Salesforce 和数据保护。如何保持在云端,并保持对法规的遵守

Anastasia Mazur 公司新闻, 产品和解决方案 1评论

客户关系管理系统中的数据保护已成为商业公司和公共部门的主要关注点之一。

在云端存储客户数据是否安全,是否符合法律规定?

企业真的需要迁移到内部CRM系统,以避免严厉的惩罚和受伤的声誉吗?

最后,它意味着多少支出?

在本文中,我们将分析 关于使用云端CRM系统,特别是Salesforce的数据安全规定. 我们还将仔细检查一个解决方案,以提高合规性并享受云的所有好处。

为什么云CRM如此棘手?

许多公司喜欢通过云端管理客户关系。与内部解决方案不同的是,它提供了极大的灵活性和便利性:您可以从任何设备上访问数据,并在一天中的任何地点和时间继续工作。它还将存储、维护和安全放在服务提供商的肩上,而不是你的。云CRM是如此受欢迎,以至于主要系统之一--Salesforce平台™--甚至没有相应的内部系统。 

然而,最近立法的变化让云CRM用户提高了警惕,要求他们做出深思熟虑的决策。 

无界云CRM的使用限制主要来自于。 

  • 数据驻留法 
  • GDPR  
  • 具体的外地数据存储要求 

让我们来看看每个人的细节。  

    数据驻留法

    根据您的业务经营所在的国家,您的客户数据可能需要存储在该国境内。 例如,中国 需要客户数据要托管在位于中国的服务器上;澳大利亚控制着它的健康记录;德国保存着它的电信元数据;俄罗斯要求所有的个人数据都要托管在国内等等。   

    以前并不是这样的。2013年爱德华-斯诺登揭露了美国国家安全局不仅从美国公民,而且从世界各地收集大量私人数据后,2014年至2017年期间推出了这些变化。现在在很多国家,某些行业被要求将客户数据保存在国内的服务器上。这样一来,他们只受这个国家的法规约束,比如说,根据搜查令,他们也不能从 美国 或其他国家。  

    当然,这些变化 抵触 云计算和自由交换数据的理念。此外,对于一些公司来说,它们使得使用基于云计算的CRM系统成为不可能。 

    一些CRM提供商试图跟上变化也是事实。Salesforce试图 以扩大其代表性。截至 2019年1月, 他们 它们的数据中心在以下城市地区运行: 

    • 美国伊利诺伊州芝加哥(美国)
    • 美国得克萨斯州达拉斯市
    • 德国法兰克福
    • 日本神户
    • 联合王国伦敦(英国)。联合王国伦敦(北区)和联合王国伦敦(西区)
    • 法国巴黎(FRA)
    • 美国亚利桑那州凤凰城
    • 日本东京
    • 美国华盛顿特区 

      但是,这个品种并不能解决未上榜国家的云计算问题。而且开辟无尽的数据中心是直接不可能的。有一个更好的解决方案与Salesforce云工作,我们将在本文中讨论它。但首先让我们检查一下其他限制。  

      GDPR

      一般数据保护条例 于2016年通过,并于2018年5月25日生效。它规定了欧盟公民和居民的个人信息必须如何处理,并预见了对违反行为的严重处罚。  

      这个规定对CRM意味着什么?最重要的是,最终责任的问题。当你使用云端系统进行CRM时,谁更有责任遵守规则?在GDPR下,你作为公司是一个 数据控制者, 和您的云CRM 系统提供商是一个 数据处理器. 根据 信息专员办公室, 根据GDPR,控制者比处理者承担更多的义务,因为他们决定收集哪些个人数据和为什么收集,并对信息行使最终控制权。处理者的义务较少,必须小心翼翼,只按照相关控制者的指示处理个人数据。 

      这意味着,如果出了问题,作为公司,你是最终要背负责任,遭受经济和名誉损失的,而不是你的CRM系统供应商。因此,现在对客户数据和文件有更多的控制权是势在必行的。 

      外地特有的数据存储要求

      例如,如果你在银行、金融、保险或医疗保健行业工作,上述限制对你来说可能显得很幼稚。因为某些业务领域需要同时具备最先进的功能和最高的安全性。这是否意味着他们不能使用Salesforce等云端CRM?并非如此。 

      在使用云端CRM的同时,我能否做到合规?

      虽然违反数据保护法的后果很吓人,但这并不意味着你需要和你的云CRM系统说再见。  

      Connecting Software我们已经开发了一个解决方案,它 为您在遵守数据保护规则方面所做的努力提供补充,并允许您享受Salesforce的最佳体验。  

      这个解决方案被称为 Document Extractor. 让我来解释一下它到底是如何改善你的业务流程的。   

      Document Extractor如何工作

      这个想法很简单但很有效。当你将一个数据项或文档上传到Salesforce时,会被后台运行的Document Extractor服务检测到。它在SharePoint中创建文件的副本和指向初始位置的链接。最后,它在Salesforce中删除该文件。对于用户来说,没有任何区别:虽然数据在物理上不在那里,但他们看到的是他们所在的文件。  

      正如你所看到的,我们不是在问你是否熟悉SharePoint。如果你正在使用Salesforce--最好的CRM系统之一,那么你有可能也有SharePoint--一个用于文档协作和存储的伟大工具。如果没有,你绝对应该有。  

      因此,Document Extractor会监控与Salesforce账户、联系人、潜在客户、机会、报价、合同、订单、资产和电子邮件消息相关的文档,并在SharePoint上创建相应的文件夹结构,然后再将文档放在那里。 

      这样,您就可以享受到Salesforce带来的好处,如增强沟通和客户服务、提高效率、自动化和报告,同时升级对数据保护规则的合规性,因为您对客户数据和文档的控制力更强。   

      Document Extractor还将Salesforce文档创建者、编辑者和所有者的相关信息转移到SharePoint中,以便于跟踪文档。存根文件与原始文件具有相同的名称和扩展名,并且可以从Salesforce全局搜索中搜索到它们。 

      这个产品有一个非常贴心的功能,就是防止无意中的文件覆盖。当服务在Salesforce上的同一位置发现两个同名的文件时,会在SharePoint上创建两个文件,并添加一个后缀,让这两个文件在SharePoint上存在。  

      该服务是 易启动目前已有数百个客户使用它进行客户关系管理。  

      此外,虽然这个特殊的产品是针对Salesforce开发的,但SugarCRM也存在类似的云解决方案。此外,Connecting Software还发布了一款 Dynamics 365的无缝附件提取器。

      但数据存储成本呢?

      虽然现在安全问题普遍存在,但云端数据存储的成本也成为很多公司的关键。根据Salesforce 评论, 它的免费数据存储容量非常小,当免费空间结束后,存储费用可能会像一年的许可证本身一样巨大。 

      事实上,Salesforce的额外存储空间是以50或500MB为块的,500MB的价格为 $125/月。虽然令人沮丧,但我们也能理解Salesforce的人:这个系统是为客户关系管理而建立的,而不是为文档存储而建立的。还有其他工具可以用! 

      在这些条件下,使用SharePoint与Document Extractor可以起到革命性的作用。  

      如果你已经用上了SharePoint,你只需要Document Extractor,就可以便宜到$6用户/月。很有吸引力吧? 

      SharePoint的价格也不贵,你甚至可以拥有免费版SharePoint基础版。试试Salesforce-Document Extractor-SharePoint三人组,你会对你的文档进行更多的控制,并节省大量的成本。  

      停止减慢您的系统速度

      现在网络上关于Salesforce系统变慢的投诉相当普遍,也许你自己也有过这样的经历。 你能想象你的CRM每天要处理多少过多的信息吗?所有的发票、采购订单、报告、身份证复印件等都放在你的系统中,抢占它的空间,骚扰它的处理能力。  

      Document Extractor也可以解决这个问题。它将自动把所有文件从Salesforce转移到SharePoint,只留下链接,这样你就可以在需要时检索文件。许多公司会发现这个功能很方便,但对于那些操作大量文件的公司来说,这是任务关键。 

      下一步是什么?

      数据安全法规正变得无所不在,不容忽视。使用 Salesforce 的公司有责任确保客户信息的保护。这意味着要遵守规定客户相关信息应存储在何处的合规法律。而Document Extractor就是一个很好的解决方案。 比较部署选项和定价,然后申请免费试用。另外,请关注我们的 博客 了解世界软件集成和商业生产力的新趋势。  

      评论 1

      1. 云计算因其多项有利可图的应用而成为最受欢迎的平台之一。然而,由于用户端的错误而导致的安全漏洞可能会给中小型企业带来巨大的损失。因此,一个人应该意识到应该考虑的因素,以避免安全漏洞。

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