Integración correcta de Salesforce y SharePoint

Document Extractor es un sistema de gestión de documentos para Salesforce que ayuda a las empresas a almacenar, gestionar y compartir sus documentos de forma más eficiente. Funciona extrayendo documentos de Salesforce e importándolos a SharePoint, dejando un enlace en Salesforce para facilitar el acceso. Tener documentos en SharePoint significa tener mejores opciones de colaboración e incluso de control de versiones, para que siempre puedas hacer un seguimiento de los cambios en tus documentos y volver a versiones anteriores si es necesario.

El Document Extractor puede procesar cualquier tipo de documento, incluso archivos sin extensión de tipo en su nombre.

Podrás ver la vista previa en Salesforce de todos los tipos de archivo compatibles con SharePoint.

Sí, puede tenerlo en despliegues autoalojados. Para despliegues SaaS la cantidad de volumen de datos (tráfico) incluida en el plan es de 500 MB por usuario/mes. Puede adquirir paquetes de tráfico adicionales (baterías) que no tienen fecha de caducidad y pueden utilizarse cuando sea necesario.

Sí, ambas expresiones se refieren a mover el archivo de Salesforce a SharePoint y dejar en su lugar un enlace en Salesforce.

La forma más fácil de encontrar los documentos es ir al lugar donde solía estar el documento en Salesforce. Encontrarás un enlace al documento allí mismo, en la misma ubicación. También puedes encontrar el documento en SharePoint, pero los detalles para ello variarán dependiendo de cómo se hizo la configuración.

Document Extractor es compatible con Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 y Online (Office 365).

Document Extractor es compatible con Salesforce Enterprise, Unlimited, Developer, Performance y Einstein. Es compatible con las ediciones Professional (Pro Suite) siempre que se disponga del API Addon. Document Extractor no es compatible con Essentials, Group y Contact Manager.

Sí, Document Extractor es compatible con los usuarios de la Comunidad y Experience Cloud. La experiencia de usuario sigue siendo la misma, por lo que estos usuarios no se ven afectados y pueden trabajar con archivos de la misma forma.

Los usuarios de la comunidad y de Experience Cloud pueden ver y abrir archivos utilizando Document Extractor sin necesidad de una licencia adicional. Solo necesitarán una licencia si suben documentos que deban transferirse a SharePoint, y aun así, una licencia con un precio especial.

Sí, admite tanto objetos estándar como personalizados.

Todos los precios de las implantaciones SaaS se presentan claramente en nuestro Página de precios del Document Extractor. Cada plan incluye 500 MB de volumen de datos (tráfico) por usuario/mes y 15 minutos de soporte por usuario/año. El precio del tráfico adicional también se presenta en la misma página de precios, y el precio del soporte adicional está aquí. No hay tarifas ocultas. Para ejecutar Document Extractor en sus propios servidores o en la nube (autoalojado), por favor pídanos presupuestoy le responderemos en un plazo de 24 horas. 

La licencia de prueba gratuita es válida durante 15 días.

No, no se requiere formación ni conocimientos técnicos. Tanto la instalación como la configuración se realizan en formato de asistente, y dispones de tutoriales en vídeo, artículos de la base de conocimientos y el manual de usuario para que sea aún más fácil de seguir. No obstante, hay un requisito: necesitas tener permisos de administrador tanto en tu org Salesforce como en SharePoint.

Cada plan Document Extractor incluye 15 minutos de soporte por usuario/año. El soporte está disponible a través de nuestro Portal de asistencia. Toda la documentación está también disponible a través del Portal de Soporte.

Hay dos opciones de despliegue disponibles: SaaSpara una integración sin instalación, plug and forget a través de nuestro portal SaaS y Self-hostedpara aquellos que necesitan mantener un control total sobre la integración. No dude en ponerse en contacto con nosotros si necesita ayuda para elegir la mejor implantación para su caso.

Por supuesto. Incluso si tu almacenamiento Salesforce ya está al límite, puedes utilizar Document Extractor sin ningún problema. Al alejar los archivos, Document Extractor contribuye a que el uso del almacenamiento vuelva a estar por debajo del límite.

¡Tienes flexibilidad! Cuando utilices Document Extractor, puedes elegir mover sólo documentos específicos de Salesforce a SharePoint en función de las fechas, en lugar de migrarlos todos. También es posible excluir archivos específicos utilizando una bandera.

Los archivos sólo pasan por la máquina donde está instalado Document Extractor y no se mueven a través de servidores externos. Dependiendo de su opción de despliegue esa podría ser su máquina (cuando es self-hosted) o una máquina Azure (cuando es SaaS, en cuyo caso puede seleccionar si quiere estar en un servidor estadounidense o europeo). Esto garantiza la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa sobre privacidad.

Sí, puede ver una lista de los documentos que Document Extractor movió dentro del entorno Salesforce. La aplicación proporciona un registro exhaustivo de las actividades de extracción de documentos, lo que permite a los usuarios saber qué documentos se han procesado y cuándo.

Si creas una nueva versión del documento y la colocas en Salesforce utilizando el botón "Cargar nueva versión" de la pestaña Archivos, Document Extractor mantendrá todas las versiones del documento en SharePoint, utilizando un sufijo para diferenciarlas.

El tamaño máximo de los archivos está limitado principalmente por el tamaño de la memoria disponible en tu sistema. Aún así, puedes hacer que Document Extractor ignore ficheros muy grandes o muy pequeños. Tú decides qué es grande y qué es pequeño, utilizando las opciones de configuración Tamaño Mínimo y Tamaño Máximo de Fichero.

Salesforce Files Connect es un producto nativo de Salesforce que permite conectarse a archivos ya almacenados en servicios externos de almacenamiento en la nube como Quip, Google Drive, SharePoint o Box. No transfiere automáticamente nuevos archivos a estos repositorios externos, sólo proporciona a los usuarios acceso a los archivos almacenados allí desde la plataforma Salesforce. Document Extractor, por su parte, es una aplicación de terceros desarrollada por Connecting Software que automatiza el proceso de transferencia de documentos de Salesforce a Microsoft SharePoint. A diferencia de Salesforce Files Connect, que se limita a proporcionar acceso a archivos externos, Document Extractor va un paso más allá al trasladar automáticamente los archivos nuevos y modificados de Salesforce al almacenamiento externo conectado, reduciendo así los costes de almacenamiento en la plataforma Salesforce. Document Extractor también es capaz de actuar bidireccionalmente.

Document Extractor está diseñado principalmente para automatizar la transferencia de archivos nuevos y modificados de Salesforce a SharePoint, asegurando que sus archivos de Salesforce estén perfectamente integrados con su sistema de gestión documental SharePoint. Para los archivos que ya están en SharePoint y a los que desea acceder o sincronizar con Salesforce, primero tendría que utilizar un script para moverlos a Salesforce, como se describe en este caso de uso.

Sí, Document Extractor sincroniza metadatos entre Salesforce y SharePoint, transfiriendo detalles clave de los documentos junto con los propios archivos. Esto garantiza que la información importante, como las fechas de creación y modificación, los detalles del usuario y los campos de metadatos personalizados, se conserven durante la transferencia, lo que facilita una integración perfecta y una gestión eficaz de los documentos en ambas plataformas.