Salesforce-gegevensopslag: hoe u kosten kunt besparen en compliance kunt verbeteren

Artikel laatst bijgewerkt op 27 juli 2020

Je teams houden van de Salesforce gebruikerservaring, en het is zeker een stimulans voor de verkoopproductiviteit. Teamleden vinden het prettig om alle documenten bij te houden, omdat het hen helpt bij het beheren van interacties met klanten en potentiële klanten.

Maar waar moeten die documenten heen? Moeten ze in hetzelfde systeem worden bewaard of in externe opslag? Het is aan het management en de beheerders om zich zorgen te maken over documentopslag voor Salesforce. En ze moeten rekening houden met de opslagkosten voor Salesforce, zoals De kosten voor de opslag van documenten kunnen zich opstapelen als je er geen specifieke strategie voor hebt.

Salesforce is een volledig cloudgebaseerd systeem, maar documenten in de cloud hebben is niet altijd de beste optie. Soms is het niet eens een optie!

Hoe kunnen zij documenten toegankelijk maken maar toch de regelgeving naleven?

Voer een Salesforce Bliksem-klare oplossing in. Document Extractor, ook beschikbaar op Salesforce AppExchange.

Bij het zoeken naar externe documentopslag voor Salesforce zou u ook G Suite van Google Cloud kunnen overwegen, maar deze optie is niet erg populair bij bedrijven.

Eerst en vooral, niet alle organisaties willen hun gegevens in Google Drive opslaan, omdat ze niet willen dat hun gegevens en documenten buiten hun controle worden opgeslagen in datacenters in de cloud. Dus zelfs als dit een manier is om de kosten voor Salesforce gegevensopslag te verlagen, is het niet de oplossing om te voldoen aan compliance- en beveiligingseisen.

Bovendien, als we G Suite vs. SharePoint in een zakelijke omgeving overwegen, is de document management mogelijkheden van SharePoint zijn ongeëvenaard. SharePoint maakt samenwerking in teamverband mogelijk. Het is geen probleem als meerdere gebruikers in realtime toegang hebben tot hetzelfde document. Je kunt zelfs zien waar iedereen zich in het document bevindt. Je kunt echter ook een document controleren als je zeker wilt weten dat jij de enige bent die het bewerkt.

Teamleden kunnen ook de versies van een document bijhouden. Het vinden van je belangrijkste documenten is ook eenvoudig met SharePoint dankzij de zoekmogelijkheden en de optie om de activiteiten van elke groep te bekijken. Documenten kunnen worden beveiligd met toegangsbeperkingen voor leden en kunnen eenvoudig worden gedeeld via e-mail of Microsoft Teams. In het algemeen, de integratie met Office verloopt zeer soepel en kunt u bijvoorbeeld in een handomdraai uw documenten openen in Word online of in de Word desktop app.

Er zijn twee soorten van Salesforce opslag: Bestandsopslag en gegevensopslag. Afhankelijk van de editie die je hebt, krijgen alle organisaties een initiële 10 GB aan bestandsopslag (behalve de Essentials-editie, die slechts 1 GB aan bestandsopslag per organisatie krijgt). Bestandsopslag is waar alle documenten, bijlagen en bestanden in het algemeen van je organisatie naartoe gaan. De meeste organisaties overschrijden die limiet van Salesforce voor documentopslag vrij snel. 10 GB gaat snel als je alle documenten en bestanden in een organisatie bij elkaar optelt.

In termen van Salesforce dataopslag prijs, vanaf eind maart 2019, krijgen de meeste edities nog eens 10 GB voor dataopslag, plus incrementeel toegevoegde gebruikersopslag. Dat is hoe Salesforce gegevens opslaat, maar wees je ervan bewust, zoals we hebben ontdekt, dat dit kan variëren afhankelijk van je specifieke licentie. Forums zijn een goede plek om dieper te graven en te zien wat anderen zeggen over de prijzen van Salesforce-gegevensopslag.

Gezien deze beperkingen en de opslagprijzen van Salesforce is het misschien tijd om een dienst te overwegen die automatisch uw documenten ergens goedkoper.

SharePoint is een samenwerkingsplatform en bedrijfsopslagsysteem voor bestanden met geavanceerde controles voor beveiliging, beheer van siteverzamelingen, workflows, delen, versiebeheer en meer.

De kosten voor SharePoint-opslag zijn eenvoudig: de standaard SharePoint-opslag is 1 TB plus 10 GB per aangeschafte licentie (exacte limieten zijn afhankelijk van uw plan). Als dat niet genoeg is, kunt u extra opslagruimte kopen tegen de prijs van $0,20/maand per GB extra. Dat is zeer redelijk gezien de kosten van Salesforce bestandsopslag.

Je kunt een hybride SharePoint inzet die de voordelen van on-premises combineert met de voordelen van de cloud. Hierdoor kunnen bestanden veilig binnen en buiten uw bedrijf worden gedeeld, naast vele andere voordelen. Voor Salesforce-gebruikers en managers die oog hebben voor compliance, is dit het beste van twee werelden.

Als je moet verbind uw hele organisatie over de grenzen heen en blijf in compliance terwijl toegang tot gevoelige informatie mogelijk is - SharePoint is uw keuze.

Document Extractor zorgt voor de Salesforce / SharePoint integratie op een slimme manier. Het maakt naadloos en natuurlijk gebruik van externe opslag.

Zodra u een bestand uploadt naar Salesforce, wordt het gedetecteerd door de dienst die op de achtergrond draait, die het bestand verplaatst naar SharePoint. Document Extractor vervolgens maakt een link in Salesforce die verwijst naar die SharePoint locatie, en via welke u het bestand kunt benaderen.

Document Extractor maakt de mappenstructuur in SharePoint om de object hiërarchie in Salesforce te volgen. Dit werkt voor alle soorten bestanden, namelijk voor alle documenten met betrekking tot Salesforce-accounts, contacten, leads, kansen, offertes, contracten, orders, activa, e-mailberichten, of aangepaste objecten. Dit alles gebeurt op de achtergrond, op een volledig automatische manier.

Bovendien draagt de service ook de informatie over de maker, bewerker en eigenaar van het Salesforce-document over naar SharePoint om de documenten gemakkelijker te kunnen traceren. De naam en extensie van de originele bestanden kunnen nog steeds worden opgezocht vanuit de Salesforce Global search.

Bovendien, wanneer de dienst twee documenten met dezelfde naam op dezelfde plaats in Salesforce vindt, maakt hij twee documenten aan op SharePoint, en voegt hij een postfix toe die het mogelijk maakt dat beide bestanden op SharePoint bestaan. Dit lost het probleem op dat veroorzaakt wordt doordat SharePoint twee documenten met dezelfde naam op dezelfde locatie niet toestaat. De postfix is configureerbaar door de service administrator. Document Extractor ondersteunt de nieuwste Salesforce Lightning ervaring, dus kijk voor het op AppExchange!

Document Extractor is de betrouwbare tool van derden die managers en beheerders beter kan helpen Salesforce gegevensopslagkosten onder controle te houden, naleving te handhaven en de bruikbaarheid te vergroten. Het stelt ook niet-CRM-gebruikers in staat om aan documenten te werken.