Salesforce e Protecção de Dados: Como Ficar em Alto Nível e Manter o Cumprimento da Regulamentação

Anastasia Mazur Notícias da empresa, Produtos e Soluções 1 Comentário

A protecção de dados nos sistemas de Customer Relationship Management tornou-se uma das maiores preocupações tanto para as empresas comerciais como para o sector público.

O armazenamento de dados dos clientes na nuvem é seguro e está em conformidade com a legislação?

As empresas precisam mesmo de migrar para sistemas de CRM no local para evitar penalizações draconianas e prejudicar a reputação?

E finalmente, quanto é que isso implica em gastos?

Neste artigo, vamos analisar regulamento de segurança de dados sobre o uso de sistemas de CRM em nuvem, Salesforce em particular. Também vamos analisar uma solução que permite melhorar a conformidade e desfrutar de todos os benefícios da nuvem.

Porque é que o Cloud CRM é tão complicado?

Muitas empresas preferem gerir as relações com os clientes através da nuvem. Ao contrário das soluções locais, ela oferece grande flexibilidade e conveniência: você pode acessar dados de qualquer dispositivo em movimento e continuar trabalhando a partir de qualquer local e hora do dia. Ele também coloca armazenamento, manutenção e segurança nos ombros do provedor de serviços, e não nos seus. O Cloud CRM é tão popular que um dos principais sistemas - Salesforce platform™ - não tem sequer um equivalente no local. 

No entanto, alterações recentes na legislação colocaram os usuários de CRM na nuvem em alerta e exigiram uma tomada de decisão ponderada. 

As principais restrições ao uso de CRM sem limites na nuvem vêm de: 

  • Leis de residência de dados 
  • PIBR  
  • Requisitos de armazenamento de dados específicos do campo 

Vamos ver os detalhes de cada um.  

    Leis de Residência de Dados

    Dependendo do país onde o seu negócio opera, os dados dos seus clientes podem ter que ser armazenados dentro das fronteiras do país. Por exemplo, a China requer todos dados de clientes a serem hospedados em servidores baseados na China; a Austrália controla seus registros de saúde; a Alemanha mantém seus metadados de telecomunicações; a Rússia exige que todos os dados pessoais sejam hospedados no país e assim por diante.   

    Não tinha sido assim antes. As mudanças foram implementadas entre 2014 e 2017 depois de 2013, em the US. Edward Snowden revelações sobre a Agência Nacional de Segurança, que recolheu grandes quantidades de dados privados não só de cidadãos americanos, mas de todo o mundo. Agora, em muitos países, certas indústrias são obrigadas a manter os dados dos clientes nos servidores do país. Desta forma, eles estão sujeitos apenas aos regulamentos deste país e não podem, por exemplo, ser pesquisados sob mandado, seja de os EUA ou de outros países.  

    É claro que estas mudanças contradizer a ideia da computação em nuvem e da livre troca de dados. Além disso, para algumas empresas, eles tornam impossível o uso de sistemas de CRM baseados em nuvem. 

    Também é verdade que alguns provedores de CRM tentam acompanhar as mudanças. A Salesforce tenta para expandir a sua representação. A partir de Janeiro de 2019, eles têm os seus centros de dados em funcionamento nas seguintes áreas metropolitanas: 

    • Chicago, Illinois, Estados Unidos (EUA)
    • Dallas, Texas, Estados Unidos (EUA)
    • Frankfurt, Alemanha (RGE)
    • Kobe, Japão (JPN)
    • Londres, Reino Unido (UK): Londres, Reino Unido (Norte) & Londres, Reino Unido (Oeste)
    • Paris, França (FRA)
    • Phoenix, Arizona, Estados Unidos (EUA)
    • Tóquio, Japão (JPN)
    • Washington, DC, Estados Unidos (EUA) 

      No entanto, esta variedade não resolve problemas de computação em nuvem de países que não estão na lista. E a abertura de centros de dados infinitos é simplesmente impossível. Há uma solução melhor para trabalhar com as nuvens da Salesforce e discutiremos isso neste artigo. Mas primeiro vamos verificar outras restrições.  

      PIBR

      O Regulamento Geral de Protecção de Dados foi adoptado em 2016 e entrou em vigor em 25 de Maio de 2018. Define como as informações pessoais dos cidadãos e residentes da UE devem ser tratadas e prevê sanções graves em caso de violação.  

      O que significa este regulamento para o CRM? Mais importante ainda, a questão da responsabilidade final. Quando você está usando um sistema baseado em nuvem para o seu CRM, quem é mais responsável por aderir às regras? Sob o GDPR, você, como empresa, é um controlador de dados, e o seu CRM na nuvem O fornecedor do sistema é um processador de dados. De acordo com Gabinete do Comissário de Informação, Os controladores têm mais obrigações sob o GDPR do que os processadores, porque decidem quais dados pessoais são coletados e por quê, e exercem o controle final sobre a informação. Os processadores têm menos obrigações e devem ter o cuidado de apenas processar dados pessoais de acordo com as instruções do controlador relevante. 

      Isso significa que se algo der errado, você, como empresa, é o último a carregar a responsabilidade e sofrer perdas financeiras e de reputação, e não o seu fornecedor de sistemas de CRM. Portanto, ter mais controle sobre os dados e documentos dos clientes é imperativo hoje em dia. 

      Requisitos de armazenamento de dados específicos de campo

      Se você trabalha em bancos, finanças, seguros ou cuidados de saúde, por exemplo, as restrições acima mencionadas podem parecer infantis para você. É porque certas áreas de negócio requerem funcionalidades de ponta e a mais alta segurança ao mesmo tempo. Isso significa que eles não podem usar CRM baseado em nuvem, como o Salesforce? Não exatamente. 

