SharePoint Integrazione con Salesforce

Integrazione dell'SharePoint con l'Salesforce - Tutto quello che dovete sapere in vista del 2022

Ana Neto Prodotti e soluzioni 20 Commenti

Ultimo aggiornamento il: 8 novembre 2021

Avete sentito parlare di aziende che usano sia SharePoint che Salesforce. Vi siete chiesti se c'è una reale sinergia nell'usare entrambe le applicazioni. Ci possono essere vantaggi in un'integrazione Salesforce SharePointo semplicemente non ne vale la pena?

In questo articolo, considereremo i benefici e le insidie di questa integrazione in modo che possiate decidere se ha senso nel vostro scenario.

Vantaggi - Perché dovreste optare per un'integrazione Salesforce e SharePoint?

È ampiamente noto che Salesforce, noto anche come SFDC (Salesforce Dot Com), è uno degli strumenti CRM più costosi. Nel 2021, e per il 13il volta di fila, Gartner ha nominato il Salesforce un leader nel CRM Centro di Coinvolgimento Clienti Quadrante Magico.

Nell'agosto 2021, Salesforce ha raggiunto la top 5 in tutte le categorie rilevanti del 2021 Premi CRM Industry Leader (migliori software e soluzioni CRM aziendali, migliore CRM per le medie e piccole imprese, migliore business intelligence e analisi, e migliori piattaforme di dati dei clienti).

Perché Salesforce ha così tanto successo? Nelle parole di Kate Leggett, analista principale di Forrester Research, La forza dell'Salesforce sta nel "suo ampio portafoglio end-to-end che si rivolge sia alle organizzazioni B2C che B2B (...) e la sua capacità di fornire una piattaforma che facilita l'integrazione, l'automazione, la previsione e la prescrizione”.

Concentriamoci sull'aspetto dell'integrazione. Attraverso Salesforce AppExchange, il mercato cloud per tutto ciò che riguarda Salesforce, è possibile ottenere tutti i tipi di soluzioni che si integrano con Salesforce ed espandono la sua potenza. Tra tutte queste integrazioni con Salesforce, la L'integrazione di Salesforce SharePoint si distingue come una scelta popolare.

Uno dei motivi principali è che è un risparmio di denaro: si può risparmiare molto nei costi di stoccaggio di Salesforce. La quantità di memoria Salesforce che è inclusa nel suo piano è di 10 GB (memoria di file) + 10 GB (memoria di dati) con un po' di memoria aggiuntiva a seconda del numero di utenti (controllare Salesforce.com per la precisa Limiti di stoccaggio Salesforce applicabile a voi e il modo in cui questi i limiti di stoccaggio sono applicati).

Per esempio, un'org Professional Edition con 20 utenti riceve 10,4 GB di archiviazione dati + 22,9 GB di archiviazione file. Per l'archiviazione di file e allegati, solo l'archiviazione di file è rilevante, quindi ci concentreremo sui 22,9 GB.

Lo standard SharePoint è di 1 TB più 10 GB per ogni licenza acquistata (esatto i limiti dipendono dal vostro piano). Questo significa che per questo caso, lo storage incluso è oltre 40 volte più grande (!) con un totale di 1224 GB in SharePoint contro i 22,9 GB in Salesforce. Se questo non è abbastanza, è possibile acquistare storage extra SharePoint per $0.20/mese per ogni GB extra. Questa è la prima ragione per integrare l'Salesforce con l'SharePoint - risparmiare sui costi di archiviazione.

Il secondo motivo è che SharePoint è migliore per memorizzare molti file rispetto a Salesforce. Sì, è possibile avere documenti e note Salesforce allegati a conti, contatti e quasi tutto in realtà. Ma se usi questa opzione tutto il tempo, quei documenti Salesforce - fatture, ricevute, dichiarazioni di lavoro, contratti, e altri - inizieranno ad accumularsi. Finiscono per rubare preziosa capacità operativa e degradare le prestazioni dell'Salesforce. Tieni presente che Salesforce non è un sistema di gestione dei documenti.

