Integrazione di Salesforce con Salesforce

Integrazione SharePoint con Salesforce - tutto quello che dovete sapere nel 2021

Ana Neto Prodotti e soluzioni 17 Commenti

Ultimo aggiornamento il: 11 gennaio 2021

Avete sentito parlare delle aziende che utilizzano sia Salesforce che SharePoint. Ti sei chiesto se c'è qualche beneficio, qualche reale sinergia da ottenere utilizzando entrambe le applicazioni. Ci possono essere vantaggi in un'integrazione di Salesforce SharePoint o semplicemente non ha senso? In questo articolo, daremo un'occhiata ai vantaggi e alle insidie e vi lasceremo decidere.

Perché dovreste considerare di fare un'integrazione Salesforce e SharePoint?

Il fatto è che Salesforce, noto anche come SFDC (Salesforce Dot Com), è uno degli strumenti CRM più costosi. Il che non significa che i clienti non siano contenti. Nel giugno 2020, Gartner ha nominato Salesforce leader nel CRM Centro di Coinvolgimento Clienti Quadrante Magico per il dodicesimo anno consecutivo. Nel settembre 2019, Salesforce ha vinto il  2019 CRM Market Leader Awards su tutta la linea. Analizzando questi premi, Kate Leggett, analista principale di Forrester Research, ha affermato che la forza della forza vendita risiede "nel suo ampio portafoglio end-to-end che si rivolge sia alle organizzazioni B2C che B2B (...) e nella sua capacità di fornire una piattaforma che facilita l'integrazione, l'automazione, la previsione e la prescrizione".

Parlando di integrazione, tra le integrazioni con Salesforce, la L'integrazione di Salesforce SharePoint si distingue come una scelta popolare. Uno dei motivi principali è che si tratta di un risparmio di denaro: si può risparmiare molto nei costi di stoccaggio di Salesforce. Lo storage standard SharePoint è di 1 TB più 10 GB per ogni licenza acquistata (esatto i limiti dipendono dal vostro piano). Se questo non è sufficiente, è possibile acquistare ulteriore spazio di archiviazione al prezzo molto ragionevole di $0.20/mese per GB extra. Questo è il primo motivo per integrare Salesforce e SharePoint.

Il secondo motivo è che SharePoint è più bravo a memorizzare i carichi di file rispetto a Salesforce. Sì, Salesforce ha la funzionalità di allegare documenti e note ai conti - come opzione. Ma se lo si fa, tutte le fatture, i contratti, gli estratti conto e altri documenti simili possono davvero accumularsi. Finiscono per rubare preziose capacità operative, rendendo Salesforce più lento.

Lo spostamento dei file in un sistema di gestione dei documenti è un'opzione più intelligente. Un sistema progettato per la gestione dei documenti e che fornisce più funzioni, come ad esempio:

  • potete collaborare ai documenti con i vostri colleghi,
  • è possibile vedere la storia completa della versione,
  • è possibile condividere i file con utenti esterni.

Quali sono le insidie dell'integrazione di Salesforce con SharePoint?

Se si cerca di integrare Salesforce con SharePoint utilizzando solo gli strumenti che si ottengono con Salesforce, normalmente si utilizzano I file della forza vendita si collegano (noto anche come SFDC Files Connect).

La prima cosa da notare è che questo permetterà solo la connessione a SharePoint Online. Prima funzionava per le versioni SharePoint 2013 / 2010 on-premises, ma la documentazione più aggiornata non menziona più nulla di tutto ciò, comprese le opzioni di licenza (la licenza a pagamento "Files Connect for on-premises external data sources" non sembra più disponibile).

Si noti poi che con questa integrazione, gli utenti potranno accedere e condividere SharePoint files via la scheda File e il feed, and search per them the nello stesso modo in cui cercano i loro contenuti Salesforce. Ma il file deve essere già in SharePoint per cominciare. Questo potrebbe non essere molto intuitivo per gli utenti, specialmente se sono già abituati a Salesforce ma non tanto a SharePoint.

In seguito, potreste non voler archiviare i file finanziari e quelli relativi ai clienti nel cloud. Se si cerca di rispettare le normative sulla protezione dei dati come la GDPR, potrebbe essere necessario archiviare questo tipo di documenti in loco.

