Integrazione dell'SharePoint con l'Salesforce - Tutto quello che c'è da sapere nel 2025

SharePoint e Salesforce sono una coppia dinamica molto apprezzata nelle operazioni aziendali. Ma i loro poteri si combinano davvero per offrire vantaggi significativi, o si tratta solo di pubblicità?

In questo articolo esploreremo i vantaggi, le potenziali insidie e le migliori pratiche per l'integrazione dell'Salesforce con l'SharePoint nel 2025 per aiutarvi a prendere una decisione informata.

Ecco l'indice dei contenuti:

• Vantaggi - Perché scegliere un'integrazione tra Salesforce e SharePoint?
• Insidie - A cosa devo prestare attenzione quando faccio un'integrazione Salesforce con SharePoint?
• Alternative - Esiste un modo migliore per integrare l'Salesforce con l'SharePoint?
• 3 semplici passi per iniziare
• Un altro scenario - Cosa succede se i documenti sono già presenti nell'SharePoint e si desidera collegarli all'Salesforce?
• Connettori Salesforce - Cos'altro posso integrare con l'Salesforce?
• Da asporto

Ultimo aggiornamento il 21 febbraio 2025

Salesforce, nota anche come SFDC (Salesforce Dot Com), è una delle aziende più potente strumenti CRM oggi disponibili. Salesforce è costantemente riconosciuto come leader del settore; ad esempio, Salesforce Classificato #1 fornitore di CRM per 11° Anno consecutivo.

Anche gli esperti sembrano concordare. Al 2024 Premi per i leader del settore CRM, John Ragsdale, vicepresidente e direttore della ricerca dell'Associazione dell'industria dei servizi tecnologici, l'ha definita "la soluzione predefinita per la maggior parte delle aziende tecnologiche aziendali, grazie all'analisi incorporata, al vasto ecosistema AppExchange e ai continui investimenti e all'espansione delle funzionalità".

A proposito di AppExchange, tra le integrazioni con la Salesforce si possono trovare quelle con la AppExchange, l'integrazione Salesforce SharePoint si distingue come scelta popolare. Sono diversi i motivi per cui questa integrazione è ampiamente utilizzata:

I costi di archiviazione dell'Salesforce possono essere considerevoli, ma grazie all'integrazione con l'SharePoint, le organizzazioni possono sfruttare la maggiore capacità di archiviazione dell'SharePointcon conseguenti risparmi significativi. Ad esempio, mentre l'Salesforce offre un limite di archiviazione di 10 GB (archiviazione file) + 10 GB (archiviazione dati) con archiviazione aggiuntiva in base al numero di utenti, l'SharePoint offre 1 TB di archiviazione più 10 GB per ogni licenza acquistata.

Questo significa che l'SharePoint fornisce stoccaggio che è oltre 40 volte più grande dell'Salesforce, con conseguente potenziale sostanziale riduzione dei costi. Inoltre, le aziende possono acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo da SharePoint a un prezzo ragionevole di $0,20/mese per GB aggiuntivo.

Sebbene l'Salesforce consenta di allegare i documenti a varie entità, se si fa molto affidamento su questa funzionalità, è possibile finiscono per utilizzare capacità operativa significativa, rendendo l'Salesforce più lento. 

D'altra parte, l'SharePoint è stato realizzato per memorizzare grandi quantità di file e fungere da robusto sistema di gestione dei documenti. Spostando i file su SharePoint, le organizzazioni possono beneficiare di funzionalità quali:

• In tempo reale collaborazione con i membri del team (file di check in e out opzionali),
• Storia della versione tracciamento, e
• La capacità di condividere i file con utenti esterni.

Sebbene i vantaggi dell'integrazione dell'Salesforce con l'SharePoint siano significativi, è essenziale essere consapevoli delle potenziali insidie e sfide. Ecco alcuni punti chiave da considerare:

Integrazione dell'Salesforce con l'SharePoint utilizzando gli strumenti nativi dell'Salesforce, in particolare utilizzando la funzione Collegare i file (che alcuni riferimenti online indicano come SFDC Files Connect), è limitato a SharePoint Online. Le versioni precedenti di SharePoint, come SharePoint 2013/2010 on-premises, non sono più supportate.

L'archiviazione nel cloud di file sensibili di natura finanziaria o relativi ai clienti può destare preoccupazioni. in merito alle normative sulla protezione dei dati, come il GDPR. Le organizzazioni devono valutare attentamente i propri obblighi di conformità e stabilire se l'archiviazione di tali documenti in sede sia necessaria per mantenere il controllo sull'archiviazione e sull'accesso ai dati.

