Como as equipas da AvSight utilizam o SharePoint para minimizar os custos de armazenamento de ficheiros

Migração a partir de sistemas de aviação obsoletos tais como o Quantum Control, o CORRIDOR ou o Pentagon 2000SQL para a AvSight, uma plataforma moderna na nuvem, não é apenas uma migração de sistemas. É é também uma migração de documentos o que pode fazer com que os custos mensais de armazenamento de ficheiros aumentem rapidamente.

Connecting Software's Document Extractor evita o aumento dos custos de armazenamento com uma arquitetura de nuvem híbrida que extraia automaticamente os ficheiros para o Microsoft SharePoint, mantendo, ao mesmo tempo, links ativos e clicáveis na interface do utilizador do AvSight.

Isto reduz os custos de armazenamento por TB de $300–$1 200/mês para $0–$200/mês, sem alterar a forma como a sua equipa trabalha no AvSight. 

Cada registo de peça, ordem de trabalho e transação no seu sistema de aviação antigo tem documentação associada, e essa documentação não se torna mais leve só porque a plataforma subjacente muda. Anos de formulários 8130-3 da FAA e, quando aplicável, formulários 1 da EASA, juntamente com os registos relacionados de rastreabilidade, manutenção e comerciais, têm de continuar acessíveis a partir do novo sistema.

Na aviação, a rastreabilidade é fundamental: um certificado de libertação de componentes, um registo de rastreabilidade ou um registo de manutenção só é útil se permanecer associado à peça que documenta e puder ser recuperado sempre que necessário, por vezes anos ou décadas mais tarde.

Por isso, a maioria das equipas opta pela via mais óbvia durante a migração de um sistema antigo para o AvSight: carregar todos os documentos na nova plataforma AvSight e dar o assunto por encerrado. É aí que começa o problema dos custos. O AvSight funciona de forma nativa no Salesforce, e o modelo de armazenamento do Salesforce não foi concebido para servir de arquivo de documentos. Os preços refletem essa realidade, razão pela qual O armazenamento adicional de ficheiros é caro. Mesmo com descontos por volume negociados, o valor situa-se normalmente entre $300 e $1 200 por mês, por TB.

No caso de um conjunto de dados de aviação histórico que abrange vários anos e que, por vezes, chega a ter vários terabytes só em registos e documentos de certificação, não se trata de uma despesa única de migração. Trata-se de uma despesa que se acumula mensalmente enquanto a plataforma estiver a ser utilizada.

A solução consiste numa arquitetura de nuvem híbrida que extrai automaticamente os ficheiros para o Microsoft SharePoint ($0 a $200 por mês por TB, dependendo dos termos do contrato, do licenciamento, da capacidade partilhada disponível e da região), mantendo ligações ativas e clicáveis na interface do utilizador do AvSight. Como o AvSight funciona de forma nativa no Salesforce, o Connecting Software's Document Extractor é capaz de fazer exatamente isso: situa-se entre o AvSight/Salesforce e o SharePoint, transferindo o conteúdo dos ficheiros para fora do armazenamento do Salesforce, mantendo ao mesmo tempo todas as referências a esses ficheiros totalmente intactas no AvSight.

Na prática, isso significa:

• Os documentos anexados aos registos do AvSight são automaticamente transferidos para o SharePoint.
• É mantido um link ativo e clicável no registo do AvSight, pelo que o documento fica acessível com um simples clique, tal como se estivesse armazenado nativamente.
• Pode configurar a extração para ser executada em segundo plano para os ficheiros existentes, de modo a transferir ficheiros históricos sem necessidade de voltar a carregar manualmente ou de voltar a associar o projeto.

O importante é que O fluxo de trabalho do utilizador final não se altera. Um técnico ou funcionário responsável pelos registos que aceda a um relatório no AvSight continua a clicar no mesmo link, a ver o mesmo documento, exatamente da mesma forma. O que muda é o local onde os bytes se encontram e o que se paga para os armazenar.

No entanto, no caso dos ficheiros no SharePoint, é possível conceder acesso a esses ficheiros através do SharePoint aos membros da equipa que não têm acesso ao Salesforce. 

Em termos de custos, a diferença é gritante: O SharePoint processa o $0 até ao $200 por mês, por TB dependendo das condições do contrato, das licenças, da capacidade agregada disponível e da região, em comparação com $300 a $1 200 por mês por TB para armazenamento equivalente de ficheiros Salesforce. Para as organizações que já dispõem de licenças SharePoint ou do Microsoft 365, o armazenamento partilhado incluído nessas licenças absorve frequentemente grande parte ou a totalidade do custo incremental, fazendo com que a taxa efetiva se situe na parte mais baixa desse intervalo, por vezes até zero.

Para uma equipa que está a migrar vários terabytes de registos antigos e documentos de certificação, essa é a diferença entre uma fatura anual de armazenamento na ordem das cinco cifras e uma fração desse valor, enquanto as pessoas que utilizam o AvSight no dia-a-dia nem sequer notam qualquer diferença.

Outras vantagens decorrem de:

• Membros da equipa ou pessoas externas que sejam Os utilizadores que não tenham licença para o AvSight/Salesforce também podem aceder aos documentos no SharePoint, desde que a partilha e a configuração sejam efetuadas em conformidade.
• A colaboração torna-se mais fácil nos documentos do Microsoft 365, uma vez que o SharePoint oferece suporte a esta funcionalidade de forma intuitiva e prática.

Se está a planear — ou já está a meio — de uma migração para o AvSight e quer saber como poupe na sua fatura de armazenamento de ficheiros Salesforce Antes de receber a primeira fatura, a Connecting Software pode mostrar-lhe quanto a Document Extractor lhe permitiria poupar.