Cómo el Fondo de Patrimonio de la Lotería Nacional integró a la perfección Salesforce y SharePoint

Cliente: Fondo de Patrimonio de la Lotería Nacional

Actividad: Entidad gubernamental

País: Reino Unido

Aplicación del producto: Document Extractor

El Fondo del Patrimonio de la Lotería Nacional es la mayor fuente de financiación del patrimonio del Reino Unido. Distribuye subvenciones de la Lotería Nacional de entre 10.000 y 10 millones de libras esterlinas para financiar proyectos que mantienen y transforman el patrimonio del Reino Unido. También es uno de los principales defensores del valor del patrimonio.

El Fondo del Patrimonio se enfrentaba a una tarea de enormes proporciones. Necesitaban migrar un enorme número de documentos de Salesforce a SharePoint.

Pero volvamos atrás y empecemos esta historia desde el principio. Todo empezó con dos millones de documentos extraídos de un antiguo sistema de gestión de subvenciones. El siguiente paso fue afinar qué documentos eran realmente necesarios. El número se redujo a aproximadamente 1,5 millones tras aplicar las normas de conservación. En este punto, estos documentos se almacenados en un único repositorio SharePoint pero con una estructura limitada y múltiples problemas de metadatos.

En la primera fase, todos estos documentos tuvieron que pasar a Salesforce y estar vinculados a objetos Salesforce adecuados. Sin embargo, el equipo informático sabía que el número y el tamaño de los documentos causarían problemas en términos de almacenamiento Salesforce, por lo que necesitaban sacarlos de Salesforce pero de forma que los usuarios pudieran seguir encontrándolos en el objeto Salesforce esperado. o mediante una búsqueda normal en Salesforce.

Mientras que SharePoint fue siempre la plataforma objetivoAdemás, Tim Isaacs, director técnico del proyecto, señaló otra razón de peso: "Si en el futuro fuera necesario migrar de Salesforce a otra plataforma, el Fondo del Patrimonio no tendría que preocuparse por los documentos. Dijo: "Si, en el futuro, hubiera necesidad de migrar de Salesforce a otra plataforma, el Fondo del Patrimonio no tendría que preocuparse por los documentos, porque todos ellos están archivados y bien hechos en SharePoint. Un quebradero de cabeza menos".

La búsqueda de una solución llevó a analizar soluciones que integraran de algún modo el Salesforce con el SharePoint. Document Extractor destacó como la que más se acercaba a lo que buscaban, así que empezaron con una prueba.

El ensayo tuvo éxito porque cumplía los criterios previamente establecidos: habría sin cambios en la experiencia Salesforcey los usuarios no tendrían que interactuar con él. Sin embargo, surgió un problema inesperado: Transferir y vincular archivos desde el repositorio a registros específicos de Salesforce resultaba difícil debido al gran volumen de archivos.

Para ello, intervino el equipo de desarrollo personalizado de Connecting Software. Se estableció que esta migración personalizada podía hacerse, pero como dice el refrán, el diablo estaba en los detalles. Como explica Tim Isaacs, "la prueba de concepto nos llevó dos semanas, y luego resolver el resto nos llevó más de dos meses". Dado que se trataba de una solución de migración a medida, en realidad fue una solución eficaz.
Esta solución a medida desempeñó un papel fundamental, pero fue el Document Extractor el que resolvió el problema inicial.

El despliegue de Document Extractor se realizó en las instalaciones, cubriendo toda la organización.y atendió a los 340 usuarios con licencia.

Elegir el Document Extractor ofreció al Fondo del Patrimonio de la Lotería Nacional una plétora de ventajas:

• Experiencia autóctona: Los usuarios de Salesforce siguieron utilizando la misma UX, con documentos presentados en el componente Archivos.
• Facilidad de búsqueda: Los usuarios pueden buscar los archivos en Salesforce e incluso previsualizarlos.
• Versionado: El sistema puede reconocer diferentes versiones de archivos sin sobrescribirlos.
• Productividad: Document Extractor es ligero y eficiente, no afecta al rendimiento de Salesforce y mantiene a los usuarios contentos y productivos.
• Rentable: Document Extractor desplegado in situ surgió como una solución más asequible.
• Ayuda a la migración: La experiencia de Connecting Software en el proceso de migración fue inestimable, ya que había que migrar un gran número de archivos.
• Ahorro en almacenamiento: El coste de almacenamiento es significativamente menor que si los documentos se almacenaran en Salesforce.
• A prueba de futuro: Esta tecnología garantiza que, aunque las herramientas o plataformas cambien en el futuro, su sistema siga siendo sólido y adaptable.

La transición del Fondo del Patrimonio de la Lotería Nacional a un nueva forma de gestionar documentos con Document Extractor muestra el poder de la herramienta adecuada combinada con la experiencia adecuada. A medida que las organizaciones de todo el mundo se enfrentan a retos similares, estas historias de éxito proporcionan una hoja de ruta para encontrar soluciones eficientes, rentables y sin fisuras.

Si tiene preguntas sobre si esto podría aplicarse a su organización, no dude en contáctanos.

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