L'impostazione dell'integrazione Salesforce SharePoint tramite Files Connect può essere complessa e può richiedere la consultazione di una documentazione obsoleta. Molti utenti seguono le istruzioni per l'integrazione contenute nella documentazione per poi ritrovarsi con un errore spiacevole, come ad esempio:

• "Impossibile accedere all'origine esterna - L'origine dati esterna non è disponibile a causa di un errore".
• "Non siete autorizzati a eseguire questa operazione".
• "Si è verificato un errore sconosciuto durante l'accesso a Files Connect".

Argh! Non c'è niente di peggio che imbattersi in un errore sconosciuto come questo. Quando si vede una cosa del genere, si sa che è il momento di cercare un'alternativa.

Considerando i limiti e le sfide che noi come abbiamo visto sopra, vale la pena di esplorare le alternative, ovvero gli strumenti di integrazione di terze parti specificamente progettato per l'integrazione di Salesforce e SharePoint.

Document Extractor costruito per la piattaforma Salesforce™ è un eccellente esempio di strumento di integrazione di terze parti che semplifica e migliora l'integrazione Salesforce SharePoint. Questo strumento automatizza il trasferimento dei documenti dell'Salesforce all'SharePoint sostituendoli con collegamenti all'interno dell'Salesforce.

Inoltre, quando il servizio trova due documenti con lo stesso nome nella stessa posizione su Salesforce, crea due documenti su SharePoint, e aggiunge un suffisso che permette ad entrambi i file di esistere su SharePoint.
Ogni volta che si aggiunge un documento a un nuovo oggetto nell'Salesforce, l'Document Extractor creerà automaticamente la cartella corretta per memorizzarlo nell'SharePoint. Questo funziona sia per un oggetto standard come un Account, un Contatto, un Lead o un'Opportunità, sia per un oggetto personalizzato. Inoltre, l'Document Extractor manterrà la stessa struttura di tutti i documenti relativi al nuovo oggetto.

Tutto ciò significa che l'integrazione offre diversi vantaggi, tra cui la conformità al GDPR e ad altre normative, un'esperienza utente senza soluzione di continuità e la conservazione delle informazioni sui documenti e della cronologia delle versioni.

Document ExtractorLe caratteristiche principali includono:

• Completo Sincronizzazione con SharePoint
  Gli utenti possono caricare direttamente i file nell'SharePoint, eseguire spostamenti, cancellazioni e rinominazione dei file e sincronizzare tutte le modifiche con l'Salesforce. Questo significa che è possibile spostare i file da Salesforce a SharePoint e anche il contrario se necessario.
  
  
• Nomi di file migliori e ricerca più semplice
  La ridenominazione dei file nell'Salesforce aggiorna i nomi dei file corrispondenti nell'SharePoint, consentendo di semplificare le operazioni di recupero attraverso la ricerca. Gli utenti possono anche personalizzare i nomi dei file nell'SharePoint utilizzando i campi personalizzati dell'Salesforce.
  
  
• Risparmiate sulle licenze SharePoint
  Gli utenti possono accedere ai documenti archiviati nell'SharePoint senza richiedere licenze individuali per l'SharePoint, riducendo i costi di licenza.
  
  
• Anteprime dei file
  Vedere l'anteprima in Salesforce per tutti i tipi di file supportati da SharePoint.
  
  
• Integrazione di Truth Enforcer
  Integrazione con Truth Enforcer for SharePoint garantisce il massimo livello di sicurezza per i vostri documenti e consente la verifica digitale e l'audit dei contenuti dei file, eliminando la necessità di verifiche manuali dei documenti.

Abbiamo aggiunto queste nuove caratteristiche per soddisfare il feedback che abbiamo ricevuto dalla crescente base di clienti di Document Extractor. Sei interessato a sapere cosa dicono i nostri clienti di Document Extractor?

Si può leggere un revisione di Document Extractor da uno dei nostri clienti del settore privato.

Potete anche leggere il recensione da uno dei nostri clienti del settore pubblico, la cui azienda di consulenza è stata felice di trovare Documento Estrattore in Salesforce AppExchange in modo da poter gestire un progetto complesso in modo diretto.

È necessario innanzitutto verificare se le versioni SharePoint e Salesforce in uso sono presenti nell'elenco delle versioni supportate dell'Document Extractor:

• Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 e Online (Office 365)
• Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com e Developer - entrambi Esperienza Lightning e Classic

Inizieremo scaricando la versione SaaS come prova gratuita. Si può anche ottenere da Salesforces AppExchange e c'è anche una versione self-hosted disponibile.

Come detto, la prova è gratuita, ma devi seguire una normale procedura di carrello della spesa e fare un ordine al costo di $0.00. Una volta fatto questo, riceverai le istruzioni via e-mail.

Una volta ottenuta l'e-mail con le istruzioni, è necessario fare clic su Completa la tua registrazione.

Da qui, inizierà l'installazione. Si consiglia sempre di iniziare l'installazione di Document Extractor nella sandbox, per poi spostarla in produzione. Si consiglia quindi di utilizzare Test/Sandbox nel campo Istanza piuttosto che Produzione per ora.

Quando si sceglie Test/Sandboxè necessario digitare il nome utente del servizio Sandbox. Si tratta semplicemente di un amministratore di sistema dedicato. Questo utente deve avere diritti di accesso elevati per consentire le modifiche al sistema. Assicurarsi inoltre che questo account non venga utilizzato da nessun altro per accedere all'Salesforce.

Sono necessari la password dell'utente del servizio e il token di sicurezza. per testare la connessione.

Se volete vedere come eseguire la configurazione per ulteriori dettagli, si veda questo video tutorial. 

L'Document Extractor utilizza un pacchetto gestito con un insieme di classi e trigger Apex per trasferire i documenti dall'Salesforce all'SharePoint. Una volta installato, si noterà che nell'elenco dei pacchetti installati.

Successivamente, è necessario fornire le impostazioni dell'SharePoint. È necessario avere un utente con permessi sufficienti per leggere e scrivere documenti nella libreria dei documenti dove documenti saranno memorizzati.

L'Document Extractor utilizza le "notifiche push", il che significa che il servizio rileva i nuovi documenti caricati sull'Salesforce. Il servizio utilizza inoltre il "Full Scan Polling" come meccanismo di backup per garantire che tutti i file siano trasferito. Raccomandiamo voi aumentare l'intervallo di "Full Scan Polling" per ottimizzare il consumo di chiamate API.

Se state già usando Microsoft SharePoint e tutti i vostri file sono in SharePoint, prima di iniziare con Salesforce, vorreste naturalmente che i vostri oggetti Salesforce avessero collegamenti a quei documenti esistenti.

Se avete una regola di base nel nome del file o nella struttura della cartella, potete usare il nostroConnect Bridge integration piattaforma per creare URL in Salesforce che allora puntare a questi documenti in SharePoint. Il risultato sarebbe identico a quello che si vede in un file normale Installazione Document Extractor: collegamenti in Salesforce a documenti in SharePoint. IÈ importante notare che gli URL citati potrebbero essere creati sotto qualsiasi odegli oggetti standard e anche sotto oggetti personalizzati in Salesforce.

Oltre a integrare l'SharePoint con l'Salesforce, è possibile sfruttare ulteriormente le capacità dell'Connect Bridge per altre attività. È possibile integrare qualsiasi tipo di set di dati con Salesforce in modo simile, utilizzando l'opzione Database a Salesforce Sync soluzione. Questa soluzione si basa sulla Piattaforma di integrazione Connect Bridge menzionato sopra e può essere usato come SQL Server - connettore Salesforce.

In realtà, Questa piattaforma di integrazione è abbastanza flessibile e può fare di più che collegare Microsoft SQL Server a Salesforce. Document Extractor è basato su Connect Bridge con Connettori Salesforce e SharePoint. Puoi anche collegare qualsiasi sistema di gestione di database (DBMS) locale, come ad es. Oracle, SAP HANA, MariaDBoppure MySQL a Salesforce.

È possibile ottenere il dati da Salesforce a SQL Server o a un altro database locale o farlo nell'altro modo intorno: ottenere i dati dal database e inserirlo nell'Salesforce.

Questo significa che è possibile creare tutti i tipi di soluzioni flessibili di migrazione o sincronizzazione, poiché è possibile collegarsi a qualsiasi database esistente. È un grande per massimizzare i vantaggi di un'integrazione Salesforce, in quanto è possibile ottenere un adattamento perfetto per le proprie esigenze di integrazione dei dati con una soluzione personalizzata e semplice costruire e mantenere.

L'integrazione dell'SharePoint con l'Salesforce può essere vantaggiosa per l'azienda che desidera risparmiare sui costi, migliorare l'archiviazione dei file e migliorare la collaborazione. L'opzione di integrazione nativa dell'Salesforce, Files Connect, ha un'applicazione limitata e presenta alcune difficoltà. Gli strumenti di integrazione di terze parti, come l'Document Extractor, sono quelli che gestiscono meglio l'integrazione e ne sfruttano appieno il potenziale.

Questo strumento è disponibile in Salesforce AppExchange. È possibile verificare la descrizione e le caratteristiche del prodotto, provarlo gratuitamente o acquistare la versione SaaS.

Se si opta per la distribuzione SaaS, un'altra opzione è ordinare il prodotto direttamente dal sito web del software di connessione. Un'altra opzione è la versione self-hosted, che è la preferita dalle grandi organizzazioni che preferiscono avere il pieno controllo di il prodotto.

Prova Document Extractor gratuitamente:

Articolo aggiornato il 21 febbraio 2025
Pubblicato originariamente l'8 agosto 2019