Spostare i file in un sistema di gestione dei documenti è un'opzione più intelligente. Un sistema di gestione dei documenti vi fornirà caratteristiche rilevanti, come:

  • è possibile collaborare sui documenti con altri membri del team,
  • si può vedere la storia della versione del documento,
  • è possibile condividere i file con utenti esterni.

Insidie - A cosa bisogna fare attenzione quando si fa un'integrazione Salesforce con SharePoint?

Se provate a integrare l'Salesforce con l'SharePoint usando gli strumenti che avete con l'Salesforce, lo farete con I file di Salesforce si collegano (alcuni riferimenti online lo menzioneranno come SFDC Files Connect - è la stessa cosa).

Ci sono alcune cose che dovete sapere se seguite questa strada. La prima cosa è che questo funzionerà solo con SharePoint Online. Funzionava per le versioni on-premises di SharePoint 2013 / 2010, ma la documentazione più recente non menziona più nulla di tutto ciò, comprese le opzioni di licenza (la licenza a pagamento "Files Connect per fonti di dati esterne on-premises" non sembra più essere disponibile).

Si noti poi che con questa integrazione, gli utenti potranno accedere e condividere SharePoint files via la scheda File e il feed, and search per them the nello stesso modo in cui cercano i loro contenuti Salesforce. Ma il file deve essere già in SharePoint per cominciare. Questo potrebbe non essere molto intuitivo per gli utenti, specialmente se sono già abituati a Salesforce ma non tanto a SharePoint.

Il prossimo, potresti non voler archiviare file finanziari e relativi ai clienti nel cloud. Se cercate di rispettare i regolamenti sulla protezione dei dati come il GDPR, non potete farlo in questo modo. Per garantire che tu sappia dove sono archiviati i tuoi dati e chi vi ha accesso, dovresti archiviare i documenti con informazioni personali on-premises.

E poi c'è il problema di far funzionare l'integrazione di Files Connect. Tanto per cominciare, devi farti strada attraverso le 137 pagine della documentazione ufficiale (link alla fine di questa sezione), che è per lo più obsoleta... è stata scritta quando Files Connect è stato lanciato nel 2015 e gli aggiornamenti sono stati scarsi (la maggior parte è stata aggiornata l'ultima volta nel 2016). Poiché SharePoint online è stato significativamente revisionato nel 2018, alcuni termini non sono gli stessi e alcune azioni devono essere eseguite in modo diverso.

Molti utenti seguono le istruzioni di integrazione solo per finire con un brutto errore come:

  • "Impossibile accedere alla fonte esterna - La fonte dati esterna non è disponibile a causa di un errore".
  • "Non siete autorizzati ad eseguire tale operazione".
  • "Si è verificato un errore sconosciuto durante l'accesso a Files Connect".

Argh! Non può essere molto peggio che imbattersi in un errore sconosciuto come questo. Quando vedi questo tipo di cose, sai che è il momento di cercare un'alternativa.

Imparare a integrare Salesforce e SharePoint usando Files Connect (Documentazione Salesforce)

  1. Guida all'installazione dei file Connect Connect 
  2. Guida all'uso di Files Connect
  3. Salesforce Files Connect Guida all'implementazione

Alternative - C'è un modo migliore per integrare Salesforce con SharePoint?

L'alternativa a Files Connect è usare uno strumento di integrazione di terze parti. Ci sono molti strumenti di integrazione Salesforce nell'ecosistema Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ è un tale strumento di integrazione, ed è l'opzione #1 per un'integrazione SharePoint Salesforce. Potete trovarlo su AppExchange e su Connecting Software sito web.

Document Extractor trasferisce automaticamente i documenti Salesforce a SharePoint e sostituisce i documenti originali con link che puntano ad essi a SharePoint. Puoi anche considerarlo come uno strumento di conformità e migrazione, perché spostare i file in questo modo può aiutarti a soddisfare i requisiti del GDPR e di altri regolamenti.

