Hoe het Erfgoedfonds van de Nationale Loterij Salesforce en SharePoint naadloos integreerde

Klant: Erfgoedfonds van de Nationale Loterij

Activiteit: Overheidsinstantie

Land: Verenigd Koninkrijk

Product toepassing: Document Extractor

Het National Lottery Heritage Fund is de grootste erfgoedfinancier van het Verenigd Koninkrijk. Ze verdelen subsidies van de Nationale Loterij van £10.000 tot £10 miljoen om projecten te financieren die het Britse erfgoed in stand houden en transformeren. Ze zijn ook belangrijke pleitbezorgers voor de waarde van erfgoed.

Het Erfgoedfonds stond voor een ontmoedigende taak. Ze moesten een enorm aantal documenten migreren van Salesforce naar SharePoint.

Maar laten we teruggaan en dit verhaal bij het begin beginnen. Het begon allemaal met twee miljoen documenten uit een oud subsidiebeheersysteem. De volgende stap was het verfijnen van de documenten die daadwerkelijk nodig waren. Na toepassing van de bewaarregels daalde het aantal tot ongeveer 1,5 miljoen. Op dit punt werden deze documenten opgeslagen in een enkel SharePoint archief maar met een beperkte structuur en meerdere problemen met metadata.

In de eerste fase moesten al deze documenten worden verplaatst naar Salesforce en worden gekoppeld aan adequate Salesforce objecten. Het IT-team wist echter dat het aantal en de grootte van de documenten problemen zouden veroorzaken in termen van Salesforce opslag, dus moesten ze ze uit Salesforce te halen, maar op een manier dat de gebruikers ze nog steeds kunnen vinden in het verwachte Salesforce-object of via een gewone Salesforce zoekopdracht.

Terwijl SharePoint was altijd het doelplatformHet Erfgoedfonds gebruikt voornamelijk het Microsoft ecosysteem, maar Tim Isaacs, technisch projectmanager, merkte nog een andere belangrijke reden op. Hij zei: "Als er in de toekomst een noodzaak zou zijn om te migreren van Salesforce naar een ander platform, hoeft het Heritage Fund zich geen zorgen te maken over de documenten, omdat alle documenten netjes zijn gearchiveerd in SharePoint. Een kopzorg minder."

De zoektocht naar een oplossing leidde tot het analyseren van oplossingen die Salesforce op de een of andere manier integreerden met SharePoint. Document Extractor viel op als degene die het meest overeenkwam met wat ze zochten, dus begonnen ze met een proef.

De proef was succesvol omdat hij voldeed aan de eerder gestelde criteria: er zou geen wijzigingen in de Salesforce ervaringen gebruikers zouden er geen interactie mee hoeven hebben. Toch kwam er een onverwacht probleem aan het licht: Het overbrengen en koppelen van bestanden uit het archief naar specifieke Salesforce records was moeilijk vanwege de grote hoeveelheid bestanden.

Hiervoor werd het Connecting Software custom development team ingeschakeld. Er werd vastgesteld dat deze migratie op maat kon worden uitgevoerd, maar zoals het gezegde luidt, zat de duivel in de details. Zoals Tim Isaacs uitlegt: "Het Proof of Concept kostte ons twee weken, en het uitzoeken van de rest kostte ons meer dan twee maanden". Gezien het feit dat het een migratieoplossing op maat was, was dit eigenlijk een efficiënte oplossing.
Deze op maat gemaakte oplossing speelde een belangrijke rol, maar het was nog steeds Document Extractor die het oorspronkelijke probleem oploste.

De implementatie van Document Extractor was on-premises, voor de hele organisatieen gericht op alle 340 gebruikers met een licentie.

De keuze voor Document Extractor bood het National Lottery Heritage Fund een groot aantal voordelen:

• Inheemse ervaring: De Salesforce gebruikers bleven dezelfde UX gebruiken, met documenten gepresenteerd in het Bestanden component.
• Doorzoekbaarheid: Gebruikers kunnen zoeken naar de bestanden binnen Salesforce en ze zelfs vooraf bekijken.
• Versiebeheer: Het systeem kan verschillende bestandsversies herkennen zonder ze te overschrijven.
• Productiviteit: Document Extractor is licht en efficiënt, heeft geen invloed op de prestaties van de Salesforce en houdt gebruikers tevreden en productief.
• Kosteneffectief: Document Extractor on-premises geïmplementeerd kwam naar voren als een meer betaalbare oplossing.
• Hulp bij migratie: Met een enorm aantal bestanden om over te zetten, was de expertise van Connecting Software in het begeleiden van het migratieproces van onschatbare waarde.
• Opslagbesparing: De opslagkosten zijn aanzienlijk lager dan wanneer de documenten worden opgeslagen in Salesforce.
• Toekomstbestendigheid: Deze technologie zorgt ervoor dat zelfs als tools of platforms in de toekomst veranderen, hun systeem robuust en aanpasbaar blijft.

De overgang van het National Lottery Heritage Fund naar een nieuwe manier om documenten te beheren met Document Extractor laat de kracht zien van de juiste tool in combinatie met de juiste expertise. Aangezien organisaties wereldwijd voor vergelijkbare uitdagingen staan, bieden dergelijke succesverhalen een routekaart naar efficiënte, kosteneffectieve en naadloze oplossingen.

Als je vragen hebt over of dit van toepassing kan zijn op jouw organisatie, aarzel dan niet om contact met ons opnemen.

Blijf luisteren naar Connecting Software's blog.