Comment les équipes d'AvSight utilisent SharePoint pour réduire au minimum les coûts de stockage des fichiers

Migration depuis les anciens systèmes aéronautiques tels que Quantum Control, CORRIDOR ou Pentagon 2000SQL vers AvSight, une plateforme cloud moderne, ne se résume pas à une simple migration de système. C'est il s'agit également d'une migration de documents ce qui peut faire grimper rapidement les coûts mensuels de stockage de fichiers.

Connecting Software's Document Extractor évite la flambée des coûts de stockage grâce à une architecture cloud hybride qui extrait automatiquement les fichiers vers Microsoft SharePoint, tout en conservant des liens actifs et cliquables au sein de l'interface utilisateur d'AvSight.

Cela permet de réduire les coûts de stockage par To, qui passent de 1 TP58T300 à 1 TP58T1 200 par mois à 1 TP58T0 à 1 TP58T200 par mois, sans modifier le mode de fonctionnement de votre équipe dans AvSight. 

Chaque fiche de pièce, ordre de travail et transaction de votre ancien système aéronautique s'accompagne de documents papier, et ces documents ne deviennent pas moins volumineux simplement parce que la plateforme sous-jacente change. Les formulaires 8130-3 de la FAA et, le cas échéant, les formulaires 1 de l’AESA, accumulés au fil des années, ainsi que les dossiers connexes relatifs à la traçabilité, à la maintenance et aux activités commerciales, doivent rester accessibles depuis le nouveau système.

Dans le secteur aéronautique, la traçabilité est essentielle : un certificat de mise en service d'un composant, un dossier de traçabilité ou un dossier de maintenance n'a d'utilité que s'il reste associé à la pièce qu'il concerne et s'il peut être consulté à tout moment, parfois des années, voire des décennies plus tard.

La plupart des équipes choisissent donc la solution la plus évidente lors de la migration d'un système existant vers AvSight : elles importent tous les documents sur la nouvelle plateforme AvSight et s'en tiennent là. C'est là que le problème des coûts commence. AvSight fonctionne en mode natif sur Salesforce, et le modèle de stockage de Salesforce n'a pas été conçu pour servir d'archive de documents. Les tarifs sont fixés en conséquence, c'est pourquoi l'espace de stockage supplémentaire coûte cher. Même avec les remises sur volume négociées, le prix se situe généralement entre 1 TP58T300 et 1 TP58T1 200 par mois et par To.

Pour un ensemble de données aéronautiques historiques couvrant plusieurs années, et représentant parfois à lui seul plusieurs téraoctets de documents de suivi et de certification, il ne s'agit pas d'une dépense de migration ponctuelle. Il s'agit d'un dépense qui s'accumule chaque mois tant que la plateforme sera utilisée.

La solution consiste en une architecture cloud hybride qui transfère automatiquement les fichiers vers Microsoft SharePoint. (de $0 à $200 par mois et par To, en fonction des conditions contractuelles, des licences, de la capacité mutualisée disponible et de la région) tout en conservant des liens actifs et cliquables dans l'interface utilisateur d'AvSight. Comme AvSight s'exécute en mode natif sur Salesforce, les Connecting Software Document Extractor C'est exactement ce qu'il permet de faire : il s'intercale entre AvSight/Salesforce et SharePoint, en transférant le contenu des fichiers hors du stockage Salesforce tout en conservant intacte chaque référence à ces fichiers au sein d'AvSight.

Concrètement, cela signifie :

• Les documents joints aux dossiers AvSight sont automatiquement transférés vers SharePoint.
• Un lien actif et cliquable est conservé dans l'enregistrement AvSight, ce qui permet d'accéder au document en un seul clic, comme s'il était stocké en local.
• Vous pouvez configurer l'extraction pour qu'elle s'exécute en arrière-plan sur les fichiers existants, ce qui vous permet de transférer les fichiers historiques sans avoir à les réimporter manuellement ni à recréer de lien vers le projet.

Ce qui importe, c'est que Le processus de travail de l'utilisateur final reste inchangé. Un technicien ou un chargé des dossiers qui consulte un rapport dans AvSight clique toujours sur le même lien, voit le même document, exactement de la même manière. Ce qui change, c'est l'emplacement où se trouvent réellement les octets et ce que vous payez pour les stocker.

Néanmoins, grâce aux fichiers stockés dans SharePoint, il est possible de permettre aux membres de l'équipe qui n'ont pas accès à Salesforce d'accéder à ces fichiers via SharePoint. 

En termes de coûts, la différence est flagrante : SharePoint exécute $0 à $200 par mois et par To en fonction des clauses contractuelles, des licences, de la capacité mutualisée disponible et de la région, contre $300 à $1 200 par mois et par To pour un stockage équivalent de fichiers Salesforce. Pour les organisations qui disposent déjà de licences SharePoint ou Microsoft 365, l'espace de stockage mutualisé inclus dans ces licences absorbe souvent une grande partie, voire la totalité, du surcoût, ce qui ramène le tarif effectif vers le bas de cette fourchette, voire à zéro.

Pour une équipe chargée de migrer plusieurs téraoctets de documents historiques de suivi et de certification, cela représente la différence entre une facture de stockage annuelle à cinq chiffres et une fraction de ce montant, alors que les utilisateurs quotidiens d’AvSight ne remarquent absolument aucun changement.

D'autres avantages découlent :

• Les membres de l'équipe ou les personnes externes qui sont Les utilisateurs ne disposant pas d'une licence AvSight/Salesforce peuvent également accéder aux documents dans SharePoint, à condition que le partage et la configuration soient effectués en conséquence.
• La collaboration devient plus facile sur les documents Microsoft 365, puisque SharePoint le prend en charge de manière intuitive et pratique.

Si vous envisagez de migrer vers AvSight — ou si vous êtes déjà en plein processus — et que vous souhaitez savoir comment réduisez votre facture de stockage de fichiers Salesforce Avant même de recevoir la première facture, la transaction Connecting Software vous permet de voir les économies que vous pourriez réaliser grâce à la transaction Document Extractor.