La protezione dei dati nei sistemi di Customer Relationship Management è diventata una delle principali preoccupazioni sia per le aziende commerciali che per il settore pubblico.
L'archiviazione dei dati dei clienti nel cloud è sicura e conforme alla legislazione?
Le aziende hanno davvero bisogno di migrare verso sistemi CRM on-premises per evitare sanzioni draconiane e una reputazione danneggiata?
E infine, quanta spesa comporta?
In questo articolo analizzeremo regolamentazione della sicurezza dei dati sull'utilizzo di sistemi CRM in-the-cloud, in particolare Salesforce. Esamineremo anche una soluzione che consenta di migliorare la conformità e di godere di tutti i vantaggi del cloud.
Perché il Cloud CRM è così complicato?
Molte aziende preferiscono gestire le relazioni con i clienti tramite il cloud. A differenza delle soluzioni on-premise, offre grande flessibilità e comodità: è possibile accedere ai dati da qualsiasi dispositivo in movimento e continuare a lavorare da qualsiasi luogo e momento della giornata. Inoltre, l'archiviazione, la manutenzione e la sicurezza sono a carico del fornitore di servizi e non vostro. Il Cloud CRM è così popolare che uno dei principali sistemi - la piattaforma Salesforce™ - non ha nemmeno un equivalente on-premise.
Tuttavia, i recenti cambiamenti nella legislazione hanno messo in allerta gli utenti del cloud CRM e hanno richiesto un processo decisionale ponderato.
Le principali restrizioni all'utilizzo del cloud CRM senza limiti provengono da questo:
- Leggi sulla residenza dei dati
- GDPR
- Requisiti di memorizzazione dei dati specifici del campo
Vediamo i dettagli di ciascuno.
Leggi sulla residenza dei dati
A seconda del Paese in cui opera la vostra azienda, i dati dei vostri clienti potrebbero dover essere conservati all'interno dei confini nazionali. Ad esempio, la Cina richiede tutti i dati dei clienti da ospitare su server con sede in Cina; l'Australia controlla le sue cartelle cliniche; la Germania conserva i metadati delle telecomunicazioni; la Russia richiede che tutti i dati personali siano ospitati nel paese e così via.
Non era mai stato così prima. Le modifiche sono state introdotte tra il 2014 e il 2017 dopo le rivelazioni del 2013 di Edward Snowden sulla raccolta da parte dell'Agenzia per la sicurezza nazionale degli Stati Uniti di una massa di dati privati non solo dei cittadini americani, ma di tutto il mondo. Ora in molti Paesi alcune industrie sono tenute a conservare i dati dei clienti su server nazionali. In questo modo, sono soggetti solo alle normative di questo Paese e non possono essere, ad esempio, perquisiti con mandato da gli Stati Uniti o in altri paesi.
Naturalmente, questi cambiamenti contraddire l'idea del cloud computing e del libero scambio di dati. Inoltre, per alcune aziende, rendono impossibile l'utilizzo di sistemi CRM basati sul cloud.
È anche vero che alcuni fornitori di CRM cercano di stare al passo con i cambiamenti. La forza vendite cerca per ampliare la loro rappresentanza. A partire da Gennaio 2019, loro hanno i loro data center nelle seguenti aree metropolitane:
- Chicago, Illinois, Stati Uniti (USA)
- Dallas, Texas, Stati Uniti (USA)
- Francoforte, Germania (GER)
- Kobe, Giappone (JPN)
- Londra, Regno Unito (UK): Londra, Regno Unito (Nord) & Londra, Regno Unito (Ovest)
- Parigi, Francia (FRA)
- Phoenix, Arizona, Stati Uniti (USA)
- Tokyo, Giappone (JPN)
- Washington, DC, Stati Uniti (USA)
Tuttavia, questa varietà non risolve i problemi di cloud computing dei Paesi che non fanno parte dell'elenco. E l'apertura di infiniti data center è praticamente impossibile. Esiste una soluzione migliore per lavorare con i cloud Salesforce e la discuteremo in questo articolo. Ma prima controlliamo le altre restrizioni.
