Come MSU ha sfruttato l'Document Extractor per ridurre l'archiviazione Salesforce e migliorare l'accesso ai file

Cliente:  Università statale del Michigan

Attività: Istruzione superiore

Paese: Stati Uniti d'America

Applicazione del prodotto: Document Extractor

La Michigan State University (MSU), con sede a East Lansing, Michigan, è un'università di Stato. la principale università pubblica di ricerca degli Stati Uniti. Fondata nel 1855 come Agricultural College of the State of Michigan, la MSU vanta una ricca storia e offre ampi programmi accademici e di ricerca. L'università è anche rinomata per le sue capacità atletiche: gli Spartans competono nella NCAA Division I Big Ten Conference, eccellendo in particolare nel basket e nel football.

La MSU ha avuto una bella sfida: Implementazione dell'Salesforce nel dipartimento di Advancement dell'università e, allo stesso tempo, sostituzione dell'SharePoint preesistente. degli anni '90, che non era più adeguato. L'elevato numero di documenti, gli alti costi di archiviazione dell'Salesforce e la necessità di condividere i documenti a livello universitario senza un accesso universale all'Salesforce hanno reso la situazione ancora più complessa. È iniziata la ricerca di una nuova soluzione che potesse aiutare questa transizione!

Andrew DeGarmo, direttore del CRM presso la MSU, ha scoperto che Document Extractor sull'applicazione SalesforceExchange. La promessa di una perfetta integrazione tra SharePoint e Salesforce e il modo in cui lo strumento funzionava sembravano adattarsi perfettamente alle loro esigenze, così MSU ha intrapreso una prova che alla fine ha portato all'acquisto di questa soluzione per oltre 400 utenti.

All'inizio del dispiegamento, il numero di documenti era di 410.000, ma il numero continuava a crescere ogni giorno. Dato l'elevato numero di file coinvolti, MSU ha scelto un'implementazione on-premise. dell'Document Extractor. La soluzione offriva un'alternativa economica al costoso storage dell'Salesforce, automatizzando la migrazione dei documenti dall'Salesforce al nuovo SharePoint. La presenza dei documenti in SharePoint era in linea con l'utilizzo dello stack Microsoft da parte della MSU, mentre il fatto che l'Document Extractor lasciasse dei link all'SharePoint dove si trovavano precedentemente i documenti dell'Salesforce significava che i flussi di lavoro degli utenti finali non cambiavano.

Naturalmente, il I documenti originariamente presenti nel sistema SharePoint devono essere migrati. anche. Questo è stato fatto separatamente, ma anche con l'assistenza di Connecting Software. DeGarmo condivide alcuni spunti sul loro viaggio: "È buffo: Pensavo che il passaggio dal vecchio SharePoint all'Salesforce sarebbe stato il principale collo di bottiglia, ma in realtà è stato molto più veloce di quanto pensassi".

Con un numero così elevato di documenti, l'MSU gode naturalmente di significativi risparmi sui costi dello storage Salesforce. "Lo storage Salesforce è incredibilmente costoso. Avere questo [Document Extractor] come alternativa a quelle che potrebbero essere le tariffe... Non si può davvero dare un prezzo a questo!". sottolinea DeGarmo.

La fase di implementazione ha comportato la configurazione della nuova struttura di archiviazione dei documenti SharePoint. L'operazione è stata eseguita in modo iterativo. "Si tratta più che altro di un processo per tentativi ed errori. All'inizio alcuni dettagli su come l'azienda avrebbe dovuto configurare la struttura erano molto confusi. Penso che al momento abbiamo una buona posizione, ma, come ogni cosa, probabilmente cambierà!". sottolinea DeGarmo.

L'assenza di ostacoli e la sicurezza del software sono stati i fattori chiave del suo successo. "Quando acquistiamo uno strumento di terze parti come questo, deve essere sottoposto a un controllo di sicurezza piuttosto rigoroso", sottolinea DeGarmo.

Il fatto che I documenti sono ora facilmente accessibili sia dall'SharePoint che dall'Salesforce. ha avuto un impatto significativo perché ora sono disponibili funzionalità di condivisione dei documenti in tutta l'università. DeGarmo sottolinea la continua necessità di adattamento e formazione a questa nuova infrastruttura, ma non per l'Document Extractor in sé. "Questo prodotto è praticamente invisibileNessuno vede quello che succede dietro le quinte", osserva DeGarmo.

L'esperienza di MSU con Document Extractor riflette una trasformazione digitale di successo nella gestione dei documenti, in linea con i loro obiettivi di efficienza dei costi e accessibilità diffusa. Come osserva DeGarmo, la soluzione ha soddisfatto le loro esigenze in uno scenario non banale e il rapporto che si è creato tra Connecting Software e MSU è tuttora solido. "È stato tutto fantastico"., conclude.