Salesforce Превышен лимит хранения данных: Как преодолеть эту дорогостоящую проблему

При использовании SalesforceОднако легко столкнуться с ограничениями в хранении данных, которые будут ограничивать производительность ваших команд и могут потребовать приобретения дорогостоящего дополнительного хранилища. Чтобы избежать этой неприятной проблемы, необходимо учесть три основных момента:

1. Помните об использовании и ограничениях хранения Salesforce
2. Оцените, что вы можете удалить
3. Изучите альтернативные решения для хранения того, что занимает ваше хранилище Salesforce

В этой статье мы рассмотрим проблему "превышен лимит хранения" в Salesforce, сначала изучив использование хранилища и лимиты для каждой редакции Salesforce, а затем предоставим практические советы по пунктам 2 и 3, чтобы помочь вам преодолеть эту проблему.

Превышение лимитов хранения может в конечном итоге лишить вас возможности создавать новые записи или загружать файлы. Чтобы избежать превышения лимита, важно знать, какие существуют ограничения, и регулярно следить за использованием хранилища, изучая текущие ресурсы данных и хранилища и учитывая их:

• В песочницах также обеспечивается соблюдение контрактных ограничений на хранение данных.
• Существуют отдельные хранилища данных и файловые хранилища. Это означает, что превышение лимита хранилища данных или файлового хранилища приведет к появлению сообщения об ошибке. Например, если ваше хранилище данных имеет лимит 50%, а файловое хранилище - 110%, вы получите сообщение об ошибке.
• Вы не можете выделить доступное хранилище данных для файлового хранилища и наоборот. Чтобы избежать ошибки Salesforce Storage Limit Exceeded, необходимо поддерживать оба типа хранилища под 100%.
• Превышение лимита объема хранения данных не является строго обязательным в производственных средах, чтобы избежать невозможности загрузки критически важных данных в систему, но вам все равно необходимо найти решение, как только вы увидите эту ошибку (или раньше!).

Salesforce Хранение данных используется:

• Счета
• Типы статей и переводы типов статей
• Кампании и члены кампаний
• Кейсы и команды кейсов
• Контакты
• Контракты
• Пользовательские объекты
• Переводы данных
• Сообщения электронной почты и список электронной почты
• События
• Объекты для создания возможностей полевой службы
• Статьи прогноза
• Google документы
• Идеи
• Вести
• Примечания
• Возможности и разделение возможностей
• Заказы
• Котировки и шаблон котировок Rich Text Data
• Решения
• Теги: Уникальные теги
• Задачи

Его ограничения зависят от выбранной редакции (Professional, Enterprise или другой), с определенным объемом хранения данных для Org и дополнительным объемом хранения данных для каждой пользовательской лицензии. Даже неограниченная редакция Salesforce имеет ограничения на хранение данных!

Пример
Организация Professional Edition с 25 пользователями получает 10 ГБ хранилища данных для организации, а затем 500 МБ (25 пользователей x 20 МБ) для лицензий пользователей, что в общей сложности составляет около 10,5 ГБ хранилища данных.

Файловое хранилище Salesforce включает любые файлы внутри Salesforce, а именно:

• Вложения
• Вкладка Документы
• Файлы домой
• Chatter (который включает в себя фотографии пользователей Chatter)
• Статьи знаний (в частности, в пользовательском поле "Файл")
• Изображения, видео и другие файлы в Site.com (веб- CMS, предлагаемая компанией Salesforce)

Опять же, его ограничения зависят от выбранной вами редакции с определенным объемом файлового хранилища для Org (аналогично объему, который вы получаете за хранение данных), но затем дополнительное файловое хранилище для каждой пользовательской лицензии, в общем, более щедрое.

Небольшое замечание о редакциях Salesforce Developer и Personal Editions: объем хранилища в этих случаях очень ограничен, поэтому вам нужно быть очень осторожными в управлении им.

Пример
Организация Professional Edition с 25 пользователями получает 10 ГБ файлового хранилища для организации, а затем почти 15 ГБ для пользовательских лицензий (25 пользователей x 612 МБ), что в сумме составляет около 25 ГБ общего файлового хранилища. Если вам кажется странным число 612 МБ, то на самом деле это 100 МБ на пользовательскую лицензию и 512 МБ на лицензию функции Salesforce CRM Content.

