Comment la MSU a tiré parti de Document Extractor pour réduire le stockage de Salesforce et améliorer l'accès aux fichiers

Client:  Université d'État du Michigan

Activité: Enseignement supérieur

Pays: États-Unis d'Amérique

Demande de produit: Document Extractor

L'université de l'État du Michigan (MSU), située à East Lansing, dans le Michigan, est une université de l'État du Michigan, située à East Lansing, dans le Michigan. première université publique de recherche des États-Unis. Fondée en 1855 en tant que collège agricole de l'État du Michigan, la MSU a une histoire riche et offre des programmes académiques et de recherche étendus. L'université est également réputée pour ses prouesses sportives. Les Spartans participent à la conférence Big Ten de la division I de la NCAA et excellent particulièrement en basket-ball et en football.

La MSU a eu du fil à retordre : Mise en œuvre de Salesforce dans le service de promotion de l'université tout en remplaçant l'ancien système SharePoint. des années 1990, qui n'était plus adapté. Le nombre très élevé de documents, les coûts de stockage élevés de Salesforce et la nécessité de partager les documents à l'échelle de l'université sans accès universel à Salesforce rendaient la situation encore plus complexe. La recherche d'une nouvelle solution susceptible de faciliter cette transition a commencé !

Andrew DeGarmo, directeur de la gestion de la relation client à la MSU, a découvert Document Extractor sur l'application SalesforceExchange. La promesse d'une intégration transparente entre SharePoint et Salesforce et le mode de fonctionnement de l'outil semblant répondre parfaitement à leurs besoins, la MSU s'est lancée dans un essai qui a finalement abouti à l'achat de cette solution pour plus de 400 utilisateurs.

Lorsque le déploiement a commencé, le nombre de documents était de 410 000, mais ce nombre n'a cessé d'augmenter chaque jour. Compte tenu du grand nombre de fichiers concernés, MSU a opté pour un déploiement sur site. de Document Extractor. La solution offrait une alternative rentable au stockage coûteux de Salesforce en automatisant la migration des documents de Salesforce vers un nouveau SharePoint. Le fait d'avoir les documents dans SharePoint correspondait bien à l'utilisation de la pile Microsoft de la MSU, tandis que le fait que Document Extractor laissait des liens vers SharePoint à l'endroit où se trouvaient précédemment les documents de Salesforce signifiait que les flux de travail des utilisateurs finaux ne changeaient pas.

Bien entendu, le les documents qui se trouvaient à l'origine dans l'ancien système SharePoint ont dû être migrés également. Cela a été fait séparément, mais aussi avec l'aide de Connecting Software. M. DeGarmo nous fait part de quelques réflexions sur leur parcours : "C'est amusant : Je pensais que le passage de l'ancienne SharePoint à la Salesforce serait le principal goulot d'étranglement, mais cela s'est fait beaucoup plus rapidement que je ne l'imaginais.

Avec un nombre aussi élevé de documents, l'UMS bénéficie naturellement d'une grande liberté d'action. des économies significatives sur le stockage Salesforce. "Le stockage de Salesforce est incroyablement cher. Le fait d'avoir cette solution [Document Extractor] comme alternative à ces frais... On ne peut pas vraiment mettre un prix là-dessus ! souligne M. DeGarmo.

La phase de mise en œuvre a consisté à configurer la nouvelle structure de stockage des documents de SharePoint. Elle s'est déroulée de manière itérative. "Il s'agit plutôt d'un processus d'essais et d'erreurs. Certains détails concernant les besoins de l'entreprise en matière de configuration étaient très flous au départ. Je pense que nous avons trouvé une bonne solution pour l'instant, mais comme toute chose, elle est susceptible d'évoluer ! souligne M. DeGarmo.

La discrétion et la sécurité du logiciel ont été des facteurs clés de son succès. "Lorsque nous achetons un outil tiers comme celui-ci, il doit faire l'objet d'un audit de sécurité assez strict", souligne M. DeGarmo.

Le fait que sont désormais facilement accessibles à partir de SharePoint et Salesforce a eu un impact significatif car les capacités de partage de documents dans l'ensemble de l'université sont désormais disponibles. M. DeGarmo souligne le besoin permanent d'adaptation et de formation à cette nouvelle infrastructure, mais pas à Document Extractor lui-même. "Ce produit est pratiquement invisiblepersonne ne voit ce qui se passe en coulisses", note M. DeGarmo.

L'expérience de MSU avec Document Extractor reflète une transformation numérique réussie dans la gestion des documents, en accord avec ses objectifs de rentabilité et l'accessibilité généralisée. Comme le remarque M. DeGarmo, la solution a répondu à leurs besoins dans un scénario non trivial, et la relation qui s'est créée entre Connecting Software et la MSU reste solide à ce jour. "Tout s'est très bien passé.conclut-il.