifen können, ohne jedoch alle Dokumente dorthin verschieben zu müssen. An diesem Punkt dachte Chris Lynch: "Wir müssen eine Lösung finden, mit der wir Dokumente zu den Förderprojekten hochladen, damit wir alles auf SharePoint halten können". Damit begann die Suche nach einer solchen Lösung.

Der erste Ansatz - Dateien verbinden reichte nicht aus

Das erste, was sie taten, war Dateien verbinden von Salesforce. Nachdem sie ein wenig mit der Bereitstellung zu kämpfen hatten, waren sie nicht glücklich, als sie es schließlich ausprobierten. "Wir haben festgestellt, dass Sie damit keine Dokumente hochladen können. Für uns bedeutete das, dass es unbrauchbar war, es war einfach nicht zweckmäßig, angesichts unserer Anforderungen", betont er.

"Mit Files Connect haben Sie die URL zu dem Dokument in SharePoint. Aber Files Connect scheitert daran, dass man das Dokument nicht wirklich in SharePoint hochladen kann, es muss schon dort sein", fasst er zusammen.

Die Lösung - Die Integration von Salesforce SharePoint mit Document Extractor

An diesem Punkt wandte sich Chris Lynch an Salesforce AppExchangeauf der Suche nach einer App, die sich um die Salesforce SharePoint-Integration kümmert, so wie sie es wollten. Als wir das Document Extractor zum ersten Mal fanden, dachten wir, wenn es das tut, was auf der Dose steht, würde es alle unsere Anforderungen erfüllen. Und das tat es auch: nur eine Grundkonfiguration, und es funktionierte auf Anhieb!", stellt er fest.

Nichtsdestotrotz war der erste Schritt ein Proof of Concept. Das funktionierte recht gut und dauerte ein paar Wochen. Vom Proof of Concept bis zum endgültigen Einsatz war es ein reibungsloser Prozess. Alles in allem war es eine Frage der eine sofort einsatzbereite Lösung, die ihre Anforderungen an die Salesforce SharePoint-Integration erfüllt. "Document Extractor tut, was wir brauchen, und es funktioniert auf Anhieb. Es lässt sich sowohl in unser Backend- als auch in unser Frontend-Portal gut integrieren. Auftrag erledigt!", und er fügt hinzu: "Es war ein Vanilla-Projekt" - keine Anpassungen oder Sonderentwicklungen - "nur eine Grundkonfiguration und es hat funktioniert."

Die Details und die Zukunft

Alles in allem hat dieses Projekt einen Kern von etwa 150 internen aktiven Benutzern. Dieser wird möglicherweise bald auf die doppelte Anzahl anwachsen. Außerdem sind auch viele Community-Benutzer beteiligt. Diese kommen über ein Web-Portal das realisierte Projekt mit FormTitan. Angesichts der Tatsache, dass diese Regierungsbehörde die Dokumente für rund 5000 Förderprogramme pro Jahr bearbeitet, auch wenn nicht alle Benutzer auf die Dokumente zugreifen werden, das Projekt hat immer noch eine hohe Anzahl von Community-Benutzern, sehr leicht über 2000.

Die einzige verbleibende Herausforderung ist die Hochladen von historischen Dokumenten. "Diese Programme können über 10 Jahre laufen, und während dieser Zeit bewahrt man alle Aufzeichnungen und Dokumente auf. Deshalb entwickeln wir jetzt eine Möglichkeit, Massen-Uploads für diese Dokumente durchzuführen, so dass Document Extractor dann die Links für sie innerhalb von Salesforce haben kann", erklärt er. Daran arbeitet Chris Lynch IT Consulting gemeinsam mit Connecting Software. "Das Team von Connecting Software hat sich während des gesamten Prozesses sehr aufmerksam verhalten. Was das Verhalten von Connecting Software als Lieferant oder als potenzieller Lieferant betrifft, so gab es nur positive Häkchen", schließt er ab.


Weitere Informationen zu Document Extractor finden Sie unter

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