Как МГУ использовал Document Extractor для сокращения объемов хранения Salesforce и улучшения доступа к файлам

Клиент:  Мичиганский государственный университет

Деятельность: Высшее образование

Страна: Соединенные Штаты Америки

Применение продукта: Document Extractor

Мичиганский государственный университет (МГУ), расположенный в Ист-Лансинге, штат Мичиган, является Ведущий государственный исследовательский университет США. Основанный в 1855 году как Сельскохозяйственный колледж штата Мичиган, MSU имеет богатую историю и предлагает обширные академические и исследовательские программы. Университет также славится своими спортивными достижениями: спартанцы выступают в конференции NCAA Division I Big Ten, особенно преуспевая в баскетболе и футболе.

МГУ пришлось нелегко: Внедрение Salesforce в университетском отделе по работе с благотворительными организациями с одновременной заменой устаревшего SharePoint система 1990-х годов, которая уже не соответствовала требованиям. Очень большое количество документов, высокая стоимость хранения Salesforce и необходимость совместного использования документов в масштабах всего университета без универсального доступа к Salesforce еще больше усложняли ситуацию. Начался поиск нового решения, которое могло бы помочь в этом переходе!

Эндрю ДеГармо, директор отдела CRM в МГУ, обнаружил Document Extractor на Salesforce AppExchange. Обещание бесшовной интеграции между SharePoint и Salesforce и принцип работы инструмента, казалось, идеально соответствовали их потребностям, поэтому МГУ приступил к испытаниям, которые в конечном итоге привели к покупке этого решения для более чем 400 пользователей.

На момент начала развертывания количество документов составляло 410 000, но с каждым днем оно росло. Учитывая большое количество файлов, МГУ выбрал локальное развертывание. Document Extractor. Решение стало экономичной альтернативой дорогостоящему хранилищу Salesforce за счет автоматизации миграции документов из Salesforce в новый SharePoint. Наличие документов в SharePoint хорошо согласуется с использованием стека Microsoft в МГУ, а тот факт, что в Document Extractor остались ссылки на SharePoint, где ранее находились документы Salesforce, означает, что рабочие процессы конечных пользователей не изменились.

Конечно же, в Документы, которые изначально находились в устаревшей системе SharePoint, должны были быть перенесены также. Это было сделано отдельно, но также при содействии Connecting Software. ДеГармо делится некоторыми впечатлениями о своем путешествии: "Забавно: Я думал, что переход со старого SharePoint на Salesforce будет главным узким местом, но на самом деле все прошло гораздо быстрее, чем я предполагал".

При таком большом количестве документов МГУ, естественно, пользуется Значительное снижение затрат на хранение Salesforce. "Хранилище Salesforce невероятно дорого. Иметь это [Document Extractor] в качестве альтернативы возможной стоимости... На это невозможно навесить ценник!" подчеркивает ДеГармо.

Этап внедрения включал настройку новой структуры хранения документов SharePoint. Это было сделано итеративно. "Это скорее метод проб и ошибок. Некоторые детали того, как это должно быть организовано для бизнеса, были очень нечеткими с самого начала. Думаю, сейчас у нас все в порядке, но, как и везде, все может измениться!" - говорит ДеГармо. отмечает ДеГармо.

Ключевыми факторами успеха программы стали ее ненавязчивость и безопасность. "Когда мы покупаем сторонний инструмент, подобный этому, он должен пройти довольно строгий аудит безопасности", - подчеркивает ДеГармо.

Тот факт, что документы теперь легко доступны как с SharePoint, так и с Salesforce оказало значительное влияние, поскольку теперь доступны возможности обмена документами по всему университету. ДеГармо подчеркивает постоянную необходимость адаптации и обучения к этой новой инфраструктуре, но не для самой Document Extractor. "Этот продукт практически незаметенНикто не видит, что происходит за кулисами", - отмечает ДеГармо.

Опыт МГУ в использовании Document Extractor отражает успешную цифровую трансформацию в области управления документами, соответствующую их целям экономическая эффективность и широкая доступность. Как отмечает ДеГармо, решение удовлетворило их потребности в нетривиальном сценарии, а отношения, сложившиеся между Connecting Software и МГУ, остаются прочными и по сей день. "Все было замечательно".заключает он.