Хранение данных в системе Salesforce: как сократить расходы и повысить уровень соответствия нормативным требованиям

Ана Нето Продукты и решения 2 Комментарии

Последний раз статья обновлялась 27 июля 2020 года

Вашим командам нравится пользовательский опыт Salesforce, и это является несомненным двигателем продуктивности продаж. Члены команды любят отслеживать все документы, поскольку это помогает им управлять взаимодействием с клиентами и потенциальными клиентами.

Но куда должны деваться эти документы? Должны ли они храниться в одной системе или во внешнем хранилище? Именно руководство и администраторы должны беспокоиться о хранении документов для Salesforce. И они должны помнить о расходах Salesforce на хранение документов, так как стоимость хранения документов может реально накапливаться если у тебя нет конкретной стратегии.

Данные по продажам: где они хранятся?

Salesforce - это полностью облачная система, но... хранение документов в облаке - не всегда лучший вариант.. Иногда это даже не вариант!

Постоянно меняющийся ландшафт соблюдения нормативных требований требует от компаний хранить определенные документы на месте. Бразильская LGPD является последним примером законодательства о соответствии, но есть также GDPR для Европы, CCPA в Калифорнии, HIPPA, SOX, закон Нью-Йорка SHIELD ... список, похоже, растет все время.

Как все это законодательство о соблюдении законодательства влияет на возможности компаний по хранению документов? Рассмотрим пример. Транснациональное предприятие имеет много клиентов в Европе, и из-за GDPR решило поддерживать определенные данные на месте. Однако их продавцы в США нуждаются в доступе к определенным документам. Это было бы легко, если бы данные хранились в "облаке", как это происходит по умолчанию в Salesforce..... Но это не так.

Как они могут сделать документы доступными, но при этом сохранить их соответствие требованиям?

Введите решение Salesforce Lightning-ready - Document Extractorтакже доступный на Торговая сила AppExchange.

Document Extractor Создано для платформы Salesforce Platform

Document Extractor является интеграционным инструментом, который обеспечивает решение для прозрачное хранение файлов, загруженных в Salesforce в Microsoft SharePoint.

Ознакомьтесь далее, чтобы узнать, как можно хранить важнейшие данные и документы Salesforce на месте. снижение затрат на хранение данных Salesforce в то же время.

Salesforce и SharePoint или Salesforce and G Suite?

При поиске внешнего хранилища документов для Salesforce можно также рассмотреть G Suite от Google Cloud, но этот вариант не очень популярен у компаний.

В первую очередь, не все организации хотят хранить свои данные на Диске Google.так как они не хотят, чтобы их данные и документы хранились вне их контроля в облачных центрах обработки данных. Таким образом, даже если это способ сократить расходы на хранение данных Salesforce, то это не решение для обеспечения соответствия и безопасности..

Кроме того, при рассмотрении G Suite против SharePoint в бизнес-среде. возможности 1ТП24Т по управлению документооборотом не имеют себе равных. SharePoint обеспечивает совместную работу в команде. Наличие нескольких пользователей, получающих доступ к одному и тому же документу в режиме реального времени, не является проблемой. Вы даже можете видеть, где в документе находится каждый человек. Тем не менее, вы также можете просмотреть документ, если хотите удостовериться, что только вы его редактируете.

Члены команды также могут отслеживать версии документа. Поиск ключевых документов также прост, как SharePoint с предлагаемыми возможностями поиска и возможностью просмотра деятельности каждой группы. Документы могут быть защищены с помощью ограничений доступа членов группы и легко доступны для общего доступа по электронной почте или через Microsoft Teams. В целом, интеграция с Office проходит очень гладко и вы можете, например, с легкостью открыть документы в Word онлайн или в настольном приложении Word.

Хранилище данных Salesforce и SharePoint: Каковы расходы?

Есть два типы хранения Salesforce: Хранение файлов и данных. На основе имеющейся у вас редакции все оргкомитеты получают начальные 10 ГБ файлового хранилища (за исключением редакции Essentials, которая получает только 1 ГБ файлового хранилища на каждую оргкомитет). Файловое хранилище - это то место, куда идут все документы, вложения и файлы вашей организации в целом. Большинство организаций довольно быстро превышают лимит хранения документов Salesforce. 10 ГБ быстро проходит, когда вы складываете все документы и файлы в организации.

С точки зрения цены хранения данных Salesforce, начиная с конца марта 2019 года, большинство изданий получают еще 10 ГБ за хранение данных, плюс постепенно добавляемое пользовательское хранилище. Именно так Salesforce хранит данные, но имейте в виду, как мы обнаружили, это может варьироваться в зависимости от вашей конкретной лицензии. Форумы это отличное место, чтобы копнуть глубже и посмотреть, что говорят другие о ценах на хранение данных в системе Salesforce.

Учитывая эти ограничения и цену на хранение в Salesforce, возможно, что это время подумать об услуге, которая автоматически переводит документы в более дешевое место..

Ваша интеграция Salesforce с гибридной системой SharePoint

SharePoint представляет собой совместную платформу и корпоративную систему хранения файлов со сложными элементами управления для обеспечения безопасности, управления сбором сайтов, рабочими процессами, совместного использования, контроля версий и многого другого.

Стоимость хранения данных SharePoint проста: стандартное хранилище SharePoint составляет 1 ТБ плюс 10 ГБ за одну приобретенную лицензию (точно лимиты зависят от вашего плана). Если этого недостаточно, вы можете приобрести дополнительное хранилище по цене $0.20/месяц за ГБ дополнительно. Это очень разумно с учетом расходов на хранение файлов Salesforce.

Вы можете сделать гибридное развёртывание SharePoint которая сочетает в себе преимущества локальных и облачных. Это позволяет безопасно обмениваться файлами как внутри компании, так и за ее пределами, наряду со многими другими преимуществами. Для пользователей Salesforce и менеджеров по соблюдению нормативных требований это лучшее из обоих миров.

Если вам нужно соединение всей организации через границы и соблюдение нормативных требований. при включении доступа к конфиденциальной информации - SharePoint - это ваш выбор.

Document Extractor: Как это работает

Document Extractor заботится об интеграции Salesforce / SharePoint умным способом. Она позволяет используя внешнее хранилище бесшовно и естественно.

Как только вы загружаете файл в Salesforce, он обнаруживается службой, работающей в фоновом режиме, которая перемещает файл на SharePoint. Document Extractor затем создает ссылку в Salesforce, которая указывает на местоположение SharePoint и через которую можно получить доступ к файлу..

Document Extractor создает структуру папок в SharePoint, чтобы следовать иерархии объектов в Salesforce. Это работает для всех видов файлов, а именно для всех документов, связанных со счетами Salesforce, контактами, зацепками, возможностями, котировками, контрактами, заказами, активами, сообщениями электронной почты или пользовательскими объектами. Все это происходит в фоновом режиме, полностью автоматически.

Кроме того, сервис также передает информацию о создателе, редакторе и владельце документа Salesforce в SharePoint для более легкого отслеживания документов. Имя и расширение оригинальных файлов все еще может быть найдено с помощью поиска Salesforce Global.

Более того, когда сервис находит два документа с одинаковым именем в одном и том же месте в Salesforce, он создает два документа на SharePoint и добавляет постфикс, который позволяет обоим файлам существовать на SharePoint. Это решает проблему, вызванную тем, что SharePoint не разрешает существование двух документов с одинаковыми именами в одном и том же месте. Постфикс настраивается администратором службы. Document Extractor поддерживает новейшие технологии Salesforce Lightning, так что ищите их по адресу AppExchange!

Takeaway

Document Extractor - это надежный сторонний инструмент, который может лучше помочь менеджерам и администраторам держать затраты на хранение данных Salesforce под контролем, поддерживать соответствие нормативным требованиям и повышать удобство использования. Он также позволяет пользователям, не использующим CRM, работать с документами.

SharePoint интеграция с Salesforce

 

Этот инструмент доступен на AppExchange и на сайте Connecting Software вы можете

Salesforce, Sales Cloud и другие являются торговыми марками salesforce.com, inc..,
и используются здесь с разрешения.

Ана Нето - Технический советник, автор.

Ана Нето
технический консультант
при 1ТП17Т

Автор:

Я работаю инженером-разработчиком программного обеспечения с 1997 года, с недавней любовью к письму и публичным выступлениям.  У вас есть вопросы или комментарии по поводу данного сообщения или по поводу Document Extractor? С удовольствием выслушаю ваши отзывы!

 ana@connecting-software.com

Подробнее о платформе Document Extractor, построенной для платформы Salesforce

Если вас интересует интеграция Salesforce SharePoint, вот еще несколько статей для дальнейшего изучения этой темы:

Комментарии 2

  1. Привет,

    Спасибо за то, что поделились идеей об избиении теста.
    Отличный пост

  2. Здравствуйте, "Альянс Про",
    Спасибо за ваш отзыв! Пожалуйста, часто перепроверяйте содержание блога, поделитесь этим решением с другими и свяжитесь с нами для получения более подробной информации!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *