Salesforce 和数据保护。如何保持在云端，并保持对法规的遵守

客户关系管理系统中的数据保护已成为商业公司和公共部门的主要关注点之一。

在云端存储客户数据是否安全，是否符合法律规定？

企业真的需要迁移到内部CRM系统，以避免严厉的惩罚和受伤的声誉吗？

最后，它意味着多少支出？

在本文中，我们将分析 关于使用云端CRM系统，特别是Salesforce的数据安全规定. 我们还将仔细检查一个解决方案，以提高合规性并享受云的所有好处。

许多企业更倾向于通过云端管理客户关系。与本地部署解决方案不同，云服务具备高度灵活性与便捷性：您可随时随地通过任意设备访问数据，在任何地点和时间继续工作。同时，存储、维护及安全保障责任均由服务提供商承担，而非企业自身。 云端CRM的普及程度之高，甚至导致主流系统之一——Salesforce平台™——根本不存在本地部署版本。. 

然而，最近立法的变化让云CRM用户提高了警惕，要求他们做出深思熟虑的决策。 

无界云CRM的使用限制主要来自于。 

• 数据驻留法 
• GDPR  
• 具体的外地数据存储要求 

让我们看看每个的具体情况。.  

根据您企业运营所在的国家，客户数据可能需要存储在该国境内。. 例如，中国 需要 都 客户数据要托管在位于中国的服务器上；澳大利亚控制着它的健康记录；德国保存着它的电信元数据；俄罗斯要求所有的个人数据都要托管在国内等等。   

此前并非如此。这些变化是在2014至2017年间逐步实施的，起因是2013年爱德华·斯诺登揭露美国国家安全局不仅从美国公民，更从全球范围内收集海量私人数据。 如今许多国家要求特定行业将客户数据存储在本国服务器上。这样一来，这些数据仅受本国法规约束，无法被外国政府依据本国搜查令进行查验。 美国 或其他国家。  

当然，这些变化 抵触 云计算和自由交换数据的理念。此外，对于一些公司来说，它们使得使用基于云计算的CRM系统成为不可能。 

一些CRM提供商试图跟上变化也是事实。Salesforce试图 以扩大其代表性。截至 2019年1月, 他们 它们的数据中心在以下城市地区运行： 

• 美国伊利诺伊州芝加哥(美国)
• 美国得克萨斯州达拉斯市
• 德国法兰克福
• 日本神户
• 联合王国伦敦（英国）。联合王国伦敦(北区)和联合王国伦敦(西区)
• 法国巴黎(FRA)
• 美国亚利桑那州凤凰城
• 日本东京
• 美国华盛顿特区 

然而，这种多样性并不能解决未列入名单的国家面临的云计算问题。而且，无限扩张数据中心显然是不可能的。针对Salesforce云的协作存在更优解决方案，本文将对此展开探讨。但首先让我们审视其他限制因素。.  

该 一般数据保护条例 于2016年通过，并于2018年5月25日生效。它规定了欧盟公民和居民的个人信息必须如何处理，并预见了对违反行为的严重处罚。  

这个规定对CRM意味着什么？最重要的是，最终责任的问题。当你使用云端系统进行CRM时，谁更有责任遵守规则？在GDPR下，你作为公司是一个 数据控制者, 和您的云CRM 系统提供商是一个 数据处理器. 根据 信息专员办公室, 根据《通用数据保护条例》，数据控制者承担的义务比数据处理者更多，因为他们决定收集哪些个人数据以及收集目的，并对信息拥有最终控制权。数据处理者的义务较少，但必须谨慎行事，仅按照相关数据控制者的指示处理个人数据。. 

这意味着，如果出了问题，作为公司，你是最终要背负责任，遭受经济和名誉损失的，而不是你的CRM系统供应商。因此，现在对客户数据和文件有更多的控制权是势在必行的。 

例如，如果你在银行、金融、保险或医疗保健行业工作，上述限制对你来说可能显得很幼稚。因为某些业务领域需要同时具备最先进的功能和最高的安全性。这是否意味着他们不能使用Salesforce等云端CRM？并非如此。 

尽管违反数据保护法规的后果令人望而生畏，但这并不意味着您必须与云端客户关系管理系统说再见。.  

在 Connecting Software我们已经开发了一个解决方案，它 为您在遵守数据保护规则方面所做的努力提供补充，并允许您享受Salesforce的最佳体验。  

这个解决方案被称为 Document Extractor. 让我来解释一下它到底是如何改善你的业务流程的。   

这个想法很简单但很有效。当你将一个数据项或文档上传到Salesforce时，会被后台运行的Document Extractor服务检测到。它在SharePoint中创建文件的副本和指向初始位置的链接。最后，它在Salesforce中删除该文件。对于用户来说，没有任何区别：虽然数据在物理上不在那里，但他们看到的是他们所在的文件。  

正如您所见，我们并非询问您是否熟悉SharePoint。若您正在使用Salesforce——这款顶尖的客户关系管理系统之一，那么您很可能也拥有SharePoint——这款卓越的文档协作与存储工具。若尚未拥有，您绝对应该考虑使用。.  

因此，Document Extractor会监控与Salesforce账户、联系人、潜在客户、机会、报价、合同、订单、资产和电子邮件消息相关的文档，并在SharePoint上创建相应的文件夹结构，然后再将文档放在那里。 

这样，您就可以享受到Salesforce带来的好处，如增强沟通和客户服务、提高效率、自动化和报告，同时升级对数据保护规则的合规性，因为您对客户数据和文档的控制力更强。   

Document Extractor还将Salesforce文档创建者、编辑者和所有者的相关信息转移到SharePoint中，以便于跟踪文档。存根文件与原始文件具有相同的名称和扩展名，并且可以从Salesforce全局搜索中搜索到它们。 

这个产品有一个非常贴心的功能，就是防止无意中的文件覆盖。当服务在Salesforce上的同一位置发现两个同名的文件时，会在SharePoint上创建两个文件，并添加一个后缀，让这两个文件在SharePoint上存在。  

该服务是 易启动目前已有数百个客户使用它进行客户关系管理。  

此外，虽然这个特殊的产品是针对Salesforce开发的，但SugarCRM也存在类似的云解决方案。此外，Connecting Software还发布了一款 Dynamics 365的无缝附件提取器。

虽然现在安全问题普遍存在，但云端数据存储的成本也成为很多公司的关键。根据Salesforce 评论, 它的免费数据存储容量非常小，当免费空间结束后，存储费用可能会像一年的许可证本身一样巨大。 

确实，Salesforce提供的额外存储空间以50MB或500MB为单位出售，其中500MB的月费为$125。尽管令人沮丧，我们也能理解Salesforce用户的处境：该系统本是为客户关系管理而设计，而非文档存储工具——文档存储自有其他解决方案！ 

在这些条件下，使用SharePoint与Document Extractor可以起到革命性的作用。  

如果你已经用上了SharePoint，你只需要Document Extractor，就可以便宜到$6用户/月。很有吸引力吧？ 

SharePoint的价格也不贵，你甚至可以拥有免费版SharePoint基础版。试试Salesforce-Document Extractor-SharePoint三人组，你会对你的文档进行更多的控制，并节省大量的成本。