GDPR
Il sito Regolamento generale sulla protezione dei dati è stata adottata nel 2016 ed è entrata in vigore il 25 maggio 2018. Essa definisce le modalità di trattamento delle informazioni personali dei cittadini e dei residenti dell'UE e prevede gravi sanzioni in caso di violazione.
Cosa significa questo regolamento per il CRM? Soprattutto, la questione della responsabilità finale. Quando si utilizza un sistema basato sul cloud per il proprio CRM, chi è più responsabile del rispetto delle regole? Secondo il GDPR, voi come azienda siete un responsabile del trattamento dei dati, e il tuo cloud CRM fornitore di sistema è un elaboratore dati. Secondo Ufficio del Commissario per l'Informazione, I responsabili del trattamento hanno più obblighi ai sensi del GDPR rispetto agli incaricati del trattamento, in quanto decidono quali dati personali vengono raccolti e perché, ed esercitano il controllo finale sulle informazioni. Gli incaricati del trattamento hanno meno obblighi e devono fare attenzione a trattare i dati personali solo in linea con le istruzioni del responsabile del trattamento.
Significa che se qualcosa va male, voi come azienda siete il massimo a portare la responsabilità e a subire perdite finanziarie e di reputazione, e non il vostro fornitore di sistemi CRM. Quindi, avere un maggiore controllo sui dati e sui documenti dei clienti è imperativo al giorno d'oggi.
Requisiti per l'archiviazione dei dati specifici del campo
Se lavorate nel settore bancario, finanziario, assicurativo o sanitario, ad esempio, le suddette restrizioni possono sembrarvi infantili. È perché alcune aree di business richiedono funzionalità all'avanguardia e la massima sicurezza allo stesso tempo. Significa che non possono utilizzare il CRM basato sul cloud come Salesforce? Non esattamente.
Posso essere compatibile con l'utilizzo del CRM basato sul cloud?
Anche se le conseguenze di una violazione della legislazione sulla protezione dei dati sono spaventose, non significa che dobbiate dire addio al vostro sistema CRM in cloud.
All'indirizzo Connecting Softwareabbiamo sviluppato una soluzione che integra i vostri sforzi nel rispettare le norme sulla protezione dei dati e permette di godere della migliore esperienza di Salesforce.
La soluzione si chiama Document Extractor. Lasciate che vi spieghi come migliora esattamente i vostri processi aziendali.
Come funziona Document Extractor
L'idea è semplice ma efficace. Quando si carica un dato o un documento su Salesforce, viene rilevato dal servizio Document Extractor in esecuzione in background. Crea una copia del file in SharePoint e un link che punta alla posizione iniziale. Infine, elimina il file in Salesforce. Per un utente, non c'è differenza: anche se i dati non sono fisicamente lì, vede i file dove si trovavano.
Come vedete, non vi stiamo chiedendo se conoscete l'SharePoint. Se utilizzate Salesforce, uno dei migliori sistemi CRM, è probabile che abbiate anche SharePoint, un ottimo strumento per la collaborazione e l'archiviazione dei documenti. In caso contrario, dovreste assolutamente farlo.
Quindi, Document Extractor monitora i documenti relativi ad account Salesforce, contatti, lead, opportunità, preventivi, contratti, ordini, risorse e messaggi e-mail e crea la struttura di cartelle appropriata su SharePoint, prima di inserire il documento.
In questo modo, potrete godere dei vantaggi di Salesforce, quali una migliore comunicazione e un servizio clienti più efficiente, una maggiore efficienza, automazione e reportistica, e allo stesso tempo migliorare la conformità alle regole di protezione dei dati, perché avrete un maggiore controllo sui dati e sui documenti dei clienti.
Document Extractor trasferisce anche le informazioni sul creatore, l'editore e il proprietario dei documenti Salesforce a SharePoint per una più facile tracciabilità dei documenti. I file bloccati hanno lo stesso nome e la stessa estensione dei file originali e sono ricercabili dalla ricerca di Salesforce Global.
Una caratteristica molto premurosa di questo prodotto è la prevenzione della sovrascrittura involontaria dei file. Quando il servizio trova due documenti con lo stesso nome nella stessa posizione su Salesforce, crea due documenti su SharePoint e aggiunge un postfix che permette ad entrambi i file di esistere su SharePoint.
Il servizio è facile da lanciaree centinaia di conti lo usano già per la gestione dei rapporti con i clienti.
Inoltre, sebbene questo particolare prodotto sia stato sviluppato per Salesforce, una soluzione simile esiste anche per SugarCRM. Inoltre, Connecting Software ha rilasciato un Estrattore di fissaggio senza saldature per Dynamics 365.
Ma che dire dei costi di archiviazione dei dati?
Sebbene al giorno d'oggi le preoccupazioni per la sicurezza siano prevalenti, anche il costo dell'archiviazione dei dati nel cloud diventa critico per molte aziende. Secondo Salesforce recensioni, la sua capacità di memorizzazione libera dei dati è molto piccola, e quando lo spazio libero è finito, le spese di memorizzazione possono diventare enormi come una licenza annuale stessa.
Infatti, lo spazio di archiviazione aggiuntivo di Salesforce è disponibile in blocchi da 50 o 500 MB, con un prezzo di $125/mese per 500 MB. Per quanto frustrante possa essere, possiamo capire anche chi utilizza Salesforce: il sistema è stato creato per la gestione delle relazioni con i clienti e non per l'archiviazione dei documenti. Ci sono altri strumenti per questo!
In queste condizioni, l'utilizzo di SharePoint con Document Extractor può essere rivoluzionario.
Se si utilizza già SharePoint, è necessario solo Document Extractor, e può essere economico come $6 utente/mese. Interessante, vero?
SharePoint non è nemmeno costoso, e si può anche avere una versione gratuita della Fondazione SharePoint. Prova il trio Salesforce-Document Extractor-SharePoint, ed eserciterai un maggiore controllo sui tuoi documenti e risparmierai costi significativi.
Smettila di rallentare il tuo sistema
Le lamentele sul rallentamento del sistema Salesforce sono piuttosto comuni sul web in questi giorni, e forse lo avete sperimentato voi stessi. Immaginate quante informazioni eccessive vengono elaborate ogni giorno dal vostro CRM? Tutte le fatture, gli ordini di acquisto, i rapporti, le copie dei documenti d'identità, ecc. sono presenti nel vostro sistema, rubano spazio e ne compromettono la capacità di elaborazione.
Document Extractor può risolvere anche questo problema. Sposterà automaticamente tutti i documenti da Salesforce a SharePoint e lascerà solo i link in modo da poter recuperare i file quando ne avrete bisogno. Molte aziende troveranno questa funzione utile, ma per coloro che gestiscono grandi quantità di file questo è fondamentale.
Qual è il prossimo passo?
Le normative sulla sicurezza dei dati stanno diventando così onnipresenti da non poter essere ignorate. Spetta alle aziende che utilizzano l'Salesforce garantire la protezione delle informazioni dei loro clienti. Ciò significa aderire alle leggi di conformità che definiscono dove devono essere archiviate le informazioni relative ai clienti. E l'Document Extractor è un'ottima soluzione per questo. Confronto delle opzioni di distribuzione e dei prezzie poi richiedere la prova gratuita. Inoltre, segui il nostro blog per conoscere le nuove tendenze nel mondo dell'integrazione del software e della produttività aziendale.
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Il cloud computing si è affermato come una delle piattaforme più popolari grazie alle sue numerose e redditizie applicazioni. Tuttavia, una violazione della sicurezza dovuta agli errori dell'utente finale potrebbe costare molto alle piccole e medie imprese. Pertanto, una persona dovrebbe essere consapevole dei fattori che dovrebbero essere presi in considerazione per evitare una violazione della sicurezza.