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Document Extractor Permite uma Melhor Gestão Documental para a Organização Governamental do Reino Unido

Ana Neto Histórias de sucesso Deixe um Comentário

"Quando encontrámos o Document Extractor pela primeira vez, pensámos que se ele fizesse o que dizia na lata, marcaria todas as nossas caixas. E fez: apenas a configuração básica, e funcionou da primeira vez!"

- Chris Lynch - Diretor da Chris Lynch IT Consulting


Parceiro: Chris Lynch Consultoria em TI 

Sede: REINO UNIDO  

Cliente Final Atividade: Organização Governamental

Aplicação do produto: Document Extractor


Nem todos podem dizer que têm 40 anos de experiência na indústria de TI trazendo soluções para ambos os sectores privado e público. Mas Chris Lynch pode!

Ele estava trabalhando há dois anos em um projeto de uma agência governamental do Reino Unido quando surgiu um novo desafio.

O Desafio - Obter documentos da Salesforce para o SharePoint Automaticamente

A Solução de Gestão Documental no cliente final foi o SharePoint.", explica Chris Lynch. Como o objetivo estratégico geral das agências governamentais do Reino Unido é "a nuvem é a primeira", este é o SharePoint Online. "Estava tudo bem estabelecido.", conclui ele.

No entanto, a os usuários finais estavam lutando porque eles também precisavam dos documentos da Salesforce. Isto foi um desafio porque eles queriam os documentos lá, mas queriam continuar usando as funcionalidades do SharePoint às quais estavam acostumados (sendo o SharePoint a Solução de Gestão Documental Empresarial estabelecida lá). Como Chris Lynch diz, "O que é que o SharePoint tem de fazer?A Salesforce, por definição própria, não é um fornecedor de gestão de documentos.”.

Muitos dos documentos que a agência governamental trata precisam ser guardados por vários anos por razões legais. Os usuários finais tinham que ter acesso a esses documentos na Salesforce, mas sem ter que mover todos os documentos para lá. Neste ponto, Chris Lynch pensou: "Temos de encontrar uma solução que nos permita carregar documentos relacionados com os programas de financiamento de projectos para que possamos realizar tudo no SharePoint”. Foi quando a busca por tal solução começou.

A Primeira Abordagem - Os Arquivos Conectados não o cortaram

A primeira coisa que eles fizeram foi Ficheiros Ligar da Salesforce. Depois de se debaterem um pouco com a sua implantação, não ficaram contentes quando finalmente a experimentaram. “Descobrimos que você não pode carregar documentos com ele. Para nós isso significava que era inutilizável, simplesmente não era adequado para o propósito, dadas as nossas exigências", aponta ele.

"Com Files Connect, você tem o URL para o documento no SharePoint. Mas o Files Connect cai porque você não pode realmente carregar o documento no SharePoint, ele já tem que estar lá", resume ele.

A Solução - Obtendo a integração da Salesforce SharePoint com o Document Extractor

Neste momento, Chris Lynch virou-se para Salesforce AppExchange, tentando encontrar um aplicativo que pudesse cuidar da integração do Salesforce SharePoint do jeito que eles queriam. Quando encontramos o Document Extractor pela primeira vez, pensamos que se ele fizesse o que dizia na lata, ele marcaria todas as nossas caixas. E fez: apenas a configuração básica, e funcionou da primeira vez!"ele observa.

No entanto, o primeiro passo foi uma Prova de Conceito. Isto funcionou bastante bem e demorou algumas semanas. Desde a Prova de Conceito até a implantação final, foi um processo tranquilo. Em suma, foi uma questão de ter uma solução pronta a usar que cumpre os requisitos de integração do Salesforce SharePoint. "Document Extractor faz o que precisamos, e funciona na primeira vez. Integra-se bem tanto com o nosso portal backend como com o frontend. Trabalho feito!", e depois acrescenta, "Era um projecto Vanilla" - sem personalizações ou desenvolvimento por medida - "apenas configuração básica e funcionou."

Os Detalhes e o Futuro

Levando tudo isso em volta, este projeto tem um núcleo de cerca de 150 usuários ativos internos. Isto irá potencialmente crescer para duplicar esse número em breve. Além disso, muitos usuários da comunidade também estão envolvidos. Estes vêm através de um portal web o projecto implementado usando o FormTitan. Dado que esta agência governamental trata os documentos para cerca de 5000 programas de financiamento por ano, mesmo que nem todos os utilizadores tenham acesso aos documentos, o projecto ainda tem um elevado número de utilizadores comunitários, muito facilmente mais de 2000.

O único desafio restante é o carregamento de documentos históricos. "Estes programas podem funcionar por mais de 10 anos, e enquanto isso, você mantém todos os registros e documentos. Por isso, estamos agora a desenvolver uma forma de fazer uploads em massa para estes documentos, para que o Document Extractor possa então ter os links para eles dentro do Salesforce", explica. Chris Lynch IT Consulting está a trabalhar nisso em conjunto com o Connecting Software. "A equipa do Connecting Software tem estado muito atenta ao longo de todo o processo. Em termos de como o Connecting Software se comportou como fornecedor ou como potencial fornecedor, todos os ticks positivos estavam na caixa", ele conclui.


Para mais informações sobre o Document Extractor, confira

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