Salesforceのデータストレージ:コストを削減し、コンプライアンスを高める方法

アナ・ネト 製品とソリューション コメント

記事の最終更新日:2020年7月27日

チームはSalesforceのユーザーエクスペリエンスを気に入っており、営業の生産性を確実に向上させています。チームメンバーは、顧客や潜在的な顧客とのやり取りを管理するのに役立つため、すべてのドキュメントを追跡することを好みます。

しかし どこへ行けばいいの? 同一システム内に保管すべきか、外部ストレージに保管すべきか?Salesforceのドキュメントストレージについて悩むのは、管理者やアドミニストレーター次第です。また、以下のようにSalesforceのストレージコストを念頭に置いておく必要があります。 ドキュメントストレージコストは、本当に積もることができます 具体的な戦略がなければ

Salesforceデータ:どこに保存されているか?

Salesforceは完全にクラウドベースのシステムですが 文書をクラウドで持つことが必ずしも最良の選択肢とは限らない.時には、それはオプションでさえない!

刻々と変化するコンプライアンスの状況 企業は、特定の文書をオンプレミスで保存することを義務付けられています。.ブラジルの LGPD はコンプライアンス法の最も最近の例ですが、ヨーロッパの GDPR、カリフォルニアの CCPA、HIPPA、SOX、ニューヨークの SHIELD 法などもあり、そのリストは常に増え続けています。

このようなコンプライアンスに関する法律は、企業の文書保管オプションにどのような影響を与えるのでしょうか?ここでは、次のようなことを考えてみましょう。 .多国籍企業は、ヨーロッパで多くの顧客を持っており、GDPRのため、特定のデータをオンプレミスで維持することにしました。しかし、米国の営業担当者は、特定のドキュメントにアクセスする必要があります。データがSalesforceのデフォルトのケースのようにクラウドに保存されていれば簡単ですが、そうではありません。しかし、そうではない。

ドキュメントにアクセスできるようにしながら、コンプライアンスを維持するにはどうすればよいのでしょうか?

Salesforce Lightningに対応したソリューションを入力してください。 Document Extractorにも掲載されています。 Salesforce AppExchange.

Document ExtractorはSalesforceプラットフォーム用に構築されています。

Document Extractor のソリューションを提供する統合ツールです。 Microsoft SharePointでSalesforceにアップロードされたファイルを透過的に保存する.

続きを読むと、Salesforce の重要なデータやドキュメントをオンプレミスで保存する方法がわかります。 Salesforceのデータストレージコストを削減 と同時に。

SalesforceとSharePointか、SalesforceとG Suiteか?

Salesforceの外部ドキュメントストレージを探している場合は、G Suite by Google Cloudを検討することもできますが、このオプションは企業にはあまり人気がありません。

何よりもまず第一に すべての組織がGoogleドライブにデータを保存したいと思っているわけではないクラウドデータセンターにデータやドキュメントを管理できない状態で保存したくないからです。したがって、これが Salesforce データストレージのコストを削減する方法だとしても、それは コンプライアンスやセキュリティ要件に対応するためのソリューションではない.

それに、ビジネスシーンでG Suite vs. SharePointを検討する際には SharePointの文書管理能力は他に類を見ない.SharePointはチームコラボレーションを可能にします。複数のユーザーが同じドキュメントにリアルタイムでアクセスしても問題ありません。各人がドキュメントのどこにいるのかを確認することもできます。それでも、自分だけが編集していることを確認したい場合は、ドキュメントをチェックアウトすることもできます。

チームメンバーは、ドキュメントのバージョンを追跡することもできます。SharePointでは、検索機能と各グループのアクティビティを表示するオプションを利用して、重要なドキュメントを簡単に見つけることができます。ドキュメントは、メンバーのアクセス制限を使用して保護することができ、電子メールやMicrosoft Teamsを介して簡単に共有することができます。一般的には Officeとの統合は非常にスムーズ と、例えば、Wordで文書をオンラインで開いたり、Wordのデスクトップアプリで開いたりすることができます。

SalesforceとSharePointのデータストレージ。コストはどれくらい?

以下の2つがあります。 セールスフォースのストレージの種類:ファイルストレージとデータストレージ。お持ちのエディションに基づいて、すべての組織には初期状態で10GBのファイルストレージが提供されます(ただし、Essentialsエディションを除くと、1つの組織につき1GBのファイルストレージしか提供されません)。ファイルストレージは、組織のドキュメント、添付ファイル、およびファイル全般が保存される場所です。ほとんどの組織では、Salesforce のドキュメントストレージの上限をあっという間に超えてしまいます。組織内のすべてのドキュメントとファイルを合計すると、10 GB はあっという間に超えてしまいます。

Salesforceのデータストレージの価格についてですが、2019年3月下旬から、ほとんどのエディションでは、データストレージにさらに10GBが追加され、それに加えてユーザーストレージが段階的に追加されます。これがSalesforceがデータを保存する方法ですが、私たちが発見したように、これはあなたの特定のライセンスによって異なる場合があることに注意してください。 フォーラム は、Salesforce のデータストレージの価格設定について他の人が何を言っているのかを深く掘り下げて確認するのに最適な場所です。

これらの制限とSalesforceのストレージの価格設定を考えると、もしかしたら 書類の自動移動サービスを検討してみては?.

ハイブリッドSharePointとSalesforceの統合

SharePointは、セキュリティ、サイトコレクション管理、ワークフロー、共有、バージョン管理などのための高度なコントロールを備えたコラボレーションプラットフォームおよびエンタープライズファイルストレージシステムです。

SharePointストレージのコストは簡単です:標準のSharePointストレージは1TBに加えて、購入したライセンスごとに10GBです(正確には 限度額はあなたの計画によります).それでも足りない場合は、1GB 追加ごとに $0.20/月の価格で追加ストレージを購入することができます。これは、Salesforce のファイルストレージのコストを考えると非常に合理的です。

をすることができます。 ハイブリッドSharePoint展開 は、オンプレミスの利点とクラウドの利点を組み合わせたものです。これにより、社内外で安全にファイルを共有することができ、その他多くのメリットがあります。Salesforce ユーザーやコンプライアンスに精通した管理者にとっては、両方の利点を兼ね備えています。

必要な場合は 組織全体を国境を越えて接続し、コンプライアンスを維持します。 機密情報へのアクセスを可能にする一方で、SharePointはあなたに最適な選択です。

Document Extractor:その仕組み

Document Extractorは、Salesforce / SharePointの統合をスマートに処理します。これにより、次のことが可能になります。 外部ストレージをシームレスかつ自然に利用.

ファイルをSalesforceにアップロードすると、バックグラウンドで実行されているサービスによって検出され、ファイルがSharePointに移動します。その後、Document Extractorは は、Salesforce に SharePoint の場所を指すリンクを作成し、そこからファイルにアクセスできるようにします。.

Document Extractorは、Salesforceのオブジェクト階層に従うように、SharePointでフォルダ構造を作成します。これは、あらゆる種類のファイル、つまりSalesforceのアカウント、連絡先、リード、機会、見積書、契約書、注文、資産、電子メールメッセージ、またはカスタムオブジェクトに関連するすべてのドキュメントに対して機能します。これらはすべて次のようなことが起こります。 バックグラウンドで、完全に自動化された方法で.

また、本サービスでは、Salesforce文書の作成者、編集者、所有者に関する情報をSharePointに転送し、文書の追跡を容易にします。元のファイル名や拡張子は、今まで通りSalesforceグローバル検索から検索することができます。

さらに、サービスは、Salesforce 上の同じ場所に同じ名前のドキュメントが 2 つあるのを見つけると、SharePoint 上に 2 つのドキュメントを作成し、SharePoint 上に両方のファイルが存在するように postfix を追加します。これにより、SharePoint が同じ場所に同じ名前の 2 つのドキュメントを許可しないことに起因する問題が解決されます。postfixはサービス管理者が設定することができます。Document Extractor は最新の Salesforce Lightning エクスペリエンスをサポートしています。 アプリExchange!

お持ち帰り

Document Extractorは、管理者や管理者がSalesforceのデータ保存コストを抑制し、コンプライアンスを維持し、ユーザビリティを向上させるのに役立つ、信頼性の高いサードパーティ製ツールです。 また、CRM以外のユーザーでもドキュメントの作業が可能になります。

SharePointとSalesforceの統合

 

このツールは アプリExchange そして、接続ソフトウェアのウェブサイトでは、以下のことができます。

Salesforce、Sales Cloudなどは、salesforce.com, inc.の商標です。
と、ここでは許可を得て使用しています。

アナ・ネト - テクニカルアドバイザー, 著者

アナ・ネト
テクニカルアドバイザー
Connecting Softwareにて

著者。

私は1997年からソフトウェアエンジニアをしていますが、最近は文章を書いたり、人前で話したりすることが好きになりました。  この投稿の内容やDocument Extractorに関する質問やコメントはありますか? 是非、ご意見をお聞かせください

 ana@connecting-software.com

Document Extractorの詳細はこちら Salesforceプラットフォーム用に構築されています。

Salesforce SharePoint の統合に興味がある場合は、このトピックをさらに掘り下げた記事をご紹介します。

コメント 2

  1. こんにちは。

    batter idea.Pleaseは別のトピックでより多くのポストをアップロードしてくださいを共有するためのありがとうございます。
    驚くべき投稿

  2. ハローアライアンスプロ
    ご意見ありがとうございます。関連するブログコンテンツのために頻繁にチェックバックしてください、他の人とこのソリューションを共有し、詳細については私たちに相談してください!

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