国家彩票遗产基金如何无缝整合 Salesforce 和 SharePoint

顾客: 国家彩票遗产基金

活动:政府实体

国家:英国

产品应用: Document Extractor

国家彩票遗产基金是英国最大的遗产专项资助机构。他们分发从 1 万英镑到 1 千万英镑不等的国家彩票赠款，用于资助维持和改造英国遗产的项目。他们也是遗产价值的主要倡导者。

遗产基金面临着一项艰巨的任务。他们需要将大量文件从 Salesforce 迁移到 SharePoint。

但是，让我们回到过去，从头开始这个故事。一切始于 从旧的赠款管理系统中提取两百万份文件.下一步是细化实际需要的文件。在采用保留规则后，文件数量减少到约 150 万份。此时，这些文件 存储在单个 SharePoint 存储库中 但结构有限，存在多种元数据问题。

在第一阶段，所有这些文件都必须转移到 Salesforce 并与适当的 Salesforce 对象相连接. 但是，IT 团队知道文件的数量和大小会给 Salesforce 存储带来麻烦，因此他们需要 将它们从 Salesforce 中取出，但用户仍然可以在预期的 Salesforce 对象中找到它们 或通过常规 Salesforce 搜索。

而 SharePoint 一直是目标平台虽然 Salesforce 的主要原因是遗产基金主要使用微软生态系统，但技术项目经理 Tim Isaacs 指出了另一个重要原因。他说："如果将来需要从 Salesforce 迁移到另一个平台，遗产基金就不必担心文件的问题了，因为文件都在 SharePoint 中归档，而且做得很好。少了一个头疼的问题"。

在寻找解决方案的过程中，我们分析了以某种方式将 Salesforce 和 SharePoint 整合在一起的解决方案。 Document Extractor 脱颖而出 因此，他们从试验开始。

该试验之所以成功，是因为它符合之前设定的标准：将会有 Salesforce 体验无变化用户无需与之交互。然而，我们发现了一个意想不到的问题：由于文件数量庞大，很难将存储库中的文件传输和链接到特定的 Salesforce 记录。

为此，Connecting Software 定制开发团队参与其中。虽然已经确定可以进行定制迁移，但俗话说，细节决定成败。正如蒂姆-艾萨克斯（Tim Isaacs）所解释的那样，"概念验证花了我们两周的时间，然后又花了两个多月的时间来解决其他问题"。鉴于这是一个定制的迁移解决方案，这实际上是一个高效的解决方案。
这一定制解决方案发挥了关键作用，但最初的问题还是由 Document Extractor 解决的。

Document Extractor 采用内部部署，覆盖整个机构该系统可满足所有 340 个许可用户的需求。

选择 Document Extractor 可为国家彩票遗产基金带来诸多益处：

• 本土体验:Salesforce 用户继续使用相同的用户体验，文件显示在文件组件中。
• 可搜索性:用户可以在 Salesforce 中搜索文件，甚至可以预览文件。
• 版本控制:系统可以识别不同的文件版本，而不会覆盖它们。
• 生产力:Document Extractor 重量轻、效率高，不会影响 Salesforce 的性能，让用户保持愉悦的心情，提高工作效率。
• 具有成本效益的:Document Extractor 采用内部部署，是一种更经济实惠的解决方案。
• 移民援助:由于有大量文件需要过渡，Connecting Software 在协助迁移过程中的专业知识非常宝贵。
• 节省存储空间:与存储在 Salesforce 中的文件相比，存储成本大大降低。
• 面向未来:这种技术可确保即使未来工具或平台发生变化，其系统也能保持稳健和适应性强。

国家彩票遗产基金转型为 使用 Document Extractor 管理文件的新方法 展示了正确的工具与正确的专业知识相结合的力量。全球组织都面临着类似的挑战，这些成功案例为我们提供了高效、经济和无缝解决方案的路线图。

如果您对这是否适用于贵组织有任何疑问，请联系 联系我们.

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