Document Extractor costruito per la piattaforma video Salesforce

L'idea generale è che gli utenti finali continuano ad accedere ai file dove li hanno originariamente salvati - in Salesforce sotto i rispettivi account, lead, o qualsiasi tipo di oggetto.

Sullo sfondo, Document Extractor rileva automaticamente i file, li sposta nelle librerie corrispondenti in SharePoint e lascia i collegamenti in Salesforce al loro posto.

L'utente vede un link nella stessa esatta posizione in cui si aspettava che il file fosse in Salesforce, quindi per loro è lo stesso - l'esperienza utente non cambia.

Il documento è sostituito da un link su Salesforce che indica il documento in SharePoint

Document Extractor trasferisce anche le informazioni sul creatore del documento Salesforce, l'editore e il proprietario a SharePoint per una più facile tracciabilità dei documenti. Anche il nome e l'estensione dei file originali vengono trasferiti, così gli utenti possono ancora cercare quei file sia per nome che per estensione in Salesforce. Viene mantenuta anche la cronologia delle versioni.

La cronologia delle versioni del documento viene mantenuta intatta su Salesforce consentendo di accedere ad ogni versione del documento

Inoltre, quando il servizio trova due documenti con lo stesso nome nella stessa posizione su Salesforce, crea due documenti su SharePoint, e aggiunge un suffisso che permette ad entrambi i file di esistere su SharePoint.

Ogni volta che si aggiunge un documento ad un nuovo oggetto in Salesforce, Document Extractor creerà automaticamente la cartella corretta per memorizzarlo su SharePoint. Questo funziona per un oggetto Standard come un Account, Contatto, Lead, o Opportunità o un oggetto Personalizzato. Inoltre, Document Extractor manterrà la stessa struttura e tutti i documenti relativi a quel nuovo oggetto.

Diversi nuove caratteristiche sono state recentemente aggiunte a Document Extractor. Tra la lunga lista di nuove caratteristiche, ecco la mia top 5:

  1. Sincronizzazione completa con SharePoint - anche quando gli utenti caricano direttamente i file su SharePoint, o quando fanno spostamenti, cancellazioni e rinomine di file in SharePoint
  2. Nomi di file migliori = ricerca più facile. i nomi dei file in Salesforce sono sincronizzati anche su SharePoint ed è ora possibile personalizzare il nome del file in SharePoint utilizzando un campo personalizzato di Salesforce
  3. Risparmia sulle licenze SharePoint - Ottenere documenti da SharePoint senza che gli utenti abbiano la licenza SharePoint
  4. Anteprime dei file (beta) - Vedere l'anteprima in Salesforce per tutti i tipi di file supportati da SharePoint
  1. Integrazione Blockchain Sealing disponibile - potete mettere fine alle faticose e ripetitive verifiche cartacee e ottenere la massima sicurezza possibile integrandosi con CB Blockchain Seal for SharePoint

Abbiamo aggiunto queste nuove caratteristiche per soddisfare il feedback che abbiamo ricevuto dalla crescente base di clienti di Document Extractor. Sei interessato a sapere cosa dicono i nostri clienti di Document Extractor?

Si può leggere un revisione di Document Extractor da uno dei nostri clienti del settore privato

"Con Document Extractor, il processo è senza soluzione di continuità per i miei utenti finali. Non sanno nemmeno che c'è, che è quello che volevamo".
Andrea Getty - Dorman Products Inc.

Potete anche leggere il recensione da un nostro cliente del settore pubblico, la cui società di consulenza è stata felice di trovare Document Extractor in Salesforce AppExchange in modo da poter risolvere una situazione complessa in modo semplice

"Quando abbiamo trovato per la prima volta Document Extractor, abbiamo pensato che se avesse fatto quello che diceva sulla scatola, avrebbe spuntato tutte le nostre caselle. E l'ha fatto: solo la configurazione di base, e ha funzionato al primo colpo!
Chris Lynch - Direttore di Chris Lynch IT Consulting

Cosa succede se ho già i miei documenti in SharePoint e voglio collegarmi ad essi in Salesforce?

Se state già usando Microsoft SharePoint e tutti i vostri file sono in SharePoint, prima di iniziare con Salesforce, vorreste naturalmente che i vostri oggetti Salesforce avessero collegamenti a quei documenti esistenti.

Se avete una regola di base nel nome del file o nella struttura della cartella, potete usare il nostroConnect Bridge integration piattaforma per creare URL in Salesforce che poi puntano a quei documenti in SharePoint. Il risultato sarebbe identico a quello che si vede in una normale installazione di Document Extractor: collegamenti in Salesforce a documenti in SharePoint. E' importante notare che gli URL che ho menzionato potrebbero essere creati sotto qualsiasi oggetto standard e anche sotto oggetti personalizzati in Salesforce.

Cos'altro posso integrare con Salesforce?

In realtà è possibile integrare qualsiasi tipo di set di dati con Salesforce in modo simile, utilizzando la funzione CB On-prem Database a Salesforce Sync soluzione. Questa soluzione si basa sulla Piattaforma di integrazione Connect Bridge menzionato sopra e può essere usato come SQL Server - connettore Salesforce.

In realtà, questa piattaforma di integrazione è abbastanza flessibile e può fare più di collegare Microsoft SQL Server a Salesforce. Si può anche collegare qualsiasi sistema di gestione di database locale (DBMS) come Oracle, SAP HANA, MariaDBoppure MySQL a Salesforce.

È possibile ottenere il dati da Salesforce a SQL Server o a un altro database locale o fare il contrarioottenere i dati dal database e metterli nel Salesforce.

Questo significa che potete creare tutti i tipi di soluzioni flessibili di migrazione o sincronizzazione, dato che potete connettervi a qualsiasi database esistente. È un ottimo modo per massimizzare ciò che si può trarre da un'integrazione Salesforce, dato che si può ottenere un adattamento perfetto per le proprie esigenze di integrazione dei dati senza nessuna delle normali seccature e problemi di una soluzione personalizzata.

3 semplici passi per iniziare

Sei pronto per iniziare a spostare i tuoi documenti da Salesforce a SharePoint? Ecco i passi necessari:

Passo 1 - Controllare i requisiti

Dovresti prima controllare se le versioni SharePoint e Salesforce che useresti sono nella lista delle versioni supportate di Document Extractor: - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 e Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com e Developer - sia Lightning Experience che Classic

Passo 2 - Scaricare Document Extractor

Inizieremo scaricando la versione SaaS come prova gratuita. Si può anche ottenere da Salesforces AppExchange e c'è anche una versione self-hosted disponibile.

Come detto, la prova è gratuita, ma devi seguire una normale procedura di carrello della spesa e fare un ordine al costo di $0.00. Una volta fatto questo, riceverai le istruzioni via e-mail.

Passo 3 - Installare sulla tua Sandbox

Una volta ottenuta l'e-mail con le istruzioni, è necessario fare clic su Completa la tua registrazione.

Da lì inizierà l'installazione. Raccomandiamo sempre di iniziare con l'installazione di Document Extractor nella sandbox, per poi poterlo spostare in produzione. Dovresti quindi usare Test/Sandbox sul Istanza piuttosto che Produzione per ora.

Quando si sceglie Test/Sandbox, avrete bisogno di digitare il vostro nome utente del servizio sandbox. Questo è semplicemente un amministratore di sistema dedicato. Questo utente dovrebbe avere diritti di accesso elevati per permettere modifiche al sistema. Assicurati anche che questo account non sia usato da nessun altro per accedere al tuo Salesforce. Avrai bisogno della password dell'utente di servizio e del token di sicurezza in modo da poter testare la connessione.

Se volete vedere come viene fatta la configurazione in modo più dettagliato, date un'occhiata a questo video tutorial di installazione

Document Extractor usa l'aiuto di un pacchetto gestito con un insieme di classi e trigger Apex per stubare i tuoi documenti da Salesforce a SharePoint. Una volta installato, vedrai il pacchetto elencato nella lista dei pacchetti installati.

Successivamente, dovrai fornire le impostazioni del tuo SharePoint. È necessario avere un utente con permessi sufficienti per leggere e scrivere i documenti nella libreria dei documenti dove i documenti saranno memorizzati.

Document Extractor usa "Push notifications", il che significa che il servizio rileva i nuovi documenti caricati su Salesforce. Il servizio usa anche il "Full Scan Polling" come meccanismo di backup per assicurare che tutti i file siano stati stubbati. Ti consigliamo di aumentare l'intervallo del "Full Scan Polling" per ottimizzare il consumo delle chiamate API.

Da asporto

Document Extractor è l'affidabile strumento di integrazione di terze parti Salesforce che può gestire meglio l'integrazione di SharePoint e Salesforce.

Document Extractor - Stoccaggio più economico, conforme al GDPR, Aumento dell'usabilità

Questo strumento è disponibile in Salesforce AppExchange. Potete leggere la descrizione e le caratteristiche del prodotto, provarlo gratuitamente o acquistare la versione SaaS.

Se state andando per la distribuzione SaaS, un'altra opzione è ordinare il prodotto direttamente dal sito web del software Connecting. Un'altra opzione è la versione self-hosted, che è una delle preferite dalle grandi organizzazioni che preferiscono avere il pieno controllo del prodotto.

Prova Document Extractor gratuitamente:

Ultimo aggiornamento dell'articolo il 12 ottobre 2021

Di più su Document Extractor Costruito per la piattaforma Salesforce

Se l'integrazione di Salesforce SharePoint è qualcosa a cui sei interessato, dai un'occhiata agli articoli e ai casi di studio qui sotto.

Se state cercando un modo per sostenere Salesforce connessioni Exchange con più server Exchange coinvolti, controllare CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Consulente tecnico, Autore

Ana Neto
Technical consulente presso Connecting Software

Autore:

Sono un ingegnere del software dal 1997, con un amore più recente per la scrittura e per i discorsi pubblici.  Avete domande o commenti su questo post o su Connect Bridge? Mi piacerebbe avere il vostro feedback!

 ana@connecting-software.com

Commenti 20

  1. Ciao Cesar, sì, supportiamo oggetti personalizzati. La cosa migliore sarebbe quella di contattarci e possiamo mostrarvi e rispondere a tutti voi.
    Migliore
    Thomas

  2. Abbiamo migliaia di documenti in Sharepoint in una struttura elaborata (sottocartella tradizionale), nessuno in Salesforce. Sarebbe possibile ottenere dei link dai record di Sf alle corrispondenti "cartelle" di Sharepoint con tutti i documenti già esistenti?
    Come?

  3. Messaggio
    Autore

    Ciao Mark,

    Quello che facciamo con Document Extractor è più o meno l'opposto di quello che serve: otteniamo i documenti da SF a SharePoint. Per le vostre esigenze, penso che la nostra piattaforma Connect Bridge sia la più adatta. Questa è stata la piattaforma che abbiamo usato per costruire Document Extractor, in modo che possiate facilmente costruire il vostro software personalizzato che fa ciò di cui avete bisogno. Ci metteremo in contatto con voi attraverso l'e-mail che avete indicato per esplorare questa opzione con voi.

    Ana Neto

  4. Ciao,
    Tutti i nostri file sono caricati oggi su Sharepoint. Vogliamo che gli utenti possano cercare in Sharepoint dai record di oggetti personalizzati di Salesforce e che siano in grado di collegarsi ai record. Inoltre, se un utente sta caricando nuovi file, deve essere caricato su Sharepoint. La vostra soluzione offre entrambe le possibilità?

  5. Messaggio
    Autore

    La nostra soluzione trasferisce i file da Salesforce a SharePoint una volta caricati su Salesforce, naturalmente. La soluzione sostituisce quindi i file originali in Salesforce con gli URL.

    Gli utenti possono ancora cercare quei file in Salesforce, dato che noi manteniamo i nomi e le estensioni dei documenti in Salesforce.

    Inizialmente se tutti i vostri file sono in SharePoint, allora potremmo usare il nostro Connect Bridge piattaforma per creare URL in Salesforce che puntano a quei documenti in SharePoint. Tali URL potrebbero essere creati con tutti gli oggetti predefiniti e/o personalizzati in Salesforce.

  6. Ciao,

    Sembra che questo pacchetto farebbe un po' di quello che volevamo. Ma vorremmo anche un'integrazione per cui quando un nuovo oggetto personalizzato (cioè un'opportunità) viene creato in Salesforce viene creata una cartella all'interno di Sharepoint, ed è qui che vengono memorizzati tutti i documenti relativi a questa opportunità. Quando si vince l'opportunità, il nostro sistema Salesforce crea un progetto. A quel punto vorremmo che tutti i documenti del progetto fossero salvati anche in questa cartella di opportunità. È qualcosa che è facilmente possibile? Grazie

  7. Messaggio
    Autore

    Sì, ogni volta che si aggiunge un nuovo oggetto, il prodotto aggiungerà automaticamente una nuova cartella su SharePoint. Inoltre, manterrà la stessa struttura e tutti i documenti relativi a quel nuovo oggetto.

  8. Richiesta di Demo per l'integrazione di Salesforce e SharePoint utilizzando Document Extractor

  9. Messaggio
    Autore
  10. Ciao ,

    Stiamo cercando di caricare un report per condividere il punto da Salesforce org alla fine di ogni settimana è possibile attraverso questa applicazione

    Bhawna singh

  11. Messaggio
    Autore

    Supponiamo che il rapporto sia sotto un Account. Il rapporto verrebbe caricato su SharePoint la prima volta che lo metti su Salesforce e andrebbe sotto la cartella per quell'account. Ogni volta che lavoreresti con questo primo rapporto, in effetti, lavoreresti nel documento SharePoint. Sul lato Salesforce, avresti un link ad esso. Quindi l'accesso da SharePoint o da Salesforce avrebbe lo stesso effetto.

    Se una settimana dopo si crea un nuovo rapporto sotto quel conto, allora lo stesso accadrà di nuovo.

  12. Ciao,

    Abbiamo creato un'applicazione Salesforce con componenti apex e Lightning per caricare molti documenti insieme e allegare questi documenti ai giusti record di un Oggetto Personalizzato.

    Possiamo usare Document Extractor per spostare questi documenti in SharePoint? Il processo di Document Extractor può entrare in collisione con la nostra applicazione?

  13. Messaggio
    Autore

    Finché i vostri documenti sono file Salesforce standard (documento di contenuto) o allegati, allora Document Extractor sarà in grado di spostarli a SharePoint. Non c'è nessun problema con i File allegati agli Oggetti Personalizzati. Vi consiglio di andare a fare una prova e di provarlo voi stessi.

  14. Abbiamo 3 diverse strutture di cartelle per diversi tipi di opportunità in Salesforce. Come fa Document Extractor a gestire questo? Grazie.

  15. Messaggio
    Autore

    Document Extractor utilizzerà, per impostazione predefinita, la propria struttura di cartelle basata sui nomi e la gerarchia degli oggetti Salesforce. È possibile personalizzare la cartella per i record utilizzando campi personalizzati in Salesforce, quindi se puoi esprimere dove vuoi che vadano i file come formula Salesforce, possiamo supportarlo.

    Ci metteremo presto in contatto con voi in modo che possiate vedere voi stessi come funziona il tutto.

  16. Mi è piaciuto leggere l'articolo qui sopra, spiega davvero tutto in dettaglio, l'articolo è molto interessante ed efficace. Grazie e buona fortuna per i prossimi articoli.

  17. Ciao

    Attualmente sto lavorando a un progetto che richiede la migrazione dei dati da Salesforce a SharePoint. È qualcosa con cui Document Extractor può aiutare?

  18. Messaggio
    Autore

    Document Extractor si concentra sulla migrazione e la sincronizzazione dei documenti. Per fare una migrazione di dati (non di documenti), si dovrebbe andare per Connect Bridge, la nostra piattaforma di integrazione.

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