Hoe Salesforce-bestanden te migreren zonder scripts

Er zijn tal van redenen om bestanden uit Salesforce te verplaatsen: opslagkosten, nalevingsvereisten of simpelweg het consolideren van de locaties waar uw organisatie haar content bewaart.

Vreemd genoeg zijn er ook goede redenen om het andersom te doen: bestanden uit een verouderd CRM-systeem of een ander bedrijfssysteem over te zetten naar Salesforce tijdens een CRM-migratie, systeemconsolidatie of integratieproject.

Beide manieren zijn mogelijk zonder scripting, inclusief het lastige deel om bestanden aan de juiste records gekoppeld te houden, duplicaten te vermijden en de metagegevens te behouden.

Voordat je daadwerkelijk overgaat tot de migratie, moet je eerst een korte inventarisatie maken van de huidige omvang van je organisatie.

• Een opslagrapport genereren: Ga naar Instellingen > Gegevens > Opslaggebruik om het exacte ruwe volume van uw bestandsopslag versus gegevensopslag vast te stellen.
• Het schema opvragen: Voer een snelle SOQL-query uit of gebruik een API-tool om het aantal rijen in de tabellen `Attachment`, `Document` en `ContentVersion` te achterhalen.
• Grote bestanden herkennen: Zet je uitschieters apart. Ga je veel grote bestanden verplaatsen? Stel dan een drempelwaarde vast (bijvoorbeeld 25 MB) en filter op bestanden die groter zijn dan die drempelwaarde, aangezien deze later bepalend zijn voor je batchgroottes en de limieten voor de netwerkdoorvoer.

Houd er rekening mee dat, als je een oudere Salesforce-organisatie hebt, documenten verspreid kunnen zijn over opslag uit het Classic-tijdperk en moderne Lightning-opslag.

Klassiek (oude versie):

• Bijlagen: bestanden die in het oude model rechtstreeks aan records waren gekoppeld
• Opmerkingen: opmerkingen in platte tekst bij de records
• Documentmappen: het oude tabblad ‘Documenten’

Bliksem (modern):

• Bestanden (ContentDocument / ContentVersion): de huidige standaard
• Verbeterde notities: de uitgebreidere notitie-indeling die met Lightning is geïntroduceerd
• Bibliotheken (Salesforce CRM-inhoud): gedeelde bestandsopslagplaatsen

De echte uitdaging bij de migratie van een Salesforce-bestand ligt niet in het verplaatsen van de ruwe binaire blobs (de PDF’s, afbeeldingen of logbestanden), maar in het behoud van de relationele context.

In het Classic-model is een bijlage een eenvoudig onderliggend record van een bovenliggend record. In Lightning bevat `ContentVersion` de daadwerkelijke bestandsgegevens, die worden samengevat in een `ContentDocument`, dat vervolgens via een koppelingsobject met de naam `ContentDocumentLink` aan records wordt gekoppeld.

Als je bestanden uit Salesforce verplaatst, moet je deze relaties extraheren, zodat je doelsysteem (zoals SharePoint, Azure Blob of een AWS S3-bucket) weet welk bestand bij welke account of welk dossier hoort. Als u bestanden naar Salesforce verplaatst, moet u uw legacy-bestanden toewijzen aan deze moderne, meerlaagse Lightning-architectuur. Om dit te doen zonder aangepaste Apex-batches of Python-scripts te schrijven, hebt u een tool nodig die deze onderliggende API-relaties van nature begrijpt.

Als SharePoint je doel is: Document Extractor

Document Extractor is speciaal ontwikkeld voor het verplaatsen van Salesforce-bestanden van en naar SharePoint Online of op locatie.

Het neemt al het zware werk voor zijn rekening. Document Extractor houdt toezicht op documenten die verband houden met Salesforce-accounts, contactpersonen, leads, verkoopkansen, offertes, contracten, orders, activa, e-mailberichten en aangepaste objecten, en creëert de juiste mappenstructuur in SharePoint. Het verwerkt alle benodigde relaties, randgevallen en koppelingen.

Uw gebruikers merken er helemaal niets van. Nadat een bestand naar SharePoint is verplaatst, blijft er een koppeling achter op de oorspronkelijke plek in Salesforce. Achter de schermen kunnen sommige bestanden al in SharePoint staan, terwijl andere nog in Salesforce zijn opgeslagen, maar de gebruikerservaring in Salesforce blijft consistent. Dat betekent dat u in fasen kunt migreren, gaandeweg kunt valideren en een risicovolle ’big bang'-overgang kunt vermijden.

Stel een startdatum vast. Als u niet alles in één keer wilt migreren, kunt u een datum opgeven en alleen bestanden overzetten die na die datum zijn aangemaakt. Dit is handig voor grote organisaties die de migratie in fasen willen uitvoeren.

Metadata. Standaardmetadata-bestandsattributen, zoals ‘Aangemaakt door’, ‘Eigenaar’, ‘Beschrijving’, ‘Versie’ en ‘Gewijzigd door’, worden rechtstreeks toegewezen aan SharePoint, samen met eventuele aangepaste velden die zijn gedefinieerd in het ContentVersion-object. Dit zorgt ervoor dat u de volledige bestandsgeschiedenis, compliance en gebruikerscontext behoudt, zelfs wanneer bestanden het Salesforce-ecosysteem verlaten. Naast bestandsattributen koppelt Document Extractor ook velden van bovenliggende records (bijv. Accountnaam) aan de bijbehorende SharePoint-mappenhiërarchie.

Uitgebreide verslaggeving over Classic en Lightning. Bijlagen, notities, documentmappen, bestanden, uitgebreide notities en bibliotheken worden allemaal ondersteund. Niets blijft achter.

Ondersteunde Salesforce-versies: Professional, Enterprise, Unlimited en Developer, zowel in Classic als in Lightning Experience. Ondersteunde SharePoint-versies zijn onder meer 2013, 2016, 2019 en SharePoint Online / Office 365.

Er is een gratis proefperiode van 15 dagen voor SaaS, geen creditcard nodig, wat voldoende tijd is om een gedegen proof of concept uit te voeren. Als je je proefversie zelf wilt hosten, of als je meer informatie nodig hebt, is er een eenvoudige formulier die je kunt gebruiken om contact op te nemen.

Als je doel iets anders is dan SharePoint: Connect Bridge

Niet elke bestandsmigratie begint of eindigt met SharePoint. Het kan zijn dat de bron of bestemming van uw bestanden een verouderd CRM-systeem, een lokale bestandsopslag, een eigen documentbeheersysteem of iets heel anders is. Dat is waar Connect Bridge komt erbij.

Connect Bridge is een integratieplatform dat Salesforce koppelt aan vrijwel elke database of bedrijfsapplicatie. U gebruikt standaard SQL-syntaxis om met Connect Bridge te communiceren en achter de schermen vertaalt het SQL-query’s (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE) naar de juiste Salesforce-API-aanroepen.

Dit is met name handig voor:

• Salesforce synchroniseren met lokale databases of verouderde systemen
• Aangepaste integraties bouwen waarbij het doel niet SharePoint is
• Organisaties met specifieke vereisten op het gebied van naleving of gegevensopslaglocatie

In de omgekeerde richting kan Connect Bridge elke externe bron verwerken waaruit u bestanden naar Salesforce wilt overzetten, waardoor het ook de ideale tool is voor inkomende migraties.

De prijs voor Document Extractor is gebaseerd op het aantal Salesforce-gebruikers, niet op het volume of de grootte van de bestanden die worden gemigreerd. Voor Connect Bridge is de prijs gebaseerd op het aantal Salesforce-gebruikers en het aantal bestanden dat wordt gemigreerd.

Dit is van groot belang als je met grote verzamelingen bestanden te maken hebt: tools waarbij per GB of per bestand wordt afgerekend, kunnen voor verrassend hoge rekeningen zorgen zodra je in de honderden gigabytes terechtkomt.

Prijzen op basis van het aantal gebruikers zijn voorspelbaar, ongeacht hoeveel gegevens je verplaatst, en bieden je de flexibiliteit om in fasen te migreren en taken indien nodig opnieuw uit te voeren zonder op de meter te hoeven letten.

Als je vertrouwd bent met Python, is de REST API-aanpak (bijvoorbeeld gegevens ophalen uit ContentVersion en uploaden naar Microsoft Graph) een haalbare optie voor een eenmalige migratie van gemiddelde omvang. Maar er zijn wel degelijk verborgen kosten aan verbonden: ontwikkeltijd, het omgaan met verwerkingslimieten, logica voor het verwijderen van dubbele gegevens in ContentDocumentLink, het behoud van metadata en randgevallen die pas halverwege een grote migratie aan het licht komen.

Voor de meeste organisaties is het gebruik van een kant-en-klare tool met een gratis proefperiode, een bewezen staat van dienst en een op het aantal gebruikers gebaseerde prijsstelling de optie met het minste risico. De route via scripting is zinvol wanneer je eisen hebt waaraan geen enkele standaardtool kan voldoen, of wanneer je een ontwikkelaar hebt met daadwerkelijk voldoende capaciteit om het project van begin tot eind voor zijn rekening te nemen.

• Overstappen naar SharePoint, of importeren vanuit SharePoint naar Salesforce? Document Extractor biedt een gratis proefperiode van 15 dagen, zonder dat je een creditcard nodig hebt.
• Zijn er nog andere bronnen of doelen? Connect Bridge biedt een gratis demo aan.

en staat klaar om uw vragen te beantwoorden via de contactformulier op elk moment.