Der Datenschutz in Customer Relationship Management-Systemen ist zu einem der Hauptanliegen sowohl für kommerzielle Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor geworden.
Ist die Speicherung von Kundendaten in der Cloud sicher und gesetzeskonform?
Müssen Unternehmen wirklich zu firmeninternen CRM-Systemen migrieren, um drakonische Strafen und Rufschädigung zu vermeiden?
Und schließlich, wie viel Ausgaben sind damit verbunden?
In diesem Artikel analysieren wir Datensicherheitsbestimmungen zur Verwendung von Cloud-CRM-Systemen, insbesondere Salesforce. Wir werden auch eine Lösung prüfen, die es ermöglicht, die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern und alle Vorteile der Cloud zu nutzen.
Warum ist Cloud-CRM so knifflig?
Viele Unternehmen bevorzugen die Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen über die Cloud. Im Gegensatz zu lokalen Lösungen bietet sie große Flexibilität und Komfort: Sie können von jedem Gerät aus unterwegs auf Daten zugreifen und von jedem Ort und zu jeder Tageszeit weiterarbeiten. Außerdem liegen Speicherung, Wartung und Sicherheit in der Verantwortung des Dienstleisters und nicht in Ihrer. Cloud-CRM ist so beliebt, dass eines der wichtigsten Systeme – die Salesforce-Plattform™ – nicht einmal über ein lokales Äquivalent verfügt.
Jüngste Gesetzesänderungen haben jedoch Cloud-CRM-Anwender in Alarmbereitschaft versetzt und eine durchdachte Entscheidungsfindung erfordert.
Die Haupteinschränkungen für die grenzenlose Nutzung von Cloud-CRM kommen daher:
- Gesetze zum Datenaufenthalt
- GDPR
- Feldspezifische Datenspeicheranforderungen
Sehen wir uns die Details der einzelnen Punkte an.
Gesetze zum Datenaufenthalt
Je nach Land, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, müssen die Daten Ihrer Kunden möglicherweise innerhalb der Landesgrenzen gespeichert werden. Zum Beispiel China erfordert alle Kundendaten werden auf Servern mit Sitz in China gehostet; Australien kontrolliert seine Gesundheitsakten; Deutschland bewahrt seine Telekommunikations-Metadaten auf; Russland verlangt, dass alle persönlichen Daten im Land gehostet werden, und so weiter.
Das war früher nicht so. Die Änderungen wurden zwischen 2014 und 2017 eingeführt, nachdem Edward Snowden 2013 enthüllt hatte, dass die US-amerikanische National Security Agency nicht nur von amerikanischen Bürgern, sondern aus der ganzen Welt massenhaft private Daten sammelte. In vielen Ländern sind bestimmte Branchen nun verpflichtet, Kundendaten auf Servern im eigenen Land zu speichern. Auf diese Weise unterliegen sie nur den Vorschriften dieses Landes und können beispielsweise nicht aufgrund eines Durchsuchungsbefehls aus die USA oder andere Länder.
Natürlich sind diese Änderungen widersprechen die Idee des Cloud Computing und des freien Datenaustauschs. Außerdem machen sie für einige Unternehmen den Einsatz cloudbasierter CRM-Systeme unmöglich.
Es stimmt auch, dass einige CRM-Anbieter versuchen, mit den Veränderungen Schritt zu halten. Salesforce versucht um ihre Vertretung zu erweitern. Zum Januar 2019, sie haben ihre Rechenzentren in den folgenden Ballungsgebieten in Betrieb:
- Chicago, Illinois, Vereinigte Staaten (USA)
- Dallas, Texas, Vereinigte Staaten (USA)
- Frankfurt, Deutschland (GER)
- Kobe, Japan (JPN)
- London, Vereinigtes Königreich (UK): London, Vereinigtes Königreich (Norden) & London, Vereinigtes Königreich (Westen)
- Paris, Frankreich (FRA)
- Phoenix, Arizona, Vereinigte Staaten (USA)
- Tokio, Japan (JPN)
- Washington, DC, Vereinigte Staaten (USA)
Diese Vielfalt löst jedoch nicht die Cloud-Computing-Probleme von Ländern, die nicht auf der Liste stehen. Und die Eröffnung unzähliger Rechenzentren ist schlichtweg unmöglich. Es gibt eine bessere Lösung für die Arbeit mit Salesforce-Clouds, die wir in diesem Artikel vorstellen werden. Aber lassen Sie uns zunächst andere Einschränkungen betrachten.
