Managed Metadata in SharePoint verwijst naar het formele, centraal beheerde classificatiesysteem waarmee taxonomieën, trefwoorden en termen kunnen worden gemaakt, gedefinieerd en beheerd die kunnen worden toegepast op documenten en andere inhoud binnen de SharePoint-omgeving. Het stelt organisaties in staat om de manier waarop informatie wordt gelabeld te standaardiseren, waardoor het voor gebruikers makkelijker wordt om documenten te vinden en ermee te werken.

Daarnaast Beheerde metagegevens, we ondersteunen ook Datum, Tekst, Keuze, Aantal, Ja/Nee en Meerdere regels tekst.

Een term in SharePoint is een groep van gerelateerde termen. Term sets worden gebruikt om metadata te organiseren en te beheren binnen SharePoint, en bieden een gestructureerde manier om inhoud te categoriseren en te taggen binnen het platform.

Term sets kunnen lokale of wereldwijd reikwijdte:

1. Lokale term sets worden aangemaakt binnen een siteverzameling en zijn alleen beschikbaar voor gebruik en zichtbaar voor gebruikers van die specifieke siteverzameling.
2. Globale term sets zijn beschikbaar voor gebruik op alle sites die zich abonneren op een bepaalde Managed Metadata Service toepassing.

Term sets kunnen worden geconfigureerd als gesloten of open:

1. Met gesloten termensets kunnen gebruikers geen nieuwe termen toevoegen wanneer ze waarden invoeren voor kolommen die gekoppeld zijn aan de termenset.
2. Met open termensets kunnen gebruikers nieuwe termen toevoegen bij het bijwerken van waarden voor kolommen die zijn gekoppeld aan de termenset, op voorwaarde dat de kolom zelf is geconfigureerd om invulkeuzes toe te staan.

Door het documentbeheer en de integratie van metadata tussen Dynamics 365 CE en SharePoint te verbeteren, creëert de oplossing een meer gestructureerde en gegevensrijke omgeving. Dit maakt efficiëntere procesdocumentatie en -monitoring mogelijk, wat BPM-inspanningen ondersteunt door beter georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke gegevens met betrekking tot bedrijfsprocessen te leveren.

De oplossing verbetert het documentbeheer en de integratie van metadata tussen Dynamics 365 CE en SharePoint, wat resulteert in contextrijkere en beter georganiseerde gegevens. Dit zorgt voor de gestructureerde gegevens die nodig zijn om RPA-workflows te optimaliseren, waardoor het eenvoudiger wordt om repetitieve taken te automatiseren waarbij documenten en gerelateerde processen betrokken zijn.

Door het documentbeheer te stroomlijnen en de integratie van metadata tussen Dynamics 365 CE en SharePoint te verbeteren, zorgt de oplossing voor beter georganiseerde en toegankelijke gegevens. Deze gegevens kunnen dienen als een waardevolle bron voor Process Mining, die inzicht biedt in processtromen en de identificatie van inefficiënties of mogelijkheden voor optimalisatie mogelijk maakt.

De maximale bestandsgrootte voor uploaden is 50MB, dit is de limiet ingesteld door Dynamics 365. Voor grotere bestanden raden we aan om rechtstreeks te uploaden naar SharePoint.

Ja, gebruikers kunnen SharePoint's beheerde metadata direct toevoegen en bewerken binnen de Dynamics 365 CE-interface.

Ja, alle metadata updates worden direct gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 CE en SharePoint, waardoor een samenhangende metadata management ervaring ontstaat.

Drag & Drop en Metadata voor Dynamics 365 CE ondersteunt Microsoft SharePoint 2016, 2019 en Online en Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement, waaronder Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service en Dynamics 365 Field Service.

Ja, gebruikers kunnen één of meerdere documenten tegelijk naar Dynamics 365 CE slepen en neerzetten.

