I metadati gestiti in SharePoint si riferiscono al sistema di classificazione formale, gestito a livello centrale, che consente di creare, definire e gestire tassonomie, parole chiave e termini che possono essere applicati ai documenti e ad altri contenuti nell'ambiente SharePoint. Consente alle organizzazioni di standardizzare il modo in cui le informazioni vengono etichettate, facilitando agli utenti la ricerca e il lavoro con i documenti.

No. Inoltre Metadati gestiti, we supportano anche Data, Testo, Scelta, Numero, Sì/No e Più righe di testo.

Un termine impostato in SharePoint è un termine gruppo di termini correlati. I set di termini sono utilizzati per organizzare e gestire i metadati all'interno di SharePoint, fornendo un modo strutturato per categorizzare e taggare i contenuti nella piattaforma.

Gli insiemi di termini possono avere locale oppure globale ambito di applicazione:

1. I set di termini locali vengono creati all'interno di una raccolta di siti e sono disponibili per l'uso e visibili solo agli utenti di quella specifica raccolta di siti.
2. I set di termini globali sono disponibili per l'uso in tutti i siti che si iscrivono a una particolare applicazione Managed Metadata Service.

I set di termini possono essere configurati come chiuso oppure aperto:

1. I set di termini chiusi non consentono agli utenti di aggiungere nuovi termini quando si inseriscono i valori per le colonne mappate al set di termini.
2. Gli insiemi di termini aperti consentono agli utenti di aggiungere nuovi termini quando aggiornano i valori delle colonne mappate all'insieme di termini, a condizione che la colonna stessa sia configurata in modo da consentire le scelte di compilazione.

Migliorando la gestione dei documenti e l'integrazione dei metadati tra Dynamics 365 CE e SharePoint, la soluzione crea un ambiente più strutturato e ricco di dati. Ciò consente una documentazione e un monitoraggio dei processi più efficienti, che supportano gli sforzi del BPM fornendo dati meglio organizzati e facilmente accessibili associati ai processi aziendali.

La soluzione migliora la gestione dei documenti e l'integrazione dei metadati tra Dynamics 365 CE e SharePoint, ottenendo dati più ricchi di contesto e organizzati. Ciò fornisce i dati strutturati necessari per ottimizzare i flussi di lavoro RPA, facilitando l'automazione di attività ripetitive che coinvolgono documenti e processi correlati.

Semplificando la gestione dei documenti e migliorando l'integrazione dei metadati tra l'Dynamics 365 CE e l'SharePoint, la soluzione garantisce dati meglio organizzati e più accessibili. Questi dati possono costituire una risorsa preziosa per il Process Mining, offrendo approfondimenti sui flussi di processo e consentendo l'identificazione di inefficienze o opportunità di ottimizzazione.

La dimensione massima dei file da caricare è di 50 MB, che è il limite fissato dall'Dynamics 365. Per i file più grandi, si consiglia di caricarli direttamente su SharePoint.

Sì, gli utenti possono aggiungere e modificare i metadati gestiti dell'SharePoint direttamente dall'interfaccia CE dell'Dynamics 365.

Sì, tutti gli aggiornamenti dei metadati vengono sincronizzati istantaneamente tra l'Dynamics 365 CE e l'SharePoint, offrendo un'esperienza di gestione dei metadati coesa.

Drag & Drop e Metadati per Dynamics 365 CE supporta Microsoft SharePoint 2016, 2019 e Online e Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement, compresi Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service e Dynamics 365 Field Service.

Sì, gli utenti possono trascinare e rilasciare contemporaneamente uno o più documenti in Dynamics 365 CE.

Questa soluzione migliora in modo significativo la gestione e l'organizzazione dei documenti in Dynamics 365 CE, sfruttando l'integrazione con SharePoint e le funzionalità avanzate di metadati:

• Consente agli utenti di definire e utilizzare campi di metadati personalizzati direttamente all'interno di Dynamics 365 CE, permettendo una migliore categorizzazione e organizzazione dei documenti.
• La soluzione rende semplice la categorizzazione attraverso i metadati, che a sua volta rende più efficienti le ricerche, i report e l'automazione dei processi.
• Gli utenti possono facilmente caricare un numero qualsiasi di documenti all'interno di Dynamics 365 CE in modo rapido ed efficiente grazie alla funzionalità drag and drop.
• Conservando i documenti Dynamics 365 CE in SharePoint e utilizzando questa soluzione, le organizzazioni possono raggiungere un livello superiore di produttività nella gestione dei documenti.
• La perfetta integrazione tra Dynamics 365 CE e SharePoint consente una migliore organizzazione e accessibilità dei documenti su entrambe le piattaforme.

Queste caratteristiche si combinano per creare un sistema di gestione dei documenti più snello, organizzato ed efficiente che migliora la produttività complessiva dell'ambiente Dynamics 365 CE.

È possibile utilizzare tutti i campi necessari e definire il tipo di metadati desiderati, ad esempio lo stato, il tipo di documento, la persona responsabile o il tipo di cliente.

Drag & Drop e Metadati per Dynamics 365 CE offre miglioramenti significativi rispetto alla funzionalità nativa di caricamento dei file dell'Dynamics 365 CE:

• Processo di caricamento semplificato: Gli utenti possono trascinare e rilasciare più file contemporaneamente, semplificando il processo di caricamento rispetto al metodo nativo.
• Gestione dei metadati: Gli utenti possono modificare i metadati direttamente nell'Dynamics 365 CE e vedere gli aggiornamenti istantanei nell'SharePoint, una funzione non disponibile nel processo di caricamento nativo.
• Efficienza: La soluzione consente di caricare qualsiasi numero di documenti in modo rapido e semplice all'interno dell'Dynamics 365 CE, migliorando la produttività complessiva.

Grazie a queste funzionalità avanzate, Drag & Drop e Metadata per Dynamics 365 CE snellisce notevolmente i processi di gestione dei documenti e migliora la produttività complessiva rispetto alla più limitata funzionalità nativa di caricamento dei file della Dynamics 365 CE.

La soluzione supporta tutti i campi di metadati necessari.

Drag & Drop e Metadati per Dynamics 365 CE migliorano significativamente la conformità e la sicurezza dei documenti:

• Gestione avanzata dei metadati: Gli utenti possono facilmente definire e modificare i metadati gestiti dell'SharePoint direttamente all'interno dell'Dynamics 365 CE, consentendo una classificazione precisa dei documenti e una facile categorizzazione.
• Rapporti di conformità automatizzati: Acquisendo i dettagli normativi nei campi dei metadati, la soluzione consente la generazione automatica di report di conformità, aiutando a soddisfare gli standard legali e politici con il minimo sforzo.
• Caricamento semplificato dei documenti: La funzionalità drag-and-drop per più file semplifica il processo di caricamento, riducendo il rischio di errori da parte dell'utente che potrebbero causare problemi di conformità.
• Miglioramento della ricercabilità: La gestione avanzata dei metadati rende più efficiente la ricerca, la reportistica e l'automazione dei processi, supportando gli sforzi di conformità.
• Sincronizzazione con SharePoint: La sincronizzazione in tempo reale tra l'Dynamics 365 CE e l'SharePoint garantisce pratiche di gestione dei documenti coerenti tra le varie piattaforme.

Combinando queste funzioni, Drag & Drop e Metadata per Dynamics 365 CE snellisce i processi di conformità, migliora la sicurezza dei documenti e aumenta significativamente la produttività nella gestione dei requisiti normativi.