Como migrar ficheiros Salesforce sem utilizar scripts

Existem inúmeras razões para transferir ficheiros para fora do Salesforce: custos de armazenamento, requisitos de conformidade ou, simplesmente, a consolidação do local onde a sua organização guarda o seu conteúdo.

Por estranho que pareça, também há boas razões para fazer o contrário, ou seja, transferir ficheiros de um CRM antigo ou de outro sistema empresarial para o Salesforce durante uma migração de CRM, uma consolidação de sistemas ou um projeto de integração.

Ambas as opções são viáveis sem recorrer a scripts, incluindo a parte mais complicada de manter os ficheiros associados aos registos corretos, evitar duplicados e preservar os metadados.

Antes da migração propriamente dita, é necessário realizar uma fase rápida de análise da pegada da sua organização atual.

• Executar um relatório de armazenamento: Ir para Configuração > Dados > Utilização do espaço de armazenamento para determinar o volume bruto exato do seu armazenamento de ficheiros em comparação com o armazenamento de dados.
• Consultar o esquema: Execute uma consulta SOQL rápida ou utilize uma ferramenta de API para obter a contagem de linhas nas tabelas «Attachment», «Document» e «ContentVersion».
• Identificar ficheiros de grande dimensão: Isole os valores atípicos. Vai transferir muitos ficheiros de grande dimensão? Defina um limiar (por exemplo, 25 MB) e filtre os ficheiros com dimensão superior a esse limiar, uma vez que estes irão determinar posteriormente o tamanho dos lotes e os limites de largura de banda da rede.

Tenha em atenção que, se tiver uma organização Salesforce mais antiga, os documentos podem estar distribuídos entre o armazenamento da era Classic e o armazenamento moderno do Lightning.

Clássico (antigo):

• Anexos: ficheiros anexados diretamente aos registos no modelo antigo
• Notas: notas em texto simples nos registos
• Pastas de documentos: o antigo separador «Documentos»

Relâmpago (moderno):

• Ficheiros (ContentDocument / ContentVersion): a norma atual
• Notas melhoradas: o formato de notas mais completo introduzido com o Lightning
• Bibliotecas (Conteúdo CRM Salesforce): repositórios de ficheiros partilhados

O verdadeiro desafio da migração de ficheiros Salesforce não reside na transferência dos blobs binários em bruto (os PDFs, imagens ou registos); reside na preservação do contexto relacional.

No modelo Classic, um «Anexo» é um simples filho de um registo pai. No Lightning, o «ContentVersion» contém os dados reais do ficheiro, que são agregados a um «ContentDocument», o qual é depois mapeado para registos através de um objeto de ligação denominado «ContentDocumentLink».

Se estiver a transferir ficheiros do Salesforce, terá de extrair essas relações para que o seu sistema de destino (como o SharePoint, o Azure Blob ou um bucket do AWS S3) saiba qual o ficheiro que pertence a qual conta ou processo. Se estiver a importar ficheiros, terá de mapear os seus ficheiros antigos para esta arquitetura Lightning moderna e multicamadas. Fazer isto sem escrever lotes Apex personalizados ou scripts Python requer uma ferramenta que compreenda nativamente estas relações subjacentes da API.

Se o seu objetivo for o SharePoint: Document Extractor

Document Extractor foi concebido especificamente para transferir ficheiros Salesforce de e para o SharePoint Online ou no local.

É ele que se encarrega de todo o trabalho árduo. O Document Extractor monitoriza documentos relacionados com as contas, contactos, leads, oportunidades, orçamentos, contratos, encomendas, ativos, mensagens de e-mail e objetos personalizados do Salesforce, e cria a estrutura de pastas adequada no SharePoint. Este módulo gere todas as relações necessárias, casos excecionais e ligações.

Os seus utilizadores nem dão por isso. Depois de um ficheiro ser transferido para o SharePoint, fica um link no seu lugar dentro do Salesforce. Nos bastidores, alguns ficheiros podem já estar no SharePoint, enquanto outros ainda se encontram armazenados no Salesforce, mas a experiência dos utilizadores no Salesforce mantém-se consistente. Isso significa que pode efetuar a migração por fases, validar à medida que avança e evitar uma transição radical e arriscada dos ficheiros.

Defina uma data de início. Se não quiser migrar tudo de uma só vez, pode especificar uma data e transferir apenas os ficheiros criados a partir dessa data, o que é útil para grandes organizações que pretendem realizar a migração por fases.

Metadados. Os atributos padrão dos ficheiros de metadados, tais como «Criado por», «Proprietário», «Descrição», «Versão» e «Modificado por», são mapeados diretamente para o SharePoint, juntamente com quaisquer campos personalizados definidos no objeto ContentVersion. Isto garante a manutenção de um histórico completo dos ficheiros, a conformidade e o contexto do utilizador, mesmo quando os ficheiros saem do ecossistema Salesforce. Para além dos atributos dos ficheiros, o Document Extractor mapeia os campos do registo pai (por exemplo, «Nome da conta») para a hierarquia de pastas correspondente do SharePoint.

Cobertura completa do Classic e do Lightning. São suportados anexos, notas, pastas de documentos, ficheiros, notas avançadas e bibliotecas. Nada fica de fora.

Edições do Salesforce compatíveis: Professional, Enterprise, Unlimited e Developer, tanto na experiência clássica como na Lightning Experience. As versões SharePoint suportadas incluem 2013, 2016, 2019 e SharePoint Online / Office 365.

Existe um teste gratuito de 15 dias do SaaS, sem necessidade de cartão de crédito, o que dá tempo suficiente para realizar uma prova de conceito adequada. Se quiser realizar o seu período de teste num servidor próprio, ou se precisar de mais informações, existe um simples formulário que podes utilizar para entrar em contacto.

Se o seu alvo for diferente de SharePoint: Connect Bridge

Nem todas as migrações de ficheiros começam ou terminam com o SharePoint. Os seus ficheiros podem ter como origem ou destino um CRM antigo, um repositório de ficheiros local, um sistema de gestão de documentos proprietário ou algo completamente diferente. É aí que Connect Bridge entra em cena.

O Connect Bridge é uma plataforma de integração que liga o Salesforce a praticamente qualquer base de dados ou aplicação empresarial. Utiliza-se a sintaxe SQL padrão para comunicar com o Connect Bridge e, nos bastidores, este traduz as consultas SQL (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE) nas chamadas de API adequadas do Salesforce.

Isto é particularmente útil para:

• Sincronização do Salesforce com bases de dados locais ou sistemas antigos
• Criação de integrações personalizadas em que o destino não é SharePoint
• Organizações com requisitos específicos em matéria de conformidade ou de residência de dados

No sentido inverso, o Connect Bridge processa qualquer fonte externa da qual seja necessário extrair ficheiros para o Salesforce, tornando-o a ferramenta ideal também para migrações de entrada.

O preço do Document Extractor baseia-se no número de utilizadores do Salesforce, e não no volume ou no tamanho dos ficheiros que estão a ser migrados. No caso do Connect Bridge, o preço baseia-se no número de utilizadores do Salesforce e no número de ficheiros que estão a ser migrados.

Isto é muito importante se estiver a lidar com conjuntos de ficheiros de grande dimensão: as ferramentas que cobram por GB ou por ficheiro podem resultar em contas surpreendentemente elevadas quando se chega às centenas de gigabytes.

A tarifação baseada no utilizador é previsível, independentemente da quantidade de dados que transferir, e oferece-lhe a flexibilidade de migrar por fases e de repetir tarefas conforme necessário, sem ter de se preocupar com os custos.

Se estiver à vontade com Python, a abordagem da API REST (por exemplo, extrair dados do ContentVersion e enviá-los para o Microsoft Graph) é viável para uma migração pontual de dimensão moderada. No entanto, esta abordagem acarreta custos ocultos reais: tempo dos programadores, gestão de limites de taxa, lógica de deduplicação no ContentDocumentLink, preservação de metadados e casos extremos que só surgem a meio de uma grande operação de migração.

Para a maioria das organizações, utilizar uma ferramenta pronta a usar com um período de teste gratuito, um histórico comprovado e preços baseados no número de utilizadores é a opção que apresenta menor risco. A opção de programação faz sentido quando existem requisitos que nenhuma ferramenta padrão consegue satisfazer, ou quando se dispõe de um programador com capacidade disponível para se responsabilizar pelo projeto de início a fim.

• Migrar para o SharePoint ou importar do SharePoint para o Salesforce? Document Extractor oferece um período de teste gratuito de 15 dias, sem necessidade de cartão de crédito.
• Há alguma outra origem ou destino? Connect Bridge oferece uma demonstração gratuita.

e está disponível para responder às suas perguntas através do formulário para contacto a qualquer momento.