“Als wir Document Extractor zum ersten Mal entdeckten, dachten wir, dass es alle unsere Anforderungen erfüllen würde, wenn es hält, was es verspricht. Und genau das tat es: nur eine einfache Konfiguration, und es funktionierte auf Anhieb!”
– Chris Lynch – Direktor von Chris Lynch IT Consulting
Partner: Chris Lynch IT-Beratung
Hauptquartier: UK
Endkunde Aktivität: Staatliche Organisation
Produkt-Anwendung: Document Extractor
Nicht jeder kann sagen, dass er 40 jahrelange Erfahrung in der IT-Branche, die Lösungen sowohl für den privaten und öffentlichen Sektor. Aber Chris Lynch kann es!
Er hatte zwei Jahre lang an einem Projekt einer britischen Regierungsbehörde gearbeitet, als sich eine neue Herausforderung ergab.
Die Herausforderung – Dokumente automatisch von Salesforce nach SharePoint übertragen
"Die Dokumentenmanagement-Lösung beim Endkunden war SharePoint.”“, erklärt Chris Lynch. Da das allgemeine strategische Ziel der britischen Regierungsbehörden ”Cloud first“ lautet, handelt es sich hierbei um SharePoint Online. ”Das war alles gut etabliert“, fasst er zusammen.
Nichtsdestotrotz ist die Die Endbenutzer hatten Schwierigkeiten, weil sie die Dokumente auch in Salesforce benötigten. Dies war eine Herausforderung, da sie die Dokumente dort haben wollten, aber weiterhin die gewohnten Funktionen von SharePoint nutzen wollten (SharePoint ist die etablierte Enterprise-Dokumentenmanagement-Lösung dort). Chris Lynch drückt es so aus: “Salesforce ist nach eigener Definition kein Dokumentenmanagement-Anbieter.".
Viele der Dokumente, die die Regierungsbehörde bearbeitet, müssen aus rechtlichen Gründen mehrere Jahre lang aufbewahrt werden. Die Endnutzer mussten Zugriff auf diese Dokumente in Salesforce haben, ohne jedoch alle Dokumente dorthin verschieben zu müssen. An diesem Punkt dachte Chris Lynch: “Wir müssen eine Lösung finden, die es uns ermöglicht, ... Dokumente zu den Förderprojekten hochladen, damit wir alles auf SharePoint halten können”Da begann die Suche nach einer solchen Lösung.
Der erste Ansatz – Files Connect hat nicht funktioniert
Das erste, was sie taten, war Dateien verbinden von Salesforce. Nachdem sie sich zunächst etwas mit der Bereitstellung schwergetan hatten, waren sie schließlich beim Ausprobieren nicht zufrieden. “Wir haben festgestellt, dass man damit keine Dokumente hochladen kann.. ”Für uns bedeutete das, dass es unbrauchbar war, es war einfach nicht zweckmäßig, angesichts unserer Anforderungen“, betont er.
“Mit Files Connect erhält man die URL zum Dokument in SharePoint. Aber Files Connect versagt, weil man das Dokument nicht tatsächlich in SharePoint hochladen kann, es muss bereits dort vorhanden sein”, fasst er zusammen.
Die Lösung – Integration von Salesforce und SharePoint mit Document Extractor
An diesem Punkt wandte sich Chris Lynch an Salesforce AppExchangeauf der Suche nach einer App, die sich um die Salesforce SharePoint-Integration kümmert, so wie sie es wollten. "Als wir das Document Extractor zum ersten Mal fanden, dachten wir, wenn es das tut, was auf der Dose steht, würde es alle unsere Anforderungen erfüllen. Und das tat es auch: nur eine Grundkonfiguration, und es funktionierte auf Anhieb!”, bemerkt er.
Nichtsdestotrotz war der erste Schritt ein Proof of Concept. Das funktionierte recht gut und dauerte ein paar Wochen. Vom Proof of Concept bis zum endgültigen Einsatz war es ein reibungsloser Prozess. Alles in allem war es eine Frage der eine sofort einsatzbereite Lösung, die ihre Anforderungen an die Salesforce SharePoint-Integration erfüllt. “Document Extractor erfüllt unsere Anforderungen und funktioniert auf Anhieb. Es lässt sich sowohl in unser Backend- als auch in unser Frontend-Portal gut integrieren. Auftrag erledigt!”Es war ein Vanilla-Projekt“ – keine Anpassungen oder maßgeschneiderte Entwicklungen – ”nur eine grundlegende Konfiguration, und es hat funktioniert.“.
Die Details und die Zukunft
Alles in allem hat dieses Projekt einen Kern von etwa 150 internen aktiven Benutzern. Dieser wird möglicherweise bald auf die doppelte Anzahl anwachsen. Außerdem sind auch viele Community-Benutzer beteiligt. Diese kommen über ein Web-Portal das realisierte Projekt mit FormTitan. Angesichts der Tatsache, dass diese Regierungsbehörde die Dokumente für rund 5000 Förderprogramme pro Jahr bearbeitet, auch wenn nicht alle Benutzer auf die Dokumente zugreifen werden, das Projekt hat immer noch eine hohe Anzahl von Community-Benutzern, sehr leicht über 2000.
Die einzige verbleibende Herausforderung ist die Hochladen von historischen Dokumenten. “Diese Programme können über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren laufen, und während dieser Zeit bewahrt man alle Aufzeichnungen und Dokumente auf. Deshalb entwickeln wir derzeit eine Möglichkeit, diese Dokumente massenhaft hochzuladen, damit Document Extractor dann die Links dazu innerhalb von Salesforce haben kann”, erklärt er. Chris Lynch IT Consulting arbeitet gemeinsam mit Connecting Software daran. “Das Team von Connecting Software war während des gesamten Prozesses sehr aufmerksam. Was das Verhalten von Connecting Software als Lieferant oder als potenzieller Lieferant betrifft, so gab es nur positive Häkchen”, schließt er.