Как мы уже говорили ранее, лучше всего, если вы подумаете о хранилище данных в Salesforce до того, как вы достигнете пределов хранения. Для этого вам нужно знать, как можно легко проверить доступное хранилище данных в Salesforce:

В Обзор системы, вы можете получить общее представление:

В Использование хранилища вы сможете увидеть множество деталей. Чтобы добраться до Использование хранилища, от Настройка, введите "Storage Usage" в поле быстрого поиска и выберите "Storage Usage".

Там вы можете просмотреть доступное пространство для хранения данных и файлов, объем используемого хранилища по типам записей, ведущих пользователей по использованию хранилища и самые большие файлы в порядке возрастания их размера. Вы также можете нажать на имя конкретного пользователя, чтобы посмотреть, какие типы данных он хранит.

Обратите внимание, что администраторы также могут просматривать использование хранилища по каждому пользователю в любом типе редакции, кроме Personal Edition. Для этого из Настройкавведите "Пользователи" в поле быстрого поиска и выберите "Пользователи". Нажмите на имя любого пользователя, а затем нажмите "View" рядом с полями "Used Data Space" или "Used File Space", чтобы просмотреть использование хранилища этого пользователя по типу записи.

Имейте в виду, что хранилище данных и хранилище файлов обновляются не сразу, они рассчитываются асинхронно. Это важно учитывать, если вы импортируете или добавляете много записей или файлов.

Итак, вы, как обычно, используете Salesforce на работе. Жизнь полна радуги и надежд на будущее... пока вы не получаете сообщение "Превышены лимиты хранения данных"!

Далее в сообщении поясняется: "В настоящее время ваша компания превысила объем хранимых данных, включая дополнительный буфер переполнения. Согласно нашим условиям и положениям, мы не можем разрешить создание дополнительных данных в нашей системе, пока ваша компания сначала не уменьшит объем хранимых данных. Пожалуйста, свяжитесь с администратором salesforce.com вашей компании, чтобы решить эту проблему. Мы приносим извинения за любые неудобства, которые могут возникнуть в связи с этим.". Это отображается в интерфейсе Classic.

В опыте Lightning сообщение не конкретизирует причину.

Сообщение об ошибке, показанное выше, в документации Salesforce называется "STORAGE_LIMIT_EXCEEDED". Эта ошибка указывает на то, что вы превысили выделенный вам объем памяти.

Что вы можете сделать? Ну, варианты ограничены. Вы можете либо увеличить лимит хранения, что дорого, либо сократить использование хранилища. Давайте подробно рассмотрим каждый из этих вариантов.

Когда вы сталкиваетесь с ужасным сообщением об ошибке "STORAGE_LIMIT_EXCEEDED" в производственной среде, естественно, что вы начинаете искать простое решение.

Хорошая новость заключается в том, что для решения этой проблемы вы можете купить больше памяти. Плохая новость? Это не дешево. Кроме того, стоит отметить, что служба поддержки Salesforce не может увеличить лимиты хранения данных на производстве. Поэтому, если вам нужно больше места, вам придется запросить его через процесс предоставления, инициируемый через заказ на продажу.

Последний вариант - инвестировать в альтернативное решение для ваших документов Salesforce. И если вы перемещаете документы, то вполне естественно искать систему управления документами, такую как Microsoft SharePoint. Этот вариант хорош тем, что вы переходите от попыток наладить ситуацию к переходу на более совершенное комплексное решение для конечных пользователей.

Использование SharePoint в качестве специального места для хранения и управления файлами Salesforce может принести вашему бизнесу больше пользы:

1. Снижение затрат - Хранилище SharePoint стоит дешевле.
2. Улучшение сотрудничества - SharePoint позволяет пользователям совместно редактировать документы в режиме реального времени и обеспечивает простой обмен документами.
3. Повышенная производительность - SharePoint может хранить большое количество документов и файлов без ущерба для производительности системы.
4. Безопасность - В SharePoint доступно множество функций безопасности и контроля доступа, которые помогают защитить от попадания конфиденциальной информации к неавторизованным пользователям.