Deze oplossing verbetert het beheer en de organisatie van documenten in Dynamics 365 CE aanzienlijk door gebruik te maken van SharePoint-integratie en geavanceerde metadatamogelijkheden:

• Hiermee kunnen gebruikers rechtstreeks in Dynamics 365 CE aangepaste metadatavelden definiëren en gebruiken, waardoor documenten beter kunnen worden gecategoriseerd en georganiseerd.
• De oplossing maakt categoriseren met behulp van metadata moeiteloos, waardoor zoeken, rapporteren en het automatiseren van processen efficiënter wordt.
• Gebruikers kunnen snel en efficiënt een willekeurig aantal documenten uploaden binnen Dynamics 365 CE via de drag-and-drop functionaliteit.
• Door Dynamics 365 CE-documenten in SharePoint te bewaren en deze oplossing te gebruiken, kunnen organisaties het volgende niveau van productiviteit in documentbeheer bereiken.
• De naadloze integratie tussen Dynamics 365 CE en SharePoint zorgt voor een betere organisatie en toegankelijkheid van documenten op beide platforms.

Deze functies zorgen samen voor een meer gestroomlijnd, georganiseerd en efficiënt documentbeheersysteem dat de algehele productiviteit binnen de Dynamics 365 CE-omgeving verbetert.

Ja. Je kunt zoveel velden gebruiken als nodig en definiëren wat voor soort metadata je wilt, zoals status, documenttype, verantwoordelijke persoon of klanttype.

Drag & Drop en Metadata voor Dynamics 365 CE biedt aanzienlijke verbeteringen ten opzichte van de native Dynamics 365 CE-functionaliteit voor het uploaden van bestanden:

• Vereenvoudigd uploadproces: Gebruikers kunnen meerdere bestanden tegelijk slepen en neerzetten, waardoor het uploadproces wordt gestroomlijnd in vergelijking met de oorspronkelijke methode.
• Beheer van metadata: Gebruikers kunnen metadata direct in Dynamics 365 CE bewerken en direct updates zien in SharePoint, een functie die niet beschikbaar is in het native uploadproces.
• Efficiëntie: Met de oplossing kan een willekeurig aantal documenten snel en eenvoudig worden geüpload binnen Dynamics 365 CE, waardoor de algehele productiviteit wordt verhoogd.

Door het bieden van deze verbeterde mogelijkheden, Drag & Drop en Metadata voor Dynamics 365 CE aanzienlijk stroomlijnen document management processen en verbetert de algehele productiviteit in vergelijking met de meer beperkte native Dynamics 365 CE bestand uploaden functionaliteit.

De oplossing ondersteunt zoveel metadatavelden als nodig.

Drag & Drop en Metadata voor Dynamics 365 CE verbeteren de compliance en documentbeveiliging aanzienlijk:

• Geavanceerd beheer van metadata: Gebruikers kunnen eenvoudig definiëren en bewerken SharePoint's beheerde metadata direct binnen Dynamics 365 CE, waardoor nauwkeurige classificatie van documenten en moeiteloos categoriseren.
• Geautomatiseerde nalevingsrapportage: Door details over regelgeving vast te leggen in metadatavelden, maakt de oplossing het mogelijk om automatisch rapporten over naleving te genereren, zodat met minimale inspanning kan worden voldaan aan wettelijke en beleidsnormen.
• Gestroomlijnde uploads van documenten: De drag-and-drop functionaliteit voor meerdere bestanden vereenvoudigt het uploadproces en vermindert het risico op gebruikersfouten die kunnen leiden tot compliance problemen.
• Verbeterde doorzoekbaarheid: Het verbeterde beheer van metadata maakt het zoeken, rapporteren en automatiseren van processen efficiënter en ondersteunt de inspanningen op het gebied van naleving.
• Synchronisatie met SharePoint: Real-time synchronisatie tussen Dynamics 365 CE en SharePoint zorgt voor consistent documentbeheer op verschillende platforms.

Door deze functies te combineren, stroomlijnen Drag & Drop en Metadata for Dynamics 365 CE complianceprocessen, verbeteren ze de documentbeveiliging en verhogen ze de productiviteit bij het beheren van wettelijke vereisten aanzienlijk.