"Quando abbiamo trovato l'Document Extractor, abbiamo pensato che se avesse fatto quello che c'era scritto sulla scatola, avrebbe risposto a tutte le nostre esigenze. Ed è stato così: solo una configurazione di base e ha funzionato al primo colpo!".
- Chris Lynch - Direttore di Chris Lynch IT Consulting
Partner: Chris Lynch Consulenza IT
Sede centrale: UK
Cliente finale Attività: Organizzazione governativa
Applicazione del prodotto: Document Extractor
Non tutti possono dire di avere 40 anni di esperienza nel settore IT portando soluzioni sia a il settore privato e quello pubblico. Ma Chris Lynch può farlo!
Lavorava da due anni su un progetto di un'agenzia governativa britannica quando si presentò una nuova sfida.
La sfida: trasferire automaticamente i documenti da Salesforce a SharePoint
"La soluzione di gestione dei documenti presso il cliente finale era SharePoint.”, spiega Chris Lynch. Poiché l'obiettivo strategico generale per le agenzie governative del Regno Unito è “cloud is first”, questo è SharePoint Online. “Era tutto ben stabilito”, conclude.
Ciononostante, il Gli utenti finali erano in difficoltà perché avevano bisogno anche dei documenti in Salesforce. Si trattava di una sfida perché volevano che i documenti fossero presenti, ma volevano continuare a utilizzare le funzionalità di SharePoint a cui erano abituati (SharePoint è la soluzione di gestione documentale aziendale consolidata). Come dice Chris Lynch, “Salesforce, per la loro stessa definizione, non sono fornitori di gestione dei documenti.".
Molti dei documenti gestiti dall'ente governativo devono essere conservati per diversi anni per motivi legali. Gli utenti finali dovevano poter accedere a questi documenti in Salesforce, ma senza doverli spostare tutti. A questo punto, Chris Lynch ha pensato: “Dobbiamo trovare una soluzione che ci consenta di caricare i documenti relativi ai programmi dei progetti di finanziamento in modo da poter tenere tutto su SharePoint”. A quel punto è iniziata la ricerca di una soluzione di questo tipo.
Il primo approccio - I file Connect non sono bastati
La prima cosa che hanno fatto è stata ottenere I file si collegano da Salesforce. Dopo aver faticato un po“ con l'installazione, non sono stati contenti quando l'hanno finalmente provata. "Abbiamo riscontrato che non è possibile caricare documenti con esso. Per noi significava che era inutilizzabile, non era adatto allo scopo, date le nostre esigenze”, sottolinea.
“Con Files Connect, l'URL del documento si trova nell'SharePoint. Ma Files Connect non funziona perché non è possibile caricare effettivamente il documento in SharePoint, che deve essere già presente”, riassume.
La soluzione - Integrazione dell'Salesforce SharePoint con l'Document Extractor
A questo punto, Chris Lynch si è rivolto a Salesforce AppExchangecercando di trovare un'applicazione che potesse occuparsi dell'integrazione di Salesforce SharePoint nel modo in cui volevano. "Quando abbiamo trovato per la prima volta Document Extractor, abbiamo pensato che se avesse fatto quello che diceva sulla scatola, avrebbe spuntato tutte le nostre caselle. E così è stato: solo la configurazione di base, e ha funzionato al primo colpo!”, osserva.
Ciononostante, il primo passo fu una prova di concetto. Questo ha funzionato piuttosto bene e ha richiesto un paio di settimane. Dalla Proof of Concept al deployment finale, è stato un processo senza intoppi. Tutto sommato, si trattava di avere una soluzione out-of-the-box che soddisfa i loro requisiti di integrazione con Salesforce SharePoint. “L'Document Extractor fa quello che ci serve e funziona al primo colpo. Si integra bene sia con il nostro portale backend che frontend. Lavoro fatto!”, e aggiunge: “Si trattava di un progetto Vanilla” - nessuna personalizzazione o sviluppo su misura - “solo una configurazione di base e ha funzionato”.
I dettagli e il futuro
Prendendo il tutto, questo progetto ha un nucleo di circa 150 utenti attivi interni. Questo potenzialmente crescerà presto fino a raddoppiare quel numero. Inoltre, sono coinvolti anche molti utenti della comunità. Questi arrivano attraverso un portale web il progetto attuato utilizzando FormTitan. Dato che questa agenzia governativa gestisce i documenti per circa 5000 programmi di finanziamento all'anno, anche se non tutti gli utenti accederanno ai documenti, il progetto ha ancora un alto numero di utenti della comunità, molto facilmente oltre 2000.
L'unica sfida rimanente è il caricamento di documenti storici. “Questi programmi possono durare più di 10 anni e, nel frattempo, è necessario conservare tutti i registri e i documenti. Stiamo quindi sviluppando un modo per fare un upload di massa di questi documenti, in modo che l'Document Extractor possa avere i relativi collegamenti all'interno dell'Salesforce”, spiega. Chris Lynch IT Consulting ci sta lavorando insieme all'Connecting Software. “Il team di Connecting Software è stato molto attento durante l'intero processo. In termini di come Connecting Software si è comportato come fornitore o come potenziale fornitore, è stato tutto positivo”, conclude.