Правильная интеграция Salesforce и SharePoint

Document Extractor - это система управления документами для Salesforce, которая помогает предприятиям более эффективно хранить, управлять и обмениваться документами. Она работает путем извлечения документов из Salesforce и импорта их в SharePoint, оставляя при этом ссылку в Salesforce для легкого доступа. Наличие документов в SharePoint означает, что у вас есть лучшие возможности для совместной работы и даже контроль версий, так что вы всегда можете отслеживать изменения в документах и при необходимости возвращаться к предыдущим версиям.

Document Extractor может обрабатывать документы любого типа, в том числе и файлы, не имеющие расширения типа в имени файла.

Вы сможете увидеть предварительный просмотр в Salesforce для всех типов файлов, которые поддерживаются SharePoint.

Да, вы можете использовать его при самостоятельном развертывании. Для SaaS-развертываний объем данных (трафика), включенный в тарифный план, составляет 500 МБ на пользователя в месяц. Вы можете приобрести дополнительные пакеты трафика (аккумуляторы), которые не имеют срока действия и могут быть использованы при необходимости.

Да, оба выражения означают перемещение файла из Salesforce в SharePoint и оставление на его месте ссылки в Salesforce.

Самый простой способ найти документы - перейти туда, где раньше находился документ в Salesforce. Вы найдете ссылку на документ прямо там, в том же месте. Вы также можете найти документ в SharePoint, но детали для этого будут зависеть от того, как была выполнена настройка.

Document Extractor совместим с Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 и Online (Office 365).

Document Extractor совместим с Salesforce Enterprise, Unlimited, Developer, Performance и Einstein. Он совместим с редакциями Professional (Pro Suite), если у вас есть аддон API. Document Extractor не поддерживает Essentials, Group и Contact Manager.

Да, Document Extractor поддерживает пользователей Community и Experience Cloud. Пользовательский опыт остается прежним, поэтому эти пользователи не пострадают и смогут работать с файлами так же, как и раньше.

Пользователи сообщества и Experience Cloud могут просматривать и открывать файлы с помощью Document Extractor без дополнительной лицензии. Лицензия понадобится только в случае загрузки документов, которые необходимо перенести в SharePoint, да и то по специальной цене.

Да, он поддерживает как стандартные, так и пользовательские объекты.

Все цены на SaaS-развертывания четко представлены на нашем сайте Страница с ценами на Document Extractor. Каждый тарифный план включает в себя 500 МБ объема данных (трафика) на пользователя в месяц и 15 минут поддержки на пользователя в год. Стоимость дополнительного трафика представлена на этой же странице, а стоимость дополнительной поддержки - здесь. Скрытые платежи отсутствуют. Чтобы запустить Document Extractor на собственных серверах или в облаке (self-hosted), пожалуйста запросите у нас ценуИ мы ответим в течение 24 часов. 

Бесплатная пробная лицензия действительна в течение 15 дней.

Нет, обучение или технические знания не требуются. Установка и настройка выполняются в формате мастера, а видеоуроки, статьи базы знаний и руководство пользователя еще больше упрощают процесс. Тем не менее, есть одно требование: вы должны иметь права администратора как в вашей организации Salesforce, так и в SharePoint.

Каждый тарифный план Document Extractor включает 15 минут поддержки на пользователя в год. Поддержка доступна через наш Портал поддержки. Вся документация также доступна через портал поддержки.

Существует два варианта развертывания: SaaSдля интеграции без установки, подключи и забудь через наш SaaS-портал и Self-hostedдля тех, кому необходимо сохранить полный контроль над интеграцией. Обращайтесь, если вам нужна помощь в выборе оптимального варианта развертывания для вашего сценария.

Конечно! Даже если хранилище Salesforce уже на пределе, вы можете без проблем воспользоваться Document Extractor. Перемещая файлы, Document Extractor помогает вернуть использование хранилища к пределу.

У вас есть гибкость! При использовании Document Extractor вы можете выбрать перенос только определенных документов Salesforce в SharePoint на основе дат, а не переносить их все. Также можно исключить определенные файлы с помощью флага.

Файлы проходят только через машину, на которой установлен Document Extractor, и не перемещаются через внешние серверы. В зависимости от варианта развертывания это может быть ваша машина (при самостоятельном размещении) или машина Azure (при SaaS, в этом случае вы можете выбрать, где будет находиться сервер - в США или Европе). Это обеспечивает безопасность данных и соответствие нормам конфиденциальности.

Да, вы можете просмотреть список документов, которые Document Extractor переместил в среде Salesforce. Приложение предоставляет полный журнал или запись действий по извлечению документов, позволяя пользователям отслеживать, какие документы и когда были обработаны.

Если вы создадите новую версию документа и поместите ее в Salesforce с помощью кнопки "Загрузить новую версию" на вкладке "Файлы", Document Extractor сохранит все версии документа в SharePoint, используя суффикс для их различения.

Максимальный размер файла ограничен в основном объемом памяти, доступной в вашей системе. Тем не менее, вы можете заставить Document Extractor игнорировать очень большие или очень маленькие файлы. Вы сами определяете, что такое большой и маленький, используя настройки Минимальный и Максимальный размер файла.

Salesforce Files Connect - это собственный продукт Salesforce, который позволяет подключаться к файлам, уже хранящимся во внешних облачных хранилищах, таких как Quip, Google Drive, SharePoint или Box. Он не осуществляет автоматическую передачу новых файлов в эти внешние хранилища, а лишь предоставляет пользователям доступ к хранящимся там файлам из платформы Salesforce. С другой стороны, Document Extractor - это стороннее приложение, разработанное компанией Connecting Software, которое автоматизирует процесс передачи документов из Salesforce в Microsoft SharePoint. В отличие от Salesforce Files Connect, который просто предоставляет доступ к внешним файлам, Document Extractor делает шаг вперед, автоматически перемещая новые и измененные файлы с Salesforce на подключенное внешнее хранилище, тем самым снижая затраты на хранение на платформе Salesforce. Document Extractor также может действовать двунаправленно.

Document Extractor в первую очередь предназначен для автоматизации передачи новых и измененных файлов из Salesforce в SharePoint, обеспечивая беспрепятственную интеграцию записей Salesforce с системой управления документами SharePoint. Для файлов, которые уже находятся в SharePoint и к которым вы хотите получить доступ или синхронизировать с Salesforce, сначала необходимо использовать сценарий для их перемещения в Salesforce, как описано в этом примере.

Да, Document Extractor синхронизирует метаданные между Salesforce и SharePoint, передавая ключевые сведения о документе вместе с самими файлами. Это гарантирует, что важная информация, такая как даты создания и изменения, данные пользователя и пользовательские поля метаданных, сохранится при передаче, что способствует бесшовной интеграции и эффективному управлению документами на обеих платформах.