Таким образом, интеграция обеих систем для оптимизации документооборота вашей компании может стать чрезвычайно выгодной.

Если вы задаетесь вопросом, как можно сделать Salesforce + SharePoint Интеграция осуществляется, по сути, двумя способами:

• Salesforce Подключение файлов - Услуга, предоставляемая Salesforce пользователям, которые хотят получить доступ к данным из таких систем, как Google Drive, Microsoft SharePoint и т. д. Проблема с этой услугой заключается в сложной конфигурации, необходимой для ее запуска. Не говоря уже о том, что вы можете заставить ее делать то, что вам действительно нужно... Существует много возможностей для ошибки пользователя, и это, как правило, трудоемкий процесс, который съедает много свободного времени. Если вы хотите взглянуть сами, вы можете посетить Руководство по внедрению March 2023 (ссылка в конце).

Или

• Вы можете рассмотреть решения сторонних производителей, которые предназначены для решения такого рода проблем с минимальными затратами. В компании Connecting Software мы создали Document Extractor Built for Salesforce platform™ для эффективного перемещения файлов с Salesforce на SharePoint, и наши клиенты были нравится с 2019 года!

Document Extractor - это наше надежное решение для управления документами Salesforce. В двух словах, Document Extractor отслеживает все документы, связанные с любой из ваших учетных записей Salesforce, контактов, лидов, возможностей, сообщений электронной почты и многих других мест. Затем он плавно перемещает их в Microsoft SharePoint, используя структуру папок-корреспондентов.

После настройки Document Extractor распознает, когда документ загружается в Salesforce. Когда это происходит, он создает копию файла в SharePoint, удаляет его из Salesforce и в его точном месте оставляет ссылку, которая перенаправляет на скопированный файл в SharePoint. Это позволяет легко получить доступ к вашим документам в любое время.

А поскольку наша служба работает в фоновом режиме, есть шанс, что вы вообще забудете о ее существовании. Вы можете узнать больше об этом решении, посетив страницу страница товараили прочитав статью, которую мы опубликовано в нашем блоге еще в 2021 году - но обязательно вернитесь к этому! У нас есть интересные обновления, которыми мы готовы поделиться с вами прямо сейчас.

Если вы думаете, что Document Extractor уже звучит привлекательно, подождите, пока мы расскажем вам обо всех улучшениях, которые он получил с середины 2022 года:

• Вложенные папки - Теперь пользователи могут автоматически создавать отдельные подпапки в своих записях Salesforce для различных типов файлов. Они могут просматривать эти подпапки с помощью интеграции с Lightning File Explorer.
• Удаление файлов - Синхронизация удаления файлов в Salesforce теперь перемещает все эти файлы в корзину SharePoint, не удаляя их навсегда.
• Недавно перемещенные файлы - Пользователи могут просматривать и искать последние 100 файлов, которые Document Extractor переместил с Salesforce на SharePoint. Вот пример:

А вот новые обновления, выпущенные в марте 2023 года:

• Новейшая версия Document Extractor теперь является полностью построена на .NET Core - Это относится как к SaaS, так и к самостоятельным развертываниям.
• Теперь пользователи могут выберите диапазон дат для переноса документа - Эта новая функция позволяет им извлекать только необходимые данные, делая процесс извлечения документов еще более эффективным:

• Улучшенная производительность - Новый .NET Core архитектура обеспечивает быстрое и эффективное извлечение документов.
• Повышенная стабильность - Эта последняя версия создана, чтобы выдерживать самые сложные задачи.

Вы можете протестировать Document Extractor без каких-либо условий с помощью нашей бесплатной пробной версии. Все, что вам нужно сделать, это связаться с нами через эту страницу форма. Здесь вы можете выбрать, хотите ли вы протестировать SaaS или Self-hosted версию Document Extractor, которая также доступна в Salesforce AppExchange. А если вы хотите сначала ознакомиться с ценами, то вот они ценовые варианты для изучения.

Не стесняйтесь связаться с нами, и мы сможем решить проблему управления документами Salesforce вместе! 🙌