"Когда мы впервые нашли Document Extractor, мы подумали, что если он делает то, что написано на упаковке, он будет работать со всеми нашими возможностями. Так и вышло: всего лишь базовая конфигурация, и все сработало с первого раза!".
- Крис Линч - директор Chris Lynch IT Consulting
Партнер: Крис Линч ИТ-консалтинг
Штаб-квартира: ВЕЛИКОБРИТАНИЯ
Конечный клиент Деятельность: Правительственная организация
Применение продукта: Document Extractor
Не каждый может сказать, что у него 40 многолетний опыт работы в ИТ-индустрии, предлагая решения как для в частном и государственном секторах. Но Крис Линч может!
Он уже два года работал над проектом правительственного агентства Великобритании, когда перед ним встала новая задача.
Задача - автоматическое получение документов из Salesforce в SharePoint
“Решение для управления документами у конечного клиента было SharePoint.", - объясняет Крис Линч. Поскольку общая стратегическая цель для государственных учреждений Великобритании - "облако превыше всего", это SharePoint Online. "Все было хорошо отлажено", - заключает он.
Тем не менее конечные пользователи испытывали трудности, поскольку им также требовались документы в Salesforce. Это было непростой задачей, поскольку им нужны были документы, но они хотели продолжать использовать привычные им функциональные возможности SharePoint (SharePoint - установленное там решение для управления корпоративными документами). По словам Криса Линча, "...Salesforce, по их собственному определению, не являются поставщиками услуг по управлению документами.”.
Многие документы, с которыми работает государственное учреждение, должны храниться в течение нескольких лет по юридическим причинам. Конечные пользователи должны были иметь доступ к этим документам в Salesforce, но без необходимости переносить туда все документы. В этот момент Крис Линч подумал: "Нам нужно найти решение, которое позволит нам загружать документы, связанные с программами проектов финансирования, чтобы мы могли хранить их на SharePoint". Тогда и начался поиск такого решения.
Первый подход - Files Connect Didn't Cut It
Первое, что они сделали, это Файлы Подключить от Salesforce. Немного помучившись с его развертыванием, они были недовольны, когда наконец опробовали его. "Мы обнаружили, что с его помощью нельзя загружать документы. Для нас это означало, что он был непригоден для использования, он просто не подходил для наших целей, учитывая наши требования", - отмечает он.
"С Files Connect у вас есть URL-адрес документа в SharePoint. Но Files Connect проигрывает, потому что вы не можете загрузить документ в SharePoint, он уже должен быть там", - резюмирует он.
Решение - получение интеграции Salesforce SharePoint с Document Extractor
В этот момент Крис Линч обратился к Торговая сила AppExchangeОни пытались найти приложение, которое могло бы позаботиться об интеграции Salesforce SharePoint так, как они хотели. “Когда мы впервые нашли Document Extractor, мы подумали, что если он делает то, что написано на упаковке, он будет работать со всеми нашими возможностями. Так и вышло: всего лишь базовая настройка, и он сработал с первого раза!" - отмечает он.
Тем не менее, первым шагом было доказательство концепции. Это прошло довольно успешно и заняло пару недель. От проверки концепции до окончательного развертывания все прошло гладко. В целом, это был вопрос наличия готовое решение, отвечающее их требованиям к интеграции Salesforce SharePoint. "Document Extractor делает то, что нам нужно, и работает с первого раза. Он хорошо интегрируется как с нашим внутренним, так и с внешним порталом. Работа выполнена!", а затем добавляет: "Это был проект Vanilla" - никаких настроек или заказных разработок - "просто базовая конфигурация, и она работала".
Детали и будущее
Если брать все в целом, то этот проект имеет ядро из примерно 150 внутренних активных пользователей. Потенциально это число скоро удвоится. Кроме того, в проект вовлечено множество пользователей из сообщества. Они приходят через веб-портал реализованный проект с использованием FormTitan. Учитывая, что это государственное учреждение обрабатывает документы для около 5000 программ финансирования в год, даже если не все пользователи будут иметь доступ к документам, проект по-прежнему имеет большое количество пользователей сообщества, легко превышающее 2000 человек.
Единственной остающейся проблемой является загрузка исторических документов. "Эти программы могут работать более 10 лет, и пока они работают, вы храните все записи и документы. Поэтому сейчас мы разрабатываем способ массовой загрузки этих документов, чтобы Document Extractor могла иметь ссылки на них в Salesforce", - объясняет он. Компания Chris Lynch IT Consulting работает над этим вместе с Connecting Software. "Команда Connecting Software была очень внимательна на протяжении всего процесса. Что касается поведения Connecting Software в качестве поставщика или потенциального поставщика, то здесь все было положительно.", - заключает он.