"Toen we de Document Extractor voor het eerst vonden, dachten we dat als het deed wat er op het blik stond, het aan al onze eisen zou voldoen. En dat deed het: alleen een basisconfiguratie en het werkte meteen!"
- Chris Lynch - Directeur van Chris Lynch IT Consulting
Partner: Chris Lynch IT Consulting
Hoofdkantoor: UK
Eindklant Activiteit: Overheidsorganisatie
Product toepassing: Document Extractor
Niet iedereen kan zeggen dat ze 40 jarenlange ervaring in de IT-industrie met oplossingen voor zowel in de private en publieke sector. Maar Chris Lynch kan dat wel!
Hij had twee jaar gewerkt aan een project van een Britse overheidsinstelling toen zich een nieuwe uitdaging voordeed.
De uitdaging - Documenten automatisch van Salesforce naar SharePoint krijgen
"De oplossing voor documentbeheer bij de eindklant was SharePoint.", legt Chris Lynch uit. Aangezien de algemene strategische doelstelling voor Britse overheidsinstellingen "cloud is first" is, is dit SharePoint Online. "Het stond allemaal al vast", besluit hij.
Niettemin, de eindgebruikers hadden het moeilijk omdat zij ook de documenten in Salesforce nodig hadden. Dit was een uitdaging omdat ze de documenten daar wilden hebben, maar ze wilden de SharePoint functionaliteiten blijven gebruiken die ze gewend waren (SharePoint is daar de gevestigde Enterprise Document Management oplossing). Zoals Chris Lynch het zegt, "Salesforce zijn, volgens hun eigen definitie, geen leveranciers van documentbeheer.".
Veel van de documenten die de overheidsinstantie behandelt, moeten om juridische redenen meerdere jaren worden bewaard. De eindgebruikers moesten toegang hebben tot deze documenten in Salesforce, maar zonder dat ze alle documenten daarheen moesten verplaatsen. Op dit punt dacht Chris Lynch: "We moeten een oplossing vinden die ons in staat stelt om documenten met betrekking tot de programma's voor financieringsprojecten uploaden, zodat wij ze allemaal op SharePoint kunnen bewaren". Toen begon de zoektocht naar een dergelijke oplossing.
De eerste aanpak - Bestanden aansluiten was niet genoeg
Het eerste wat ze deden was Bestanden verbinden van Salesforce. Na wat geworstel met de plaatsing waren ze niet blij toen ze het eindelijk uitprobeerden. "We hebben ontdekt dat je er geen documenten mee kunt uploaden. Voor ons betekende dit dat het onbruikbaar was, het was gewoon niet geschikt voor ons doel, gezien onze vereisten", wijst hij erop.
"Met Files Connect heb je de URL naar het document in SharePoint. Maar Files Connect valt af omdat je het document niet daadwerkelijk kunt uploaden naar SharePoint, het moet er al zijn.", vat hij samen.
De oplossing - De Salesforce SharePoint Integratie met Document Extractor
Op dit punt, wendde Chris Lynch zich tot Salesforce AppExchangedie probeerden een app te vinden die de Salesforce SharePoint integratie kon verzorgen zoals zij dat wilden. "Toen we de Document Extractor voor het eerst vonden, dachten we dat als het zou doen wat er op het blikje staat, het al onze dozen zou vullen. En dat deed het ook: gewoon een basisconfiguratie, en het werkte de eerste keer!" merkt hij op.
Niettemin was de eerste stap een Proof of Concept. Dit werkte vrij goed en duurde een paar weken. Van de Proof of Concept tot de uiteindelijke implementatie verliep het proces soepel. Al met al was het een kwestie van een kant-en-klare oplossing die voldeed aan hun Salesforce SharePoint integratie-eisen. "Document Extractor doet wat we nodig hebben en het werkt meteen. Het integreert goed met zowel onze backend als frontend portal. Klus geklaard!"En hij voegt eraan toe: "Het was een Vanilla-project" - geen aanpassingen of ontwikkeling op maat - "gewoon een basisconfiguratie en het werkte".
De details en de toekomst
Alles bij elkaar genomen, heeft dit project een kern van ongeveer 150 interne actieve gebruikers. Dit zal mogelijk groeien tot het dubbele aantal binnenkort. Bovendien zijn er ook veel gebruikers uit de gemeenschap bij betrokken. Die komen via een webportaal het uitgevoerde project met FormTitan. Gezien het feit dat deze overheidsinstelling de documenten voor ongeveer 5000 financieringsprogramma's per jaar behandelt, zullen niet alle gebruikers toegang hebben tot de documenten, het project heeft nog steeds een groot aantal gebruikers in de gemeenschap, zeer gemakkelijk meer dan 2000.
De enige resterende uitdaging is de uploaden van historische documenten. "Deze programma's kunnen meer dan 10 jaar lopen, en terwijl dat gaande is, bewaar je alle records en documenten. Dus zijn we nu bezig met het ontwikkelen van een manier om deze documenten massaal te uploaden, zodat Document Extractor er vervolgens de links voor kan hebben binnen Salesforce", legt hij uit. Chris Lynch IT Consulting werkt daar samen met Connecting Software aan. "Het team van Connecting Software is gedurende het hele proces zeer attent geweest. Wat betreft de houding van Connecting Software als leverancier of als potentiële leverancier, was het allemaal positief aangevinkt", concludeert hij.