Salesforce und Datenschutz: Wie Sie im Cloud Computing bleiben und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen

Anastasia Mazur Neuigkeiten zum Unternehmen, Produkte und Lösungen 1 Kommentar

Der Datenschutz in Customer Relationship Management-Systemen ist zu einem der Hauptanliegen sowohl für kommerzielle Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor geworden.

Ist die Speicherung von Kundendaten in der Cloud sicher und gesetzeskonform?

Müssen Unternehmen wirklich zu firmeninternen CRM-Systemen migrieren, um drakonische Strafen und Rufschädigung zu vermeiden?

Und schließlich, wie viel Ausgaben sind damit verbunden?

In diesem Artikel analysieren wir Datensicherheitsbestimmungen zur Verwendung von Cloud-CRM-Systemen, insbesondere Salesforce. Wir werden auch eine Lösung prüfen, die es ermöglicht, die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern und alle Vorteile der Cloud zu nutzen.

Warum ist Cloud-CRM so knifflig?

Viele Unternehmen ziehen es vor, Kundenbeziehungen über die Cloud zu verwalten. Im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen bietet sie große Flexibilität und Bequemlichkeit: Sie können von jedem Gerät unterwegs auf Daten zugreifen und von jedem Ort und zu jeder Tageszeit weiterarbeiten. Außerdem liegen Speicherung, Wartung und Sicherheit auf den Schultern des Dienstanbieters und nicht auf Ihren. Cloud-CRM ist so populär, dass eines der Hauptsysteme - Salesforce platform™ - nicht einmal eine Entsprechung vor Ort hat. 

Jüngste Gesetzesänderungen haben jedoch Cloud-CRM-Anwender in Alarmbereitschaft versetzt und eine durchdachte Entscheidungsfindung erfordert. 

Die Haupteinschränkungen für die grenzenlose Nutzung von Cloud-CRM kommen daher: 

  • Gesetze zum Datenaufenthalt 
  • GDPR  
  • Feldspezifische Datenspeicheranforderungen 

Lassen Sie uns die Details zu jedem einzelnen sehen.  

    Gesetze zum Datenaufenthalt

    Je nach dem Land, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, müssen die Daten Ihrer Kunden möglicherweise innerhalb der Landesgrenzen gespeichert werden. Zum Beispiel China erfordert alle Kundendaten werden auf Servern mit Sitz in China gehostet; Australien kontrolliert seine Gesundheitsakten; Deutschland bewahrt seine Telekommunikations-Metadaten auf; Russland verlangt, dass alle persönlichen Daten im Land gehostet werden, und so weiter.   

    So war es vorher nicht gewesen. Die Änderungen wurden zwischen 2014 und 2017 nach 2013 eingeführt Edward Snowden Enthüllungen auf the US Nationale Sicherheitsbehörde sammelt Massen von privaten Daten nicht nur von amerikanischen Bürgern, sondern aus der ganzen Welt. Nun sind in vielen Ländern bestimmte Branchen verpflichtet, Kundendaten auf Servern im Land zu speichern. Auf diese Weise unterliegen sie nur den Vorschriften dieses Landes und können z.B. auch nicht mit einem Durchsuchungsbefehl durchsucht werden von die USA oder andere Länder.  

    Natürlich sind diese Änderungen widersprechen die Idee des Cloud Computing und des freien Datenaustauschs. Außerdem machen sie für einige Unternehmen den Einsatz cloudbasierter CRM-Systeme unmöglich. 

    Es stimmt auch, dass einige CRM-Anbieter versuchen, mit den Veränderungen Schritt zu halten. Salesforce versucht um ihre Vertretung zu erweitern. Zum Januar 2019, sie haben ihre Rechenzentren in den folgenden Ballungsgebieten in Betrieb: 

    • Chicago, Illinois, Vereinigte Staaten (USA)
    • Dallas, Texas, Vereinigte Staaten (USA)
    • Frankfurt, Deutschland (GER)
    • Kobe, Japan (JPN)
    • London, Vereinigtes Königreich (UK): London, Vereinigtes Königreich (Norden) & London, Vereinigtes Königreich (Westen)
    • Paris, Frankreich (FRA)
    • Phoenix, Arizona, Vereinigte Staaten (USA)
    • Tokio, Japan (JPN)
    • Washington, DC, Vereinigte Staaten (USA) 

      Diese Vielfalt löst jedoch nicht die Cloud-Computing-Probleme von Ländern, die nicht auf der Liste stehen. Und die Eröffnung endloser Rechenzentren ist schlichtweg unmöglich. Es gibt eine bessere Lösung für die Arbeit mit Salesforce-Clouds, und wir werden sie in diesem Artikel erörtern. Aber lassen Sie uns zunächst andere Einschränkungen prüfen.  

