Come il National Lottery Heritage Fund ha integrato senza problemi l'Salesforce e l'SharePoint

Cliente: Il Fondo per il patrimonio della National Lottery

Attività: Ente governativo

Paese: Regno Unito

Applicazione del prodotto: Document Extractor

Il National Lottery Heritage Fund è il più grande finanziatore del patrimonio culturale del Regno Unito. Distribuisce sovvenzioni della National Lottery da 10.000 a 10 milioni di sterline per finanziare progetti che sostengono e trasformano il patrimonio del Regno Unito. Sono anche i principali sostenitori del valore del patrimonio.

L'Heritage Fund ha dovuto affrontare un compito arduo. Doveva migrare un numero enorme di documenti da Salesforce a SharePoint.

Ma torniamo indietro e iniziamo questa storia dall'inizio. Tutto è iniziato con due milioni di documenti estratti da un vecchio sistema di gestione delle sovvenzioni. Il passo successivo è stato quello di affinare i documenti effettivamente necessari. Il numero è sceso a circa 1,5 milioni dopo aver applicato le regole di conservazione. A questo punto, i documenti sono stati memorizzati in un singolo archivio SharePoint ma con una struttura limitata e molteplici problemi di metadati.

In una prima fase, tutti questi documenti dovevano essere trasferiti in Salesforce ed essere collegati ad adeguati oggetti Salesforce. Tuttavia, il team IT sapeva che il numero e le dimensioni dei documenti avrebbero causato problemi in termini di Salesforce archiviazione, quindi era necessario di farli uscire dall'Salesforce, ma in modo che gli utenti possano comunque trovarli nell'oggetto Salesforce previsto. o attraverso una normale ricerca Salesforce.

Mentre SharePoint è sempre stata la piattaforma di destinazioneTim Isaacs, responsabile tecnico del progetto, ha sottolineato un'altra ragione fondamentale: "Se in futuro fosse necessario migrare da Salesforce a un'altra piattaforma, il Fondo per il Patrimonio non dovrà preoccuparsi dei documenti, perché sono tutti archiviati in Microsoft. Se in futuro dovesse essere necessario migrare da Salesforce a un'altra piattaforma, l'Heritage Fund non dovrà preoccuparsi dei documenti, perché sono tutti archiviati e ben fatti in SharePoint. Un grattacapo in meno".

La ricerca di una soluzione ha portato ad analizzare soluzioni che in qualche modo integravano l'Salesforce con l'SharePoint. L'Document Extractor si è distinto come quello che più si avvicinava a ciò che stavano cercando, quindi hanno iniziato con una prova.

La sperimentazione ha avuto successo perché ha soddisfatto i criteri precedentemente stabiliti: ci sarebbero stati nessuna modifica all'esperienza Salesforcee gli utenti non avrebbero dovuto interagire con esso. Tuttavia, è emerso un problema inaspettato: Il trasferimento e il collegamento dei file dal repository a specifici record Salesforce era difficile a causa del grande volume di file.

Per questo è stato coinvolto il team di sviluppo personalizzato Connecting Software. È stato stabilito che questa migrazione personalizzata poteva essere effettuata, ma come si suol dire, il diavolo si nascondeva nei dettagli. Come spiega Tim Isaacs, "per il Proof of Concept ci sono volute due settimane, e per capire il resto ci sono voluti più di due mesi". Trattandosi di una soluzione di migrazione su misura, si è trattato di una soluzione efficiente.
Questa soluzione su misura ha svolto un ruolo fondamentale, ma è stato comunque l'Document Extractor a risolvere il problema iniziale.

L'implementazione dell'Document Extractor è avvenuta on-premises, coprendo l'intera organizzazione.e si rivolge a tutti i 340 utenti con licenza.

La scelta dell'Document Extractor ha offerto al National Lottery Heritage Fund una serie di vantaggi:

• Esperienza nativa: Gli utenti di Salesforce hanno continuato a utilizzare la stessa UX, con i documenti presentati nel componente File.
• Ricercabilità: Gli utenti possono cercare i file all'interno di Salesforce e persino visualizzarli in anteprima.
• Versione: Il sistema è in grado di riconoscere diverse versioni di file senza sovrascriverli.
• Produttività: Document Extractor è leggero ed efficiente, non influisce sulle prestazioni di Salesforce e mantiene gli utenti felici e produttivi.
• Costo-efficace: Document Extractor distribuito on-premises è emerso come una soluzione più conveniente.
• Assistenza alla migrazione: Con un numero enorme di file da trasferire, l'esperienza di Connecting Software nell'aiutare il processo di migrazione è stata preziosa.
• Risparmi sull'archiviazione: Il costo dell'archiviazione è notevolmente inferiore a quello che si avrebbe se i documenti fossero archiviati in Salesforce.
• A prova di futuro: Questa tecnologia garantisce che, anche se gli strumenti o le piattaforme cambiano in futuro, il sistema rimane robusto e adattabile.

La transizione del National Lottery Heritage Fund verso un sistema di nuovo modo di gestire i documenti con l'Document Extractor mostra la potenza dello strumento giusto combinato con la giusta esperienza. Poiché le organizzazioni di tutto il mondo si trovano ad affrontare sfide simili, queste storie di successo forniscono una tabella di marcia verso soluzioni efficienti, economiche e senza soluzione di continuità.

Se avete domande sull'applicabilità di questa procedura alla vostra organizzazione, non esitate a contattaci.

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