E poi c'è il problema di far funzionare l'integrazione di Files Connect. Tanto per cominciare, bisogna farsi strada attraverso le 137 pagine della documentazione ufficiale (link alla fine di questa sezione), che è per lo più obsoleta... è stata scritta quando Files Connect è stato lanciato nel 2015 e gli aggiornamenti sono stati scarsi (la maggior parte di essi sono stati aggiornati per l'ultima volta nel 2016). Poiché SharePoint online è stato significativamente revisionato nel 2018, alcuni termini non sono gli stessi e alcune azioni devono essere eseguite in un ordine diverso.

Molti utenti seguono le istruzioni di integrazione solo per finire con un brutto errore come:

  • "Impossibile accedere alla fonte esterna - La fonte dati esterna non è disponibile a causa di un errore".
  • "Non siete autorizzati ad eseguire tale operazione".
  • "Si è verificato un errore sconosciuto durante l'accesso a Files Connect". 

Non c'è niente di peggio che imbattersi in un errore sconosciuto mentre si cerca di fare un progetto di integrazione. Quando si vede questo, si sa che è il momento di cercare un'alternativa.

La documentazione della forza di vendita sui file Connect:
File Connect Setup Guide | File Connect User Guide | Salesforce Files Connect Guida all'implementazione

Esiste un modo migliore per integrare Salesforce con SharePoint?

Il sito alternativa a Files Connect è di utilizzare uno strumento di integrazione di terze parti. Ci sono molti strumenti di integrazione di Salesforce nell'ecosistema Salesforce.

Document Extractor Built for Salesforce platform™ è un tale strumento di integrazione, nel caso di fare un'integrazione SharePoint Salesforce. It trasferisce automaticamente i documenti salvati in Salesforce a SharePoint e sostituisce i documenti originali con link indicandoli a SharePoint.

Document Extractor costruito per la piattaforma video Salesforce

L'idea generale è che gli utenti raggiungono ancora i file dove li hanno originariamente salvati - in Salesforce sotto i rispettivi account.

Sullo sfondo, Document Extractor rileva automaticamente i file, li sposta nelle librerie corrispondenti in SharePoint e lascia un link in Salesforce al suo posto.

L'utente vede un link nella stessa esatta posizione in cui si aspettava che il file fosse in Salesforce, quindi per loro è lo stesso - l'esperienza dell'utente non cambia.

Il documento è sostituito da un link su Salesforce che indica il documento in SharePoint

Document Extractor trasferisce anche le informazioni sul creatore, l'editore e il proprietario dei documenti Salesforce a SharePoint per una più facile tracciabilità dei documenti. Vengono trasferiti anche il nome e l'estensione dei file originali, in modo che gli utenti possano ancora cercare quei file sia per nome che per estensione in Salesforce. Viene anche conservata la cronologia delle versioni.

La cronologia delle versioni del documento viene mantenuta intatta su Salesforce consentendo di accedere ad ogni versione del documento

Inoltre, quando il servizio trova due documenti con lo stesso nome nella stessa posizione su Salesforce, crea due documenti su SharePoint, e aggiunge un suffisso che permette ad entrambi i file di esistere su SharePoint.

Ogni volta che si aggiunge un documento ad un nuovo oggetto in Salesforce, Document Extractor creerà automaticamente la cartella corretta per memorizzarlo su SharePoint. Questo funziona per un oggetto Standard come un Account, Contatto, Lead, o Opportunità o un oggetto Personalizzato. Inoltre, Document Extractor manterrà la stessa struttura e tutti i documenti relativi a quel nuovo oggetto.

Nel 2020, diversi sono state aggiunte nuove funzionalità a Document Extractor. L'elenco delle nuove funzionalità è molto lungo, ma vorrei sottolineare:

  • Sincronizzazione completa con SharePoint - anche quando gli utenti caricano i file direttamente su SharePoint, o quando si ha un file che si sposta, rinomina e cancella in SharePoint
  • Ottenere documenti da SharePoint senza la necessità per gli utenti di avere la licenza SharePoint
  • Anteprima dei file in Salesforce per tutti i tipi di file supportati da SharePoint.

Queste nuove funzionalità sono state aggiunte per accogliere il feedback che abbiamo ricevuto dalla crescente base di clienti Document Extractor. È possibile leggere un revisione di Document Extractor da uno di questi clienti - "Con Document Extractor, il processo è senza soluzione di continuità per i miei utenti finali. Non sanno nemmeno che c'è, che è quello che volevamo", Andrea Getty - Dorman Products Inc.  