      GDPR

      Die Allgemeine Datenschutzverordnung wurde 2016 verabschiedet und trat am 25. Mai 2018 in Kraft. Sie definiert, wie mit persönlichen Daten von EU-Bürgern und Einwohnern der EU umgegangen werden muss, und sieht schwere Strafen für Verstöße vor.  

      Was bedeutet diese Regelung für ZRM? Vor allem die Frage der letztendlichen Verantwortung. Wenn Sie für Ihr CRM ein Cloud-basiertes System verwenden, wer ist dann eher für die Einhaltung der Regeln verantwortlich? Nach der GDPR sind Sie als Unternehmen ein Datenverantwortlicher, und Ihr Cloud-CRM Systemanbieter ist ein Datenprozessor. Laut Büro des Informationskommissars, Die für die Verarbeitung Verantwortlichen haben nach dem GDPR mehr Pflichten als die Verarbeiter, da sie darüber entscheiden, welche personenbezogenen Daten aus welchem Grund erhoben werden, und die letztendliche Kontrolle über die Informationen ausüben. Verarbeiter haben weniger Verpflichtungen und müssen darauf achten, dass sie personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit den Anweisungen des jeweiligen für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeiten. 

      Es bedeutet, dass, wenn etwas schief geht, letztlich Sie als Unternehmen die Verantwortung tragen und finanzielle und Reputationsverluste erleiden, und nicht Ihr CRM-Systemanbieter. Daher ist es heutzutage unerlässlich, mehr Kontrolle über Kundendaten und Dokumente zu haben. 

      Feldspezifische Anforderungen an die Datenspeicherung

      Wenn Sie z.B. im Bank-, Finanz- oder Versicherungswesen oder im Gesundheitswesen arbeiten, können Ihnen die oben genannten Einschränkungen kindisch erscheinen. Es liegt daran, dass bestimmte Geschäftsbereiche modernste Funktionalität und gleichzeitig höchste Sicherheit erfordern. Bedeutet das, dass sie kein Cloud-basiertes CRM wie Salesforce verwenden können? Nicht unbedingt. 

      Kann ich bei der Verwendung von Cloud-basiertem CRM konform sein?

      Obwohl die Folgen eines Verstoßes gegen die Datenschutzgesetze einschüchternd sind, bedeutet dies nicht, dass Sie sich von Ihrem Cloud-CRM-System verabschieden müssen.  

      Unter Connecting Softwarehaben wir eine Lösung entwickelt, die ergänzt Ihre Bemühungen um die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und ermöglicht es Ihnen, die beste Erfahrung mit Salesforce zu machen.  

      Die Lösung heißt Document Extractor. Lassen Sie mich erklären, wie genau es Ihre Geschäftsprozesse verbessert.   

      Wie funktioniert Document Extractor?

      Die Idee ist einfach, aber effektiv. Wenn Sie ein Datenelement oder ein Dokument in Salesforce hochladen, wird es vom Document Extractor-Service erkannt, der im Hintergrund ausgeführt wird. Er erstellt eine Kopie der Datei in SharePoint und einen Link, der auf den ursprünglichen Speicherort verweist. Schließlich löscht er die Datei in Salesforce. Für einen Benutzer gibt es keinen Unterschied: Obwohl die Daten nicht physisch vorhanden sind, sieht er die Dateien dort, wo sie sich befanden.  

      Wie Sie sehen, fragen wir nicht, ob Sie mit SharePoint vertraut sind. Wenn Sie Salesforce - eines der besten CRM-Systeme - verwenden, haben Sie wahrscheinlich auch SharePoint - ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit und Speicherung von Dokumenten. Wenn nicht, sollten Sie das unbedingt tun.  

      So überwacht Document Extractor Dokumente zu Salesforce-Accounts, Kontakten, Leads, Opportunities, Angeboten, Verträgen, Aufträgen, Assets und E-Mail-Nachrichten und erstellt die entsprechende Ordnerstruktur auf SharePoint, bevor das Dokument dort abgelegt wird. 

      Auf diese Weise profitieren Sie von den Vorteilen von Salesforce, wie z. B. verbesserter Kommunikation und Kundenservice, höherer Effizienz, Automatisierung und Berichterstellung, und verbessern gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, da Sie mehr Kontrolle über Kundendaten und -dokumente haben.   

      Document Extractor überträgt auch die Informationen über den Ersteller, Herausgeber und Eigentümer des Salesforce-Dokuments an SharePoint, um die Verfolgung der Dokumente zu erleichtern. Stubbed-Dateien haben denselben Namen und dieselbe Erweiterung wie die Originaldateien und können über die globale Salesforce-Suche durchsucht werden. 

      Ein sehr durchdachtes Merkmal dieses Produkts ist die Verhinderung des unbeabsichtigten Überschreibens von Dateien. Wenn der Service zwei Dokumente mit dem gleichen Namen am gleichen Ort in Salesforce findet, erstellt er zwei Dokumente auf SharePoint und fügt ein Postfix hinzu, das die Existenz beider Dateien auf SharePoint ermöglicht.  

      Der Dienst ist leicht zu startenund Hunderte von Konten nutzen es bereits für das Kundenbeziehungsmanagement.  

      Außerdem gibt es, obwohl dieses spezielle Produkt für Salesforce entwickelt wird, eine ähnliche Cloud-Lösung für SugarCRM. Darüber hinaus veröffentlichte Connecting Software eine Extraktor für nahtlose Anbringung für Dynamics 365.

      Aber was ist mit den Kosten für die Datenspeicherung?

      Obwohl heutzutage Sicherheitsbedenken vorherrschen, werden auch die Kosten der Datenspeicherung in der Cloud für viele Unternehmen kritisch. Laut Salesforce Rezensionen, Seine freie Datenspeicherkapazität ist sehr gering, und wenn der freie Speicherplatz erschöpft ist, können die Speichergebühren so hoch werden wie eine Jahreslizenz selbst. 

      Zusätzlicher Speicherplatz von Salesforce ist in der Tat in Blöcken von 50 oder 500 MB verfügbar, mit einem Preis of $125/Monat für 500 MB. So frustrierend es auch sein mag, wir können die Salesforce-Leute auch verstehen: Das System wurde für das Kundenbeziehungsmanagement und nicht für die Dokumentenspeicherung geschaffen. Dafür gibt es andere Tools! 

      Unter diesen Bedingungen kann die Verwendung von SharePoint mit Document Extractor revolutionär sein.  

      Wenn Sie bereits SharePoint verwenden, benötigen Sie nur Document Extractor, und es kann so günstig sein wie $6 Benutzer/Monat. Ansprechend, nicht wahr? 

      SharePoint ist auch nicht teuer, und Sie können sogar eine kostenlose Version SharePoint Foundation haben. Testen Sie das Trio Salesforce-Document Extractor-SharePoint, und Sie werden mehr Kontrolle über Ihre Dokumente ausüben und erhebliche Kosten sparen.  

      Hören Sie auf, Ihr System zu verlangsamen

      Beschwerden über die Verlangsamung des Salesforce-Systems sind heutzutage im Internet recht häufig, und vielleicht haben Sie das selbst erlebt. Können Sie sich vorstellen, wie viele überflüssige Informationen Ihr CRM täglich verarbeitet? Alle Rechnungen, Bestellungen, Berichte, Kopien von Ausweisen usw. befinden sich in Ihrem System, stehlen seinen Speicherplatz und belästigen seine Verarbeitungskapazität.  

      Document Extractor kann auch dieses Problem lösen. Es verschiebt automatisch alle Dokumente von Salesforce nach SharePoint und hinterlässt nur Verknüpfungen, so dass Sie Dateien bei Bedarf abrufen können. Viele Unternehmen werden diese Funktion praktisch finden, aber für diejenigen, die große Mengen an Dateien verwalten, ist dies von entscheidender Bedeutung. 

      Was ist der nächste Schritt?

      Datenschutzbestimmungen werden so allgegenwärtig, dass sie nicht mehr ignoriert werden können. Es obliegt den Unternehmen, die Salesforce einsetzen, den Schutz der Informationen ihrer Kunden zu gewährleisten. Dies bedeutet die Einhaltung von Compliance-Gesetzen, die festlegen, wo kundenbezogene Informationen gespeichert werden sollen. Und Document Extractor ist dafür eine großartige Lösung. Vergleich von Einsatzoptionen und Preisgestaltung, dann fordern Sie Ihren kostenlosen Test. Folgen Sie auch unserem Blog über neue Trends in der Welt der Software-Integration und Geschäftsproduktivität zu erfahren.  

      Anmerkungen 1

      1. Cloud Computing hat sich aufgrund seiner verschiedenen gewinnbringenden Anwendungen zu einer der beliebtesten Plattformen entwickelt. Eine Sicherheitsverletzung aufgrund von Fehlern auf der Benutzerseite kann jedoch kleine und mittlere Unternehmen teuer zu stehen kommen. Daher sollte man sich der Faktoren bewusst sein, die zur Vermeidung einer Sicherheitsverletzung in Betracht gezogen werden sollten.

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