Сбыт и защита данных: Как оставаться в облаке и соблюдать регламент

Анастасия Мазур Новости компании, Продукты и решения 1 Комментарий

Защита данных в системах управления взаимоотношениями с клиентами стала одной из основных проблем, как для коммерческих компаний, так и для государственного сектора.

Является ли хранение данных клиентов в "облаке" безопасным и соответствующим требованиям законодательства?

Действительно ли компаниям необходимо переходить на локальные CRM-системы, чтобы избежать драконовских штрафов и травм репутации?

И, наконец, сколько расходов это означает?

В этой статье мы проанализируем регулирование безопасности данных при использовании "облачных" CRM-систем, в частности Salesforce. Мы также тщательно проработаем решение, которое позволит улучшить соответствие требованиям и воспользоваться всеми преимуществами облака.

Почему "Cloud CRM" так сложно?

Многие компании предпочитают управлять отношениями с клиентами через облако. В отличие от локальных решений, это обеспечивает большую гибкость и удобство: вы можете получить доступ к данным с любого устройства на ходу и продолжать работу из любого места и в любое время суток. Кроме того, хранение, обслуживание и безопасность перекладываются на плечи поставщика услуг, а не на ваши. Облачные CRM настолько популярны, что одна из основных систем - платформа Salesforce™ - даже не имеет локального аналога. 

Однако недавние изменения в законодательстве поставили пользователей облачных CRM в боевую готовность и потребовали вдумчивого принятия решений. 

Основные ограничения на использование безграничных облачных CRM: 

  • Законы о резидентах данных 
  • GDPR  
  • Требования к хранению данных для конкретного поля 

Давайте посмотрим детали каждого из них.  

    Законы о пребывании в стране

    В зависимости от страны, в которой работает ваш бизнес, данные ваших клиентов, возможно, придется хранить в пределах границ страны. Например, Китай требуется весь данные клиентов будут размещены на серверах в Китае; Австралия контролирует свои медицинские данные; Германия хранит свои телекоммуникационные метаданные; Россия требует, чтобы все персональные данные были размещены в стране и так далее.   

    Раньше все было не так. Изменения были произведены в период между 2014 и 2017 годами после того, как в 2013 году Эдвард Сноуден рассказал о том, как Агентство национальной безопасности США собирает массу частных данных не только от американских граждан, но и от людей со всего мира. Теперь во многих странах определенные отрасли промышленности обязаны хранить данные о клиентах на серверах внутри страны. Таким образом, они подчиняются только правилам этой страны и не могут быть, например, обысканы по ордерам либо из США или других стран.  

    Конечно, эти изменения противоречить идею облачных вычислений и свободного обмена данными. Более того, для некоторых компаний использование облачных CRM-систем становится невозможным. 

    Верно и то, что некоторые поставщики CRM пытаются идти в ногу с изменениями. Попытки Salesforce чтобы расширить их представительство. По состоянию на январь 2019 года, они их центры обработки данных работают в следующих столичных районах: 

    • Чикаго, Иллинойс, Соединенные Штаты (США)
    • Даллас, Техас, Соединенные Штаты (США)
    • Франкфурт, Германия (ГЭР)
    • Кобе, Япония (JPN)
    • Лондон, Великобритания (Великобритания): Лондон, Великобритания (Север) и Лондон, Великобритания (Запад)
    • Париж, Франция (FRA)
    • Феникс, Аризона, США (США)
    • Токио, Япония (JPN)
    • Вашингтон, округ Колумбия, Соединенные Штаты (США) 

      Однако это разнообразие не решает проблем облачных вычислений в странах, которых нет в списке. А открыть бесконечные дата-центры просто невозможно. Есть лучшее решение для работы с облаками Salesforce, и мы обсудим его в этой статье. Но сначала проверим другие ограничения.  

      GDPR

      Сайт Общее положение о защите данных был принят в 2016 году и вступил в силу 25 мая 2018 года. Он определяет порядок обращения с личными данными граждан и резидентов ЕС и предусматривает серьезные санкции за их нарушение.  

      Что означает это регулирование для CRM? Самое главное, вопрос конечной ответственности. Когда вы используете систему на основе облака для CRM, кто несет большую ответственность за соблюдение правил? Согласно GDPR, вы, как компания, являетесь блок управления данными, и ваша CRM-система облачных вычислений поставщик систем устройство для обработки данных. По данным Управление комиссара по вопросам информации, контролеры имеют больше обязательств по ВВП, чем процессоры, потому что они решают, какие персональные данные собираются и почему, и осуществляют окончательный контроль над информацией. Процессоры имеют меньше обязательств и должны быть осторожны, чтобы обрабатывать персональные данные только в соответствии с инструкциями соответствующего контролера. 

      Это означает, что если что-то пойдет не так, вы, как компания, в конечном итоге будете нести ответственность и нести финансовые и репутационные потери, а не поставщик вашей CRM-системы. Таким образом, в настоящее время крайне необходимо иметь больший контроль над данными и документами клиентов. 

      Требования к хранению данных в полевых условиях

      Если вы работаете, например, в банковской, финансовой, страховой или медицинской сфере, вышеуказанные ограничения могут показаться вам детскими. Это связано с тем, что некоторые сферы бизнеса требуют одновременно самой современной функциональности и высочайшей безопасности. Означает ли это, что они не могут использовать "облачные" CRM, такие как Salesforce? Не совсем. 

      Могу ли я соответствовать требованиям при использовании Cloud-Based CRM?

