Succesverhalen van klanten Chris Lynch

Document Extractor maakt beter documentbeheer mogelijk voor Britse overheidsorganisatie

Ana Neto Succesverhalen Laat een reactie achter

"Toen we Document Extractor voor het eerst vonden, dachten we dat als het zou doen wat er op het blikje stond, het al onze dozen zou vullen. En dat deed het ook: gewoon een basisconfiguratie, en het werkte de eerste keer!"

- Chris Lynch - Directeur van Chris Lynch IT Consulting


Partner: Chris Lynch IT Consulting 

Hoofdkantoor: UK  

Eindklant Activiteit: Overheidsorganisatie

Product toepassing: Document Extractor


Niet iedereen kan zeggen dat ze 40 jarenlange ervaring in de IT-industrie met oplossingen voor zowel in de private en publieke sector. Maar Chris Lynch kan dat wel!

Hij had twee jaar gewerkt aan een project van een Britse overheidsinstelling toen zich een nieuwe uitdaging voordeed.

De uitdaging - Automatisch documenten van Salesforce naar SharePoint krijgen

De oplossing voor documentbeheer bij de eindklant was SharePoint.", legt Chris Lynch uit. Aangezien de algemene strategische doelstelling voor Britse overheidsinstanties is "cloud is first", is dit SharePoint Online. "Het was allemaal al bekend", besluit hij.

Niettemin, de eindgebruikers hadden het moeilijk omdat zij ook de documenten in Salesforce nodig hadden. Dat was een uitdaging, want ze wilden de documenten daar hebben, maar ze wilden wel de SharePoint-functionaliteiten blijven gebruiken die ze gewend waren (SharePoint is daar de gevestigde Enterprise Document Management-oplossing). Zoals Chris Lynch het zegt: "Salesforce zijn, volgens hun eigen definitie, geen leveranciers van documentbeheer.”.

Veel van de documenten die de overheidsinstantie behandelt, moeten om juridische redenen meerdere jaren worden bewaard. De eindgebruikers moesten toegang hebben tot deze documenten in Salesforce, maar zonder alle documenten daarheen te hoeven verplaatsen. Op dit punt dacht Chris Lynch: "We moeten een oplossing vinden die ons in staat stelt om documenten met betrekking tot de programma's voor financieringsprojecten uploaden, zodat wij ze allemaal op SharePoint kunnen bewaren". Toen begon het zoeken naar zo'n oplossing.

De eerste aanpak - Files Connect was niet genoeg

Het eerste wat ze deden was Bestanden verbinden van Salesforce. Na wat geworstel met de implementatie ervan, waren ze niet blij toen ze het eindelijk uitprobeerden. "We hebben ontdekt dat je er geen documenten mee kunt uploaden. Voor ons betekende dat dat het onbruikbaar was, het was gewoon niet geschikt voor het doel, gezien onze eisen", wijst hij erop.

"Met Files Connect heb je de URL naar het document in SharePoint. Maar Files Connect valt af omdat je het document niet daadwerkelijk kunt uploaden naar SharePoint, het moet er al zijn.", vat hij samen.

De oplossing - De Salesforce SharePoint Integratie met Document Extractor

Op dit punt, wendde Chris Lynch zich tot Salesforce AppExchangedie probeerden een app te vinden die de Salesforce SharePoint integratie kon verzorgen zoals zij dat wilden. Toen we de Document Extractor voor het eerst vonden, dachten we dat als het zou doen wat er op het blikje staat, het al onze dozen zou vullen. En dat deed het ook: gewoon een basisconfiguratie, en het werkte de eerste keer!" merkt hij op.

Niettemin was de eerste stap een Proof of Concept. Dit werkte vrij goed en duurde een paar weken. Van de Proof of Concept tot de uiteindelijke implementatie verliep het proces soepel. Al met al was het een kwestie van een kant-en-klare oplossing die voldeed aan hun Salesforce SharePoint integratie-eisen. "Document Extractor doet wat we nodig hebben, en het werkt de eerste keer. Het integreert goed met zowel onze backend als frontend portal. Klus geklaard!", en hij voegt eraan toe, "Het was een Vanilla project" - geen aanpassingen of ontwikkeling op maat - "gewoon basis configuratie en het werkte."

De details en de toekomst

Alles bij elkaar genomen, heeft dit project een kern van ongeveer 150 interne actieve gebruikers. Dit zal mogelijk groeien tot het dubbele aantal binnenkort. Bovendien zijn er ook veel gebruikers uit de gemeenschap bij betrokken. Die komen via een webportaal het uitgevoerde project met FormTitan. Gezien het feit dat deze overheidsinstelling de documenten voor ongeveer 5000 financieringsprogramma's per jaar behandelt, zullen niet alle gebruikers toegang hebben tot de documenten, het project heeft nog steeds een groot aantal gebruikers in de gemeenschap, zeer gemakkelijk meer dan 2000.

De enige resterende uitdaging is de uploaden van historische documenten. "Deze programma's kunnen lopen voor 10 + jaar, en terwijl dat gaat, je houdt alle records en documenten. Dus zijn we nu een manier aan het ontwikkelen om deze documenten massaal te uploaden, zodat Document Extractor er dan de links voor heeft binnen Salesforce", legt hij uit. Chris Lynch IT Consulting werkt daar samen met Connecting Software aan. "Het team van Connecting Software is gedurende het hele proces zeer attent geweest. Wat betreft de houding van Connecting Software als leverancier of als potentiële leverancier, was het allemaal positief aangevinkt", concludeert hij.


Voor meer over Document Extractor, kijk op

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *