Force de vente et protection des données : Comment rester dans le nuage et respecter la réglementation

Anastasia Mazur Nouvelles de l'entreprise, Produits et solutions 1 Commentaire

La protection des données dans les systèmes de gestion des relations avec la clientèle est devenue l'une des principales préoccupations des entreprises commerciales et du secteur public.

Le stockage des données des clients dans le nuage est-il sûr et conforme à la législation ?

Les entreprises doivent-elles vraiment migrer vers des systèmes de gestion de la relation client sur site pour éviter des sanctions draconiennes et une réputation blessée ?

Et enfin, combien de dépenses cela implique-t-il ?

Dans cet article, nous analyserons règlement sur la sécurité des données concernant l'utilisation des systèmes de CRM en nuage, notamment Salesforce. Nous allons également examiner une solution qui permet d'améliorer la conformité et de profiter de tous les avantages du nuage.

Pourquoi le cloud CRM est-il si délicat ?

De nombreuses entreprises préfèrent gérer les relations avec leurs clients via le cloud. Contrairement aux solutions sur site, il offre une grande flexibilité et une grande commodité : vous pouvez accéder aux données depuis n'importe quel appareil en déplacement et continuer à travailler depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment de la journée. En outre, le stockage, la maintenance et la sécurité sont assurés par le fournisseur de services, et non par vous. Le CRM en nuage est si populaire que l'un des principaux systèmes - Salesforce platform™ - n'a même pas d'équivalent sur site. 

Cependant, les récents changements législatifs ont mis en alerte les utilisateurs du cloud CRM et ont exigé une prise de décision réfléchie. 

Les principales restrictions à l'utilisation illimitée du cloud CRM viennent de : 

  • Données sur les lois sur la résidence 
  • GDPR  
  • Exigences en matière de stockage des données sur le terrain 

Voyons les détails de chacun.  

    Lois sur la résidence des données

    Selon le pays où votre entreprise exerce ses activités, les données de vos clients peuvent devoir être stockées à l'intérieur des frontières du pays. Par exemple, la Chine nécessite tous les données des clients doivent être hébergées sur des serveurs basés en Chine ; l'Australie contrôle ses dossiers de santé ; l'Allemagne conserve ses métadonnées de télécommunications ; la Russie exige que toutes les données personnelles soient hébergées dans le pays, etc.   

    Cela n'avait jamais été comme ça auparavant. Les changements ont été mis en place entre 2014 et 2017 après 2013 Révélations d'Edward Snowden sur the US L'Agence de sécurité nationale recueille des masses de données privées non seulement des citoyens américains mais aussi du monde entier. Aujourd'hui, dans de nombreux pays, certaines industries sont tenues de conserver les données des clients sur des serveurs nationaux. Ainsi, elles ne sont soumises qu'à la réglementation de ce pays et ne peuvent pas, par exemple, être fouillées sous mandat de les États-Unis ou d'autres pays.  

    Bien entendu, ces changements contredisent l'idée du cloud computing et du libre échange de données. De plus, pour certaines entreprises, elles rendent impossible l'utilisation de systèmes de gestion de la relation client basés sur le cloud. 

    Il est également vrai que certains fournisseurs de CRM s'efforcent de suivre les changements. La force de vente essaie pour élargir leur représentation. A partir de Janvier 2019, ils ont leurs centres de données fonctionnant dans les zones métropolitaines suivantes : 

    • Chicago, Illinois, États-Unis (USA)
    • Dallas, Texas, États-Unis (USA)
    • Francfort, Allemagne (GER)
    • Kobe, Japon (JPN)
    • Londres, Royaume-Uni (UK) : Londres, Royaume-Uni (Nord) & Londres, Royaume-Uni (Ouest)
    • Paris, France (FRA)
    • Phoenix, Arizona, États-Unis (USA)
    • Tokyo, Japon (JPN)
    • Washington, DC, États-Unis (USA) 

      Cependant, cette variété ne résout pas les problèmes de cloud computing des pays qui ne figurent pas sur la liste. Et il est tout simplement impossible d'ouvrir des centres de données sans fin. Il existe une meilleure solution pour travailler avec les nuages de Salesforce et nous en parlerons dans cet article. Mais vérifions d'abord les autres restrictions.  

      GDPR

      Le Règlement général sur la protection des données a été adoptée en 2016 et est entrée en vigueur le 25 mai 2018. Elle définit la manière dont les informations personnelles des citoyens et résidents de l'UE doivent être traitées et prévoit des sanctions graves en cas de violation.  

      Que signifie ce règlement pour la gestion des relations avec les clients ? Surtout, la question de la responsabilité ultime. Lorsque vous utilisez un système basé sur le cloud pour votre CRM, qui est le plus responsable du respect des règles ? En vertu de la GDPR, vous êtes, en tant qu'entreprise, une contrôleur de données, et votre CRM dans le nuage Le fournisseur de système est un processeur de données. Selon Bureau du commissaire à l'information, Les responsables du traitement ont plus d'obligations en vertu du GDPR que les sous-traitants, car ils décident quelles données personnelles sont collectées et pourquoi, et exercent un contrôle ultime sur les informations. Les sous-traitants ont moins d'obligations et doivent veiller à ne traiter les données à caractère personnel que conformément aux instructions du responsable du traitement concerné. 

      Cela signifie que si quelque chose tourne mal, c'est vous, en tant qu'entreprise, qui êtes responsable en dernier ressort et qui subissez des pertes financières et de réputation, et non le vendeur de votre système de CRM. Il est donc impératif de nos jours d'avoir un meilleur contrôle sur les données et les documents des clients. 

      Exigences en matière de stockage des données sur le terrain

      Si vous travaillez dans le secteur bancaire, financier, des assurances ou des soins de santé, par exemple, les restrictions susmentionnées peuvent vous sembler enfantines. C'est parce que certains secteurs d'activité exigent à la fois des fonctionnalités de pointe et une sécurité maximale. Cela signifie-t-il qu'ils ne peuvent pas utiliser un CRM basé sur le cloud, tel que Salesforce ? Pas exactement. 

      Puis-je être conforme en utilisant le CRM dans le nuage ?

      Bien que les conséquences d'une violation de la législation sur la protection des données soient intimidantes, cela ne signifie pas que vous devez dire adieu à votre système de CRM en nuage.  

      À l'adresse suivante : Connecting Softwarenous avons développé une solution qui complète vos efforts en matière de respect des règles de protection des données et vous permet de profiter au mieux de Salesforce.  

      La solution s'appelle Document Extractor. Laissez-moi vous expliquer comment il améliore exactement vos processus d'entreprise.   

      Comment fonctionne le Document Extractor

      L'idée est simple mais efficace. Lorsque vous téléchargez un élément de données ou un document dans Salesforce, il est détecté par le service Document Extractor fonctionnant en arrière-plan. Il crée une copie du fichier dans SharePoint et un lien pointant vers l'emplacement initial. Enfin, il supprime le fichier dans Salesforce. Pour un utilisateur, il n'y a pas de différence : bien que les données ne soient pas physiquement présentes, il voit les fichiers là où ils se trouvaient.  

      Comme vous le voyez, nous ne vous demandons pas si vous êtes familier avec le SharePoint. Si vous utilisez Salesforce - l'un des meilleurs systèmes de CRM, il y a de fortes chances que vous ayez également SharePoint - un excellent outil pour la collaboration et le stockage de documents. Si ce n'est pas le cas, vous devriez absolument le faire.  

      Ainsi, Document Extractor surveille les documents relatifs aux comptes Salesforce, aux contacts, aux pistes, aux opportunités, aux devis, aux contrats, aux commandes, aux actifs et aux messages électroniques et crée la structure de dossiers appropriée sur SharePoint, avant d'y placer le document. 

      Ainsi, vous bénéficiez des avantages de Salesforce tels que l'amélioration de la communication et du service client, une plus grande efficacité, l'automatisation et le reporting, tout en améliorant la conformité avec les règles de protection des données, car vous maîtrisez mieux les données et les documents des clients.   

      Document Extractor transfère également les informations sur le créateur, l'éditeur et le propriétaire du document Salesforce à SharePoint pour faciliter le suivi des documents. Les fichiers stubbed ont le même nom et la même extension que les fichiers originaux, et ils sont consultables à partir de la recherche globale de Salesforce. 

      Une caractéristique très intéressante de ce produit est la prévention de l'écrasement involontaire de fichiers. Lorsque le service trouve deux documents portant le même nom au même endroit sur Salesforce, il crée deux documents sur SharePoint et ajoute un postfix qui permet aux deux fichiers d'exister sur SharePoint.  

      Le service est facile à lanceret des centaines de comptes l'utilisent déjà pour la gestion de la relation client.  

      En outre, bien que ce produit particulier soit développé pour Salesforce, une solution de nuage similaire existe pour SugarCRM. En outre, Connecting Software a publié un Extracteur d'attaches sans soudure pour Dynamics 365.

      Mais qu'en est-il des coûts de stockage des données ?

      Bien que les préoccupations en matière de sécurité soient courantes de nos jours, le coût du stockage des données dans le nuage devient également critique pour de nombreuses entreprises. Selon Salesforce critiques, sa capacité de stockage de données gratuites est très faible, et lorsque l'espace libre est épuisé, les frais de stockage peuvent devenir aussi énormes qu'une licence annuelle elle-même. 

      En effet, l'espace de stockage supplémentaire de Salesforce est disponible par blocs de 50 ou 500 Mo, au prix de 500 Mo sur of $125/mois. Aussi frustrant que cela puisse être, on peut aussi comprendre les gens de Salesforce : le système a été créé pour la gestion de la relation client et non pour le stockage de documents. Il existe d'autres outils pour cela ! 

      Dans ces conditions, l'utilisation de SharePoint avec Document Extractor peut être révolutionnaire.  

      Si vous utilisez déjà le SharePoint, vous n'avez besoin que du Document Extractor, et il peut être aussi bon marché que le $6 utilisateur/mois. C'est attrayant, non ? 

      SharePoint n'est pas cher non plus, et vous pouvez même avoir une version gratuite de SharePoint Foundation. Essayez le trio Salesforce-Document Extractor-SharePoint, et vous exercerez un meilleur contrôle sur vos documents et réaliserez des économies importantes.  

      Arrêtez de ralentir votre système

      Les plaintes concernant le ralentissement du système Salesforce sont assez courantes sur le web ces jours-ci, et peut-être en avez-vous fait l'expérience vous-même. Vous imaginez la quantité excessive d'informations que votre CRM traite chaque jour ? Toutes les factures, les bons de commande, les rapports, les copies d'identité, etc. se retrouvent dans votre système, lui volent son espace et harcèlent sa capacité de traitement.  

      Le Document Extractor peut également résoudre ce problème. Il déplacera automatiquement tous les documents de Salesforce vers SharePoint et ne laissera que des liens pour que vous puissiez récupérer les fichiers lorsque vous en aurez besoin. De nombreuses entreprises trouveront cette fonctionnalité pratique, mais pour celles qui exploitent de grandes quantités de fichiers, il s'agit d'une fonction essentielle. 

      Quelle est la prochaine étape ?

      Les réglementations sur la sécurité des données deviennent si omniprésentes qu'elles ne peuvent être ignorées. Il appartient aux entreprises qui utilisent Salesforce, de garantir la protection des informations de leurs clients. Cela signifie qu'elles doivent respecter les lois de conformité définissant où les informations relatives aux clients doivent être stockées. Et le Document Extractor est une excellente solution pour cela. Comparer les options de déploiement et les prixet réclamez votre procès gratuit. Suivez également notre blog pour connaître les nouvelles tendances dans le monde de l'intégration des logiciels et de la productivité des entreprises.  

      Commentaires 1

      1. Le cloud computing est devenu l'une des plateformes les plus populaires grâce à ses nombreuses applications rentables. Toutefois, une faille de sécurité due à des erreurs commises par l'utilisateur pourrait coûter cher aux petites et moyennes entreprises. Par conséquent, une personne doit être consciente des facteurs à prendre en considération pour éviter une faille de sécurité.

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