      Хотя последствия нарушения законодательства о защите данных пугают, это не означает, что вам нужно попрощаться со своей "облачной" CRM-системой.  

      На сайте Connecting Softwareмы разработали решение, которое дополняет Ваши усилия по соблюдению правил защиты данных и позволяет наслаждаться лучшим опытом Salesforce.  

      Решение называется Document Extractor. Позвольте мне объяснить, как именно это улучшает ваши бизнес-процессы.   

      Как работает 1ТП14Т

      Идея проста, но эффективна. Когда вы загружаете элемент данных или документ в Salesforce, он обнаруживается службой Document Extractor, работающей в фоновом режиме. Он создает копию файла в SharePoint и ссылку, указывающую на исходное местоположение. Наконец, он удаляет файл в Salesforce. Для пользователя нет никакой разницы: несмотря на то, что физически данных там нет, он видит файлы, в которых они находились.  

      Как видите, мы не спрашиваем, знакомы ли вы с SharePoint. Если вы используете Salesforce - одну из лучших CRM-систем, то, скорее всего, у вас тоже есть SharePoint - отличный инструмент для совместной работы с документами и их хранения. Если нет, то вы должны это сделать.  

      Таким образом, 1ТП14Т отслеживает документы, связанные со счетами Salesforce, контактами, зацепками, возможностями, котировками, контрактами, заказами, активами и сообщениями электронной почты и создает соответствующую структуру папок на 1ТП24Т, прежде чем разместить документ там. 

      Таким образом, вы получаете такие преимущества Salesforce, как улучшенная связь и обслуживание клиентов, более высокая эффективность, автоматизация и отчетность, и в то же время более строгое соблюдение правил защиты данных, поскольку вы больше контролируете данные и документы клиентов.   

      Document Extractor также передает информацию о создателе, редакторе и владельце документа Salesforce в SharePoint для более легкого отслеживания документов. Файлы с корешками имеют те же названия и расширения, что и оригинальные файлы, и их можно искать с помощью Salesforce Global search. 

      Очень вдумчивой особенностью данного продукта является предотвращение непреднамеренной перезаписи файлов. Когда сервис находит два документа с одинаковым именем в одном и том же месте в Salesforce, он создает два документа на SharePoint и добавляет постфикс, который позволяет обоим файлам существовать на SharePoint.  

      Услуга лёгкий запуски сотни счетов уже используют его для управления взаимоотношениями с клиентами.  

      Кроме того, хотя данный продукт разработан для Salesforce, аналогичное облачное решение существует и для SugarCRM. Более того, Connecting Software выпустил Экстрактор с бесшовным креплением для 1ТП21Т.

      Но как насчет затрат на хранение данных?

      Несмотря на то, что в настоящее время преобладают проблемы безопасности, стоимость хранения данных в облаке также становится критической для многих компаний. По данным Salesforce отзывы, Его бесплатная емкость для хранения данных очень мала, а когда свободное место закончится, плата за хранение может стать такой же большой, как и ежегодная лицензия. 

      Действительно, дополнительные дисковые пространства от Salesforce доступны в блоках по 50 или 500 МБ, по цене $125 в месяц за 500 МБ. Насколько это ни разочаровывало, мы можем понять и сотрудников Salesforce: система создана для управления взаимоотношениями с клиентами, а не для хранения документов. Для этого есть и другие инструменты! 

      В этих условиях использование 1ТП24Т с 1ТП14Т может быть революционным.  

      Если вы уже используете SharePoint, вам нужен только Document Extractor, и он может быть таким же дешевым, как $6 пользователь/месяц. Привлекательно, правда? 

      SharePoint тоже не дорогой, и вы даже можете иметь бесплатную версию SharePoint Foundation. Попробуйте трио Salesforce-Document Extractor-SharePoint, и вы получите больший контроль над документами и сэкономите значительные средства.  

      Прекратите замедлять работу вашей системы

      Жалобы на замедление работы системы Salesforce в наши дни довольно распространены в Интернете, и, возможно, Вы сами испытали это на себе. Представляете ли вы, сколько избыточной информации ежедневно обрабатывает ваша CRM-система? Все счета-фактуры, заказы на покупку, отчеты, копии идентификаторов и т.д. сидят в вашей системе, крадут ее пространство и донимают ее возможности по обработке.  

      Document Extractor может решить и эту проблему. Он автоматически переместит все документы из Salesforce на SharePoint и оставит только ссылки, чтобы вы могли получить файлы, когда они вам понадобятся. Многие компании найдут эту функцию удобной, но для тех, кто работает с большим количеством файлов, это очень важно. 

      Какой следующий шаг?

      Правила безопасности данных становятся настолько вездесущими, что их нельзя игнорировать. Именно от компаний, использующих Salesforce, зависит обеспечение защиты информации своих клиентов. Это означает соблюдение законов, определяющих, где должна храниться информация о клиентах. И Document Extractor - отличное решение для этого. Сравнить параметры развертывания и ценообразование...а затем потребуйте свой бесплатный суд. Также, следуйте нашим блог чтобы узнать о новых тенденциях в мире интеграции программного обеспечения и производительности бизнеса.  

      Комментарии 1

      1. Облачные вычисления стали одной из самых популярных платформ благодаря нескольким выгодным приложениям. Однако, нарушение безопасности из-за ошибок на стороне пользователя может дорого обойтись малому и среднему бизнесу. Таким образом, человек должен знать о факторах, которые должны быть приняты во внимание, чтобы избежать нарушения безопасности.

      Добавить комментарий

      Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *