"Quando abbiamo trovato per la prima volta Document Extractor, abbiamo pensato che se avesse fatto quello che diceva sulla scatola, avrebbe spuntato tutte le nostre caselle. E l'ha fatto: solo la configurazione di base, e ha funzionato al primo colpo!
- Chris Lynch - Direttore di Chris Lynch IT Consulting
Partner: Chris Lynch Consulenza IT
Sede centrale: UK
Cliente finale Attività: Organizzazione governativa
Applicazione del prodotto: Document Extractor
Non tutti possono dire di avere 40 anni di esperienza nel settore IT portando soluzioni sia a il settore privato e quello pubblico. Ma Chris Lynch può farlo!
Lavorava da due anni su un progetto di un'agenzia governativa britannica quando si presentò una nuova sfida.
La sfida: ottenere documenti da Salesforce a SharePoint automaticamente
“La soluzione di gestione dei documenti presso il cliente finale era SharePoint.", spiega Chris Lynch. Poiché l'obiettivo strategico generale per le agenzie governative del Regno Unito è "il cloud è il primo", questo è SharePoint Online. "Era tutto ben stabilito", conclude.
Ciononostante, il Gli utenti finali erano in difficoltà perché avevano bisogno anche dei documenti in Salesforce. Questa era una sfida perché volevano i documenti lì, ma volevano continuare a usare le funzionalità di SharePoint a cui erano abituati (essendo SharePoint la soluzione di gestione dei documenti aziendali stabilita lì). Come dice Chris Lynch, "Salesforce, per la loro stessa definizione, non sono fornitori di gestione dei documenti.”.
Molti dei documenti che l'agenzia governativa gestisce devono essere conservati per diversi anni per motivi legali. Gli utenti finali dovevano avere accesso a questi documenti in Salesforce, ma senza doverli spostare tutti lì. A questo punto, Chris Lynch ha pensato: "Dobbiamo trovare una soluzione che ci permetta di caricare i documenti relativi ai programmi dei progetti di finanziamento in modo da poter tenere tutto su SharePoint". Fu allora che iniziò la ricerca di una tale soluzione.
Il primo approccio - Files Connect non ha funzionato
La prima cosa che hanno fatto è stata ottenere I file si collegano da Salesforce. Dopo aver lottato un po' con il suo deployment, non erano felici quando finalmente l'hanno provato. "Abbiamo scoperto che non è possibile caricare documenti con esso. Per noi questo significava che era inutilizzabile, semplicemente non era adatto allo scopo, date le nostre esigenze", sottolinea.
"Con Files Connect, hai l'URL del documento in SharePoint. Ma Files Connect cade perché non si può effettivamente caricare il documento in SharePoint, deve essere già lì", riassume.
La soluzione - ottenere l'integrazione di Salesforce SharePoint con Document Extractor
A questo punto, Chris Lynch si è rivolto a Salesforce AppExchangecercando di trovare un'applicazione che potesse occuparsi dell'integrazione di Salesforce SharePoint nel modo in cui volevano. “Quando abbiamo trovato per la prima volta Document Extractor, abbiamo pensato che se avesse fatto quello che diceva sulla scatola, avrebbe spuntato tutte le nostre caselle. E così è stato: solo la configurazione di base, e ha funzionato al primo colpo!", osserva.
Ciononostante, il primo passo fu una prova di concetto. Questo ha funzionato piuttosto bene e ha richiesto un paio di settimane. Dalla Proof of Concept al deployment finale, è stato un processo senza intoppi. Tutto sommato, si trattava di avere una soluzione out-of-the-box che soddisfa i loro requisiti di integrazione con Salesforce SharePoint. "L'Document Extractor fa quello di cui abbiamo bisogno e funziona al primo colpo. Si integra bene sia con il nostro portale backend che frontend. Lavoro fatto!", e poi aggiunge: "Era un progetto Vanilla" - nessuna personalizzazione o sviluppo su misura - "solo una configurazione di base e funzionava".
I dettagli e il futuro
Prendendo il tutto, questo progetto ha un nucleo di circa 150 utenti attivi interni. Questo potenzialmente crescerà presto fino a raddoppiare quel numero. Inoltre, sono coinvolti anche molti utenti della comunità. Questi arrivano attraverso un portale web il progetto attuato utilizzando FormTitan. Dato che questa agenzia governativa gestisce i documenti per circa 5000 programmi di finanziamento all'anno, anche se non tutti gli utenti accederanno ai documenti, il progetto ha ancora un alto numero di utenti della comunità, molto facilmente oltre 2000.
L'unica sfida rimanente è il caricamento di documenti storici. "Questi programmi possono funzionare per più di 10 anni, e nel frattempo si conservano tutte le registrazioni e i documenti. Quindi, ora stiamo sviluppando un modo di fare upload di massa per questi documenti in modo che Document Extractor possa poi avere i link per loro all'interno di Salesforce", spiega. Chris Lynch IT Consulting sta lavorando su questo insieme al Connecting Software. "Il team di Connecting Software è stato molto attento durante l'intero processo. In termini di come Connecting Software si è comportato come fornitore o come potenziale fornitore, è stato tutto positivo", conclude.