Wie die Teams von AvSight SharePoint nutzen, um die Kosten für die Dateispeicherung zu minimieren

Migration von veralteten Luftfahrtsystemen wie beispielsweise Quantum Control, CORRIDOR oder Pentagon 2000SQL zu AvSight, … eine moderne Cloud-Plattform ist nicht nur eine Systemmigration. Es ist auch eine Dokumentenmigration was die monatlichen Kosten für die Dateispeicherung schnell in die Höhe treiben kann.

Connecting Software's Document Extractor verhindert einen sprunghaften Anstieg der Lagerkosten mit einer Hybrid-Cloud-Architektur, die Extrahiert Dateien automatisch in Microsoft SharePoint, wobei die aktiven, anklickbaren Links in der AvSight-Benutzeroberfläche erhalten bleiben.

Dadurch sinken die Speicherkosten pro TB von $300–$1.200/Monat auf $0–$200/Monat, ohne dass sich die Arbeitsweise Ihres Teams in AvSight ändert. 

Jeder Teiledatensatz, jeder Arbeitsauftrag und jeder Vorgang in Ihrem alten Luftfahrtsystem ist mit Papierkram verbunden, und dieser Papierkram wird nicht weniger, nur weil sich die zugrunde liegende Plattform ändert. Jahrelange Aufzeichnungen in Form des FAA-Formulars 8130-3 und, sofern zutreffend, des EASA-Formulars 1 sowie die dazugehörigen Unterlagen zur Rückverfolgbarkeit, Wartung und zum kommerziellen Betrieb müssen auch im neuen System weiterhin zugänglich sein.

In der Luftfahrt ist die Rückverfolgbarkeit von entscheidender Bedeutung: Eine Freigabebescheinigung für ein Bauteil, ein Rückverfolgungsprotokoll oder ein Wartungsprotokoll ist nur dann von Nutzen, wenn es mit dem Bauteil, das es dokumentiert, verknüpft bleibt und bei Bedarf abgerufen werden kann – manchmal auch Jahre oder Jahrzehnte später.

Daher wählen die meisten Teams bei der Migration von einem Altsystem zu AvSight den naheliegenden Weg: Sie laden jedes Dokument auf die neue AvSight-Plattform hoch und betrachten die Sache damit als erledigt. Genau hier beginnt das Kostenproblem. AvSight läuft nativ auf Salesforce, Außerdem war das Speichermodell von Salesforce nicht als Dokumentenarchiv konzipiert. Die Preise sind entsprechend gestaltet, weshalb Zusätzlicher Dateispeicherplatz ist teuer. Selbst bei ausgehandelten Mengenrabatten liegt der Preis in der Regel zwischen $300 und $1.200 pro Monat und TB.

Bei einem historischen Luftfahrt-Datensatz, der sich über Jahre erstreckt und allein bei den Trace- und Zertifizierungsdokumenten manchmal mehrere Terabyte umfasst, handelt es sich nicht um einmalige Migrationskosten. Es ist ein Kosten, die sich monatlich summieren solange die Plattform genutzt wird.

Die Lösung besteht in einer Hybrid-Cloud-Architektur, die Dateien automatisch in Microsoft SharePoint extrahiert. ($0 bis $200 pro Monat und TB, abhängig von den Vertragsbedingungen, der Lizenzierung, der verfügbaren gebündelten Kapazität und der Region), wobei die aktiven, anklickbaren Links in der AvSight-Benutzeroberfläche erhalten bleiben. Da AvSight nativ auf Salesforce läuft, ist Connecting Software’s Document Extractor kann genau das: Es wird zwischen AvSight/Salesforce und SharePoint geschaltet und verschiebt Dateiinhalte aus dem Salesforce-Speicher, während alle Verweise auf diese Datei innerhalb von AvSight vollständig erhalten bleiben.

In der Praxis bedeutet das:

• An AvSight-Datensätze angehängte Dokumente werden automatisch in den Ordner SharePoint verschoben.
• Innerhalb des AvSight-Datensatzes wird ein aktiver, anklickbarer Link gepflegt, sodass das Dokument mit einem Klick aufrufbar ist – genau wie bei einer nativen Speicherung.
• Sie können die Extraktion so konfigurieren, dass sie für vorhandene Dateien im Hintergrund ausgeführt wird, sodass Sie historische Dateien auslagern können, ohne sie manuell erneut hochladen oder mit dem Projekt verknüpfen zu müssen.

Das Wichtigste ist, dass Der Arbeitsablauf für den Endbenutzer ändert sich nicht. Ein Techniker oder Sachbearbeiter, der in AvSight einen Bericht aufruft, klickt nach wie vor auf denselben Link und sieht dasselbe Dokument – und zwar auf genau dieselbe Weise. Was sich ändert, ist, wo sich die Bytes tatsächlich befinden und was man für deren Speicherung bezahlt.

Dennoch ist es bei den Dateien in SharePoint möglich, Teammitgliedern, die keinen Zugriff auf Salesforce haben, über SharePoint Zugriff auf die Dateien zu gewähren. 

Was die Kosten angeht, ist der Unterschied eklatant: SharePoint führt monatlich pro TB $0 bis $200 aus. abhängig von den Vertragsbedingungen, den Lizenzbedingungen, der verfügbaren gebündelten Kapazität und der Region, gegenüber $300 bis $1.200 pro Monat und TB für die Speicherung von Salesforce-Dateien. Für Unternehmen, die bereits über SharePoint- oder Microsoft 365-Lizenzen verfügen, werden die zusätzlichen Kosten oft ganz oder zum Großteil durch den in diesen Lizenzen enthaltenen gemeinsamen Speicher gedeckt, wodurch der effektive Preis am unteren Ende dieser Spanne liegt – manchmal sogar bei null.

Für ein Team, das mehrere Terabyte an alten Trace- und Zertifizierungsdokumenten migriert, bedeutet das den Unterschied zwischen laufenden jährlichen Speicherkosten im fünfstelligen Bereich und einem Bruchteil davon, während die Mitarbeiter, die AvSight tagtäglich nutzen, überhaupt keinen Unterschied bemerken.

Weitere Vorteile ergeben sich aus:

• Teammitglieder oder externe Mitarbeiter, die Auch Nutzer, die keine Lizenz für AvSight/Salesforce besitzen, können auf die Dokumente in SharePoint zugreifen., sofern die Freigabe und die Konfiguration entsprechend vorgenommen wurden.
• Die Zusammenarbeit wird einfacher in Microsoft 365-Dokumenten, da SharePoint dies auf intuitive und praktische Weise unterstützt.

Wenn Sie eine Migration zu AvSight planen – oder sich gerade mitten darin befinden – und wissen möchten, wie Sie Sparen Sie bei Ihren Kosten für den Salesforce-Dateispeicher Noch bevor die erste Rechnung eintrifft, kann Ihnen Connecting Software aufzeigen, welche Einsparungen Document Extractor bringen würde.