“Cuando descubrimos Document Extractor por primera vez, pensamos que si hacía lo que prometía, cumpliría todas nuestras expectativas. Y así fue: ¡con solo una configuración básica, funcionó a la primera!”.”
– Chris Lynch, director de Chris Lynch IT Consulting
Socio: Chris Lynch Consultoría de TI
Sede central: REINO UNIDO
Cliente final Actividad: Organización gubernamental
Aplicación del producto: Document Extractor
No todo el mundo puede decir que tiene 40 años de experiencia en el sector de las tecnologías de la información aportando soluciones tanto a los sectores privado y público. Pero Chris Lynch sí puede.
Llevaba dos años trabajando en un proyecto de una agencia gubernamental británica cuando le surgió un nuevo reto.
El reto: obtener documentos de Salesforce a SharePoint automáticamente
"La solución de gestión de documentos en el cliente final era SharePoint.”, explica Chris Lynch. Dado que el objetivo estratégico general de las agencias gubernamentales del Reino Unido es “la nube es lo primero”, esto es SharePoint Online. “Todo estaba bien establecido”, concluye.
No obstante, el Los usuarios finales tenían problemas porque también necesitaban los documentos en Salesforce. Esto supuso un reto, ya que querían tener los documentos allí, pero también querían seguir utilizando las funcionalidades de SharePoint a las que estaban acostumbrados (SharePoint es la solución de gestión de documentos empresariales establecida allí). Como dice Chris Lynch: “Salesforce, por su propia definición, no es un proveedor de gestión de documentos.".
Muchos de los documentos que maneja la agencia gubernamental deben conservarse durante varios años por motivos legales. Los usuarios finales tenían que tener acceso a estos documentos en Salesforce, pero sin tener que trasladar todos los documentos allí. En ese momento, Chris Lynch pensó: “Tenemos que encontrar una solución que nos permita...». subir los documentos relativos a los programas de proyectos de financiación para que podamos tenerlo todo en SharePoint”. Fue entonces cuando comenzó la búsqueda de dicha solución.
El primer enfoque: Files Connect no fue suficiente
Lo primero que hicieron fue conseguir Los archivos se conectan de Salesforce. Tras tener algunas dificultades con su implementación, no quedaron satisfechos cuando finalmente lo probaron. “Hemos descubierto que no se pueden subir documentos con él.. ”Para nosotros eso significaba que era inutilizable, simplemente no se ajustaba a nuestros requisitos», señala.
“Con Files Connect, tienes la URL del documento en SharePoint. Pero Files Connect falla porque no puedes subir el documento a SharePoint, tiene que estar ya allí”, resume.
La solución: conseguir la integración de Salesforce y SharePoint con Document Extractor.
En este punto, Chris Lynch se dirigió a Salesforce AppExchangeEn la actualidad, la empresa está tratando de encontrar una aplicación que se encargue de la integración de Salesforce SharePoint de la forma que ellos desean. "Cuando encontramos por primera vez el Document Extractor, pensamos que si hacía lo que ponía en la lata, marcaría todas nuestras casillas. Y así fue: sólo una configuración básica, ¡y funcionó a la primera!”, señala.
No obstante, el primer paso fue una prueba de concepto. Funcionó bastante bien y duró un par de semanas. Desde la prueba de concepto hasta el despliegue final, el proceso fue sencillo. En definitiva, se trataba de tener una solución lista para usar que cumpliera los requisitos de integración de Salesforce SharePoint. “Document Extractor hace lo que necesitamos y funciona a la primera». Se integra bien tanto con nuestro portal backend como con el frontend. ¡Trabajo hecho!”, y luego añade: “Era un proyecto Vanilla” —sin personalizaciones ni desarrollos a medida— “solo la configuración básica y funcionó”.
Los detalles y el futuro
Teniendo en cuenta todo esto, este proyecto tiene un núcleo de unos 150 usuarios activos internos. Y pronto se duplicará ese número. Además, también participan muchos usuarios de la comunidad. Estos llegan a través de un portal web el proyecto ejecutado utilizando FormTitan. Dado que esta agencia gubernamental gestiona los documentos de unos 5000 programas de financiación al año, aunque no todos los usuarios accederán a los documentos, el proyecto sigue teniendo un elevado número de usuarios comunitarios, muy fácilmente más de 2000.
El único reto que queda es el carga de documentos históricos. “Estos programas pueden durar más de 10 años y, mientras están en marcha, hay que conservar todos los registros y documentos. Por eso, ahora estamos desarrollando una forma de subir estos documentos de forma masiva, para que Document Extractor pueda tener los enlaces correspondientes dentro de Salesforce”, explica. Chris Lynch IT Consulting está trabajando en ello junto con Connecting Software. “El equipo de Connecting Software ha estado muy atento durante todo el proceso. En cuanto a cómo se comportó Connecting Software como proveedor o como potencial proveedor, todo fueron tildes positivas en la casilla”, concluye.