Salesforceのデータストレージ：コストを削減し、コンプライアンスを高める方法

記事の最終更新日：2020年7月27日

チームはSalesforceのユーザーエクスペリエンスを気に入っており、営業の生産性を確実に向上させています。チームメンバーは、顧客や潜在顧客とのやり取りを管理するのに役立つため、すべての文書を追跡するのが好きです。.

しかし どこへ行けばいいの？ 同一システム内に保管すべきか、外部ストレージに保管すべきか？Salesforceのドキュメントストレージについて悩むのは、管理者やアドミニストレーター次第です。また、以下のようにSalesforceのストレージコストを念頭に置いておく必要があります。 ドキュメントストレージコストは、本当に積もることができます 具体的な戦略がないのであれば。.

Salesforceは完全にクラウドベースのシステムですが 文書をクラウドで持つことが必ずしも最良の選択肢とは限らない.時には、それはオプションでさえない！

ドキュメントにアクセスできるようにしながら、コンプライアンスを維持するにはどうすればよいのでしょうか？

Salesforceライトニング対応ソリューションの登場 Document Extractorにも掲載されています。 Salesforce AppExchange.

Salesforceの外部ドキュメントストレージを探している場合は、G Suite by Google Cloudを検討することもできますが、このオプションは企業にはあまり人気がありません。

何よりもまず第一に すべての組織がGoogleドライブにデータを保存したいと思っているわけではない, クラウド・データ・センターには、自分たちが管理できないところにデータやドキュメントを保存したくないからだ。したがって、これがSalesforceのデータ・ストレージ・コストを削減する方法であったとしても、次のような問題がある。 コンプライアンスやセキュリティ要件に対応するためのソリューションではない.

それに、ビジネスシーンでG Suite vs. SharePointを検討する際には SharePointの文書管理能力は他に類を見ない.SharePointはチームコラボレーションを可能にします。複数のユーザーが同じドキュメントにリアルタイムでアクセスしても問題ありません。各人がドキュメントのどこにいるのかを確認することもできます。それでも、自分だけが編集していることを確認したい場合は、ドキュメントをチェックアウトすることもできます。

チームメンバーは、ドキュメントのバージョンを追跡することもできます。SharePointでは、検索機能や各グループのアクティビティを表示するオプションが用意されているため、重要な文書を見つけるのも簡単です。ドキュメントは、メンバーのアクセス制限を使用して保護することができ、電子メールまたはMicrosoft Teamsを介して簡単に共有することができます。一般的に, Officeとの統合は非常にスムーズ と、例えば、Wordで文書をオンラインで開いたり、Wordのデスクトップアプリで開いたりすることができます。

以下の2つがあります。 セールスフォースのストレージの種類:ファイルストレージとデータストレージ。あなたが持っているエディションに基づいて、すべての組織は、最初の10GBのファイルストレージを受け取ります（エッセンシャルズエディションは、1組織あたり1GBのファイルストレージのみを取得する場合を除く）。ファイルストレージは、組織のすべての文書、添付ファイル、およびファイル全般を保存する場所です。ほとんどの組織は、このSalesforceのドキュメントストレージの制限をすぐに超えてしまいます。組織内のすべてのドキュメントとファイルを合計すると、10GBはすぐに過ぎてしまいます。.

Salesforceのデータストレージの価格に関しては、2019年3月下旬から、ほとんどのエディションでデータストレージがさらに10GB追加され、さらにユーザーストレージも段階的に追加されます。これがSalesforceのデータ保存方法ですが、私たちが発見したように、これは特定のライセンスによって異なる可能性がありますのでご注意ください。. フォーラム は、Salesforce のデータストレージの価格設定について他の人が何を言っているのかを深く掘り下げて確認するのに最適な場所です。

これらの制限とSalesforceのストレージ価格を考えると、もしかしたら、それは 書類の自動移動サービスを検討してみては？.

SharePointは、セキュリティ、サイトコレクション管理、ワークフロー、共有、バージョン管理などのための高度なコントロールを備えたコラボレーションプラットフォームおよびエンタープライズファイルストレージシステムです。

SharePointストレージのコストは簡単です：標準のSharePointストレージは1TBに加えて、購入したライセンスごとに10GBです（正確には 限度額はあなたの計画によります).それでも足りない場合は、1GB 追加ごとに $0.20/月の価格で追加ストレージを購入することができます。これは、Salesforce のファイルストレージのコストを考えると非常に合理的です。

をすることができます。 ハイブリッドSharePoint展開 は、オンプレミスの利点とクラウドの利点を組み合わせたものです。これにより、社内外で安全にファイルを共有することができ、その他多くのメリットがあります。Salesforce ユーザーやコンプライアンスに精通した管理者にとっては、両方の利点を兼ね備えています。

必要な場合は 組織全体を国境を越えて接続し、コンプライアンスを維持します。 SharePointは、機密情報へのアクセスを可能にします。.

Document Extractorは、Salesforce / SharePointの統合をスマートに処理します。これにより、次のことが可能になります。 外部ストレージをシームレスかつ自然に利用.

ファイルをSalesforceにアップロードすると、バックグラウンドで実行されているサービスによって検出され、ファイルがSharePointに移動します。その後、Document Extractorは は、Salesforce に SharePoint の場所を指すリンクを作成し、そこからファイルにアクセスできるようにします。.

Document Extractorは、Salesforceのオブジェクト階層に従うように、SharePointでフォルダ構造を作成します。これは、あらゆる種類のファイル、つまりSalesforceのアカウント、連絡先、リード、機会、見積書、契約書、注文、資産、電子メールメッセージ、またはカスタムオブジェクトに関連するすべてのドキュメントに対して機能します。これらはすべて次のようなことが起こります。 バックグラウンドで、完全に自動化された方法で.

また、本サービスでは、Salesforce文書の作成者、編集者、所有者に関する情報をSharePointに転送し、文書の追跡を容易にします。元のファイル名や拡張子は、今まで通りSalesforceグローバル検索から検索することができます。

さらに、サービスは、Salesforce 上の同じ場所に同じ名前のドキュメントが 2 つあるのを見つけると、SharePoint 上に 2 つのドキュメントを作成し、SharePoint 上に両方のファイルが存在するように postfix を追加します。これにより、SharePoint が同じ場所に同じ名前の 2 つのドキュメントを許可しないことに起因する問題が解決されます。postfixはサービス管理者が設定することができます。Document Extractor は最新の Salesforce Lightning エクスペリエンスをサポートしています。 アプリExchange!

Document Extractorは、管理者や管理者がSalesforceのデータ保存コストを抑制し、コンプライアンスを維持し、ユーザビリティを向上させるのに役立つ、信頼性の高いサードパーティ製ツールです。 また、CRM以外のユーザーでもドキュメントの作業が可能になります。