      Posso ser compatível com a utilização de CRM baseado na nuvem?

      Embora as consequências da violação da legislação de protecção de dados sejam intimidantes, isso não significa que tenha de dizer adeus ao seu sistema de cloud CRM.  

      Em Connecting Softwaredesenvolvemos uma solução que complementa os seus esforços no cumprimento das regras de protecção de dados e permite desfrutar da melhor experiência da Salesforce.  

      A solução é chamada Document Extractor. Deixe-me explicar como exatamente isso melhora seus processos de negócios.   

      Como funciona o Document Extractor

      A ideia é simples, mas eficaz. Quando você carrega um item de dados ou um documento para o Salesforce, ele é detectado pelo serviço Document Extractor executado em segundo plano. Ele cria uma cópia do arquivo no SharePoint e um link apontando para o local inicial. Finalmente, ele elimina o arquivo no Salesforce. Para um usuário, não há diferença: embora os dados não estejam fisicamente lá, eles vêem arquivos onde eles estavam localizados.  

      Como você vê, não estamos perguntando se você está familiarizado com o SharePoint. Se você está usando Salesforce - um dos melhores sistemas de CRM, é provável que você também tenha o SharePoint - uma ótima ferramenta para colaboração e armazenamento de documentos. Se não, você deve absolutamente.  

      Assim, o Document Extractor monitora documentos relacionados a contas, contatos, leads, oportunidades, cotações, contratos, pedidos, ativos e mensagens de e-mail da Salesforce e cria a estrutura de pastas apropriada no SharePoint, antes de colocar o documento lá. 

      Assim, você desfruta dos benefícios do Salesforce, tais como melhor comunicação e atendimento ao cliente, maior eficiência, automação e relatórios e, ao mesmo tempo, aumenta a conformidade com as regras de proteção de dados, pois você tem mais controle sobre os dados e documentos dos clientes.   

      O Document Extractor também transfere as informações sobre o criador, editor e proprietário do documento da Salesforce para o SharePoint para facilitar o rastreamento dos documentos. Os arquivos com teimosia têm o mesmo nome e extensão dos arquivos originais, e podem ser pesquisados a partir da pesquisa do Salesforce Global. 

      Uma característica muito atenciosa deste produto é a prevenção de arquivos não intencionais sobrepostos. Quando o serviço encontra dois documentos com o mesmo nome no mesmo local no Salesforce, ele cria dois documentos no SharePoint e adiciona um postfix que permite que os dois arquivos existam no SharePoint.  

      O serviço é fácil de lançare centenas de contas já a utilizam para a gestão do relacionamento com o cliente.  

      Além disso, embora este produto específico seja desenvolvido para a Salesforce, existe uma solução de nuvem semelhante para o SugarCRM. Além disso, o Connecting Software lançou uma solução de Extractor de acessórios sem costuras para Dynamics 365.

      Mas e os custos de armazenamento de dados?

      Embora as preocupações com a segurança sejam predominantes hoje em dia, o custo do armazenamento de dados na nuvem também se torna crítico para muitas empresas. De acordo com a Salesforce críticas, sua capacidade livre de armazenamento de dados é muito pequena, e quando o espaço livre termina, as taxas de armazenamento podem ser tão grandes quanto uma licença anual em si. 

      De fato, espaço de armazenamento adicional da Salesforce está disponível em blocos de 50 ou 500MB, com um preço of $125/mês por 500MB. Por mais frustrante que seja, podemos entender o pessoal do Salesforce também: o sistema foi criado para o gerenciamento do relacionamento com o cliente e não para o armazenamento de documentos. Existem outras ferramentas para isso! 

      Nestas condições, usar SharePoint com Document Extractor pode ser revolucionário.  

      Se você já usa SharePoint, você só precisa de Document Extractor, e pode ser tão barato quanto $6 usuário/mês. Apelativo, certo? 

      O SharePoint também não é caro, e você pode até ter uma versão gratuita do SharePoint Foundation. Experimente o trio Salesforce-Document Extractor-SharePoint, e você exercerá mais controle sobre seus documentos e economizará custos significativos.  

      Pare de abrandar o seu sistema

      Queixas sobre a desaceleração do sistema Salesforce são bastante comuns na web hoje em dia, e talvez você mesmo já tenha experimentado isso. Você imagina quanta informação excessiva o seu CRM processa todos os dias? Todas as facturas, pedidos de compra, relatórios, cópias de IDs, etc., estão no seu sistema, roubam o seu espaço e assediam a sua capacidade de processamento.  

      O Document Extractor também pode resolver este problema. Ele moverá automaticamente todos os documentos do Salesforce para o SharePoint e deixará apenas links para que você possa recuperar arquivos quando precisar deles. Muitas empresas vão achar este recurso útil, mas para aqueles que operam grandes quantidades de arquivos, isto é essencial para a missão. 

      Qual é o próximo passo?

      Os regulamentos de segurança de dados estão a tornar-se tão omnipresentes que não podem ser ignorados. Cabe às empresas que utilizam Salesforce, garantir a proteção das informações de seus clientes. Isto significa aderir às leis de conformidade, definindo onde as informações relacionadas com os clientes devem ser armazenadas. E o Document Extractor é uma ótima solução para isso. Compare as Opções de Implantação e Preçose depois reclame o seu julgamento gratuito. Além disso, siga o nosso blog para conhecer as novas tendências no mundo da integração de software e produtividade empresarial.  

      Comentários 1

      1. A computação em nuvem surgiu como uma das plataformas mais populares devido às suas várias aplicações rentáveis. No entanto, uma falha de segurança devido aos erros do utilizador pode custar muito caro às pequenas e médias empresas. Portanto, uma pessoa deve estar ciente dos fatores que devem ser levados em consideração para evitar uma quebra de segurança.

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