GDPR
Die Allgemeine Datenschutzverordnung wurde 2016 verabschiedet und trat am 25. Mai 2018 in Kraft. Sie definiert, wie mit persönlichen Daten von EU-Bürgern und Einwohnern der EU umgegangen werden muss, und sieht schwere Strafen für Verstöße vor.
Was bedeutet diese Regelung für ZRM? Vor allem die Frage der letztendlichen Verantwortung. Wenn Sie für Ihr CRM ein Cloud-basiertes System verwenden, wer ist dann eher für die Einhaltung der Regeln verantwortlich? Nach der GDPR sind Sie als Unternehmen ein Datenverantwortlicher, und Ihr Cloud-CRM Systemanbieter ist ein Datenprozessor. Laut Büro des Informationskommissars, Verantwortliche haben gemäß der DSGVO mehr Pflichten als Auftragsverarbeiter, da sie entscheiden, welche personenbezogenen Daten erfasst werden und zu welchem Zweck, und die letztendliche Kontrolle über die Informationen ausüben. Auftragsverarbeiter haben weniger Pflichten und müssen darauf achten, personenbezogene Daten nur gemäß den Anweisungen des jeweiligen Verantwortlichen zu verarbeiten.
Es bedeutet, dass, wenn etwas schief geht, letztlich Sie als Unternehmen die Verantwortung tragen und finanzielle und Reputationsverluste erleiden, und nicht Ihr CRM-Systemanbieter. Daher ist es heutzutage unerlässlich, mehr Kontrolle über Kundendaten und Dokumente zu haben.
Feldspezifische Anforderungen an die Datenspeicherung
Wenn Sie z.B. im Bank-, Finanz- oder Versicherungswesen oder im Gesundheitswesen arbeiten, können Ihnen die oben genannten Einschränkungen kindisch erscheinen. Es liegt daran, dass bestimmte Geschäftsbereiche modernste Funktionalität und gleichzeitig höchste Sicherheit erfordern. Bedeutet das, dass sie kein Cloud-basiertes CRM wie Salesforce verwenden können? Nicht unbedingt.
Kann ich bei der Verwendung von Cloud-basiertem CRM konform sein?
Obwohl die Folgen eines Verstoßes gegen die Datenschutzgesetze einschüchternd sind, bedeutet dies nicht, dass Sie sich von Ihrem Cloud-CRM-System verabschieden müssen.
Unter Connecting Softwarehaben wir eine Lösung entwickelt, die ergänzt Ihre Bemühungen um die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und ermöglicht es Ihnen, die beste Erfahrung mit Salesforce zu machen.
Die Lösung heißt Document Extractor. Lassen Sie mich erklären, wie genau es Ihre Geschäftsprozesse verbessert.
Wie funktioniert Document Extractor?
Die Idee ist einfach, aber effektiv. Wenn Sie ein Datenelement oder ein Dokument in Salesforce hochladen, wird es vom Document Extractor-Service erkannt, der im Hintergrund ausgeführt wird. Er erstellt eine Kopie der Datei in SharePoint und einen Link, der auf den ursprünglichen Speicherort verweist. Schließlich löscht er die Datei in Salesforce. Für einen Benutzer gibt es keinen Unterschied: Obwohl die Daten nicht physisch vorhanden sind, sieht er die Dateien dort, wo sie sich befanden.
Wie Sie sehen, fragen wir Sie nicht, ob Sie mit SharePoint vertraut sind. Wenn Sie Salesforce verwenden – eines der besten CRM-Systeme –, haben Sie wahrscheinlich auch SharePoint – ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit und Speicherung von Dokumenten. Wenn nicht, sollten Sie das unbedingt nachholen.
So überwacht Document Extractor Dokumente zu Salesforce-Accounts, Kontakten, Leads, Opportunities, Angeboten, Verträgen, Aufträgen, Assets und E-Mail-Nachrichten und erstellt die entsprechende Ordnerstruktur auf SharePoint, bevor das Dokument dort abgelegt wird.
Auf diese Weise profitieren Sie von den Vorteilen von Salesforce, wie z. B. verbesserter Kommunikation und Kundenservice, höherer Effizienz, Automatisierung und Berichterstellung, und verbessern gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, da Sie mehr Kontrolle über Kundendaten und -dokumente haben.
Document Extractor überträgt auch die Informationen über den Ersteller, Herausgeber und Eigentümer des Salesforce-Dokuments an SharePoint, um die Verfolgung der Dokumente zu erleichtern. Stubbed-Dateien haben denselben Namen und dieselbe Erweiterung wie die Originaldateien und können über die globale Salesforce-Suche durchsucht werden.
Ein sehr durchdachtes Merkmal dieses Produkts ist die Verhinderung des unbeabsichtigten Überschreibens von Dateien. Wenn der Service zwei Dokumente mit dem gleichen Namen am gleichen Ort in Salesforce findet, erstellt er zwei Dokumente auf SharePoint und fügt ein Postfix hinzu, das die Existenz beider Dateien auf SharePoint ermöglicht.
Der Dienst ist leicht zu startenund Hunderte von Konten nutzen es bereits für das Kundenbeziehungsmanagement.
Außerdem gibt es, obwohl dieses spezielle Produkt für Salesforce entwickelt wird, eine ähnliche Cloud-Lösung für SugarCRM. Darüber hinaus veröffentlichte Connecting Software eine Extraktor für nahtlose Anbringung für Dynamics 365.
Aber was ist mit den Kosten für die Datenspeicherung?
Obwohl heutzutage Sicherheitsbedenken vorherrschen, werden auch die Kosten der Datenspeicherung in der Cloud für viele Unternehmen kritisch. Laut Salesforce Rezensionen, Seine freie Datenspeicherkapazität ist sehr gering, und wenn der freie Speicherplatz erschöpft ist, können die Speichergebühren so hoch werden wie eine Jahreslizenz selbst.
Tatsächlich ist zusätzlicher Speicherplatz von Salesforce in Blöcken von 50 oder 500 MB verfügbar, wobei der Preis für 500 MB bei $125/Monat liegt. So frustrierend das auch sein mag, wir können die Leute von Salesforce auch verstehen: Das System wurde für das Kundenbeziehungsmanagement und nicht für die Speicherung von Dokumenten entwickelt. Dafür gibt es andere Tools!
Unter diesen Bedingungen kann die Verwendung von SharePoint mit Document Extractor revolutionär sein.
Wenn Sie bereits SharePoint verwenden, benötigen Sie nur Document Extractor, und es kann so günstig sein wie $6 Benutzer/Monat. Ansprechend, nicht wahr?
SharePoint ist auch nicht teuer, und Sie können sogar eine kostenlose Version SharePoint Foundation haben. Testen Sie das Trio Salesforce-Document Extractor-SharePoint, und Sie werden mehr Kontrolle über Ihre Dokumente ausüben und erhebliche Kosten sparen.
Hören Sie auf, Ihr System zu verlangsamen
Beschwerden über die Verlangsamung des Salesforce-Systems sind heutzutage im Internet recht häufig, und vielleicht haben Sie dies auch schon selbst erlebt. Können Sie sich vorstellen, wie viele überflüssige Informationen Ihr CRM täglich verarbeitet? Alle Rechnungen, Bestellungen, Berichte, Kopien von Ausweisen usw. befinden sich in Ihrem System, belegen Speicherplatz und beeinträchtigen dessen Verarbeitungskapazität.
Document Extractor kann auch dieses Problem lösen. Es verschiebt automatisch alle Dokumente von Salesforce nach SharePoint und hinterlässt nur Verknüpfungen, so dass Sie Dateien bei Bedarf abrufen können. Viele Unternehmen werden diese Funktion praktisch finden, aber für diejenigen, die große Mengen an Dateien verwalten, ist dies von entscheidender Bedeutung.
Was ist der nächste Schritt?
Datenschutzbestimmungen sind mittlerweile so allgegenwärtig, dass sie nicht mehr ignoriert werden können. Es liegt in der Verantwortung der Unternehmen, die Salesforce nutzen, den Schutz der Daten ihrer Kunden zu gewährleisten. Das bedeutet, dass sie die Compliance-Gesetze einhalten müssen, die festlegen, wo kundenbezogene Daten gespeichert werden dürfen. Und Document Extractor ist dafür eine hervorragende Lösung. Vergleichen Sie Bereitstellungsoptionen und Preise, dann fordern Sie Ihren kostenlosen Test. Folgen Sie auch unserem Blog über neue Trends in der Welt der Software-Integration und Geschäftsproduktivität zu erfahren.
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Cloud Computing hat sich aufgrund seiner verschiedenen gewinnbringenden Anwendungen zu einer der beliebtesten Plattformen entwickelt. Eine Sicherheitsverletzung aufgrund von Fehlern auf der Benutzerseite kann jedoch kleine und mittlere Unternehmen teuer zu stehen kommen. Daher sollte man sich der Faktoren bewusst sein, die zur Vermeidung einer Sicherheitsverletzung in Betracht gezogen werden sollten.