Cómo utilizan los equipos de AvSight el modelo SharePoint para minimizar los costes de almacenamiento de archivos

Migración desde sistemas de aviación heredados como Quantum Control, CORRIDOR o Pentagon 2000SQL a AvSight, una plataforma moderna en la nube, no es solo una migración de sistemas. Es también es una migración de documentos lo que puede hacer que los costes mensuales de almacenamiento de archivos se disparen rápidamente.

Connecting Software's Document Extractor evita el aumento de los costes de almacenamiento con una arquitectura de nube híbrida que extrae automáticamente los archivos a Microsoft SharePoint, al tiempo que se mantienen los enlaces activos y en los que se puede hacer clic dentro de la interfaz de usuario de AvSight.

Esto reduce los costes de almacenamiento por TB de entre $300 y $1.200 al mes a entre $0 y $200 al mes, sin que ello suponga ningún cambio en la forma de trabajar de tu equipo en AvSight. 

Cada registro de pieza, orden de trabajo y transacción de tu sistema de aviación heredado lleva asociada una documentación, y esa documentación no se reduce por el simple hecho de que cambie la plataforma subyacente. Es necesario que se pueda seguir accediendo desde el nuevo sistema a los formularios 8130-3 de la FAA y, en su caso, a los formularios 1 de la EASA acumulados a lo largo de los años, junto con los registros relacionados de trazabilidad, mantenimiento y comerciales.

En el sector de la aviación, la trazabilidad es fundamental: un certificado de autorización de pieza, un registro de trazabilidad o un registro de mantenimiento solo son útiles si permanecen vinculados a la pieza a la que se refieren y pueden recuperarse cuando sea necesario, a veces años o décadas más tarde.

Por eso, la mayoría de los equipos optan por la vía más obvia a la hora de migrar de un sistema antiguo a AvSight: subir todos los documentos a la nueva plataforma de AvSight y dar por zanjado el asunto. Ahí es donde empieza el problema de los costes. AvSight se ejecuta de forma nativa en Salesforce, y el modelo de almacenamiento de Salesforce no se diseñó para servir de archivo de documentos. Los precios se ajustan a ello, por lo que El almacenamiento adicional de archivos es caro. Incluso con los descuentos por volumen negociados, suele oscilar entre $300 y $1.200 al mes por TB.

En el caso de un conjunto de datos de aviación heredado que abarca varios años y que, en ocasiones, solo en lo que respecta a los registros y documentos de certificación, alcanza varios terabytes, no se trata de un gasto de migración puntual. Es un gasto que se acumula mensualmente mientras la plataforma siga en uso.

La solución consiste en una arquitectura de nube híbrida que extrae automáticamente los archivos a Microsoft SharePoint (de $0 a $200 al mes por TB, en función de las condiciones del contrato, las licencias, la capacidad compartida disponible y la región), al tiempo que se mantienen los enlaces activos y en los que se puede hacer clic dentro de la interfaz de usuario de AvSight. Dado que AvSight se ejecuta de forma nativa en Salesforce, el Connecting Software Document Extractor es capaz de hacer precisamente eso: se sitúa entre AvSight/Salesforce y SharePoint, trasladando el contenido de los archivos fuera del almacenamiento Salesforce, al tiempo que mantiene intactas todas las referencias a dichos archivos dentro de AvSight.

En la práctica, eso significa:

• Los documentos adjuntos a los registros de AvSight se trasladan automáticamente a SharePoint.
• Dentro del registro de AvSight se mantiene un enlace activo en el que se puede hacer clic, por lo que basta con un clic para acceder al documento, igual que si estuviera almacenado de forma nativa.
• Puedes configurar la extracción para que se ejecute en segundo plano con los archivos existentes, de modo que puedas transferir los archivos históricos sin necesidad de volver a subirlos manualmente ni de volver a vincular el proyecto.

Lo importante es que El flujo de trabajo del usuario final no cambia. Un técnico o un empleado de registro que consulte un informe en AvSight sigue haciendo clic en el mismo enlace y ve el mismo documento, exactamente de la misma manera. Lo que cambia es dónde se almacenan realmente los bytes y cuánto se paga por almacenarlos.

No obstante, con los archivos almacenados en SharePoint, es posible facilitar el acceso a dichos archivos a través de SharePoint a los miembros del equipo que no tengan acceso a Salesforce. 

En cuanto al coste, la diferencia es notable: SharePoint ejecuta entre $0 y $200 al mes por TB en función de las condiciones del contrato, las licencias, la capacidad mancomunada disponible y la región, de $300 a $1.200 al mes por TB para el almacenamiento de archivos equivalentes a Salesforce. En el caso de las organizaciones que ya cuentan con licencias SharePoint o de Microsoft 365, el almacenamiento compartido que incluyen dichas licencias suele absorber gran parte o la totalidad del coste incremental, lo que hace que la tarifa efectiva se sitúe en el extremo inferior de ese rango, a veces incluso en cero.

Para un equipo que está migrando varios terabytes de documentos históricos de seguimiento y certificación, eso supone la diferencia entre una factura anual de almacenamiento de cinco cifras y una cantidad que no llega ni a una fracción de esa cifra, mientras que las personas que utilizan AvSight a diario no notan absolutamente ninguna diferencia.

Otras ventajas son:

• Los miembros del equipo o las personas externas que sean Los usuarios que no dispongan de licencia para AvSight/Salesforce también pueden acceder a los documentos en SharePoint, siempre que el uso compartido y la configuración se realicen correctamente.
• La colaboración resulta más fácil en documentos de Microsoft 365, ya que SharePoint lo permite de una forma intuitiva y práctica.

Si estás planeando —o ya estás en pleno proceso— una migración a AvSight y quieres saber cómo Ahorra en tu factura de almacenamiento de archivos Salesforce Antes de que llegue la primera factura, Connecting Software te permite ver cuánto te ahorrarías con Document Extractor.