Riassumendo, Document Extractor offre numerosi vantaggi, è completamente automatizzato e contribuisce a ridurre drasticamente i costi di stoccaggio.

Cosa succede se ho già i miei documenti in SharePoint e voglio collegarmi ad essi in Salesforce?

Inizialmente, se sei già un utente SharePoint e tutti i tuoi file sono in SharePoint, naturalmente vorresti che i tuoi oggetti Salesforce avessero dei link a quei documenti esistenti quando inizierai ad usare Salesforce.

Se avete qualche regola di base nel nome del file o nella struttura delle cartelle, potete usare il nostroConnect Bridge integration piattaforma per creare URL in Salesforce che puntano a quei documenti in SharePoint. Tali URL potrebbero essere creati sotto tutti gli oggetti standard e anche su oggetti personalizzati in Salesforce.

Cos'altro posso integrare con Salesforce?

È possibile integrare qualsiasi tipo di set di dati esistenti con Salesforce in modo simile. Puoi collegarti a Salesforce da qualsiasi sistema di gestione di database locale (DBMS) come ORACLE, SAP HANA, MySQL, MariaDB o Microsoft SQL server. Puoi ottenere i dati da Salesforce e inserirli nel database locale o ottenere i dati dal database e inserirli in Salesforce.

Ciò significa che potete creare ogni tipo di soluzione flessibile e adattarla perfettamente alle vostre esigenze di integrazione dei dati, poiché potete collegarvi a qualsiasi tipo di database già esistente. È un ottimo modo per massimizzare ciò che si può trarre da un'integrazione Salesforce.

Questo viene fatto con il Database a Salesforce Sync soluzione. Questa soluzione si basa sulla Piattaforma di integrazione Connect Bridge. Molta più flessibilità, senza i normali fastidi e i problemi di una soluzione personalizzata.

Da asporto

Document Extractor è l'affidabile strumento di integrazione di terze parti Salesforce che può gestire meglio SharePoint e l'integrazione di Salesforce.

Stoccaggio più economico, conforme al GDPR, Aumento dell'usabilità

Questo strumento è disponibile in AppExchange. Potete studiare la descrizione e le caratteristiche del prodotto, provarlo gratuitamente o acquistare la versione SaaS.

Un'altra opzione per l'implementazione SaaS è ordinare il prodotto sul sito web del software Connecting. Un'altra opzione, nel caso in cui si gestisca un'organizzazione più grande e si preferisca avere il pieno controllo del prodotto, è la versione autoospedita. Andare per un Prova gratuita SaaS o un prova gratuita autoospitata oggi!

Ultimo aggiornamento il: 11 gennaio 2021

Prova Document Extractor gratuitamente:

Di più su Document Extractor costruito per la piattaforma Salesforce

Se l'integrazione di Salesforce SharePoint è qualcosa a cui sei interessato, dai un'occhiata agli articoli e ai casi di studio qui sotto.

Se state cercando un modo per sostenere Salesforce connessioni Exchange con più server Exchange coinvolti, controllare CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Consulente tecnico, Autore

Ana Neto
Technical consulente presso Connecting Software

Autore:

Sono un ingegnere del software dal 1997, con un amore più recente per la scrittura e per i discorsi pubblici.  Avete domande o commenti su questo post o su Connect Bridge? Mi piacerebbe avere il vostro feedback!

 ana@connecting-software.com

Commenti 17

  1. Ciao Cesar, sì, supportiamo oggetti personalizzati. La cosa migliore sarebbe quella di contattarci e possiamo mostrarvi e rispondere a tutti voi.
    Migliore
    Thomas

  2. Abbiamo migliaia di documenti in Sharepoint in una struttura elaborata (sottocartella tradizionale), nessuno in Salesforce. Sarebbe possibile ottenere dei link dai record di Sf alle corrispondenti "cartelle" di Sharepoint con tutti i documenti già esistenti?
    Come?

  3. Messaggio
    Autore

    Ciao Mark,

    Quello che facciamo con Document Extractor è più o meno l'opposto di quello che serve: otteniamo i documenti da SF a SharePoint. Per le vostre esigenze, penso che la nostra piattaforma Connect Bridge sia la più adatta. Questa è stata la piattaforma che abbiamo usato per costruire Document Extractor, in modo che possiate facilmente costruire il vostro software personalizzato che fa ciò di cui avete bisogno. Ci metteremo in contatto con voi attraverso l'e-mail che avete indicato per esplorare questa opzione con voi.

    Ana Neto

  4. Ciao,
    Tutti i nostri file sono caricati oggi su Sharepoint. Vogliamo che gli utenti possano cercare in Sharepoint dai record di oggetti personalizzati di Salesforce e che siano in grado di collegarsi ai record. Inoltre, se un utente sta caricando nuovi file, deve essere caricato su Sharepoint. La vostra soluzione offre entrambe le possibilità?

  5. Messaggio
    Autore

    La nostra soluzione trasferisce i file da Salesforce a SharePoint una volta caricati su Salesforce, naturalmente. La soluzione sostituisce quindi i file originali in Salesforce con gli URL.

    Gli utenti possono ancora cercare quei file in Salesforce, dato che noi manteniamo i nomi e le estensioni dei documenti in Salesforce.

    Inizialmente se tutti i vostri file sono in SharePoint, allora potremmo usare il nostro Connect Bridge piattaforma per creare URL in Salesforce che puntano a quei documenti in SharePoint. Tali URL potrebbero essere creati con tutti gli oggetti predefiniti e/o personalizzati in Salesforce.

  6. Ciao,

    Sembra che questo pacchetto farebbe un po' di quello che volevamo. Ma vorremmo anche un'integrazione per cui quando un nuovo oggetto personalizzato (cioè un'opportunità) viene creato in Salesforce viene creata una cartella all'interno di Sharepoint, ed è qui che vengono memorizzati tutti i documenti relativi a questa opportunità. Quando si vince l'opportunità, il nostro sistema Salesforce crea un progetto. A quel punto vorremmo che tutti i documenti del progetto fossero salvati anche in questa cartella di opportunità. È qualcosa che è facilmente possibile? Grazie

  7. Messaggio
    Autore

    Sì, ogni volta che si aggiunge un nuovo oggetto, il prodotto aggiungerà automaticamente una nuova cartella su SharePoint. Inoltre, manterrà la stessa struttura e tutti i documenti relativi a quel nuovo oggetto.

  8. Richiesta di Demo per l'integrazione di Salesforce e SharePoint utilizzando Document Extractor

  9. Messaggio
    Autore
  10. Ciao ,

    Stiamo cercando di caricare un report per condividere il punto da Salesforce org alla fine di ogni settimana è possibile attraverso questa applicazione

    Bhawna singh

  11. Messaggio
    Autore

    Supponiamo che il rapporto sia sotto un Account. Il rapporto verrebbe caricato su SharePoint la prima volta che lo metti su Salesforce e andrebbe sotto la cartella per quell'account. Ogni volta che lavoreresti con questo primo rapporto, in effetti, lavoreresti nel documento SharePoint. Sul lato Salesforce, avresti un link ad esso. Quindi l'accesso da SharePoint o da Salesforce avrebbe lo stesso effetto.

    Se una settimana dopo si crea un nuovo rapporto sotto quel conto, allora lo stesso accadrà di nuovo.

  12. Ciao,

    Abbiamo creato un'applicazione Salesforce con componenti apex e Lightning per caricare molti documenti insieme e allegare questi documenti ai giusti record di un Oggetto Personalizzato.

    Possiamo usare Document Extractor per spostare questi documenti in SharePoint? Il processo di Document Extractor può entrare in collisione con la nostra applicazione?

  13. Messaggio
    Autore

    Finché i vostri documenti sono file Salesforce standard (documento di contenuto) o allegati, allora Document Extractor sarà in grado di spostarli a SharePoint. Non c'è nessun problema con i File allegati agli Oggetti Personalizzati. Vi consiglio di andare a fare una prova e di provarlo voi stessi.

  14. Abbiamo 3 diverse strutture di cartelle per diversi tipi di opportunità in Salesforce. Come fa Document Extractor a gestire questo? Grazie.

  15. Messaggio
    Autore

    Document Extractor utilizzerà, per impostazione predefinita, la propria struttura di cartelle basata sui nomi e la gerarchia degli oggetti Salesforce. È possibile personalizzare la cartella per i record utilizzando campi personalizzati in Salesforce, quindi se puoi esprimere dove vuoi che vadano i file come formula Salesforce, possiamo supportarlo.

    Ci metteremo presto in contatto con voi in modo che possiate vedere voi stessi come funziona il tutto.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *