Salesforce-gegevensopslag: hoe u kosten kunt besparen en compliance kunt verbeteren

Ana Neto Producten en oplossingen 2 Opmerkingen

Artikel laatst bijgewerkt op 27 juli 2020

Uw teams houden van de Salesforce-gebruikerservaring, en het is een zekere aanjager van verkoopproductiviteit. Teamleden houden ervan alle documenten bij te houden, omdat het hen helpt interacties met klanten en potentiële klanten te beheren.

Maar waar moeten die documenten heen? Moeten ze in hetzelfde systeem worden bewaard of in externe opslag? Het is aan het management en de beheerders om zich zorgen te maken over documentopslag voor Salesforce. En ze moeten rekening houden met de opslagkosten voor Salesforce, zoals De kosten voor de opslag van documenten kunnen zich opstapelen als je er geen specifieke strategie voor hebt.

Salesforce-gegevens: waar worden ze opgeslagen?

Salesforce is een volledig cloud-gebaseerd systeem, maar documenten in de cloud hebben is niet altijd de beste optie. Soms is het niet eens een optie!

Het steeds veranderende compliance-landschap vereist dat bedrijven bepaalde documenten ter plaatse opslaan. De Braziliaanse LGPD is het meest recente voorbeeld van compliance-wetgeving, maar er is ook GDPR voor Europa, CCPA in Californië, HIPPA, SOX, de New Yorkse SHIELD act ... de lijst lijkt steeds langer te worden.

Welke invloed heeft al deze nalevingswetgeving op de opties voor documentopslag van bedrijven? Laten we eens kijken naar een voorbeeld. Een transnationale onderneming heeft veel klanten in Europa en heeft vanwege de GDPR besloten bepaalde gegevens on-premise te bewaren. Hun verkopers in de Verenigde Staten hebben echter toegang nodig tot specifieke documenten. Dit zou gemakkelijk zijn als de gegevens in de cloud waren opgeslagen, zoals standaard het geval is in Salesforce.... Maar dat is niet het geval.

Hoe kunnen zij documenten toegankelijk maken maar toch de regelgeving naleven?

Voer een Salesforce Lightning-ready oplossing in - Document Extractor, ook beschikbaar op Salesforce AppExchange.

Document Extractor Gebouwd voor het Salesforce-platform

Document Extractor is een integratie-instrument dat een oplossing biedt voor bestanden die zijn geüpload naar Salesforce transparant opslaan in Microsoft SharePoint.

Lees verder om te ontdekken hoe u uw essentiële Salesforce-gegevens en -documenten on-premises kunt opslaan, en besparing op Salesforce-gegevensopslagkosten op hetzelfde moment.

Salesforce en SharePoint of Salesforce en G Suite?

Bij het zoeken naar externe documentopslag voor Salesforce zou u ook G Suite van Google Cloud kunnen overwegen, maar deze optie is niet erg populair bij bedrijven.

Eerst en vooral, niet alle organisaties willen hun gegevens in Google Drive opslaanomdat zij niet willen dat hun gegevens en documenten buiten hun controle worden opgeslagen in datacentra in de cloud. Daarom, zelfs als dit een manier is om de kosten van Salesforce data opslag te verlagen, is het niet de oplossing om te voldoen aan compliance- en beveiligingseisen.

Bovendien, als we G Suite vs. SharePoint in een zakelijke omgeving overwegen, is de document management mogelijkheden van SharePoint zijn ongeëvenaard. SharePoint maakt samenwerking in teamverband mogelijk. Meerdere gebruikers die in real time toegang hebben tot hetzelfde document is geen probleem. U kunt zelfs zien waar in het document elke persoon zich bevindt. U kunt echter ook een document bekijken als u zeker wilt weten dat u de enige bent die het document bewerkt.

Teamleden kunnen ook de versies van een document bijhouden. Het terugvinden van belangrijke documenten is ook in SharePoint eenvoudig dankzij de geboden zoekmogelijkheden en de mogelijkheid om de activiteit van elke groep te bekijken. Documenten kunnen worden beveiligd met toegangsbeperkingen voor leden en kunnen gemakkelijk worden gedeeld via e-mail of Microsoft Teams. In het algemeen, de integratie met Office verloopt zeer soepel en kunt u bijvoorbeeld in een handomdraai uw documenten openen in Word online of in de Word desktop app.

Salesforce en SharePoint gegevensopslag: Wat zijn de kosten?

Er zijn twee soorten van Salesforce opslag: Bestandsopslag en dataopslag. Afhankelijk van de editie die u hebt, krijgen alle organisaties in eerste instantie 10 GB aan bestandsopslag (met uitzondering van de Essentials-editie, die slechts 1 GB aan bestandsopslag per organisatie krijgt). Bestandsopslag is waar alle documenten, bijlagen en bestanden van uw organisatie in het algemeen naartoe gaan. De meeste organisaties overschrijden die limiet voor documentopslag in Salesforce vrij snel. 10 GB gaat snel als je alle documenten en bestanden in een organisatie bij elkaar optelt.

Wat de prijs van Salesforce-gegevensopslag betreft, krijgen de meeste edities vanaf eind maart 2019 nog eens 10 GB voor gegevensopslag, plus incrementeel toegevoegde gebruikersopslag. Dat is hoe Salesforce gegevens opslaat, maar let op, zoals we hebben ontdekt, kan dit variëren afhankelijk van uw specifieke licentie. Forums zijn een goede plek om dieper te graven en te zien wat anderen zeggen over de prijzen van Salesforce-gegevensopslag.

Gezien deze beperkingen en Salesforce's opslag prijzen, is het misschien tijd om een dienst te overwegen die automatisch uw documenten ergens goedkoper.

Uw Salesforce-integratie met een hybride SharePoint

SharePoint is een samenwerkingsplatform en bedrijfsopslagsysteem voor bestanden met geavanceerde controles voor beveiliging, beheer van siteverzamelingen, workflows, delen, versiebeheer en meer.

De kosten voor SharePoint-opslag zijn eenvoudig: de standaard SharePoint-opslag is 1 TB plus 10 GB per aangeschafte licentie (exacte limieten zijn afhankelijk van uw plan). Als dat niet genoeg is, kunt u extra opslagruimte kopen tegen de prijs van $0,20/maand per GB extra. Dat is zeer redelijk gezien de kosten van Salesforce bestandsopslag.

Je kunt een hybride SharePoint inzet die de voordelen van on-premises combineert met de voordelen van de cloud. Hierdoor kunnen bestanden veilig binnen en buiten uw bedrijf worden gedeeld, naast vele andere voordelen. Voor Salesforce-gebruikers en managers die oog hebben voor compliance, is dit het beste van twee werelden.

Als je moet verbind uw hele organisatie over de grenzen heen en blijf in compliance terwijl toegang tot gevoelige informatie mogelijk blijft - de SharePoint is uw beste keuze.

Document Extractor: Hoe het werkt

Document Extractor zorgt voor de Salesforce / SharePoint integratie op een slimme manier. Het maakt naadloos en natuurlijk gebruik van externe opslag.

Zodra u een bestand uploadt naar Salesforce, wordt het gedetecteerd door de dienst die op de achtergrond draait, die het bestand verplaatst naar SharePoint. Document Extractor vervolgens maakt een link in Salesforce die verwijst naar die SharePoint locatie, en via welke u het bestand kunt benaderen.

Document Extractor maakt de mappenstructuur in SharePoint om de object hiërarchie in Salesforce te volgen. Dit werkt voor alle soorten bestanden, namelijk voor alle documenten met betrekking tot Salesforce-accounts, contacten, leads, kansen, offertes, contracten, orders, activa, e-mailberichten, of aangepaste objecten. Dit alles gebeurt op de achtergrond, op een volledig automatische manier.

Bovendien draagt de service ook de informatie over de maker, bewerker en eigenaar van het Salesforce-document over naar SharePoint om de documenten gemakkelijker te kunnen traceren. De naam en extensie van de originele bestanden kunnen nog steeds worden opgezocht vanuit de Salesforce Global search.

Bovendien, wanneer de dienst twee documenten met dezelfde naam op dezelfde plaats in Salesforce vindt, maakt hij twee documenten aan op SharePoint, en voegt hij een postfix toe die het mogelijk maakt dat beide bestanden op SharePoint bestaan. Dit lost het probleem op dat veroorzaakt wordt doordat SharePoint twee documenten met dezelfde naam op dezelfde locatie niet toestaat. De postfix is configureerbaar door de service administrator. Document Extractor ondersteunt de nieuwste Salesforce Lightning ervaring, dus kijk voor het op AppExchange!

Afhaal

Document Extractor is het betrouwbare hulpprogramma van derden dat managers en beheerders beter kan helpen de kosten voor gegevensopslag in Salesforce onder controle te houden, de naleving te handhaven en de bruikbaarheid te vergroten. Het stelt ook niet-CRM-gebruikers in staat om aan documenten te werken.

SharePoint integratie met Salesforce

 

Dit instrument is beschikbaar op AppExchange en op de website van Connecting software kunt u

Salesforce, Sales Cloud, en andere zijn handelsmerken van salesforce.com, inc,
en worden hier met toestemming gebruikt.

Ana Neto - Technisch adviseur, Auteur

Ana Neto
Technisch adviseur
op Connecting Software

Auteur:

Ik ben software-ingenieur sinds 1997, met een recentere liefde voor schrijven en spreken in het openbaar.  Hebt u vragen of opmerkingen over dit bericht of over Document Extractor? Ik zou graag uw feedback hebben!

 ana@connecting-software.com

Meer over Document Extractor Gebouwd voor Salesforce platform

Als de Salesforce SharePoint integratie iets voor u is, dan zijn hier nog enkele artikelen om het onderwerp verder uit te diepen:

Opmerkingen 2

  1. Hoi,

    Bedankt voor het delen van een slagman idee.Please uploaden meer post in verschillende onderwerpen.
    Geweldig bericht

  2. Hallo Alliance Pro,
    Bedankt voor uw feedback! Kom regelmatig terug voor gerelateerde blogcontent, deel deze oplossing met anderen, en praat met ons voor meer info!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *