Wie die MSU Document Extractor nutzte, um den Salesforce-Speicher zu reduzieren und den Zugriff auf Dateien zu verbessern

Kunde:  Michigan State Universität

Aktivität: Höhere Bildung

Land: Vereinigte Staaten von Amerika

Produkt-Anwendung: Document Extractor

Die Michigan State University (MSU) mit Sitz in East Lansing, Michigan, ist eine führende öffentliche Forschungsuniversität in den Vereinigten Staaten. Die MSU, die 1855 als Agricultural College of the State of Michigan gegründet wurde, blickt auf eine reiche Geschichte zurück und bietet umfangreiche akademische und Forschungsprogramme an. Die Universität ist auch für ihre sportlichen Leistungen bekannt. Die Spartans treten in der NCAA Division I Big Ten Conference an und sind vor allem im Basketball und Football erfolgreich.

Die MSU hatte eine große Herausforderung: Einführung von Salesforce in der Abteilung für Universitätsförderung bei gleichzeitiger Ablösung des alten SharePoint System aus den 1990er Jahren, das nicht mehr angemessen war. Die sehr große Anzahl von Dokumenten, die hohen Speicherkosten von Salesforce und die Notwendigkeit einer universitätsweiten gemeinsamen Nutzung von Dokumenten ohne universellen Zugriff auf Salesforce machten die Sache noch komplexer. Die Suche nach einer neuen Lösung, die bei diesem Übergang helfen könnte, begann!

Andrew DeGarmo, Direktor für CRM an der MSU, entdeckte Document Extractor auf der Salesforce AppExchange. Das Versprechen einer nahtlosen Integration zwischen SharePoint und Salesforce und die Art und Weise, wie das Tool funktioniert, schienen ihren Bedürfnissen perfekt zu entsprechen, so dass die MSU eine Testphase einleitete, die schließlich zum Kauf dieser Lösung für über 400 Benutzer führte.

Zu Beginn des Einsatzes lag die Zahl der Dokumente bei 410.000, doch diese Zahl wuchs täglich weiter an. Angesichts der großen Anzahl von Dateien entschied sich die MSU für eine Bereitstellung vor Ort. von Document Extractor. Die Lösung bot eine kostengünstige Alternative zum teuren Speicher von Salesforce, indem sie die Migration der Dokumente von Salesforce auf ein neues SharePoint automatisierte. Die Tatsache, dass die Dokumente in SharePoint gespeichert waren, entsprach der Verwendung von Microsoft Stack durch die MSU, während die Tatsache, dass Document Extractor Links zu SharePoint hinterließ, wo die Salesforce-Dokumente vorher waren, bedeutete, dass sich die Arbeitsabläufe der Endbenutzer nicht änderten.

Natürlich ist die Dokumente, die sich ursprünglich im Altsystem SharePoint befanden, mussten migriert werden. auch. Dies geschah separat, aber auch mit Hilfe von Connecting Software. DeGarmo gibt einige Einblicke in ihre Reise: "Es ist schon komisch: Ich hatte gedacht, dass die Umstellung von der alten SharePoint auf die Salesforce der größte Engpass sein würde, aber das ging tatsächlich viel schneller, als ich dachte."

Bei einer so großen Anzahl von Dokumenten genießt MSU natürlich erhebliche Kosteneinsparungen beim Salesforce-Speicher. "Salesforce-Speicher ist unglaublich teuer. Dies [Document Extractor] als Alternative zu diesen Gebühren zu haben ... das kann man wirklich nicht mit einem Preisschild versehen!" unterstreicht DeGarmo.

In der Umsetzungsphase wurde die neue Speicherstruktur für SharePoint-Dokumente konfiguriert. Dies geschah iterativ. "Es ist eher eine Sache von Versuch und Irrtum. Einige der Details, wie das Unternehmen diese Einrichtung benötigt, waren anfangs sehr unscharf. Ich denke, dass wir im Moment eine gute Ausgangsposition haben, aber wie alles andere auch, wird sich das wahrscheinlich noch ändern! betont DeGarmo.

Die Unauffälligkeit und die Sicherheit der Software waren entscheidende Faktoren für ihren Erfolg. "Wenn wir ein Drittanbieter-Tool wie dieses kaufen, muss es eine ziemlich strenge Sicherheitsüberprüfung durchlaufen", betont DeGarmo.

Die Tatsache, dass die Dokumente sind jetzt sowohl von SharePoint als auch von Salesforce aus leicht zugänglich hatte erhebliche Auswirkungen, da nun Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in der gesamten Universität vorhanden sind. DeGarmo hebt hervor, dass die Anpassung und Schulung an diese völlig neue Infrastruktur weiterhin erforderlich ist, nicht jedoch für Document Extractor selbst. "Dieses Produkt ist praktisch unsichtbarNiemand sieht, was hinter den Kulissen geschieht", stellt DeGarmo fest.

Die Erfahrungen der MSU mit Document Extractor spiegeln eine erfolgreiche digitale Transformation im Dokumentenmanagement wider, die mit den folgenden Zielen übereinstimmt Kosteneffizienz und umfassende Zugänglichkeit. Wie DeGarmo bemerkt, erfüllte die Lösung ihre Anforderungen in einem nicht trivialen Szenario, und die Beziehung, die zwischen Connecting Software und MSU entstand, ist bis heute solide. "Alles war großartig."schlussfolgert er.