“Quando descobrimos o Document Extractor, pensámos que, se ele fizesse o que prometia, atenderia a todas as nossas necessidades. E foi o que aconteceu: bastou uma configuração básica e ele funcionou na primeira tentativa!”
- Chris Lynch - Diretor da Chris Lynch IT Consulting
Parceiro: Chris Lynch Consultoria em TI
Sede: REINO UNIDO
Cliente Final Atividade: Organização Governamental
Aplicação do produto: Document Extractor
Nem todos podem dizer que têm 40 anos de experiência na indústria de TI trazendo soluções para ambos os sectores privado e público. Mas Chris Lynch pode!
Ele estava trabalhando há dois anos em um projeto de uma agência governamental do Reino Unido quando surgiu um novo desafio.
O desafio - Obter documentos do Salesforce para o SharePoint automaticamente
“A Solução de Gestão Documental no cliente final foi o SharePoint.”, explica Chris Lynch. Como o objetivo estratégico geral das agências governamentais do Reino Unido é “a nuvem está em primeiro lugar”, este é o SharePoint Online. “Estava tudo bem estabelecido”, conclui.
No entanto, a os usuários finais estavam lutando porque eles também precisavam dos documentos da Salesforce. Tratava-se de um desafio, porque queriam os documentos no local, mas queriam continuar a utilizar as funcionalidades do SharePoint a que estavam habituados (sendo o SharePoint a solução de gestão de documentos empresariais estabelecida no local). Como diz Chris Lynch, “A Salesforce, por definição própria, não é um fornecedor de gestão de documentos.".
Muitos dos documentos que a agência governamental trata precisam de ser guardados durante vários anos por razões legais. Os utilizadores finais tinham de ter acesso a esses documentos no Salesforce, mas sem terem de os transferir todos para lá. Nesta altura, Chris Lynch pensou: “Temos de encontrar uma solução que nos permita carregar documentos relacionados com os programas de financiamento de projectos para que possamos realizar tudo no SharePoint”. Foi então que começou a procura de uma solução deste género.
A Primeira Abordagem - Ficheiros Ligados não foi suficiente
A primeira coisa que eles fizeram foi Ficheiros Ligar do Salesforce. Depois de terem tido algumas dificuldades com a sua colocação em funcionamento, não ficaram satisfeitos quando finalmente o experimentaram. “Descobrimos que não é possível carregar documentos com ele. Para nós, isso significava que era inutilizável, simplesmente não era adequado para o efeito, tendo em conta as nossas necessidades”, salienta.
“Com o Files Connect, tem-se o URL do documento no SharePoint. Mas o Files Connect não funciona porque não é possível carregar o documento no SharePoint, ele já tem de lá estar”, resume.
A solução - Obtendo a integração do Salesforce SharePoint com o Document Extractor
Neste momento, Chris Lynch virou-se para Salesforce AppExchange, tentando encontrar um aplicativo que pudesse cuidar da integração do Salesforce SharePoint do jeito que eles queriam. “Quando encontramos o Document Extractor pela primeira vez, pensamos que se ele fizesse o que dizia na lata, ele marcaria todas as nossas caixas. E fez: apenas a configuração básica, e funcionou da primeira vez!”, observa.
No entanto, o primeiro passo foi uma Prova de Conceito. Isto funcionou bastante bem e demorou algumas semanas. Desde a Prova de Conceito até a implantação final, foi um processo tranquilo. Em suma, foi uma questão de ter uma solução pronta a usar que cumpre os requisitos de integração do Salesforce SharePoint. “O Document Extractor faz o que precisamos e funciona à primeira. Integra-se bem tanto com o nosso portal backend como com o frontend. Trabalho feito!”, e acrescenta: “Foi um projeto Vanilla” - sem personalizações ou desenvolvimento por medida - “apenas uma configuração básica e funcionou”.
Os Detalhes e o Futuro
Levando tudo isso em volta, este projeto tem um núcleo de cerca de 150 usuários ativos internos. Isto irá potencialmente crescer para duplicar esse número em breve. Além disso, muitos usuários da comunidade também estão envolvidos. Estes vêm através de um portal web o projecto implementado usando o FormTitan. Dado que esta agência governamental trata os documentos para cerca de 5000 programas de financiamento por ano, mesmo que nem todos os utilizadores tenham acesso aos documentos, o projecto ainda tem um elevado número de utilizadores comunitários, muito facilmente mais de 2000.
O único desafio restante é o carregamento de documentos históricos. “Estes programas podem durar mais de 10 anos e, durante esse período, é necessário manter todos os registos e documentos. Por isso, estamos a desenvolver uma forma de carregar em massa estes documentos para que o Document Extractor possa ter as ligações para eles no Salesforce”, explica. A Chris Lynch IT Consulting está a trabalhar nesse sentido em conjunto com o Connecting Software. “A equipa do Connecting Software tem sido muito atenciosa ao longo de todo o processo. Em termos de como o Connecting Software se comportou como fornecedor ou como potencial fornecedor, todos os ticks positivos estavam na caixa”, conclui.