Salesforceとデータ保護。クラウド内に留まり、規制を遵守する方法

アナスタシア・マズール 会社情報, 製品とソリューション 1のコメント

顧客関係管理システムにおけるデータ保護は、営利企業にとっても公共部門にとっても大きな関心事の一つとなっています。

顧客データをクラウドに保存することは安全であり、法律に準拠しているか?

企業は本当にオンプレミスのCRMシステムに移行して、厳罰的なペナルティや評判を落とさないようにする必要があるのでしょうか?

そして最後に、どのくらいの支出を意味しているのでしょうか。

この記事では、以下のような分析を行います。 クラウド型CRMシステム、特にSalesforceを利用したデータセキュリティ規制. また、コンプライアンスを向上させ、クラウドのメリットを享受できるソリューションを精査します。

クラウドCRMはなぜ厄介なのか?

多くの企業は、クラウドを介して顧客との関係を管理することを好んでいます。オンプレミスのソリューションとは異なり、柔軟性と利便性に優れているため、外出先のどのデバイスからでもデータにアクセスでき、場所や時間帯を選ばずに作業を続けることができます。また、ストレージ、メンテナンス、セキュリティはサービスプロバイダーが負担することになりますが、お客様の負担ではありません。クラウドCRMは非常に人気があり、主要なシステムの1つであるSalesforce platform™は、オンプレミスには同等のシステムが存在しないほどです。 

しかし、最近の法改正により、クラウドCRMユーザーは警戒心を持ち、慎重な意思決定が求められるようになりました。 

無限のクラウドCRM利用の主な制約は、そこから来ています。 

  • データ居住法 
  • GDPR  
  • フィールド固有のデータ保存要件 

それぞれの詳細を見てみましょう。  

    データ居住法

    事業を展開している国によっては、お客様のデータを国境内に保管しなければならない場合があります。 例えば、中国 要ります 何れも 顧客データは中国ベースのサーバーでホストされ、オーストラリアは健康記録を管理し、ドイツは通信のメタデータを保持し、ロシアはすべての個人データを国内でホストされるよう要求しています。   

    以前はこんなことはありませんでした。2013年のエドワード・スノーデン氏の暴露事件の後、2014年から2017年の間に変更が行われました。現在、多くの国では、特定の業界では顧客データを国内のサーバーに保管することが義務付けられています。このようにして、それらのデータは、その国の規制にのみ従うことになり、例えば、以下のような令状に基づいて検索することはできません。 アメリカ とか他の国の人が言っていました。  

    もちろん、これらの変化は 駁する クラウドコンピューティングやデータの自由な交換という考え方は、企業の中には、クラウド型CRMシステムの利用を不可能にしている企業もあります。さらに、企業によっては、クラウド型CRMシステムの利用を不可能にしてしまう。 

    CRMプロバイダーの中には、変化に対応しようとするものがあるのも事実です。セールスフォースは 表現を拡大するために現時点では 2019年1月, 彼等 のデータセンターは、以下の大都市圏で稼働しています。 

    • シカゴ、イリノイ州、アメリカ合衆国
    • 米国テキサス州ダラス
    • ドイツ、フランクフルト(GER
    • 日本、神戸
    • ロンドン、イギリス(英国)。英国ロンドン(北)&英国ロンドン(西
    • フランス・パリ(FRA
    • アリゾナ州フェニックス、アメリカ合衆国
    • 東京、日本
    • 米国ワシントンDC(米国 

      しかし、このような多様性は、リストに載っていない国のクラウドコンピューティングの問題を解決するものではありません。そして、無限にデータセンターを開設することは、ストレートに不可能です。Salesforceのクラウドで作業するためのより良い解決策があり、この記事ではそれについて説明します。しかし、まずは他の制限事項を確認してみましょう。  

      GDPR

      一般データ保護規則 は2016年に採択され、2018年5月25日に施行されました。EU市民や居住者の個人情報をどのように取り扱わなければならないかを規定し、違反した場合の重大な罰則を予見しています。  

      この規制はCRMにとって何を意味するのか?最も重要なのは、最終的な責任の問題です。CRMにクラウドベースのシステムを使用している場合、ルールを遵守する責任は誰にあるのでしょうか?GDPRの下では、企業としてのあなたは データ管理者, とクラウドCRM システムプロバイダは データプロセッサ. によると 情報長官室, 管理者は、どのような個人データをどのような理由で収集するかを決定し、情報を最終的に管理するため、GDPRの下では処理者よりも多くの義務を負っています。処理者の義務は少なく、関連する管理者の指示に沿った個人データの処理のみを行うように注意しなければなりません。 

      つまり、何か問題が発生した場合には、CRM システムベンダーではなく、企業としてのあなたが責任を負い、財務的・評判の損失を被ることになります。このように、今日では顧客データやドキュメントの管理が必須となっています。 

      フィールド固有のデータ保存要件

      例えば、銀行、金融、保険、医療などの分野で働いている場合、上記のような制限は、あなたにとって幼稚なものに思えるかもしれません。特定のビジネス分野では、最先端の機能と最高のセキュリティが同時に求められるからです。それは、SalesforceのようなクラウドベースのCRMを使うことができないということでしょうか?そうではありません。 

      クラウド型CRMを使いながら、コンプライアンスに対応できますか?

      データ保護法に違反した場合の影響は恐ろしいものですが、だからといってクラウド CRM システムにサヨナラする必要はありません。  

      時点では Connecting Softwareを開発しました。 データ保護規則を遵守するための努力を補完し、Salesforce の最高の体験を楽しむことができます。  

      と呼ばれる解決策があります。 Document Extractor. では、具体的にどのように業務プロセスを改善するのかを説明しましょう。   

      Document Extractorの仕組み

      アイデアはシンプルだが、効果的だ。データ項目やドキュメントをSalesforceにアップロードすると、バックグラウンドで稼働しているDocument Extractorサービスによって検出されます。SharePointにファイルのコピーを作成し、初期位置を指すリンクを作成します。最後にSalesforce内のファイルを削除します。ユーザにとっては、データは物理的にはそこにはありませんが、データが配置されていた場所にあるファイルを見ることに違いはありません。  

      ご覧のように、SharePointに精通しているかどうかを聞いているのではありません。最高のCRMシステムの1つであるSalesforceを使用しているなら、SharePointも持っている可能性があります。そうでない場合は、絶対に持っているべきです。  

      そこで、Document Extractorは、Salesforceアカウント、連絡先、リード、機会、見積書、契約書、発注書、資産、メールメッセージに関連するドキュメントを監視し、SharePoint上に適切なフォルダ構造を作成してから、そこにドキュメントを配置します。 

      このように、コミュニケーションや顧客サービスの強化、効率性の向上、自動化、レポート作成などのSalesforceのメリットを享受すると同時に、顧客データや文書の管理が容易になるため、データ保護規則のコンプライアンスをアップグレードすることができます。   

      また、Document Extractorでは、Salesforceドキュメントの作成者、編集者、所有者に関する情報をSharePointに転送し、ドキュメントの追跡を容易にしています。スタブ化されたファイルは、元のファイルと同じ名前と拡張子を持ち、Salesforceグローバル検索から検索可能です。 

      この製品の非常に考え抜かれた機能は、意図しないファイルの上書きを防ぐことです。同サービスは、Salesforce上の同じ場所に同じ名前のドキュメントを2つ見つけると、SharePoint上に2つのドキュメントを作成し、SharePoint上に両方のファイルが存在するようにpostfixを追加します。  

      サービスは 打ち出しやすいまた、すでに何百ものアカウントが顧客関係管理のために使用しています。  

      また、この特定の製品はSalesforce向けに開発されているが、SugarCRM向けにも同様のクラウドソリューションが存在する。さらに、Connecting Softwareは Dynamics 365用のシームレスアタッチメント抽出器です。

      しかし、データストレージのコストはどうなのでしょうか?

      安全性への不安が蔓延している昨今ですが、クラウドでのデータ保存のコストも多くの企業にとって重要なものとなっています。セールスフォースによると 批評, その無料データストレージ容量は非常に小さく、フリースペースが終わると、ストレージ料金は年間ライセンスそのものと同じくらい巨大になることがあります。 

      実際、Salesforceからの追加ストレージ容量は50MBまたは500MBのブロックで提供されており、500MBであれば $125/月の価格で提供されています。イライラするかもしれませんが、Salesforceの人も理解できます:システムは顧客関係管理のために作られたもので、文書保管のために作られたものではありません。そのためのツールは他にもあります。 

      このような状況下で、SharePointとDocument Extractorを併用することは画期的なことだと言えます。  

      すでにSharePointを使っている方はDocument Extractorだけで、$6ユーザー/月と同じくらいの安さになります。魅力的ですよね? 

      SharePointも高価ではありませんし、無料版のSharePoint Foundationを持つこともできます。トリオSalesforce-Document Extractor-SharePointを試してみて、あなたのドキュメントをより多くの制御を行使し、大幅なコストを節約します。  

      システムのスローダウンを止める

      Salesforce システムの速度低下に関する苦情は、最近ではウェブ上でよく見られることですが、もしかしたらあなた自身も経験したことがあるかもしれません。 あなたは、あなたのCRMが毎日処理するどのように多くの過剰な情報を想像していますか?すべての請求書、発注書、レポート、IDなどのコピーは、あなたのシステムに座って、そのスペースを盗み、その処理能力を嫌がらせます。  

      Document Extractorはこの問題も解決できます。SalesforceからSharePointにすべてのドキュメントを自動的に移動し、リンクだけを残して、必要なときにファイルを取得できるようにします。多くの企業ではこの機能は便利ですが、大量のファイルを操作する人にとってはミッションクリティカルな機能です。 

      次のステップは何ですか?

      データの安全性に関する規制は、無視できないほど浸透してきています。Salesforce を使用している企業は、顧客情報の保護を確保することが重要です。これは、顧客関連情報の保存場所を定義するコンプライアンス法を遵守することを意味します。Document Extractorは、そのための優れたソリューションです。 展開オプションと価格を比較をクリックして、無料体験版を請求してください。また、私たちの ブログ ソフトウェア統合とビジネス生産性の世界の新しいトレンドについて学ぶことができます。  

      コメント 1

      1. クラウドコンピューティングは、そのいくつかの収益性の高いアプリケーションのために、最も人気のあるプラットフォームの一つとして浮上してきました。しかし、ユーザー側のミスによるセキュリティ侵害は、中小規模のビジネスに大きなコストをもたらす可能性があります。したがって、人は、セキュリティ侵害を避けるために考慮すべき要因を認識しておく必要があります。

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